Приказное делопроизводство. Реферат: Приказное делопроизводство XV XVII вв
Развитие делопроизводства:приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.
Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины 15 в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - центральными исполнительными органами.В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу. В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо вопросу.В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства.
Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления была создана новая система государственных учреждений. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственногоаппарата управления получила название коллежской - по названию центральных учреждений нового тип.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные - канцеляристами. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.
Исполнительное делопроизводство
В начале 19в. вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную. Система делопроизводства этого периода получила название исполнительное. Принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - канцелярия департамента.
Развитие российской государственной системы делопроизводства
Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:
1. Делопроизводство в дореволюционной России:
От появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.
Коллежское делопроизводство.
Исполнительное делопроизводство.
2. Делопроизводство в СССР:
От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства
От традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.
3. Современное российское делопроизводство
Документ и информация, их свойства и функции.
Свойства:
1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может
2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени
3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем
Функции:
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Развитие документационных технологий
Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу,для того,чтобы было немного проще.Затем,использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.
Роль документационного обеспечения управления в современной организации.
Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.
Классификация управленческих документов
Основные группы документов:
1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2)Распорядительные документы предприятия (акт,приказы по основной деятельности, распоряжения, решения,указания,постановления);
3)Документы по личному составу предприятия (приказы,заявления,автобиографи,личный листок по учёту кадров,личная карточка формы Т-2);
4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)
Общероссийские системы документации
В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
Унифицированная система банковской документации;
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
Унифицированная система отчетно-статистической документации;
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
Унифицированная система документации по труду;
Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
Унифицированная система внешнеторговой документации.
Наименование организации
Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
Дата
Является датой подписания, датой заседания. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.
Подпись
Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и скобок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия
Оформление текстов документа
Первая строка текста пишется с красной строки, остальные строки пишутся с начала документа. Можно пользоваться допустимыми сокращениями (такие как год, век) и т.д.
Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:
Разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
Нумеровать их следует арабскими цифрами;
Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
После номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
Разделы и подразделы должны иметь заголовки;
Заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;
Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
Переносы слов в заголовках не допускаются;
Нумерация страниц текстовых документов:
Страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами
Титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
Номер страницы на титульном листе не проставляют;
Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.
Перенос даты отдельно переносить нельзя. Если не хватает место для написания, то дата ставится с начало строки.
Требования к бланкам документа
1) Оформляются на листах А4 и А5
2) левое поле:25-35мм
Правое:10 мм
Нижние и верхнее:20мм
3) могут изготавливаться типографским или рукописным способом
4) два вида расположения реквизитов угловой и продольный
5)для организации устанавливается: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида
6)два способа расположения реквизитов:центрированный и флаговый
16)Порядок составления организационно-правовых документов
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Виды и назначения бланков
Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма.Который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Формуляр-образец ОРД
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:
20 мм - левое; 10 мм - правое;20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов
24)Правила оформления реквизитов документа с 01-10.
Выписка из приказа
в ней отр. значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц.
Текст должен сод(название орг,налоговй номер,юрид адрес местонахождения,номер регистрации и дату,названия документа,текст,должность,подпись,фио). Подписывается директором,секретарём.
33)Хар-ка,порядок составления и оформления Коммерческого и Трудового контракта
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.
В трудовом договоре обязательно должен быть четко оговорен срок его действия (при заключении срочного договора) или указано, что соглашение заключается на неопределенный срок (при заключении бессрочного договора).
Коммерческий контракт - документ, представляющий собой договор поставки товаров илипредоставления услуг. Устанавливает определенные права и обязанности сторон.
Различают несколько видов коммерческих договоров.
1.Реализационные. Такие договоры регулируют отношения, связанные с поставкой товаров потребителю
2. Посреднические. Это двухсторонний договор, одна сторона которого действует в интересах третьей, выступая в роли посредника
3. Организационные. Целью этого вида коммерческого договора является непосредственная организация торгового процесса
34) Хар-ка,порядок составления и оформления заявлений Автобиографии и Резюме
Автобиография - это документ,который автор составляет самостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Не имеет типового формуляра. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом чтобы можно было составить представления о человеке. В 1 экз. Подшивается в личное дело сотрудника.
Резюме – это документ, оформляющий при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Основной акцент делается на деловые качества и образовательный уровень кондидата. В личное дело не подшивается. Может быть оформлен по почте или по факсу. Оно должно выглядить привлекательно.
35) Хар-ка,порядок составления и оформления Личной карточки форм Т-2 и Личного листка по учёту кадров.
Личная карточка формы Т-2 - это документ по учёту персонала предприятия,оформ на всех работниках преприятия,принемаемых на постоянную или на временную работу. Заполняется в 1 экз рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений. Она имеет униф форму. Заполняется на основании документов:трудовая книжка,паспорт,документ об образовании
Все записи оформ без сокращений. Хранится в отдельной картотеке по алфавиту. Хранится 75 лет.
Личный листок по учёту кадров – этот документ представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начало трудовой деятельности,о семейном положении. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы даются полные ответы,не допуская сокращений,изменений или помарок.Указывается адрес регистрации а фактический адрес проживания. Хранится в личном деле сотрудника и фотография наклеивается на правом верхнем углу.
36) Состав документов личного дела:
Заявление о приёме на работу
Трудовое соглашение,дополнительные соглашения
Личный листок по учёту кадров и дополнения к нему
Документы об образовании
Докумеенты об утверждении в должности
Должностные регламенты
Заявления и приказы о переводе на другую работу
Документы об награждении
Сведения о доходе
Невостребованные документы
Заявления и приказы об увольнении
Иные документы в случае необходимости
37)Правила оформления трудовых книжек
Записи производятся только при помощи шариковой,гелевой,перьевойручки,чёрного,синего,фиолетовогоцвеа.
Все записи производятся без сокращений и имею свой номер в пределах раздела
Использование римских цифр непременимо,все даты арабскими цифрами
Фио по паспорту(не сокр)
Дата рождения. Месяц прописью,число и год цифрой..
Образование(высшее проф,среднеепроф)
В и.п. специальность
Дата заполнения
Подпись и расшифровка,а так же подпись и расшифровка собственника тк
Печать компании
38) Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения Приказы по личному составу регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, различные заохоч чение В заголовке такого приказа отмечают:: Относительно личного состава Приказ должен обладать обозначение непосредственного исполнителя (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа
при подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.
При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.
Каждый пункт приказа начинается с глагола в приказной форме
Назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ ленный в установленном порядке.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.
Виды номенклатуры дел
Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.
Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.
Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.
49)Основные требования к составлению номенклатур дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.
Оформление номенклатуры дел
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год
51) Основные требования к формированию дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
Подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97
Включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;
Группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;
Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;
Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
Дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;
Запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.
а, если нужно сделать отметки
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.
Оформление дел
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 16
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Составление описей дел
Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.
Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.
В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).
60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.
Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.
Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.
Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.
Основные понятия об архивном хранении
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы,.
При хранении в течение установленных сроков должны обеспечиваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.
Виды бланков,иххар-ка
Общий бланк .На общем бланке могут быть нанесены следу01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак;
04- Код организации;
08 - Наименование организации;
14 - Место составления или издания документа.
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:
11 - Дата документа;
12 - Регистрационный номер документа.
В виде уголков различают места расположения следующих рекви зитов:
15 - Адресат
18 - Заголовок к тексту;
29 - Отметка о поступлении документа в организацию;
30 - Идентификатор электронной копии документа.
ющие постоянные реквизиты:
Бланк письма .В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.
Адресат
Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности. Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя: наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию; почтовый адрес. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном.
Дата документа
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, является датой подписания, датой заседания, датой события. Существуют также: дата утверждения, даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.
Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.
Гриф утверждения документа
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук вами;
Резолюция
Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом или должностными лицами. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на первом листе нет или документ предварительно рассматривается уполномоченными лицами,то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют порученные им виды р
Как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.
Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли ϲʙᴏю деятельность в избах (губной, приказной, земской) Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, кᴏᴛᴏᴩые вели делопроизводство в избе.
Особенности приказного делопроизводства
В наибольшей степени четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах , по϶ᴛᴏму делопроизводство ϶ᴛᴏго периода называют приказным.
Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью кᴏᴛᴏᴩых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько) В подчинении у дьяков находились подьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших) Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
Система видов документов
В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в кᴏᴛᴏᴩых фиксируются и передаются решения по управлению государством.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Стоит сказать, для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Учитывая зависимость от назначения документ имел разновидности. К примеру, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.
Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в кᴏᴛᴏᴩых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. К примеру, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.
Отметим, что текст документов повествовался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. В случае если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), кᴏᴛᴏᴩая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». По϶ᴛᴏму и система делопроизводства ϶ᴛᴏго периода называется «столбцовой» . В случае если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял ϲʙᴏю подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, ɥᴛᴏбы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».
Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Стоит заметить, что он был узаконен Судебником 1550 г.
Удостоверение документа было весьма ϲʙᴏеобразным. Ни царь, ни бояре ϲʙᴏи подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В ϶ᴛᴏт период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.
Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Материал опубликован на http://сайт
Расположение реквизитов
и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:
«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»
Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некᴏᴛᴏᴩых видов документов.
В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в кᴏᴛᴏᴩых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Нужно помнить, такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за кᴏᴛᴏᴩым следовалитрадиционно в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.) При всем этом сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».
Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах берёт своё начало и применялась книжная форма делопроизводства . К примеру, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.
В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Побудет описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.
Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в ϲʙᴏей основе не регулировалась законодательством , а основывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. При этом в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некᴏᴛᴏᴩых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.
Документационное обеспечение управления
Конспект лекций
Для специальностей
080504- Государственное и муниципальное управление,
080507 – Менеджмент организации
и направления 080500 – Менеджмент
г. Коломна, 2010 г.
Лекция 1. Возникновение и развитие системы государственного делопроизводства в России.
1.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X - XV вв.)
Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.
Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978- 1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.
В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т. д.
Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.
По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов.
Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамена шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.
С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовалась уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.
Таким образом, в Древнерусском государстве постепенно складывались традиции в области составления документов, их обработки и хранения, создаются устойчивые формуляры документов, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.
1.2 Приказное делопроизводство (XV-xviIвв.)
Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства - с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места.
Приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, приказные избы - органы государственного управления на местах.
Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) определялась высшим законодательным органом - Боярской Думой; эти учреждения (приказы) выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.
Часть приказов относилась к органам территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями.
Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного управления число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50 (по разным источникам от 50 до 70). Кроме приказных изб, на местах были такие органы, как земская изба, губная изба, возглавляемые старостами, городничими. Схему государственного аппарата, сложившегося в России к XVII в., отличает определенная четкость (рис. 1).
Рис.1 Структура государственного аппарата в России в XVII в.
Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа (рис. 2).
Рис.2. Структура приказа
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - «выписать», а после исполнения - «вклеить в столп» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали.
Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 м (рис. 3).
Рис. 3. Соборное уложение 1649 г.
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» - составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т.е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял»переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.
В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили». Приказ приказу писал «памяти», из приказов в приказные избы писались «грамоты», а из приказных изб в вышестоящие инстанции посылали «отписки». Видимо, не случайно в настоящее время это название документа стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Простые люди обращались в различные инстанции с «челобитными» и прошениями. Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов используют вместо устава и полуустава (виды письма) скоропись, где буквы соединяются одна с другой. Характерной особенностью документов этого периода было перечисление всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.
Как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.
Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.
Особенности приказного делопроизводства
Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах , поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.
Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
Ответственность за всю работу с , т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
Система видов документов
В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.
Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.
Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой» . Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».
Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.
Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться . В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.
Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:
«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»
Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некоторых видов документов.
В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».
Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства . Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.
В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.
Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством , а основывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.
Приказное делопроизводство
Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.
Первыми учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до XVIII века.
Приказы были общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским) хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами. Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные. Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный - ведал земельными делами, Оружейная палата - изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский, Казанский, Сибирский.
В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума - приговоры; от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел.
В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей - профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах - до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.
Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи - товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» - переписывал начисто. Затем «старый» подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа - «списка» указывались особенности его матицы, иногда указывалось место ее хранения.
В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов.
Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV-XV вв. характеризует великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию.
В первой половине XVII в. Создание приказов оформлялось законодательными актами, которые определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.
Формируется группа людей, единственным занятием которых становиться государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата. Первым названы думные чины: боярин - высший сановник, близкий к князю; окольничий - второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют дети боярские - низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - «думцев» уже в четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными администраторами на местах.. Думные чины давались лицам, родственным с царской фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих, думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела, решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем»
Всевластие князя ограничивалось особым институтом - местничеством: служебное положение, раз занятое предком, переходило к его потомкам, т. е. иерархия должностей соответствовала родословной. Отменено местничество только в 1682 г.
Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела « жалобщиков своего приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.
Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин-дьяк, который оформлял духовные грамоты. С XV в. дьяк (по С. М. Соловьеву - высшее звание « человека пера».) включается в состав судей: бояре и окольничие осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки учувствовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца. Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячии, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями- структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».
Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), в которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служивого человека, в том числе делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.
Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов. Формулировали и записывали царские указы и приговоры думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты(например Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.
Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памятки и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.
Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячие «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.
«Средние» подьячие (подьячие «со справкой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.) В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.
Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.
На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась показчиками или специальными « дьячками у письменных дел» Памятники русского права. М., .С середины XVI в.частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими- писцами - профессионалами, которые «кормились пером».По месту своей работы - городские площади - они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.
Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы». Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.
В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.
Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).
К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.
Существовали специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.
На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.
Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17 х 45 см), или на три части в ширину (полосы 15 х 34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав». На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.
Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», т. е. исправлял, текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».
Переписанный начисто документ поступил на просмотр и на подпись дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему « с приписью». В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в часности судебного решения. .
Подпись («припись») начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе, а кончалась на другой стороне листа под текстом.Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один став с другим надпись «сстав»
На исходящих (посыльных) документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого става. Независимо от нопосредственного исполнителя документы адресовались царю: «Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея великая и малые и белыя России самодержцу».
В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов - скоропись, Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.
Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.
Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.
Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.
Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.
Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела - столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и т. д. Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки». Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.
По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т. п.
Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали расспросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.
В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.
Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.
Особое внимание уделялось хранению документов.Судебник1550 г. установил чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.
Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них- в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.
Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна».
Итак, можно сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.
Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.
