МЗФИ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «БАНКОВСКОЕ ДЕЛО»

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Документационное

обеспечение управления»

на тему:

«Понятие управленческого документа»

Выполнил: студент

группы 1-БД1

ххххххххххххх

Проверил: хххххххххххххх

Москва 2009

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в эко­номически развитых странах уделяется большое внимание. На­пример, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и за­щите информации», которым установлены правовые нормы соз­дания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, рас­пространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информа­ции является фактом существенного изменения отношения об­щества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различ­ных структур и в конечном итоге приводят к достижению эко­номических результатов.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от­расли и для каких целей он используется. Так, для юристов до­кумент является прежде всего способом доказательства или сви­детельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп­равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля­ются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному соста­ву);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч­реждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Все эти вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

Основные задачи данной работы:

изучение понятия «управленческий документ»;

исследование основных правил составления и оформления документов;

анализ требований к оформлению реквизитов документов;

изучение требование к бланкам документов.

Глава 1. Теоретические основы

1.1. Понятия «управленческий документ», «документ».

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен­ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку­ментально закреплять правовые отношения юридических и ча­стных лиц. Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив­ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос­таточность информации).

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Итогом документирования является создание документа .

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст и т.д.).

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие ) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции и др.);

распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.);

накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

1.2. Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

– информационная : любой документ создается для сохранения информации;

– социальная : документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

– коммуникативная : документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная : документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

– управленческая : документ является инструментом уп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

– правовая : документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может, быть любой документ;

– функция исторического источника : документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще­ства.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обес­печивается комплексом реквизитов - обязательных элемен­тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа .

Решить ряд взаимосвязанных задач: проанализировать понятие управленческого решения; проанализировать структуру принятия решения... и должностных инструкциях 3.3 Наличие нормативно-методических документов , регламентирующих порядок и методы выполнения функций...

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существуют две группы документов, наделенных правовой функцией:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: договорные документы, т.е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составления статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии преобразования информации и ее использования.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но, в то же время, эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Похожая информация.

Это целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в
одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа. Документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.
В том случае, когда оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В таком случае выясняется, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражена закономерность функционирования общества и его структура, так как это помогает воспроизвести механизм действия общественной машины. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.
Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
Тесно связанна с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).
В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции: - стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности; - обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями,
предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно- распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово- экономических документах.
Одна из важнейших функций документа - культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления. Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно
рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.
Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение. Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.
Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

1. Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документирование – процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне:

Прием документов

Распределение

Регистрация

Исполнение

Контроль исполнения

Формирование дел

Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

3. Основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

4.Основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. Классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

По наименованию, т.е. по названию документа.

По месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

По количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

По форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

По средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

По срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

По происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

По назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

По юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

1.1 Функции документа

Все управленческие решения основываются на информации и вынуждают человека создавать документы.

Документ (в пер. с лат. - доказательство или свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях дополняется юридичиским понятием (при наличае подписи и печати).

Понятие «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если заглянуть в толковый словарь В. Даля, то мы увидим: «Документ - всякая важная деловая бумага». Современном толковый словарь С.И. Ожегова описывает: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь дает следующее определение: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение». Соотвественно проанализировав все определения термина “документ” мы можем выделить три основные формулировки: документ – это материальный обьект, документированная информация и носитель информации.

Документ был создан человеком и он закрепляет определенные социальные связи и процессы происходящие в обществе. Создаваемые человеком документы несут в себе определенную функциональную нагрузку. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами.

Функции документа можно зазделить на общие и специальные, функции первичного порядка и вторичного, на явные и скрытые. При этом, преследуя какую то определенную потребность при создании документа, мы потой даже не подозреваем о наличае в нем и других функций.

Давайте рассмотрим функции документов:

1. Культурная функция – является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий марально-нравственный, языковой, научно-технически уровень состояния общества. Документ осуществляет не только закрепление но и передачу от поколения к поколению определенных знаний, культурных ценностей и традиций, нравственных норм принятых в обществе.

2. Социальная функция. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д.

3. Информационная функция. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передовать информацию. В наш современный век информаци стала товаром и в роли носителя выступет именно документ. Организация работы с информационными документами и с информацией прописана в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

В законе дается определение терминов “информация” и “документированная информация”.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от форм их предоставления.

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Тем самым, документ на котором фиксируется информация, обеспецивает ее сохранность и накопление, а так же предоставляет возможность многократного использования и передачи другому лицу.

4. Коммуникативная функция . Данная функция предназначена не только для решения передачи информации внутри социального пространства, но также способствует организации упорядочения и поддержания информационных связей в обществе Именно эта функци заставляет людей искать способы наиболее быстрой передачи информации: телеграмма, телефонограмма, радиограмма, факс, электронная почта, курьерская служба доставки, экспресс почта и т.д.. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и может передаваться в диалоговом режиме, а так же может очуществляться ее передача снизу – вверх или сверху – вних. В связи с этим возникаюют различные категории документов:

· Двухсторонние документв – деловая и личная переиска, договорные документы и т.д.

· Многосторонние документы – это документы расчинанные на информирование всего общества, ну например: конституция, декларация по правам человека и т.д.

· Документы ориентированные снизу – вверх – это докаменты которые передаются от исполнителя или подчиненного руководителю, такие как жалобы, служебные и докладные записки, рапорты и т.д.

· Документвы ориентированные сверху-вниз – это те документы которые передаются от законодателя или руководителя к исполнителю или подчиненному (законы, приказы, распоряжения, постановления, инструкции и т.д.)

В последние десетялетия с возникновение и развитием компьтерных, телекоммуникационных и космических сетей связи резко увеличелись скорость и объемы передачи информации, и как следствие увеличились и коммуникативные возможности документа.

5. Функция сохранения информации . Данная функция так же носит важный харрактер, ведь не случайно, сохранением разного рода информации занимает колосальное колличество организаций и учереждений – музеи, архивы, информационные центры…

6. Функции исторического источника . В данном случае хранение информации не является самоцелью. Данные функции может выполнять любой документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого. Все дело в том, что необходимыми условиями существования человеческого общества являются знания своего прошлого и как следствие накопление информации о жизни предшедствующих покалений. Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

7. Управленческая функция . Основная часть документов создается в сфере управления и функцианируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах и имеет различные стации, циклы и уровни, то и дукументы, выполняющие управленцискую функцию разнообразны: отчетные, организационно-распорядительные, плановые и т.д. Информация и документация так или иначе связанные с управленцеской деятельностью используются для реализации определенных функций, возложенных на всевозможные аппараты и органы управления.

8. Правовая функция . Данная функция очень тесно связана с управленческой. Она несет в себе закрепление правовых норм и правоотношений в обществе и предоставляюет управленческим документам юриридическую силу. К документам, выполняющим правовую функцию можно отнести: правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

9. Учетная функция . Так исторически сложилось, что одной из функций, которые изначально были востребованя, была учетная функция. Развитие экономических отношений и социальных связий еще на стадии аграрного одщества требовали ведения учета и регистрации населения, земли, скота, урожая, долгов и т.д. Документы, выполняющие функцию учёта необходимы не только для решения хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит свое применение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. К ним можно отнести документы бухгалтерской отчетности, различного рода регистрационные журналы. На сегодняшний день существуют унифицированные формы документов, которые разработаны и утверждения финансовыми органами и органами статистики. Осносная часть этих документов предназначена для компьютерной обработки.

10. Политическая функция. Данная функция тесно связана с функцией управления. К сфере политик относится деятельность органов государственной власти и государственного управления. Данная функция, прежде всего, отображается в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. К документам выполняющим политическую функцию можно отнести следующие: документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей, разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения к гражданам и т. п..

11. Идеологическая функция. Еще в древности у человека возникала потребность в сохранении и фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, филосойских и иных идей и взглядов. В них отражалось отношение людей к окружающей их действительности, интересы различных социальных слоес и групп населения. До наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков. Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине 20 столетия.

Главная » Преступления » Основные функции выполняемые управленческой документацией. Неоднозначное понятие термина