Что означает понятие документ. Официальный документ - это что такое? Понятие и виды
Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.
Классификация
Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.
Официальный документ
РФ - страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают . Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание - кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.
Типы бумаг
В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:
- Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым
- Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
- Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
- Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.
Управленческие бумаги
В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:
- Входящие.
- Внутренние.
- Исходящие.
Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:
- Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
- Простые.
- Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.
Степень подлинности
По данному признаку документы разделяют на:
- Подлинники.
- Дубликаты.
- Копии.
Оригинал акта - первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат - повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.
Хранение и способ передачи
Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:
- Письма.
- Телефонограммы.
- Телеграммы.
- Факсограммы.
- Телексы.
- Электронные сообщения.
Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:
- Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
- Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, акты, справки и проч.
- Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.
Структура
Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:
- Материальным объектом.
- Носителем информации.
- Документированными сведениями.
Назначение
Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.
Реквизиты
Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:
- Наименование.
- Текст.
- Дату.
- Резолюцию.
- Гриф утверждения/согласования.
- Адресат и проч.
В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральному закону от 29.12.94 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Согласно Постановлению Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.
Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.
МЕСТО и РОЛЬ документа в системе управления:
Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.
Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная , с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая , которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Система рыночных отношений обусловливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.
В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов.
Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом. Основные функции документов Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:
- Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д.
Документ
Внимание
Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство».
Рассмотрим далее, какие бывают типы документов. Терминология В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания.
Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения.
Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты.
Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.
На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
Инфо
При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет».
Типы документов. документ: понятие и виды
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Важно
При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.
Виды документов. классификация документов
Основными принципами современного делопроизводства являются:
- оперативность в составлении и прохождении документов;
- высокое качество документов;
- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
- применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
- оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
- оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
- создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
- применение специализированного программного обеспечения.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений.
Документ и его виды. классификация документов
- По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
- По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
- По способу представления - электронный, на бумажных носителях;
- По месту издания - внутренние, внешние;
- По направлению отправки - входящие, исходящие;
- По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
- По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
- По уровню секретности - несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.
Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов
Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Какие бывают виды документов?
Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству. Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.
Понятие документа
Докуме́нт (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде. В узком смысле докуме́нт - облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.
В широком смысле и книга, и скульптура - документы. Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» Содержание
- 1 История и виды
- 2 Классификация документов
- 3 Функции документов
- 4 Поддельные (фальшивые) документы
- 5 См.
Что такое документ и как он оформляется
Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п. 4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению. Нормативные документы Основные виды нормативных документов в РФ:
- ГОСТ Р — национальный государственный стандарт;
- ОСТ — стандарт определенной отрасли;
- СТП — стандарт данного предприятия;
- СТО — стандарты научно-технических объединений и обществ;
- ПР — определенные правила;
- Р — рекомендации;
- ТУ — технические условия производства.
- Общие понятия о документе.
- Классификация документов.
- Основные виды документов.
- Электронные документы.
1. Общие понятия о документе Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др. Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД). Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. 2.
Документ Windows – любой файл, обрабатываемый с помощью приложений, работающих под управлением операционной системы Windows.
Документы - это объекты, содержащие ту или иную информацию: тексты, картинки, звуки и т.д. Развитие мультимедийных возможностей компьютера приводит к тому, что в некоторых документах могут содержаться несколько видов информации одновременно, например, движущееся изображение и звук. Программы служат для обработки документов - это своеобразные инструменты воздействия на документы. Часто их еще называют приложениями, например, приложение MS DOS или приложение Windows 95. Между отдельными программами и документами существует устойчивая связь: текстовой редактор работает с текстовыми документами, программа-фонограф воспроизводит звуки и т.п. Windows 95 запоминает такие связи и способен самостоятельно их использовать при просмотре и работе с документами.
Группа однотипных документов а также программы для их обра ботки могут быть помещены в общую ПАПКУ. Папка является еще одним, более крупным объектом Windows 95. В отличие от документов и программ, являющихся простыми и "неделимыми" объектами, папка может содержать другие объекты, в том числе и новые папки; в частном случае папка может быть пустой. Программы соответствуют исполнимым файлам, документы - всем остальным видам файлов; папки аналогичны подкаталогам. Однако следует с некоторой осторожностью отождествлять эти пары понятий, т.к. они не абсолютно идентичны. Например, некоторые настройки имеют вид папок, но им не соответствует какой-либо отдельный файл или подкаталог - данные этих необычных папок хранятся в общей базе данных Windows 95. В дальнейшем мы встретим и другие примеры "неидеального" соответствия объектов Windows 95 и MS DOS (как тут не вспомнить наше стремление вообще обойтись без MS DOS!).
6. Как установить размер полей ms Word?
На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Поля .
Выберите нужный тип полей. Для установки наиболее часто используемого размера полей выберите в списке значение Обычное .
Выбранный тип полей автоматически применяется ко всему документу.
Параметры полей можно задать самостоятельно. Перейдите на вкладку Поля , нажмите кнопку Настраиваемые поля , а затем введите новые значения в полях Верхнее , Нижнее , Левое и Правое .
ПРИМЕЧАНИЯ
Для изменения полей, используемых по умолчанию, после установки новых параметров поля нажмите кнопку Поля , а затем – кнопку Настраиваемые поля . В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию , а затем нажмите Да . Новые настройки будут сохранены в шаблоне, на котором основан документ. С этого момента в каждом новом документе, основанном на данном шаблоне, по умолчанию будут использоваться новые параметры полей.
Для изменения поля для части документа выделите соответствующий фрагмент текста, а затем введите новые значения для полей в диалоговом окне Параметры страницы . В поле Применить выберите параметр Выделенный текст . Разрывы раздела будут автоматически вставлены до и после выделенного фрагмента текста в Microsoft Word. Если документ уже разбит на разделы, щелкните в нужном разделе или выделите несколько разделов, а затем измените, значения полей.
материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения или использования.
Отличное определение
Неполное определение ↓
ДОКУМЕНТ
деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д., графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.). По происхождению различаются официальные (служебные) Д. - исходящие от организаций, должностных лиц, и частные - исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних - содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог - изложение в Д. заведомо ложных сведений и технический подлог - искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д., которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д. могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин
Отличное определение
Неполное определение ↓