При очередной проверке налоговики обяза­тельно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Ведь отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составляет 10 000 рублей. Если отсутствуют документы за период более года, то штраф составит уже 30 000 рублей. Ну а в слу­чае, если отсутствие документов привело к за­нижению налога, то штраф составит 20 процен­тов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, нужно до­казать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в кото­ром перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожа­ра, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждаю­щая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось за­топление — справка организации, которая эк­сплуатирует здание; если документы украли - справка из полиции.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации. Если же такую проверку провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсут­ствуют. Затем составьте акт об отсутствии доку­ментов. Таким образом, ответственность за отсут­ствие документов с нового бухгалтера будет снята.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации.

Еще один неприятный момент, который гро­зит фирме в такой ситуации, - доначисление налогов и начисление пеней.

Дело в том, что расходы, не подтвержден­ные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если такие расходы все же были учтены, налоговики посчитают, что нало­говая база по налогу на прибыль была заниже­на, и доначислят налог, а также начислят пени.

Чтобы избежать налоговых санкций, мы со­ветуем попытаться восстановить недостающие документы. Если, например, отсутствуют доку­менты, подтверждающие покупку товаров (ра­бот, услуг, имущественных прав), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали их копии Конечно, восстановить недостающие доку­менты можно, только если вам известно, каких именно документов не хватает для подтвержде­ния расходов, а также у каких именно постав­щиков были закуплены товары (работы, услу­ги, имущественные права). Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, под­тверждающие выдачу денег под отчет работни­ку фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает.

Выход из такой ситуации - попытаться свя­заться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы.

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2013, N 8

Можно ли признавать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, не подтвержденные документами или подтверждаемые нестандартными документами? Это могут быть расходы наличными на нужды банка (как головного офиса, так и филиала), например на корпоративные мероприятия, поздравления, экстренные расходы на услуги такси. Это также могут быть расходы в командировке, на разовую закупку товаров наличными подотчетным лицом, а также на услуги иностранных компаний, которые ограничиваются выставлением счета (инвойса), но не предоставляют акт приемки работ. Наши эксперты подсказывают, как в этих случаях избежать налоговых рисков.

Д.Л. Тарасов, Банк "Возрождение" (ОАО), юридический департамент, заместитель начальника договорно-правового отдела

Первичный документ является необходимым условием для учета расходов при расчете налога на прибыль. Если его нет, не соблюдается правило о документальном подтверждении расхода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В случае утери подтверждающих документов подотчетным лицом следует запросить дубликаты документов (для транспортных и гостиничных компаний выдача подобных документов не редкость). Расходы, документы по которым восстановить невозможно, налоговые органы, скорее всего, откажутся принимать в состав расходов.

Что же касается документов от нерезидентов других стран, которые не подтверждают оказание услуг актами, следует применить ст. 252 НК РФ, которая разрешает подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и документами, подтверждающими их косвенно.

Таким образом, если в договоре прописан не акт, а иной подтверждающий документ, следует запросить его у иностранного контрагента; если же такой документ у контрагента не предусмотрен, подтверждением может служить служебная записка руководителя уполномоченного подразделения банка о том, что услуги по оплаченному банком счету (инвойсу) получены в полном объеме и надлежащего качества. Практика показывает, что иногда иностранный контрагент соглашается подписать и составленный российской стороной акт.

Можно рекомендовать банкам оформить договорные отношения со службами такси, топливными заправками, предприятиями общепита, компаниями, организующими мероприятия, деловые приемы и праздники, и таким образом уменьшить долю расходов, оплачиваемых наличными средствами. Целесообразно по возможности распространить эту практику и на обособленные подразделения банка в регионах. Поскольку, даже если банк решит не признавать такой-то не подтвержденный документально расход для целей налогообложения и избежать таким образом претензий со стороны налоговых органов, в любом случае избавиться от надзора регулятора и акционеров банка за финансовыми результатами, выявляемыми в бухгалтерском учете, не удастся.

Е.В. Шестакова, ООО "Актуальный менеджмент", генеральный директор, к. ю. н.

Если неподтвержденные расходы были признаны для целей налогообложения, имеются значительные риски доначисления налогов. Об этом свидетельствует и судебная практика: Определение ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-16428/12 по делу N А60-57502/2011; Определение ВАС РФ от 17.12.2012 N ВАС-16059/12 по делу N А27-12425/2011; Определение ВАС РФ от 25.04.2012 N ВАС-4429/12 по делу N А51-4620/2011.

Вместе с тем сложность для налогоплательщика заключается в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.07.2011 N А13-415/2010. Суд встал на сторону налогоплательщика именно потому, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень первичных документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению.

Поэтому если налогоплательщик имеет первичные документы, оформленные в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то они служат подтверждением расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Названная статья Закона N 402-ФЗ содержит только обязательные требования к реквизитам первичных документов. Это: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность их оформления свершившегося события; подписи уполномоченных лиц.

Р.В. Пашков, ОАО БАНК "МБФИ", начальник юридического управления, член совета директоров, аттестованный налоговый консультант

Порядок исчисления налога на прибыль, как известно, установлен гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того чтобы иметь возможность учесть расходы для целей налогового учета, организация должна выполнить все требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме любые налогооблагаемые расходы налогоплательщика должны иметь в том числе документальное подтверждение.

Из положений ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Но самостоятельного определения первичного учетного документа налоговое законодательство не содержит. Поэтому на основании ст. 11 НК РФ налогоплательщик вправе использовать для целей налогообложения понятие первичного учетного документа, содержащееся в бухгалтерском законодательстве.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Вместе с тем обязательными для применения продолжают оставаться формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. Он утверждает такие формы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Согласно ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководитель экономического субъекта определяет также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Как установлено в ст. 7 Закона N 402-ФЗ, при разногласиях между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером в отношении ведения бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию. Таким образом, при отсутствии первичного документа расходы считаются неподтвержденными и списываются за счет чистой прибыли.

Для того чтобы расходы были признаны для целей налогообложения, они прямо должны быть указаны в НК РФ. При этом в ст. 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" НК РФ прямо указаны расходы, которые не признаются к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Расходы подотчетного лица, не подтвержденные оправдательными документами, признаются банком в налоговом учете только по распоряжению руководителя банка, но с отнесением на чистую прибыль.

М.В. Яковлев, ООО "Аудит-Стандарт", аудитор

Безусловно, в банке, как и в любой организации, случается закуп товаров без оформления документов, в том числе у населения (физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Это могут быть уникальные изделия, произведенные частными лицами (например, для подарков, акций); продукты питания, закупаемые для представительских целей; редкие, отсутствующие в магазинах детали для ремонта (для IT-подразделения, транспортного подразделения банка и др.); и т.д. И чем дальше в регионы, тем такие случаи чаще и разнообразнее в силу неразвитости инфраструктуры некоторых местностей, где банки тем не менее присутствуют.

Закон N 402-ФЗ позволяет организациям создавать и утверждать формы первичных документов самостоятельно, что не исключает возможности пользоваться и документами, содержащимися в альбомах унифицированных форм. При приобретении товаров у физических лиц (в т.ч. и на рынке) достаточным документальным подтверждением является закупочный акт по форме ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (несмотря на то что форма изначально составлялась для закупа продуктов питания, она традиционно используется при закупке любых товаров; некоторые строки в ней можно игнорировать), где указаны Ф.И.О. продавца, ИНН, перечень товарно-материальных ценностей, подписи лиц, участвующих в купле-продаже (при приобретении товаров на рынке акт также заверяется печатью рынка). Если банк хочет обезопасить себя от рисков скупки краденного, можно также запросить у продавца документы о приобретении им этого товара, хотя вряд ли они будут у всех таких контрагентов. Банк может создать свой собственный акт закупа, усовершенствовав типовой, утвердив эту форму в учетной политике банка.

Физическое лицо, у которого производится закуп, должно само исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 2 ст. 228 НК РФ). Банк не признается налоговым агентом по таким операциям, но по окончании года подает сведения в налоговые органы о выплате доходов физлицам. На данные выплаты не начисляются страховые взносы.

Если соблюдено требование об экономической целесообразности, то есть можно доказать, что купленные товары были использованы в деятельности банка, направленной на получение прибыли, их стоимость можно включить в состав расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Нормируемые расходы, разумеется, должны включаться в пределах норм. Списание товаров на представительские расходы должно сопровождаться соответствующим приказом и сметой. Если у физического лица был закуплен актив, подпадающий под определение основных средств, он включается в состав основных средств и подлежит списанию в расходы через амортизацию. При этом есть возможность уменьшить срок его полезного использования на период фактической эксплуатации, но только в том случае, если такой срок можно документально подтвердить.

Приведу пример из практики. Сотрудник банка был направлен на лекцию прибывшего в Россию иностранного специалиста высокого уровня. После лекции сотрудник приобрел у иностранного специалиста за свой счет отсутствующую в продаже в России литературу без документов. Бухгалтерия банка не стала оформлять данную операцию как авансовый отчет, чтобы не создавать налоговых рисков, вместо этого был составлен акт закупа данной литературы у физического лица - сотрудника банка, и таким образом ему были возмещены затраты. А поскольку данная литература была посвящена передовым банковским технологиям, банк включил ее в свой библиотечный фонд, а стоимость единовременно списал в налоговом учете в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 256 НК РФ, Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-05-04-01/21). К сожалению, нельзя точно сказать, создало ли это налоговые риски, поскольку налоговики при проверке не обратили внимания на данную операцию и не высказали возражений против такой схемы. Аудиторская же проверка сочла данный акт закупа у физического лица принадлежащих ему на праве собственности товаров (специализированной литературы) по форме ОП-5 надлежащим документом для оформления факта приобретения книг для нужд библиотечного фонда банка. Надо заметить, что в данном случае можно было пойти и по традиционному пути, оформив с сотрудником договор купли-продажи имущества.

Опыт аудита, проведенного нашей компанией, показывает, что число случаев закупа банками товаров без подтверждающих документов с каждым годом снижается, что, как мы полагаем, связано с повсеместной легализацией деятельности малого бизнеса, а также с расширением рынка товаров и услуг.

В.В. Ларин, BDO в России, эксперт

Трудности в признании расходов могут возникать в случае заключения между банком и контролирующим его юридическим лицом договора об оказании управленческих услуг. В российском налоговом законодательстве не содержится конкретных требований в отношении документов, подтверждающих оказание управленческих услуг. В некоторых случаях это является причиной споров между налоговыми органами и налогоплательщиками. Исходя из практики целесообразно оформлять следующие документы: договор об оказании услуг (договоры, составленные на двух языках, либо договоры, переведенные на русский язык, если услуги оказывает иностранный поставщик); акт приемки услуг, содержащий ссылки на договоры и описание этих результатов оказанных услуг; счета, содержащие ссылки на договоры и акты приемки услуг; дополнительные документы, раскрывающие характер и конкретное содержание оказанных услуг (отчеты, меморандумы, протоколы собраний, программы и материалы тренингов, факсы, электронная переписка и т.п.), которыми можно обосновать произведенные расходы. Такие документы не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговыми органами для подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций.

Российские компании часто используют внутригрупповые договоры об оказании услуг в качестве механизмов перераспределения прибыли. Как следствие, налоговые органы обращают особое внимание на подобные сделки. При недостаточной экономической обоснованности подобных договоров и цели, отличной от перераспределения прибыли, расходы по ним могут быть оспорены налоговыми органами.

Итак, по общему правилу расходы принимаются к вычету только в тех случаях, когда они могут быть подтверждены документально. Однако в отношении индивидуальных предпринимателей ст. 221 НК РФ предусмотрено исключение из этого правила. Им разрешено учесть в составе профессионального вычета и неподтвержденные расходы. Но в размере 20% общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности. Это следует из абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 20-14/2/028404).

Например, индивидуальный предприниматель П.С. Арутюнов в течение года получил доход от предпринимательской деятельности в размере 450 000 руб. Расходы, связанные с осуществлением этой деятельности, составили 185 000 руб. Документы, подтверждающие произведенные расходы, у П.С. Арутюнова отсутствуют. Вместе с тем П.С. Арутюнов вправе уменьшить свои доходы на 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%).

Обратите внимание!

Профессиональный налоговый вычет в размере 20% доходов не вправе применить лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы, адвокаты (Письма Минфина России от 27.04.2007 N 03-04-05-01/129, от 06.06.2007 N 03-04-05-01/179, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 20-14/4/034950@). Это означает, что указанные лица в принципе не смогут учесть расходы, которые не подтверждены документально.

Примечание

Подробнее о том, какие документы подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы, вы можете узнать в разд. 3.4.1.3.1 "Какие документы подтверждают расходы".

Для получения 20%-ного вычета предприниматель не обязан объяснять причину отсутствия у него подтверждающих документов или каким-то образом доказывать, что расходы все же были произведены. Такие выводы содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.2005 N 15761/04. Аналогичного мнения придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2008 N А44-7/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.12.2007 N А78-43/07-С2-20/1-Ф02-9008/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2007 N Ф04-1228/2007(32168-А75-34)).

Правоприменительную практику по вопросу необходимости подтверждения расходов с целью заявления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Важно учитывать, что расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива в размере 20% (ст. 221 НК РФ). Это означает, что в случае применения вычета по 20%-ному нормативу учесть еще какие-либо расходы, подтвержденные документами, не получится.

Заметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 пришел к следующему выводу: вычет в размере 20% суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. При этом суд указал, что вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее 20% общей суммы дохода. Аналогичный вывод следует из Определения ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09.

В то же время до принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика складывалась иначе. Так, судьи отмечали, что вычет по нормативу 20% применяется, только если у предпринимателя полностью отсутствуют документы, подтверждающие расходы. Если же расходы подтверждены частично, вычет в размере 20% применить нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.10.2009 N А78-1356/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.02.2010 N ВАС-844/10), от 09.09.2009 N А33-17615/08, ФАС Уральского округа от 01.09.2009 N Ф09-6434/09-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09)).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода, если документально подтверждена лишь часть произведенных расходов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Например, дополним условия предыдущего примера и предположим, что предприниматель П.С. Арутюнов может документально подтвердить только часть своих расходов в размере 85 000 руб. По иным расходам в размере 100 000 руб. документов нет.

В такой ситуации П.С. Арутюнов не вправе учесть одновременно документально подтвержденные расходы в размере 85 000 руб. и расходы, рассчитанные по нормативу в размере 20% доходов (450 000 руб. x 20%). Однако П.С. Арутюнову целесообразно заявить вычет по нормативу, поскольку сумма документально подтвержденных расходов меньше 20% суммы доходов (85 000 руб. < 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%)).

В заключение отметим, что ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 30.06.2009 N А33-17499/08 указал следующее. Налогоплательщик не имеет права на вычет в размере 20%, если представленные им документы, подтверждающие расходы, содержали недостоверные сведения и не были учтены налоговым органом.

С отрудник был направлен в командировку по России на один день и получил 700руб. на расходы, подтверждающие документы не предоставил, как правильно оформить такие расходы и обосновать? Уточнение вопроса 365356 средства выдавались под отчет на командировочные расходы, из отчетных документов- командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны, цель

При отсутствии документов, подтверждающих расходование средств командированного сотрудника – за счет текущей прибыли.
Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Если документов, подтверждающих необходимость проведения затрат в командировке у командированного лица нет, учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Основание – письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:*

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 , п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.*

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.* Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором ) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005 .

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами , что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ ).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Ситуация, когда пропадают должники в деятельности компании довольно распространенная. Исчезнуть могут как покупатели, которые не заплатили за уже отгруженный товар, так и поставщики, которые получили аванс, но отработать его не смогли. В статье подробно разберем как происходит списание задолженности, если подтверждающих эту задолженность документов нет.

Списание задолженности

Предположим, что организация без предварительной оплаты отгрузила товар контрагенту, который он не оплатил и исчез. Такую «выручку» исключить из доходов не получится, но списать «дебиторку» в расходы можно, но только в том случае, если она будет признана безнадежной (Читайте также статью ⇒ ). Основания для признания долга безнадежным можно выделить следующие:

• Ликвидация контрагента-должника;
• Решение суда;
• Истечение срока исковой давности;

Ликвидация должника

Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.

Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.

Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.

Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).

Решение суда

Если судебные органы приняли решение, что взыскать деньги с контрагента не получится, то долг признается безнадежным.

Истечение срока исковой давности

Важно! Срок исковой давности для списания безнадежной дебиторской задолженности равен трем годам.

Здесь важно определить срок, с которого нужно отчитывать три года. Если подписан договор, в котором указан порядок оплаты, но начать отсчет можно с той даты, когда контрагент должен был произвести оплату. Если оформленного договора нет, либо конкретные сроки оплаты в нем не предусмотрены, то отсчет можно начать с того дня, в который было направлено требование об оплате.

Срок исковой давности может и превышать 3 года. Например, если он прерывается, когда организация обратилась в суд или добилась подписания акта-сверки с должником. С этого момента срок отчета начинается заново – при подписании акта, либо замораживается до решения суда – при обращении в суд.

С точки зрения налогового законодательства, были ли попытки компании взыскать долг с контрагента до момента его списания не имеет значения. Для того чтобы списать долг достаточным будет только истечение срока давности.

Порядок списания задолженности

Прежде чем списать долг, потребуется внутри организации подготовить некоторые документы. К таким документам относят:

• Акт инвентаризации. Нужен такой документ для того, чтобы подтвердить, что организация выявила задолженность. Форма, по которой составляется акт может быть унифицированная, либо разработанная самостоятельно;
• Бухсправка. Оформляется она произвольного вида, главное, чтобы в ней содержалась информация об имеющейся дебиторской задолженности. Также в справке следует указать причины, по которым в организации нет первичных документов. Причину списания нужно указать так: «в связи с истечением срока исковой давности».;
• Приказ руководителя о списании. Он оформляется на основании акта о проведенной инвентаризации и бухсправки.

Списание задолженности для целей налогообложения

Для того, чтобы признать расходы для целей налогообложения – они должны иметь обоснование и документальное подтверждение. Если имеет место списание дебиторской задолженности в связи с окончанием срока исковой давности, организация должна иметь подтверждающие документы, которые отражают образование списываемого долга.

В качестве таких документов могут быть приняты любые первичные документы по совершению хозоперации, которая привела к образованию долга. К ним относятся накладные, акты и платежные документы. Такие документы, как акт инвентаризации, бухсправка или договор без «первички» не являются подтверждающими документами.

Для списания задолженности, кроме «первички», организации нужно будет составить акт инвентаризации, обоснование списания «дебиторки» в письменном виде и приказ руководителя.

Важно! Списать «дебиторку» в налоговые расходы без подтверждающих первичных документов нельзя.

Если рассматриваться судебные постановления, то можно сделать вывод, что списывать в налоговые расходы дебиторскую задолженность даже с истекшим сроком исковой давности организации не вправе, если отсутствуют первичные документы (накладная, акт приема-передачи, договор или счет-фактура).

Акт-сверки в этом случае также не поможет, так как первичным документом он не является. Однако, если организации удается подписать акт сверки, то этот факт будет являться признанием долга контрагентом. Срок исковой давности при этом прервется. С даты подписания акта срок исковой давности начнет отсчет вновь.

Другими словами, первичным документом, который позволит списать «дебиторку» в расходы акт-сверки не будет является, но для точного определения срока исковой давности он подойдет.

Бухгалтерский учет списания задолженности

Те суммы «кредиторки», по которым истек срок исковой давности или при ликвидации должниа можно признать как прочие доходы. Ее включают в доход организации в той сумме, в которой задолженность отразили в бухучете. Проводки при этом будут такими:

Д 60 (62) К 91 – долг списан в прочие доходы

Теперь рассмотрим списание «дебиторки». Предположим, что компания оплатила за товар, который контрагент так и не поставил. После некоторого времени организация узнает, что контрагент-должник ликвидировался. В этом случае долг его можно списать. Проводка при этом будет следующей.

Главная » Трудовое » Командировка без документов. Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы