Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р Текст документа по состоянию на июль 2011 года 1. Общие положения 1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*>, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65- ст с датой введения 1 июля 2003 г <*> Далее по тексту - ГОСТ ГОСТ Р является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 г.: ГОСТ "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ "Система организационнораспорядительной документации. Формуляр-образец". ГОСТ Р разработан взамен ГОСТ Р (с изм. N 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований. Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом "О техническом регулировании" от N 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.

2 Названный Федеральный закон вступил в действие с, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационнораспорядительные документы <*>, относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц <**> независимо от форм собственности <*> Далее по тексту - документы. <**> Далее по тексту - организаций ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов: Раздел 1 "Общие положения" содержит описание области применения и назначения ГОСТ.

3 Раздел 2 "Терминология" содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления. Раздел 3 "Оформление стандартных реквизитов документов" конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов. Раздел 4 "Подготовка текстов документов" содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия. Раздел 5 "Разработка стандартных бланков" устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ. Раздел 6 "Изготовление документов" разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники. Раздел 7 "Использование оттиска печати при оформлении документов" содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей. Раздел 8 "Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи" содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты. Раздел 9 "Организация внедрения стандарта" содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта. Раздел 10 "Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ" определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ В приложениях даны: образцы бланков документов, подготовленных с учетом требований ГОСТ; перечень систем документации, входящих в ОКУД; примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати; Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 в ред. Постановлений

4 Правительства Российской Федерации от N 1538, от N 1304, от N 154, от N 715, от N 418) Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности. 2. Терминология В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины <*>: <*> Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка. бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ "Межгосударственный стандарт. Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения"); дата (официального) документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования,

5 опубликования; документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; документ электронный - документ, в котором информация представлена в электронноцифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"); документ организационно-распорядительный - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; документ подлинный - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения; документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица; товарный знак (знак обслуживания) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее - товаров) юридических или физических лиц (Закон Российской Федерации от N с изменениями, внесенными Федеральным законом от N 176-ФЗ);

6 эмблема - символическое изображение какого-либо понятия; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. Оформление стандартных реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационнораспорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01; 02; 03). Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ). В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

7 решений Конституционного суда Российской Федерации; решений Верховного суда Российской Федерации; решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного суда Российской Федерации; Верховного суда Российской Федерации; Высшего арбитражного суда Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти;

8 Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например:

9 Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется Законом города Москвы от 20 января 1999 г. N 3 "О московской городской символике" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается: органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города; районными управлениями органов исполнительной власти города; органами власти района - районной управой; представительствами органов исполнительной власти города; комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы. На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования. Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.). Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" от 23 сентября 1992 г. N 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 г. N 176-

10 ФЗ). Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности. Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. ОГРН проставляется в бланках документов, в составе справочных данных об организации, наряду с ее наименованием в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О Едином государственном реестре юридических лиц" от 16 июня 2002 г. N 438. ОГРН обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

11 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие унифицированные системы документации (УСД): организационно-распорядительной документации; банковской документации; первичной учетной документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

12 документации по труду; документации Пенсионного фонда Российской Федерации; внешнеторговой документации Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Организация может иметь также наименование на иностранном языке. Автором документа могут быть организация, филиал, представительство, структурное подразделение организации, должностное лицо и др. Их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: государственном и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) на бланке помещают ниже полного или за ним. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагают ниже наименования на русском языке или справа. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

13 Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: ул. Профсоюзная, 82, Москва, Наименование вида документа (реквизит 10), составленного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. В письме наименование вида документа не указывается Датой документа (реквизит 11) преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

14 Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением

15 наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в

16 себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес). В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например, (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

17 Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину или АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

18 Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами. В соответствии с действующими Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики;

19 страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.,

20 3.12. Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов Дата Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения

21 располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от N 14 или УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от N 15 Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы

22 исполнителей могут проставляться перед фамилией, например: Н.В. Морозовой Н.А. Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой "Термика" к Личная подпись Дата При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

23 о чем? (о ком?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?), например: Должностная инструкция ведущего эксперта Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет исполнитель документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: карточку, базу данных Отметка о контроле (реквизит 19) обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом

24 "Контроль" на наиболее важных документах Отметка о наличии приложения (реквизит 21) к служебному письму оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 3 экз. Или Приложение: Техническое задание на разработку Типовой инструкции по документационному обеспечению управления организаций в 2 экз.

25 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо Росархива от N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к Приказу Росархива от N 31 Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

26 Например: Приложение к Приказу Росархива от N 31 Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к Приказу Минздрава России от N 51 Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: не на бланке:

27 Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов или на бланке организации: Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов При оформлении документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

28 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора по научной работе Заместитель директора по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись Личная подпись А.С. Красавин О.И. Рысков Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий. Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем,

29 на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности. Например: И.о. генерального директора Личная подпись И.П. Петров или Зам. генерального директора Личная подпись О.П. Поспелов Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации "Письменная форма сделки" установлено: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи... допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон" Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Академии маркетинга Личная подпись А.Г. Грымова Дата

30 Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от N или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от N 10

31 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Лист согласования может оформляться следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "РИК" Личная Генеральный директор ОАО Торговый дом "Амур" Личная подпись К.Р. Романов подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка "Прогресс"

32 Личная Личная подпись Н.М. Титов подпись А.С. Лунев Дата Дата Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается Визы согласования документа (реквизит 24) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее - виза). Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

33 Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу. На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,

34 удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации <*> <*> Более полно об оттиске печати написано в разделе 7 "Использование оттиска печати при оформлении документов" Отметка о заверении копии (реквизит 26). При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.) Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

35 Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс от N 127 В дело N Личная подпись Дата или Издан Приказ от N 12

36 "О создании экспертной комиссии" В дело N Личная подпись Дата Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте Название организации N 00 ч 00 мин Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

37 4. Подготовка текстов документов 4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

38 Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с Федеральный законом "О государственной регистрации юридических лиц" от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"... Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных "текстовых шаблонов" Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения.

39 2. Задачи. 3. Функции. 4. Обязанности. 5. Права. 6. Ответственность. 7. Взаимоотношения с другими подразделениями. Структура должностной инструкции состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Связи по должности В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и др.). В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не

40 нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: 1. Создать рабочую группу в составе... В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект "Инструкции об организации работы по... ". 2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: 1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка

41 К.М. Сидорова В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ). В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме: Председатель - К.Ю. Бекетов. Секретарь - А.С. Кузин. Присутствовали:

42 Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали 47 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?". Например: 1. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы института. Докладчик - М.В. Ларин. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст

43 каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при

ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Unified systems

УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... Стр. 1 из 25 ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации

ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен

ГОСТ Р 6.30-2003 Группа Т54 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Тема 1.3 Формуляр-образец, реквизиты и бланки. 1. Построение формуляра-образца организационно-распорядительных документов. 2. Состав реквизитов документа. 3. Требования к оформлению реквизитов. 4. Понятие

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов Издание официальное

СТО Министерство образования, науки и молодежной политики Забайкальского края ГОУ СПО «Забайкальский государственный колледж» Требования к оформлению организационно-распорядительной документации СТАНДАРТ

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра информационных

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации Унифицированная система организационнораспорядительной документации

1. Прочитайте теоретический материал, составьте конспект и выучите правила оформления реквизитов документов. 2. Ответьте на вопросы 1. Какие требования предъявляются к оформлению машинописной страницы?

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Приложение А СТО БТИ АлтГТУ 13.62.1.0370 2014 Методические указания к практическим занятиям Методические указания к практическим занятиям: «Индивидуальные задания», «Теоретические основы делопроизводства»,

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Предисловие ГОСТ

ОАО «Особая экономическая зона промышленно-производственного типа «Алабуга» ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Размеры полей при оформлении документа левое поле 25-30 мм; правое поле 10 мм; верхнее поле

Тема 2 Управленческая документация Литература Серикова, Г. Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г. Н. Серикова; Томский политехнический университет. - Томск: Изд-во ТПУ,

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

УДК 658.516:002:006.354 ОКС 01.140.30 Т54 ОКСТУ 0006 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации

1 1. Общие положения 1.1. Положение о документационном обеспечении деятельности Экономического лицея ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г.В. Плеханова» (далее-лицей) подготовлено с целью совершенствования документационного

РЕКВИЗИТЫ, ОТРАЖАЮЩИЕ ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ И ХОД ИХ ИСПОЛНЕНИЯ Е.М. Каменева главный специалист эксперт компании «Электронные офисные системы» Состав реквизитов организационно-распорядительных и

Информация с сайта ГОУ ВПО «Поморский государственный университет имени М. В. Ломоносова» Главная\ Нормативные документы\ Организация деятельности университета\ Инструкция по делопроизводству\ III. Правила

1 2 Общие положения. 1.1. Положение о документационном обеспечении управления подготовлено с целью совершенствования документационного обеспечения путѐм повышения эффективности технологии работы с документами.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИИ ПРИКАЗ от 15 сентября 1997 г. N 02-395 О ПОЛОЖЕНИИ БАНКА РОССИИ "О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ВСТУПЛЕНИЯ В СИЛУ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ БАНКА РОССИИ" (в ред. Указания ЦБ РФ от 24.06.98 N 262-У)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 18 августа 2017 г. 167 О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. 4 На основании

УТВЕРЖДЕНО Приказом 219 от 02 сентября 2013 года ПРИНЯТО на общем собрании трудового коллектива 28 августа 2013 года, протокол 16 СОГЛАСОВАНО на заседании Управляющего Совета 28 августа 2013 года, протокол

ИЗВЛЕЧЕНИЯ ИЗ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 к пункту 3.3, подпункту 6.3.10 ПРАВИЛА оформления реквизитов документов 1. Герб Хабаровского края, герб муниципального образования Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов

Утверждена распоряжением администрации района от 03.02.2012 г. 06-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ администрации Александровского района Оренбургской области 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СОГЛАСОВАНО Заместитель директора Московской банковской школы (колледжа) Банка России М.В. Игнатьева

УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 г. 561-ПП «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской

Задание олимпиады «Линия знаний: ДОУ» Инструкция по выполнению задания: I. Внимательно прочтите инструкцию к разделу II. Внимательно прочтите вопрос III. Вариант правильного ответа (только цифры) запишите

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Новосибирский национальный исследовательский государственный университет» (Новосибирский

Е.М. Каменева, главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы» ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА В предыдущих статьях цикла 1 мы рассмотрели последовательность работы с входящим и внутренним

3.2. Документы должны, как правило, оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ 6.30-97. Бланки документов должны иметь поля: левое

УТВЕРЖДЕНО Приказом МКДОУ «Детский сад комбинированного вида 3 «Светлячок» От 03.09.2013г. 231 Инструкция по ведению делопроизводства 1.Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Московской области «Балашихинский промышленно-экономический колледж» Презентация По дисциплине: «Делопроизводство»

Некоторые тонкости оформления приложений Е.М. Каменева руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА» Фрагмент документа Приложение:

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от 18.01.2016 _ 7-РА_ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил В целях дальнейшего совершенствования работы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА ПРАВИЛА оформления документов в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации Издание Государственной Думы Москва 2016 УДК

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИЯ... 1 I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ... 3 II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ... 4 2.1. Бланки документов... 4 2.2. Оформление реквизитов документов...

Семинар специалистов муниципальных предприятий и учреждений г. Кумертау Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов (с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016) ЛЕКТОР: КАБАШОВ

(Презентация 4) (Слайд 1) Тема 4. Делопроизводство участковой избирательной комиссии в период избирательной кампании (лекция для обучения членов участковых избирательных комиссий и резерва их составов)

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от «18» октября 2016 года 562 г. Луганск Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти

ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.07.2015 238-р О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 100-р В целях приведения в соответствие с действующим законодательством

УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации муниципального район «Казбековский район» от 2015 года ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти муниципального района" I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

Пензенский государственный университет Л.Р. Фионова Организация и технология документационного обеспечения управления Конспект лекций Пенза 2005 Введение Управление любой организацией или предприятием

Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-97

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ПРЕДСТАВЛЕН Федеральной архивной службой России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата введения 1998-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.2. Исключен, Изм. № 1

2.3. Исключен, Изм. № 1

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный гербРоссийской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного полразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например;

Всероссийский научно-исследова­

тельский институт документоведения

и архивного дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

И. П. Калинину

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2000 № 14

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А. В. Зайцевой

П. С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000

Личная подпись

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженныеименем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»),

3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2000 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2000 № 19

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»Личная подписьН.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица. с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 № 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.2000 № 10

3.23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подписьА.С. Орлов

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подписьА.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадровЛичная подписьМ.В. Колосков

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.

4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные, отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зонырасположения реквизитов);

Флатовым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01. 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

Дата поступления;

Номер сопроводительного документа;

Наименование организации - поставщика гербовых бланков;

Количество экземпляров;

при выдаче бланков:

Наименование вида гербового бланка;

Количество экземпляров;

Серия и номера гербовых бланков;

Наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

Расписка в получении;

Примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок А.1. - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок Б. 1 - Образец общего бланка организации.

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации.

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации.

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации.

Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка письма должностного лица.

Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида документа организации.

Общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД)

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее - организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) самая массовая.

В состав организационно-распорядительных документов входят:

Организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

Распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

Информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: : левое- 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. По ля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а таке предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 30 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Нумерация выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 - через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые на компьютере, оформляют через 1 интервал.

За единицу измерения машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой в зависимости от интервала печатания располагается соответствующее количество печатных знаков (Таблица 1).

Таблица 1 - Количество печатных знаков на странице формата А4

Строки многострочных реквизитов печатаются через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой вертикальной линии. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами, а сами реквизиты - 2 -3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Набор текста с использованием компьютера осуществляется в текстовом редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Выравнивание по ширине листа. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита Текст) печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов Адресат, Гриф утверждения, Гриф согласования, Отметка о наличии приложения, Гриф приложения отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый - угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант - продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально - деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально - деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

Краткость и компактность изложения официального документа;

Точность и определенность формулировок;

Однозначность и единообразие терминов;

Последовательность.

В ОРД документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

Сокращенные написания должны быть понятны;

Не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.

Для осуществления управленческой деятельности предприятие издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.

При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов.

Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа.

Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

Датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

Датой протокола является дата заседания (принятие решения);

Датой акта - дата события;

Датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;

Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где: 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например: «Постановляю», «предлагаю», «прошу», «обязываю».

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: «постановляет», «решил».

В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например: «предлагаем», «решили» и т.д.

Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

Документы - приложения могут быть трех видов:

Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);

Поясняющие содержание другого документа;

Направляемые с сопроводительным документом адресату.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.

Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.

Визирование производится в следующей последовательности:

С функциональными подразделениями;

С совещательными органами;

С общественными организациями;

С юридической службой;

С финансовой службой;

С заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «замечания прилагаются».

Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования включает в себя следующие элементы:

Слово Согласовано (печатается прописными буквами);

Полное наименование должности и название учреждения;

Личную подпись;

Инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;

Дату согласования.

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном «листе согласования». На документе делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

«Замечания прилагаются» (личная подпись) С.И. Иванов

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только генеральным директором УК, в его отсутствие - или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.

Утверждение производится двумя способами:

Грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;

Утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.

Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.

Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.

Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем компании, руководителями обособленных подразделений, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным структурным подразделением.

Приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, отражать основную исполнительно - распорядительную деятельность данного структурного подразделения. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов РФ и по основным вопросам внутренней деятельности компании и ее подразделений.

Приказы, касающиеся основной деятельности личного состава, издаются отдельно. Проекты приказов готовятся структурным подразделением или отдельным должностным лицом по поручению руководителя. Должностное лицо, подготавливающее проект приказа:

Просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу;

Согласовывает со всеми заинтересованными руководителями структурных подразделений или отдельными должностными лицами.

Проект визируется на первом экземпляре приказа. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие реквизиты: заголовок, текст, подпись. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:

Констатирующей

Распорядительной.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием издания приказа в соответствии с которым он принимается.

Распорядительная часть приказа издается в повелительной форме и начинается словом Приказываю, которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель - должностное лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.

Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный на бланке экземпляр приказа руководителем аппарата, руководителем структурного подразделения: управления, комитета или отдела (имеющих юридический статус).

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В протоколе указываются:

Наименование органа, вид документа, номер и дата проводимого мероприятия, место проведения, общее количество присутствующих на заседании, собрании, конференции и т.д.;

Председатель и секретарь проводимого мероприятия;

Повестка дня (с указанием количества вопросов по порядку и их названием);

Основной текст протокола;

Подпись.

Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: Слушали, Выступили, Решили, которые пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие. В позиции «Выступили» указываются инициалы, фамилии и должности выступивших по данному пункту повестки дня. В позиции «Решили» излагаются принятые на совещании решения. Если решение оформляется отдельным документом, то пишется: «решение по данному вопросу прилагается».

К протоколу прилагается список присутствующих с указанием:

Порядкового номера;

Фамилии, имя, отчества, должности и места работы;

Стенограммы;

Протокол регистрируется составителем, ему присваивается порядковый номер в пределах календарного года, дата проведенного мероприятия. Срок оформления протокола до 3 дней. Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении, подготовивших его и подлежит хранению согласно номенклатуры дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола», либо с помощью рассылочного листа. Выписки из протоколов заверяются подписью и учитываются поэкземплярно.

Реквизиты: почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные, название вида документа, место составления, правила их расположения

Оформите макет общего бланка и макет бланка для письма с расположением указанных реквизитов для конкретной организации.

К реквизитам заголовочной части документа относятся:

Государственный герб РБ;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации;

Код документа;

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Почтовый адрес отправителя;

Коммуникационные и коммерческие данные;

Название вида документа;

Дата документа;

Место составления или издания.

Рассмотрим более подробно некоторые реквизиты.

Изображение Государственного герба РБ помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба РБ на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Не допускается располагать изображение Государственного герба РБ между бланковыми надписями на двух языках.

Эмблема организации или товарный знак, зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещаются на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля расположено изображение Государственного герба РБ.

Организации негосударственной формы собственности помещают эмблему организации или товарный знак на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «наименование организации» («наименование вышестоящей организации»).

Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или в скобках.

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример: ул.Кропоткина, 55, 220002, г.Минск.

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов организации. Реквизит «название вида документа» должен содержать каждый документ. Это позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. На письмах название вида документа не указывается.

Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный индекс» и пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РЕШЕНИЕ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Вид документа может быть указан заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов; они изготавливаются на основании общего бланка организации). В остальных случаях для обозначения вида документа на бланке оставляется свободное место, которое заполняется при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. При использовании бланка на двух языках название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, ДАВЕДКА - СПРАВКА. Оформление макета общего бланка (приложение 1). Оформление макета бланка для письма (приложение 2).

Оформите распоряжение по Пинскому райпо об оказании помощив размере месячного оклада ведущему товароведу Симонову В.П.за многолетний и добросовестный труд в системе потребкооперациии в связи с 55-летием со дня рождения (Остальные данные укажите самостоятельно).

Оформление распоряжения представлено в приложении 3.

Составьте письмо-просьбу с угловым расположением реквизитов от имени директора фирмы «Алиса» в адрес «Приорбанка» с просьбой предоставить кредит, который будет использован для выдачи зарплаты на __ месяц ___года сроком на 20 дней. В письме укажите размер кредита. Объясните отсутствие средств на расчетном счете из-за несвоевременной оплаты за отгруженную продукцию.

Оформление письма представлено в приложении 4.

Оформите телеграмму исходя из следующего условия: Молодечненский пищевой комбинат Минского ОПС сообщил Солигорскому райпо о возможности поставки в их адрес 300 литров газированных напитков в ассортименте. В телеграмме дайте согласие на поставку, в том числе напиток «Тархун»30%; «Апельсин» 20%; «Грейпфрут» 25%; «Груша» 5%. Недостающие данные возьмите самостоятельно

Оформление телеграммы представлено в приложении 5.

Литература

документ реквизит распоряжение

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2004.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АО «Бизнес-школа», 1997.

3. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Мн.: Выш.шк., 2004

4. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. - Кемерово, 2000.

5. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. - М., 1995.

Приказы по личному составу (кадровые приказы), регулирующие прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков и т.д. оформляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Остальные распорядительные документы оформляются бланке конкретного вида документа (приказ, распоряжение). Для распорядительных документов используют бланки формата А4 .

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа 2]

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов. (приложение 1)

Распорядительные документы в зависимости от учредительных документов организации должны иметь следующий обязательный набор реквизитов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер; 14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту; 20 - текст документа; 22 - подпись; 24 - виза согласования документа.

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Применение данного реквизита регламентируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?,

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Текст (реквизит 20) распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указываются название коллегиального органа.

Затем с новой строки абзаца следует текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

На бланке оформляется только первый лист распорядительного документа, все остальные оформляются на простом листе формата А4.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 м - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Каждый второй и последующий листы документа должны быть пронумерованы, нумерация проставляется вверху страницу по центру.

Вывод по главе I

Проведенный теоретический анализ дает возможность сделать следующие выводы:

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Основные стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание, регистрация.

Распорядительные документы оформляются на бланке конкретного вида документа формата А4, с обязательным набором реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 24 и 01,02,03 в зависимости от учредительных документов организации.

Датой распорядительного документа является дата его подписания.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.

Оформление распорядительных документов. Распространёнными видами распорядительных документов являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Он может быть поручен одному из должностных лиц или рабочей группе.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Приказ, как правильно оформить

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Профсоюзная организация КГПУ

ПРИКАЗ

04.03.2000 № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02.03.2010

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2010

ответственный: специалист Н.А. Налимова

3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.

4.Обеспечить специалисту Н.А. Налимовой тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 10.03.2010.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Е.Н.Белову

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.

Распоряжение, как правильно оформить

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Например :

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

14.05.2012 № 12

Красноярск

О проведении конкурса

художественных и творческих

работ работников вуза

В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 о проведении конкурса художественных и творческих работ ОБЯЗЫВАЮ:

1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников университета. Ответственный В.И. Тихомирова, срок – 25.05.2012.

2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову

Председатель Софронова О.Г. Софронова

Указание, как правильно оформить

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем или заместителем по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

УКАЗАНИЕ

03.06.2002 № 26

Красноярск

О тематике обучения профсоюзного актива

В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 «О программе кадры»

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2012.

2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2012. Ответственный – специалист Н.А. Налимова

3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову.

Председатель Софронова О.Г. Софронова

Протокол, как оформить

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
• какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Постановление, как правильно оформить

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Главная » Дети » Правила оформления распорядительных документов. Требования к распорядительным документам