Сроки хранения документов в году. Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице .

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще - невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними - 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Как избавиться от старых документов

Если срок хранения документов истек, их надо уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.

Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта придется оформить приемно-сдаточную накладную.

Если такого договора нет, то в акте надо указать способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер.

Вся деятельность предприятия, заключающаяся в осуществлении производственных, инвестиционных и финансовых операций, должна сопровождаться соответствующими документами. Это необходимо не только для подтверждения факта проведения операции, но и для дальнейшего контроля, учета, анализа и составления отчетности.

Вся первичная документация, связанная с хозяйственно-финансовой стороной деятельности предприятия, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Эти документы служат не только для внутреннего учета, но также необходимы для составления отчетности, внутренних и (аудиторских, налоговых), а также могут понадобиться в случае судебных разбирательств и т. п. Контрольно-надзорные органы при проведении проверок используют сведения, представленные в первичных документах бухгалтерского учета.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Скачайте документы по теме:

Все документы бухгалтерского учета хранятся в течение определенных законом сроков. В настоящее время вопрос о бухгалтерских документов – 2017 регулируется двумя нормативными актами:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Для начала определим, какие именно документы следует относить к бухгалтерским. Для этого обратимся к закону о бухучете № 402-ФЗ. Он устанавливает, что бухгалтерскому учету подлежат:

• факты хозяйственной жизни;
• активы;
• обязательства;
• источники финансирования деятельности предприятия;
• доходы;
• расходы;
• и другие объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Следовательно, вся документация, отражающая учет этих объектов, относится к бухгалтерской и имеет свои установленные сроки и порядок хранения.

Как было отмечено выше, вопрос о регулируется ФЗ № 402-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Однако при сравнении этих нормативных актов можно увидеть, что они устанавливают разные сроки хранения.

Так, согласно Перечню, устанавливаются для бухгалтерских документов в зависимости от их вида и степени важности. Законом № 402-ФЗ устанавливается пятилетний срок хранения для всей бухгалтерской «первички» без конкретизации сроков по видам документации. В отличие от федерального закона, устанавливающего общих срок хранения бухгалтерских документов не менее 5 лет, Перечень содержит исчерпывающий список типовых документов с указанием срока хранения каждого из них. Каким документом пользоваться бухгалтеру?

В ст. 29 Закона о бухучете сказано, что сроки хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерской отчетности, аудиторских заключений устанавливаются правилами организации архивного дела - в данном случае, указанным выше Перечнем. Поэтому вопрос о времени хранения того или иного документа следует решать, обращаясь к этому нормативному акту. Поэтому при определении срока хранения накладной, , баланса или бухгалтерской справки нужно руководствоваться Перечнем, но учитывать, что максимальный период хранения такого рода документов не превышает пять лет. При этом отсчет срока хранения начинается только после того, как документы подшиты в дела. То есть, с года, следующего за тем, когда их использовали в последний раз (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Сроки хранения различных бухгалтерских документов

Сроки хранения типичных бухгалтерских документов указаны в разделе 4.1 Перечня. При обращении к нему следует знать, что указанный срок хранения относится как к обычным документам на бумаге, так и электронным, заверенным с помощью ЭЦП. Сроки хранения для каждого из видов и типов документов на предприятии устанавливаются .

Первичные бухгалтерские документы: сроки хранения

Основной объем бухгалтерского делопроизводства составляют документы первичного учета. Поэтому в первую очередь следует знать, каковы сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

Итак, Перечень, равно как и ФЗ № 402-ФЗ устанавливает, что хранить документы первичной отчетности, а также все сопутствующие бумаги о фактах хозяйственных операций, по которым были выполнены бухгалтерские записи, следует не менее 5 лет. К таким документам относятся различные банковские документы, , кассовые чеки, книги, акты о приеме-сдаче материалов и имущества, различные накладные, а также переписка.

Рабочий план счетов и формы первичной документации также следует хранить в течение пяти лет.

Отдельно установлен срок хранения документов, подтверждающих взаиморасчет между предприятиями (акты, и т.п.). Он составляет пять лет после проведения взаиморасчета.

Счета-фактуры следует хранить не менее 4 лет.

Обратите внимание: бухгалтерскую документацию хранят в соответствии с теми сроками, которые указаны в Перечне. Эти сроки являются минимальными и уменьшению не подлежат, но в случае необходимости разрешается их увеличивать.

Сроки хранения бухгалтерских документов о расчетах с работниками

Различные расчеты с работниками предприятия – еще одна важная часть работы бухгалтерской службы. Сколько хранить документы, фиксирующие такие выплаты?

Самый большой срок хранения у бухгалтерских документов, отражающих лицевые счета работников – 75 лет. Другая документация по расчетам и выплатам , пособий, периодов нетрудоспособности, а также об хранятся в течение 5 лет.

Отчисления в различные государственные фонды (социального, страхования) также отражаются в бухучете, а значит, документы об этих выплатах подлежат хранению в соответствии с установленными сроками:

Годовые расчетные ведомости по отчислениям в ФСС хранятся постоянно, а квартальные – в течение 5 лет или постоянно при отсутствии годовых.

Отчеты по отчислениям по государственному и негосударственному также хранятся постоянно.

Документы по авансовым расчетам с ПФР хранятся 5 лет при наличии лицевых счетов работников или ведомостей начисления зарплаты, при отсутствии – в течение 75 лет.

Бухгалтерская отчетность: срок хранения

Все организации, вне зависимости от форм собственности, должны составлять обязательную годовую отчетность о результатах хозяйственной деятельности. Для некоторых организаций законодательство устанавливает также обязательную промежуточную отчетность (месячную, квартальную).

Годовые отчеты о финансовом результате хозяйственной деятельности предприятия, движении денежных средств за учетный период являются основным документом в принятии каких-либо экономических решений. Помимо этого, внимание контролирующих органов всегда в первую очередь направлено именно на итоговую отчетность предприятия, составляемую работниками бухгалтерии в соответствии с

Срок хранения бухгалтерской отчетности, в том числе балансы и отчеты о прибылях и убытках, должны храниться в организации постоянно. В течение всего времени существования предприятия также следует хранить документы об утверждении отчетности, годовые отчеты об исполнении смет.

Срок хранения бухгалтерских документов в ООО

Сегодня многие общества с ограниченной ответственностью, относящиеся к , пользуются правом упрощенного ведения бухгалтерского учета. Применение упрощенного порядка учета не влияет на сроки хранения бухгалтерских документов – 2017. Поэтому все ООО, ИП и другие организации, указанные в п.4, ст. 6 ФЗ № 402-ФЗ должны соблюдать установленный срок хранения бухгалтерских документов.

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает, что документы, применяемые для составления бухгалтерской отчетности должны храниться не менее 5 лет (п.2 ст. 29). Срок исчисляется с года, следующего за годом последнего использования документа.

Налоговый срок хранения бухгалтерских документов

Отдельно следует затронуть вопрос о сроках хранении бухгалтерских документов 2017, необходимых для расчета и уплаты налогов. данных бухгалтерского и налогового учета, иных документов, использующихся для начисления и уплаты налогов, подпунктом 8 пункта 1 ст. 23 Налогового кодекса определен в четыре года.

Правила хранения бухгалтерских документов

Закон обязывает предприятия (руководителя организации) обеспечить безопасные условия (п.3 ст.29 ФЗ № 402-ФЗ). То есть должны быть приняты меры по защите документации от порчи, кражи, изменения. Это относится не только к документам на бумаге, но выполненным с помощью электронных устройств.

Для соблюдения мер по хранению документации на предприятии может быть создан архив – выделено отдельное помещение, защищенное от несанкционированного доступа. Помимо этого бухгалтерскую документацию можно передать на хранение специализированной архивной организации, заключив с ней соответствующий договор.

Ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов – 2017

Скачать чистый бланк
Скачать в.doc

Скачать заполненный образец
Скачать в.doc

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

• Налоговый Кодекс РФ;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
• ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

• 1 год – для месячной отчетности;
• 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
• 4 года – для счетов-фактур;
• 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
• 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
• 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

• 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
• 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

• Приказы по основной деятельности;
• Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
• Протоколы проверки отдела кадров.
• Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
• Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

• Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
• Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
• На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

• Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
• Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

• За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
• За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
• Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

В каждой организации должно быть обеспечено хранение документов согласно их срокам. Известно, что разные виды документов имеют различные сроки хранения. Чтобы не запутаться и не наделать уничтожить в предстоящем 2017 году нужную документацию, рекомендуем узнать из данной статьи о сроках хранения основных видов документов организации.

Из данной статьи вы узнаете:

• сроки хранения документов в 2017 году;
• как организовать хранение документов в 2017 году;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов в 2017 году следует проверить как можно раньше. Данная мера должна проводиться ежегодно в каждой организации с наступлением нового календарного года. Особенно это актуально в организациях с большим документооборотом. Лучше всего осуществлять проверку сроков хранения до того, как в архив будут сданы новые документы, чтобы не выполнять одну и ту же работу дважды. Документы, передаваемые на хранение в архив, следует проверять при непосредственном факте приема-передачи. Однако, чтобы иметь возможность правильно распознать срок хранения того или иного документа, необходимо знать о том, как они подразделяются.

Сроки хранения документов в 2017 году

В первую очередь хочется отметить, что сроки хранения документов в 2017 году не претерпят никаких изменений. Это означает, что все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок хранения которых не превышает десяти лет.

Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет. Соответственно деловые бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (зачастую даже после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Те же самые сроки хранения предусмотрены и для электронных документов. Важно запомнить, что на срок хранения не влияет носитель, на котором оформлен документ. Конечно, электронные носители во многом более надежны в плане сохранности, нежели бумага, однако хранить их необходимо на протяжении одного и того же периода времени, а проверку и перезапись электронных документов требуется проводить значительно чаще (хотя бы 2 раза в год).

Также отметим, что организация должна не только сохранить документ, но и обеспечить его читаемость. То есть мало того, чтобы бумаги пролежали в коробках положенный срок – они еще должны быть в хорошем состоянии и не потерять своего вида. В противном случае контролирующие органы могут обвинить вас в недобросовестном обеспечении сохранности документов.

Организация хранения документов в 2017 году

Организация хранения документов в 2017 году должна вестись с учетом современных способов хранения. Так, в последние годы многие организации стараются организовать архивное хранение документов полностью в электронном виде, избавившись тем самым от больших объемов бумаг. Однако при таком подходе необходимо учитывать, что недопустимо хранить только копии документа в электронном виде – нужно позаботиться о сохранности оригинала документа в первую очередь.

Несмотря на то, что на данный момент многие деловые бумаги уже изначально оформляются в электронном виде, такие виды документации, как кадровая или бухгалтерская все еще имеют преимущественно бумажные носители, а их срок хранения исчисляется десятилетиями. Поэтому все-таки следует позаботиться об обеспечении максимальной сохранности бумажной документации.

Если документооборот в организации настолько мал, что выделять отдельное помещение под архив нецелесообразно и слишком затратно, то рекомендуем сдать документацию на хранение в муниципальный или государственный архив. Однако в этом случае необходимо учитывать тот факт, что документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями данного архивного учреждения.

Уничтожение документов

Чтобы определить сроки удаления документов, следует обратиться к номенклатуре дел. Если вы не уверены, истек ли срок хранения документов, то вы всегда можете уточнить их по типовым и ведомственным перечням. Следует отметить, что организация не имеет права оставлять на хранение документацию с истекшим сроком хранения (допустимо в случае предстоящих или текущих судебных разбирательств). Также категорически запрещается уменьшать сроки хранения деловых бумаг.

Чтобы сделать хранение и уничтожение документов более легкой и понятной процедурой, рекомендуем всегда иметь под рукой перечень деловых бумаг с указанием сроков хранения. Несмотря на обширный список, большая часть документации может храниться в течение пяти лет. Именно такой срок указан в типовом перечне.

Разрешается включать в акт об уничтожении те документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, если организация проводит процедуру уничтожения документов в 2017 году в мае, то разрешается уничтожить документы, срок хранения которых истек до 1 января 2017 года. Если срок хранения деловой бумаги истек 2 января 2017 года, то данная документация ни в коем случае не может быть уничтожена, а должна оставаться в архиве организации до следующего года.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы .

По одним документам - 5 лет .

А с другой стороны так называемая "глубина" налоговой проверки - 3 года .

Вместе с тем, в части 1 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет . Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню

В случае утери документов, налогоплательщик обязан их восстановить за четыре предшествующих года

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288 .

В котором ссылаются на положения пункта 5 . В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов - срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Как восстановить утерянный документ

Формально порядок действий такой:

1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения - докладные записки.
3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
6. Сделайте на декларации надпись "Дубликат". На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

Сколько лет надо хранить первичку, которая подтверждает убыток в декларации по налогу на прибыль

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

к меню

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание : Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание : Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

к меню

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы. Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме (.xls 35Кб) из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения нужно указать в акте.

к меню

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

• штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
• от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню

Главная » Административное право » Сроки хранения документов в году. Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Главное

Расчёт погрешностей косвенных измерений

К чему снится укус кошки?

Последовательность приготовления колбасы

Что такое кбк в платежке

Примеры модифицированных аудиторских заключений Заключение аудиторской проверки пример