Архивное хранение документов кратко. Сдача документов в архив

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов .

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, - 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования - каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

безопасность во всех отношениях - само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами - 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение - это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40-45%, температура для черно-белых пленок - около15°С, для цветных - 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Рязанский государственный агротехнологический университет им. П.А. Костычева

(ФГБОУ ВО РГАТУ)

Автодорожный факультет

Реферат на тему:

"Архивное хранение документов"

Выполнила: студентка 3 курса

автодорожного факультета

направления подготовки

"Технология транспортных процессов"

Малахов В.А.

Проверила: к.э.н., доцент Лозовая О.В.

Рязань 2015г.

1. Документы, регламентирующие порядок хранения документов

2. Формирование документов в дела

3. Техническая обработка документов перед сдачей их на архивное хранение

4. Обеспечение сохранности документов

5. Электронные документы в архивах

6. Размещение документов в хранилищах

7. Проверка наличия и состояния документов

8. Архивные справки

9. Экспертиза ценности и уничтожение документа

Список литературы

1. Документы, регламентирующие порядок хранения документов

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;

Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.

2. Формирование документов в дела

Формированием документов в дела должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве. Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак: приказы к приказам, протоколы к протоколам. Еще один признак - предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение «Основных правил работы архивов организации». Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности.

документ дело архивный хранилище

3. Техническая обработка документов перед сдачей их на архивное хранение

Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ первый январский. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок на лицевой стороне дела в верхнем правом углу. В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер. И надо составить внутреннюю опись документов дела. Во внутреннюю опись вносится индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела. Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку, отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

4. Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

2. до сдачи дел на государственное хранение;

3. до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

5. Электронные документы в архивах

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

6. Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

1. создание наилучших условий для документов постоянного хранения,

2. удобства оперативного использования всех документов.

Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

Архивы должны иметь:

1. специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

2. ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

3. ширину основных проходов до 120 см;

4. расстояние между полками по высоте 35-40 см;

5. расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

6. расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

1. номера описи (номенклатуры дел),

2. года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

7. Проверка наличия и состояния документов

Проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

1. одного раза в 10 лет,

2. для дел постоянного хранения - раз в 5 лет,

3. для конфиденциальных документов - ежегодно

Такие проверки проводят также:

1. при смене заведующих архивами,

2. при массовой порче или гибели дел,

3. после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

8. Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов). В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста).

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

9. Экспертиза ценности и уничтожение документа

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии. Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа временного хранения, вторая - постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет экспертную комиссию, как правило, заместитель директора. Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению.

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года. Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Список литерартуры

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Архивное_хранение_документов

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009

Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014

Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.

реферат , добавлен 30.04.2011

Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.

дипломная работа , добавлен 10.05.2015

контрольная работа , добавлен 03.06.2017

Аспекты создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Роль Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства, условия ее функционирования. Методология и принципы архивного хранения электронных документов.

реферат , добавлен 21.10.2011

Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

методичка , добавлен 26.01.2009

Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

курсовая работа , добавлен 08.11.2013

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие , добавлен 24.11.2010

Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.

Ведение бухгалтерской, кадровой и правоустанавливающей документации – неотъемлемая часть повседневной работы отдела делопроизводства любой современной организации. Хранение бумаг – важный компонент этой работы. Срок хранения документов определяется не только их важностью, но и типовыми перечнями, в которых даются рекомендации по срокам. Соблюдение организацией всех требований и правил позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Из статьи вы узнаете:

Хранение документов в архиве

Учредительные документы – это первые деловые бумаги, которые получает компания. Значение устава и свидетельства о регистрации для организации также важно, как наличие паспорта и свидетельства о рождении для человека. Они могут понадобиться в самых разных ситуациях. Конечно, утрата этих деловых бумаг не является большой проблемой, их можно легко восстановить, но для этого, правда, придется уплатить государственную пошлину. Однако лучше этого не делать, а просто соблюдать условия и сроки их хранения.

Хранение правоустанавливающих документов

Статья 52 Гражданского кодекса РФ регламентирует порядок регистрации любого юридического лица. Оно создается на основании соответствующих учредительных документов. Организационно-правовая форма создаваемого предприятия определяет их состав и количество. Как правило, это Устав и свидетельство о регистрации. Естественно, что любое предприятие является налогоплательщиком, поэтому у него должно быть также свидетельство о постановке на учет в соответствующем налоговом органе. Обычно это ИНН/КПП. Если создаваемое общество является хозяйственным субъектом, то у него должен быть учредительный договор. Акционерные общества должны иметь реестр ценных бумаг и их владельцев.

Традиционно правоустанавливающими документами предприятия всегда считались документы на бумажных носителях. Эти деловые бумаги играют большую роль в работе организации и имеют важное юридическое значение. В последнее время ситуация изменилась. В Российской Федерации все большее распространение приобретает электронный документооборот, и электронная документация начинает использоваться наравне с бумажной, а в некоторых случаях даже приобретает преимущественное значение.

Приведем пример. Для осуществления различных действий и получения госуслуг компании теперь имеют право не предоставлять сотрудникам государственных органов правоустанавливающие документы на бумажных носителях. Это нововведение обусловлено тем фактом, что единый реестр государственной регистрации юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержит все необходимые сведения. Любой сотрудник государственной организации, налоговый инспектор или нотариус, обладающий доступом к ЕГРЮЛ, может в любой момент получить все требуемую информацию по конкретному юридическому лицу. Более того, бумажный Устав теперь не является необходимым элементом делопроизводства обществ с ограниченной ответственностью. Теперь в своей работе они могут использовать электронный Устав типовой формы.

Читайте также:

Архивное хранение документов

Архивное хранение правоустанавливающих, как и любых иных, документов должно осуществляться в специально отведенном для этого месте. Традиционно, это специальная папка, хранящаяся в сейфе. Обязанности по хранению документации, в качестве первых лиц организации, несут либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. В случае наличия в компании юридического отдела эту функцию можно доверить его сотрудникам. Однако следует иметь в виду, что за порчу или утрату документов ответственность в любом случае несет руководитель предприятия.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Все остальные предприятия, имеющие иную организационно-правовую форму, при хранении и определении условий содержания деловых бумаг, руководствуются общим правилами, не регламентированными специальными постановлениями или актами.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Любое предприятие не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы, обязано вести налоговый и бухгалтерский учет. Существует ряд организаций, которые по закону не обязаны соблюдать требования ФЗ «О бухгалтерском учете». Но и они также должны вести учетные ведомости, регистрирующие их финансовую деятельность. Все финансовые и налоговые деловые бумаги должны содержаться и храниться по строго определенным правилам и нормативам.

Вся бухгалтерская документация может быть условно разделена на две большие группы:

Первичная документация.

Учетная документация.

Значительно большую ценность имеет первичная документация. Это связано с тем, что львиную долю такой документации составляют бумаги, поступающие на предприятие со стороны, от деловых партнеров и контрагентов. Все совершаемые бухгалтерские операции, а также формирование базы налогообложения, осуществляются исключительно на основе первичной документации. Она имеет определенные формат и вид. Что относится к первичной документации? Прежде всего, это акты, договоры, счета-фактуры, накладные, а также ряд других документов. Все юридически значимые действия удостоверяются именно этими деловыми бумагами. В этой связи они имеют ряд специальных требований, касающихся содержательной части и условий, в которых они должны храниться.

В настоящее время уже далеко не редкостью стали первичные деловые бумаги, созданные и функционирующие в электронном формате. Для документации подобного рода также разработаны определенные стандарты, определяющие их форму и вид, в частности, наличие квалифицированной электронной подписи. Что же касается сроков хранения электронных документов, то они абсолютно идентичны их бумажным аналогам.

Сроки хранения архивных документов в организации

Устав любого предприятия или организации не зависимо от их юридически-правового статуса должен содержать пункт, регламентирующий в каких условиях и в течение какого периода времени должны храниться бухгалтерские деловые бумаги. Наличие данного пункта поможет избежать дополнительных вопросов от представителей проверяющих органов. В дополнение к этому рекомендуется издать локальный нормативный акт, определяющий, как надлежит хранить документацию фирмы и кто конкретно будет нести за это ответственность.

Всю первичная бухгалтерская документация должна храниться в соответствии с требованиями современного российского законодательства, но не менее 5 лет.

Хранение документов по кадрам

В подавляющем большинстве случаев, документация, относящаяся к кадровой работе, является документацией строгой отчетности. Особые условия хранения данных деловых бумаг вызваны тем фактом, что в них содержаться персональные данные сотрудников. Повышенная ответственность за целостность и сохранность как самих носителей, так информации, в них содержащейся, лежит на специально уполномоченном сотруднике – инспекторе по кадрам. Отсутствие подобной должности в штатном расписании организации предполагает, что данную ответственность будет нести либо сам руководитель предприятия, либо главный бухгалтер.

Все приказы, по работе с кадрами, учетные карточки работников, трудовые книжки и заявления сотрудников находятся в введении инспектора по кадрам. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» регламентирует порядок формирования первичной документации по кадровой работе и оплате труда. Из положений этого закона следует, что вся первичная учетная документация может быть принята к учету, только в том случае, если ее формирование осуществлялось на основе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

Подготовка документов к архивному хранению

Хранение бухгалтерской документации регламентируется письмом Минфина СССР от 29.07.1983 за №105. Согласно этому письму она должна храниться в архиве , под которым понимается отдельное помещение со специальными шкафами и сейфами. Правила Росархива от 06.02.2002 содержат типовые рекомендации к обустройству данных помещений. Рекомендации являются желательными, но не обязательными. Наказания за их несоблюдение не предусмотрено.

Несколько другие требования предъявляются к тому, как следует хранить документацию строгой отчетности. Она должна содержаться в сейфах или специальных помещениях, оборудованных с соблюдением повышенных мер безопасности. Такие же требования предъявляются к деловым бумагам, помеченных грифом «коммерческая тайна».

Вся прочая деловая документация может храниться на стеллажах и в специальных шкафах. Они могут быть расположены непосредственно в кабинете руководителя организации или главного бухгалтера. Обратите внимание, что с целью обеспечения удобства доступа выписки из банка, авансовые отчеты, акты, кассовые ордера и другие финансовые бумаги рекомендуется содержать в переплетенном виде и располагать в хронологическом порядке.

В случае нехватки места, а также после прохождения проверки ФНС, ряд деловых бумаг подлежит передаче в архив муниципального образования. Передача осуществляется по описи, в пронумерованном и прошитом виде. Ряд бумаг по истечении срока хранения подлежит уничтожению. Специальная комиссия осуществляет проверку данной документации и фиксирует факт ее уничтожения.

Соблюдение установленных правил, порядка и сроков гарантирует предпринимателю защиту от неприятностей, вызванных разногласием с проверяющими органами, а также позволяет ему создать необходимую законодательную базу, которая может потребоваться при отстаивании законных прав и интересов в судебных органах.

Каждое предприятие и организация имеют архив документов и придерживаются нормативов в делопроизводстве. Средний срок хранения документации составляет 3 года. Однако он может составлять как 1 год, так и 75 лет, например, личные дела сотрудников. Кроме того, есть определенные виды документов, которые необходимо иметь постоянно. Законодательство регламентирует условия и сроки хранения архивных дел и обязывает предприятие сдавать необходимые деловые бумаги в ведомственный архив. Важно соблюдение норм и правил оформления актов, сопутствующих архивоведению.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

экспертизу ценности дел;
последующее оформление;
опись документов;
составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Комиссия экспертов в составе около 4 человек проводит заседание, по результатам которого принимаются решения о вышеперечисленных процедурах.

От экспертизы до уничтожения

Основой для экспертной оценки документов является номенклатура, где указаны время хранения перечней документов и дел. Экспертиза представляет собой полистный просмотр бумаг. Данные результатов этой процедуры определяют время хранения документов и список дел, ожидающих уничтожения .

Акты для последующего содержания в архиве или уничтожения подлежат рассмотрению одновременно с их описями. Они должны быть подписаны руководителем компании после того, как их утвердит комиссия экспертов архивного учреждения. Далее документы следуют в зависимости от назначения: утвержденные для содержания - в архив, подписанные на уничтожение должны быть сданы специалистам. По результатам экспертной оценки должно быть произведено деление для хранения или утилизации.

Основным документом, регулирующим деятельность экспертной комиссии, является Положение об Архивном фонде РФ. Опись документов включает в себя работу по классификации: для хранения на срок больше 10 лет, до 10 лет, постоянного содержания и по личному составу. Утилизация дел, время хранения которых составляет до 10 лет, возможна только после полной передачи в архив всех документов, период хранения которых составляет больше 10 лет или имеет статус постоянного. Этот документ считается основным в работе научно-справочного аппарата.

Правила оформления для хранения документов и дел в архиве

Следующим этапом подготовки передачи документов предприятия в архив является оформление дел. Проводит эту процедуру специалист, ответственный за делопроизводство. Срок хранения дел влияет на то, в каком оформлении нуждается документ: полном или частичном. В первом варианте необходимо:

перегруппировать дела в последовательности от января к декабрю;
пронумеровать листы;
составить внутреннюю опись ценных документов;
сделать заверительную надпись дела;
подшить документ в твердую обложку;
внести необходимые реквизиты и уточнения.

Описанием дел называется вынос на обложку документа необходимой для постоянного хранения информации. Она включается в себя: наименование предприятия и структурного подразделения, индекс документа, дату, заголовок и аннотацию, номер тома, количество в деле листов и время хранения.

Частичное оформление допускает: хранение в скоросшивателе, отсутствие нумерации, заверительной подписи и перегруппировки.

Зная основы делопроизводства, предприятие обеспечит удобной и законный документооборот. Следствием этого выступают хорошие отношения с государственными органами, основанные на компетентной работе специалистов и не влекущие за собой никаких проблем и сложностей.

ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»

Экономический факультет

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Контрольная работа

По курсу: «Основы управления документооборотом»

На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова Юлия Алексеевна

Саранск 2009

1. Текущее хранение документов

Понятие номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Главная » Финансовое » Архивное хранение документов кратко. Сдача документов в архив