Отчет о проведении корпоративного мероприятия образец. Новогодние расходы

Если вы хотите, чтобы и на вашей улице был праздник,
поселитесь на той улице, где уже есть праздник.
Ефим Шпигель

Поводов для веселых корпоративов немало: Новый год, 8 Марта, окончание большого проекта, день рождения фирмы и т.п. И если для большинства работников это лишь приятное времяпрепровождение, для другой части сотрудников это работа по организации праздника и хлопоты, связанные с отражением в учете расходов на него. Поэтому, чтобы помочь последним, рассмотрим, какие документы понадобятся при проведении на предприятии корпоратива и приведем образцы их оформления

НКУ против отражения расходов на корпоратив среди налоговых расходов и права на налоговый кредит по НДС по товарам и услугам, использованным при организации или проведении праздника (пп. 139.1.1, п. 198.3 НКУ). Однако это останавливает не всех бухгалтеров. Мы также придерживаемся такой позиции: если постараться и добавить немного праздничной магии, можно попытаться доказать, что расходам на корпоратив место среди налоговых. На выбор можем предложить следующие расходы:

• расходы на сбыт. А именно как расходы на рекламу и исследование рынка (маркетинг), на предпродажную подготовку товаров (пп. «г» пп. 138.10.3, п. 140.1.5 НКУ);
• расходы на обслуживание и управление предприятием. Поскольку к таким относятся, в частности, общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы, расходы на проведение годовых и прочих собраний органов управления, представительские расходы (пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ).

При таких обстоятельствах и право на налоговый кредит по НДС сохраняется (пп. «а» п. 198.1 НКУ).

Таким образом, возможны четыре варианта:

Вариант 1. Корпоратив как праздник (развлечение) - в налоговом учете не отражается.

Вариант 3. Корпоратив как собрание коллектива - как админрасходы.

Вариант 4. Корпоратив как встреча с иностранными или отечественными делегациями - как
админрасходы.

И если первый вариант требует только формального оформления, для остальных трех необходимо тщательное документальное обоснование. Какое именно - рассмотрим далее.

Заметьте!

В случае если вы все же хотите отвоевать возможность показать расходы на корпоратив среди налоговых и отстоять налоговый кредит, тогда в документах ни в коем случае не стоит употреблять таких формулировок, как «праздник», «корпоратив», «корпоративное мероприятие» и т.п. Следует использовать сугубо деловые формулировки, которые не дадут оснований проверяющим считать понесенные расходы не связанными с хозяйственной деятельностью.

Пока что ни в НКУ, ни в прочих нормативных актах не найти четкого перечня документов, которые следует составлять при проведении рекламных мероприятий, годовых собраний или встреч с делегациями, чтобы потом беспрепятственно отразить расходы на их проведение среди налоговых. Поэтому мы рассмотрим документы, которые чаще всего составляют на практике, для того чтобы оставить данные расходы в налоговых и правильно показать их в бухучете.

Корпоратив как праздник

Расходам на такие мероприятия не попасть в налоговые, поскольку они не связаны с хоздеятельностью предприятия , в частности, не направлены на получение дохода (пп. 14.1.36НКУ). Поэтому документальное оформление такого корпоратива нужно только для целей отражения в бухгалтерском учете. Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксиру­ющие факты их осуществления (ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV). Поэтому здесь можно ограничиться следующими документами.

1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении корпоратива . В нем следует указать цель, повод для праздника и ответственных за его организацию.

Например, в данном случае могут быть указаны следующие цели корпоративного праздника:

• формирование корпоративной культуры предприятия, раскрытие ее ценностей;
• поддержание корпоративного духа компании;
• проявление заботы руководства о коллективе;
• командообразование;
• награждение лучших работников и мотивация для остального персонала;
• обучение в игровой форме или дополнение к обучению и к командообразующим тренинговым программам;
• отдых, развлечение.

В приказе также можно сформировать следующие задачи корпоративного мероприятия:

• снять нервное напряжение после работы над сложным проектом;
• познакомиться с новыми работниками, партнерами и т.п.;
• поднять творческий потенциал работников;
• довести до сведения работников правила, нормы, ценности корпоративной культуры;
• наградить лучших работников;
• мотивировать работников к дальнейшей работе;
• расширить дружеские и деловые связи между работниками.

2 . План (программа) проведения праздника . В нем указывают, какие мероприятия будут проведены, кто ответственный.

3. Первичные документы , подтверждающие понесенные расходы. Например, акты предоставленных услуг (в частности, в случае аренды помещения для проведения праздника), товарные чеки на приобретение подарков для работников. Если деньги выдавали под отчет, понадобится и авансовый отчет, и первичка, которые подтвердят понесенные расходы и т.п.

В данном случае перечень документов значительно увеличится. Объясним, почему так. Предприятие вправе показывать расходы среди налоговых, если может доказать, что они связаны с хоздеятельностью, а также надлежащим образом оформлены первичные документы (пп. 14.1.27, п. 138.2, пп.пп. 139.1.1 и 139.1.9 НКУ). Учитывая то, что НКУ напрямую запрещает расходы на праздники относить к налоговым, и то, что расходы на рекламу относятся к расходам двойного назначения (пп. 140.1.5 НКУ), здесь следует особо тщательно:

• документально подтверждать связь расходов с хоздеятельностью. Мероприятие должно носить рекламный характер, то есть быть обязательно связанным с реализацией товаров (работ, услуг) предприятия. Для этого на него должны быть приглашены покупатели, потенциальные покупатели, представители фирм, с которыми сотрудничает предприятие и т.д. Не лишним будет предусмотреть для такого мероприятия раздачу рекламной продукции, листовок, брошюр и т.д., или указать, что реклама осуществляется путем устных объявлений и демонстраций во время мероприятия;
• позаботиться обо всех необходимых первичных документах, подтверждающих понесенные расходы.

Итак, попробуем совместить корпоративные и рекламные мероприятия документально.

Какие документы будут необходимы?

1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении рекламной акции (которая будет включать корпоратив). В нем следует указать цель мероприятия, дату и место его проведения, круг лиц, ответственных за организацию и выполнение подготовительных работ, сроки.

2. План (программа) проведения рекламного мероприятия. Данный документ является календарным планом мероприятий, направленных на подготовку рекламной акции. В нем указывают все рекламные приемы, которые будут использоваться при проведении рекламной акции (в случае организации корпоратива обязательно следует указать встречу с покупателями, потенциальными покупателями и деловыми партнерами), а также виды и количество продукции, которая будет использована во время этого.

3. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на рекламное мероприятие. В частности, ассортимент и количество собственной продукции, товаров, рекламных материалов и прочих материальных ценностей, которые предполагается использовать (раздать) во время проведения рекламного мероприятия, расходы на приобретение услуг или продукции у сторонних субъектов хозяйствования, необходимых для проведения рекламной акции.

4. Перечень приглашенных лиц на рекламную акцию, отправленные приглашения и ответы на них. Перечень приглашенных лиц - не совсем обычный документ для рекламной акции, но, учитывая желание показать расходы на корпоратив среди налоговых, он будет очень кстати. Такой перечень будет служить подтверждением того, что на праздничный вечер приглашены не только сотрудники, но и покупатели, потенциальные покупатели и деловые партнеры. Поэтому в данный перечень следует включить представителей организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения мероприятия заключены договоры (тех компаний, по адресу которых были выписаны до­кументы по реализации после вечеринки), представителей предприятий-партнеров для повышения имиджа фирмы (это также цели рекламы).

5. Первичные документы , подтверждающие понесение расходов на рекламную акцию. Например, акты предоставленных услуг (в частности, в случае аренды помещения для проведения встречи), товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п. Если расходы были понесены в наличной форме подотчетными лицами, понадобятся и авансовые отчеты об использовании денежных средств, выданных под отчет. К отчету прилагаются соответствующие чеки, квитанции, прочие расчетные документы, подтверждающие расходы.

6. Отчет о фактических расходах на проведение рекламной акции. После проведения рекламной акции (корпоратива) лицо, ответственное за ее организацию и проведение, должно составить отчет о фактических расходах на проведение такого мероприятия. В последнем, в частности, сравнивают запланированные и понесенные по факту расходы. Такой отчет должен утвердить руководитель предприятия, после чего его передают в бухгалтерию.

Корпоратив как собрание коллектива, конференция

В данном случае также не обойтись двумя-тремя документами, их понадобится несколько больше. Связано это с тем, что следует доказать связь мероприятия с хоздеятельностью.

На заметку!

Если вы приняли решение доказывать, что расходам на корпоратив место среди налоговых на основании пп. «а» пп. 138.10.2 НКУ (то есть это расходы на собрание или конференцию), следует немного притормозить. Действительно, на основании указанной нормы расходы на корпоратив можно отнести к налоговым, но если речь идет о незначительных суммах. Конечно, в каждой компании «свой ​​предел средних расходов», но мы хотели сказать о том, что если небольшая компания потратит на годовое собрание (новогодний корпоратив), например, 50 тыс. грн, а до этого все админрасходы за год составляли около 20 тыс. грн, безусловно, это вызовет немало вопросов у проверяющих.

Какие же документы понадобятся тем, кто выбирает этот путь защиты налоговых расходов?

1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении годового собрания. Конечно, без цели приказа, ответственных за организацию мероприятия, даты и места его проведения не обойтись.

Здесь могут быть, например, такие цели как подведение итогов работы компании за год или презентация новых стратегий и решений в развитии компании и т.д.

Исходя из целей, задачами в приказе могут быть:

• в неформальной обстановке продуцировать новые идеи и выработать дальнейшую стратегию действий;
• поднять творческий потенциал сотрудников;
• достичь лучшего понимания персоналом концепции фирмы и ее истории, масштабов, целей и перспектив;
• подвести итоги за определенный период.

2. Программа проведения годового собрания.

3. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на проведение годового собрания.

4. Первичные документы , подтверждающие понесение расходов на годовое собрание. Они в каждом случае индивидуальны. Например, акты предоставленных услуг, авансовые отчеты, товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п.

5. Протокол собрания . Для того чтобы никто не мог усомниться в том, что было проведено именно годовое собрание, следует утвердить протокол годового собрания.

6. Отчет о фактических расходах на проведение годового собрания. После проведения годового собрания (корпоратива) лицо, ответственное за его организацию, должно отчитаться о фактически понесенных расходах.

Корпоратив как встреча с делегациями (представительские расходы)

В случае маскировки корпоратива под встречу с делегацией следует оформить документы, которые необходимо предоставить миндоходовцам для подтверждения представительских расходов.

1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении официального приема с представителями делегации . Также обязательно отмечают цель приказа, ответственных за прием и сопровождение представителей делегации.

Здесь можно указать такие цели, как:

• общение, налаживание отношений;
• создание имиджа (как правило, перед внешними заказчиками, партнерами);
• заключение договоров.

Исходя из целей, задачами в приказе могут быть следующие:

• расширить деловые связи между предприятиями;
• укрепить связи между организацией и партнерами или клиентами;
• продемонстрировать устойчивое финансовое положение фирмы.

2. Программа приема делегации. Данный документ должен содержать подробный перечень запланированных мероприятий с указанием даты и места их проведения.

3. Приглашение представителей делегаций и их ответы. На наличии данных документов настаивают проверяющие органы, для того чтобы было подтверждение, что предприятие действительно пригласило представителей других компаний для переговоров, заключения договоров и т.д., а те дали согласие встретиться с представителями.

4. Смета расходов. В ней указывается сумма будущих (плановых) расходов на проведение приема представителей компаний.

5. Первичные документы , подтверждающие понесение расходов на проведение встречи с делегацией. Они в каждом случае индивидуальны. Например, акты предоставленных услуг, авансовые отчеты, товарные чеки на приобретение материальных ценностей, налоговые накладные и т.п. Контролеры, в частности, называют акты выполненных работ, накладные на отпуск продукции, товаров со склада и прочие надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие связь таких расходов с хоздеятельностью предприятия, в частности, расходы на транспортное обеспечение, обеспечение переводчиком, если таковой не находится в штате, и т.п. (письмо Миндоходов Украины от 25.10.2013 г. ). Аналогичная позиция контролеров была высказана в консультации в Базе знаний (подкатегория 102.07.20).

6. Отчет о фактических расходах на проведение официального приема . После проведения встречи с делегацией лицо, ответственное за ее организацию, также должно отчитаться о фактически понесенных расходах.

7. Договоры на куплю-продажу продукции, протокол о намерении заключения договоров и т.п. Если после мероприятия предприятие будет иметь такие документы, тогда у проверяющих уменьшатся сомнения касательно того, было ли мероприятие связано с хоздеятельностью предприятия.

8. Положение о представительских расходах. На некоторых предприятиях утверждают такое положение с целью определить, какие расходы может понести предприятие во время официальной встречи. Но при этом расходы, указанные в таком положении, не обязательно попадут в налоговые. Специалисты Миндоходов отмечают, что НКУ не дает права плательщику налога на прибыль самостоятельно определять перечень расходов, попадающих в налоговые, в частности, в Положении о представительских расходах (письмо Миндоходов Украины от 25.10.2013 г. ).

Подытожим!

Ну вот мы и рассмотрели все наиболее распространенные варианты документального оформления корпоратива. С помощью наших рекомендаций можно будет смело отнести расходы на праздник к налоговым и воспользоваться правом на налоговый кредит. И даже если НКУ прямо не разрешает относить расходы на праздники к налоговым, это все же можно сделать. Однако нужно быть очень осторожными, чтобы проверяющие не имели возможности доказать обратное.

• во-первых , не перегнуть палку с суммой таких расходов (ведь чем больше сумма - тем больше вопросов у проверяющих);
• во-вторых , все должным образом задокументировать и показать связь с хоздеятельностью. Ведь тогда проверяющие не смогут выдвигать свои претензии относительно документального необоснования расходов, да и суды будут на вашей стороне. Например, Киевский апелляционный административный суд в постановлении от 13.08.2013 г. по делу не защитил налоговые расходы предприятия, которое отправило на итоговое собрание в Турцию своих работников, из-за того, что оно не предоставило: обоснований проведения производственного совещания в Турции; документального подтверждения связи поездки с хоздеятельностью предприятия; первичные документы, в которых утверждено техническое задание, определена цель поездки и т.д.

_____________________________________________________ (наименование организации) ПРИКАЗ N _______ г. ______________________ «__»________ ___ г. О проведении ___________________________ (указать мероприятие) В целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества с ___________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести «__»________ ___ г. (вариант: в период с ____________ по ____________) официальный прием и переговоры с представителями ________ ______________________________________________________. 2. Утвердить Программу проведения ___________________ (Приложение N 1). (указать мероприятие) 3. Утвердить смету представительских расходов на проведение ___________ (указать ____________ в размере _______ (_________) рублей (Приложение N 2). мероприятие) 4. Главному бухгалтеру ____________________________ выделить денежные средства в размере, установленном сметой представительских расходов (Приложение N 2), и в срок ____________________________ представить отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям с подтверждением их соответствующими первичными документами. 5. Утвердить список работников организации для участия в _____________: — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________.

(указать должность и Ф.И.О. работника) 6. Руководителю транспортного отдела _______________________ обеспечить транспортное обслуживание представителей _________________________ во время проведения мероприятия. 7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой (вариант: возложить на ______________________________). (указать должность и Ф.И.О.) Приложения: — N 1 — Программа проведения ______________________________; (указать мероприятие) — N 2 — Смета расходов на проведение ____________________________. (указать мероприятие) Руководитель _________________ _________________ ________________ (подпись) (Ф.И.О.) С приказом ознакомлены: «__»________ ___ г. ____________ ____________ (подпись) (Ф.И.О.)

Источник — ЗАО "Юринформ В"

Одна голова хорошо, а несколько голов - стадо.

Для списания затрат на новогодний корпоратив бухгалтерия может потребовать от дирекции издать соответствующий приказ.

О чем в нем нужно написать?

Приказ о проведении корпоратива, как и любой другой приказ директора, составляется на соответствующем бланке.

• название организации;
• номер и дату приказа;
• тему приказа;
• цель издания приказа;
• суть приказа по пунктам;
• должность и ФИО ответственного лица.

Если в приказе указаны исполнители, то каждого из них следует ознакомить с ним под подпись.

Образец приказа о проведении новогоднего корпоратива

ООО «КодоТур»

О проведении
корпоративного празднования
Нового года

В связи с празднованием Нового года, а также в целях развития корпоративной культуры и укрепления отношений с партнерами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести корпоративное празднование Нового года 27 декабря 20__ года.
2. Старшему менеджеру А. С. Иванченко предоставить на утверждение план мероприятия в срок до 10 ноября 20__ года.
3. Начальнику отдела кадров Е. Г. Сапронову предоставить на утверждение список сотрудников на поощрение в срок до 15 ноября 20__ года.
4. Коммерческому директору Н. Г. Голикову предоставить на утверждение список приглашенных партнеров в срок до 15 ноября 20__ года.
5. Старшему бухгалтеру В.

6. Ответственным за подготовку и проведение мероприятия назначить старшего менеджера А. С. Иванченко.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ……………………………………. А. С. Федченко

Даты в примере приказа указаны условные. На самом деле начинать подготовку к новогодним праздникам лучше начинать заранее.

Приказ о проведении новогоднего корпоратива

Новогодний корпоратив

Читайте также:

Приказ о проведении мероприятия

Наименование организации ПРИКАЗ ________________ N _______________ __________________________________ Место издания О проведении _____________________ (указать мероприятие) В целях ______________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Провести «__»________ ___ г. (вариант: в период с ____________ по ____________) __________________________________________________________ (указать мероприятие) ______________________________________________________. 2. Утвердить Программу проведения ___________________ (Приложение N 1). (указать мероприятие) 3. Утвердить смету представительских расходов на проведение ___________ (указать ____________ в размере _______ (_________) рублей (Приложение N 2).

мероприятие) 4. Главному бухгалтеру ____________________________ выделить денежные средства в размере, установленном сметой представительских расходов (Приложение N 2), и в срок ____________________________ представить отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию с подтверждением их соответствующими первичными документами. 5. Утвердить список работников организации для участия в _____________: — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О.

работника) — ____________________________________________________________________. (указать должность и Ф.И.О. работника) 6. Руководителю _____________ отдела _______________________ обеспечить __________________________________________________________________ во время проведения мероприятия.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на __________________________________________________________________________. (указать должность и Ф.И.О.) Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Визы С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи Дата Приложения: — N 1 — Программа проведения ______________________________; (указать мероприятие) — N 2 — Смета расходов на проведение ____________________________. (указать мероприятие)

Источник страницы с документом: http://belforma.net/бланки/Приказ/Приказ_о_проведении_мероприятия

УСН | ДОХОДЫ-РАСХОДЫ

практикующий юрист

Новогодние расходы

В преддверии новогодних праздников у многих компаний возникают вопросы, как поощрить работников, как порадовать их детей сладостями, билетами на новогодние елки, какие преподнести подарки клиентам и партнерам. И главное, как включить все это в расходы.

Практика показывает, что практически во всех случаях стоимость подарков к Новому году не включается в расходы по УСН. Что касается НДФЛ, то его нужно удерживать, только если стоимость подарка сотруднику превысила 4000 рублей. Но даже эти налоговые нюансы не повлияют на праздничное настроение! А теперь обо всем по порядку.

Новогодний корпоратив

Как утверждают маркетологи, корпоративы и успех их проведения всегда влияют на работоспособность вашего персонала и поддержание командного духа. Проще говоря, для успешного ведения бизнеса необходимо периодически радовать своих сотрудников совместными праздничными мероприятиями.

В первую очередь необходимо отметить, что основанием для отражения расходов на корпоратив в бухгалтерском учете предприятия служат первичные документы. Если организация решила провести корпоратив, то первым делом она должна издать приказ по организации, в котором необходимо указать наименование мероприятия, обоснование, дату и место проведения, ответственное за его проведение лицо. Утверждаются список сотрудников, принимающих участие в корпоративе, программа мероприятия и смета расходов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Решение об оплате расходов на корпоративные и развлекательные мероприятия для сотрудников принимает руководитель организации, если у него есть соответствующие полномочия. Решение о выделении денег отражается в приказе руководителя.

Приказ № 75
о проведении корпоративного праздничного банкета
в честь празднования Нового 2015 года.

г. Иркутск

Приказываю:

1. Организовать праздничный банкет для сотрудников общества в честь празднования Нового 2015 года.

2. Сроки и место проведения праздничного банкета: 27 декабря 2014 года, ресторан «Старый замок», расположенный по адресу: ул. Ангарская, д. 13.

3. Назначить секретаря И. Г. Борисову ответственной за подготовку банкета.

4. И. Г. Борисовой разработать и представить на утверждение в срок до 01 декабря 2014 года сценарий праздника, список участников банкета.

5. Главному бухгалтеру И. В. Сергеевой спланировать сумму максимальных расходов на проведение мероприятия, подготовить смету расходов.

6. И. В. Карпову назначить ответственной за составление финансового отчета о произведенных затратах на банкет.

7. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Налоговый учет при УСН. Расходы на проведение праздника не будут экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ), поскольку они не связаны с производственной деятельностью предприятия. Расходы на организацию праздников для работников в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не содержатся. Поэтому для целей налогового учета расходы на проведение новогоднего банкета учесть нельзя.

НДФЛ. Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ определено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Таким образом, посещение новогоднего банкета является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но НДФЛ является персонифицированным налогом, и для его исчисления надо определить размер дохода конкретного работника. Поэтому если праздничные расходы в первичных документах распределены по каждому из работников и можно определить сумму дохода, полученного каждым из них, работодатель обязан удержать НДФЛ. Если персонификации нет, то и дохода, облагаемого НДФЛ, у работников не возникает. А определение базы по НДФЛ расчетным путем налоговым законодательством не предусмотрено.

Страховые взносы. Оплата стоимости корпоратива в ст. 9 Закона № 212-ФЗ не поименована. Однако при проведении корпоративных праздничных мероприятий между физлицами и организацией не возникает отношений, перечисленных в ч. 1 ст. 7 Закона № № 212-ФЗ , так как обязанность их проведения обычно не закрепляется ни трудовыми, ни коллективным договорами. Кроме того, как и в случае с НДФЛ, невозможно персонифицировать выплату. Поэтому стоимость праздничных мероприятий не должна включаться в базу для обложения страховыми взносами.

Бухгалтерский учет. Согласно п. 11 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы на проведение новогоднего корпоратива относятся к прочим расходам. Соответственно, будут сделаны следующие проводки:

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Руководитель назначает ответственного за проведение праздника и утверждает смету расходов. После завершения мероприятия составляют акт, на основании которого списываются затраты. К акту прикладываются накладные и другие документы, подтверждающие сумму фактически произведенных расходов.

Подарки сотрудникам и их детям

Прежде чем вручить подарки, их необходимо закупить. Для этого руководителю необходимо составить соответствующий приказ. Вручение подарков лучше всего оформить ведомостью и договором дарения.

Общество с ограниченной ответственностью «ФОРТУНА»

Приказ № 78/орг
о приобретении новогодних подарков сотрудникам.

г. Иркутск

В связи с наступающим Новым 2015 годом приказываю:

1. Вручить новогодние подарки сотрудникам согласно прилагаемому списку и детские новогодние подарки сотрудникам, имеющим детей в возрасте до 14 лет.

2. Главному бухгалтеру И. В. Тарелкиной выделить денежные средства на приобретение подарков из расчета 5000 руб. на одного сотрудника и 1500 руб. на одного ребенка.

3. Секретарю И. Г. Борисовой приобрести подарки и составить ведомость на их получение.

4. Выдачу подарков работникам произвести начальнику по персоналу М. А. Евтушенко на основании ведомости не позднее 27 декабря 2014 г.

Генеральный директор А. В. Сидоренко С И Д О Р Е Н К О

С приказом ознакомлены:

И. В. Сергеева С Е Р Г Е Е В А

И. Г. Борисова Б О Р И С О В А

М. А. Евтушенко Е В Т У Ш Е Н К О

Ведомость выдачи новогодних подарков сотрудникам ООО «ФОРТУНА».

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Ведомость выдачи новогодних подарков детям сотрудников ООО «ФОРТУНА».

Генеральный директор С И Д О Р Е Н К О /А. В. Сидоренко/

Факт вручения подарков не подразумевает под собой получение доходов организацией. Значит, эти расходы для компании не являются экономически обоснованными (письма Минфина РФ от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653 и от 21.07.2010 № 03-03-06/1/474). В свою очередь, возникает вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов на стоимость подарков сотрудников и их детям.

Напомним, что НДФЛ не облагаются подарки, если их стоимость не превышает 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же подарок стоит дороже, у физического лица возникает доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ. Причем НДФЛ следует удержать с части стоимости подарка, превышающей 4000 руб. Может возникнуть ситуация, когда одновременно вручается подарок сотруднику и его ребенку и общая стоимость подарка превышает 4000 руб. В этом случае необходимо отдельно оформить договор дарения как на работника, так и на его ребенка, и тем самым «обойти» лимит в 4000 рублей. Но в «детском» договоре Ф.И.О. работника следует указать как законного представителя. Если же в договоре на дарение в обоих случаях будут указаны Ф.И.О. только работника, соответственно возникнет налогооблагаемый доход.

Пример.

ООО «Фортуна» к Новому году решило подарить своему работнику, бухгалтеру С. А. Фроловой, мультиварку стоимостью 3500 руб.

Каждая компания так или иначе отмечает Новый год, некоторые организуют выезды в другие города России или за границу. Новогодний корпоратив с выездом - это не только веселый праздник, инструмент командообразо- вания, но и ответственное мероприятие, организацию и проведение которого нужно правильно оформить. Конечно, хочется, чтобы из бумаг были только гирлянды, конфетти и серпантин. Однако неполное или неправильное документальное оформление торжества грозит стать причиной налоговых споров и недовольства сотрудников, которые могут финансово пострадать. Не уверены, что правильно организуете выездное корпоративное мероприятие? Мы поможем вам избежать проблем и справиться с этой нелегкой задачей!

Для бухгалтерского учета и управленческой отчетности в части начисления налогов и страховых взносов нужны соответствующие документы, подтверждающие выездное корпоративное мероприятие. Но на практике специалисты по управлению персоналом, кадровики и бухгалтеры сталкиваются с множеством проблем, так как законодательством не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих проведение корпоратива с выездом. Разделим эти документы на группы и рассмотрим каждую.

Документы для работодателя и сотрудников

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Информационное письмо не является обязательным документом при оформлении выездного праздничного мероприятия. Как правило, его составляют в тех компаниях, где утверждены специальные локальные документы, например Кодекс деловой этики

Сторителлинг, или Истории компании как

Приказ об организации новогоднего корпоратива с выездом. Это приказ по основной деятельности (пример 1) , и оформить его нужно заблаговременно, указав следующее:

• название праздника;
• дату и место проведения;
• ответственного за организацию и проведение;
• поручения ответственным лицам: заключить договоры со специализированным агентством по организации праздников, загородным отелем, пансионатом и т. д., проинформировать сотрудников компании о мероприятии, выбранной системе организации питания и т. п.;
• список сотрудников и приглашенных лиц, принимающих участие в корпо- ративе;
• программу мероприятия.

Информационное письмо. Этот документ обязательным не является, но многие компании создают его во избежание конфликта интересов и ради соблюдения принципов деловой этики при получении новогодних подарков и приглашений на праздник.

Такое письмо (пример 4) может быть составлено начальником кадровой службы и направлено только топ-менеджерам и линейным руководителям.

Оформление выезда на корпоратив в рабочие дни. Ситуация, когда праздновать Новый год собираются за городом и в будни, не редкость. А значит, следует позаботиться о документах, оформляющих выезд на корпоратив в рабочее время. Как это сделать правильно?

Полагаем, что в данном случае оптимальный выход - это дополнительные оплачиваемые выходные дни (пример 2) . Такие дополнительные дни отдыха предоставляются всем сотрудникам компании посредством издания приказа по форме, созданной работодателем. В приказе следует указать, что выходные дни оплачиваются в размере среднего заработка (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ; Информация Минфина России №ПЗ-10/2012, письмаРострудаот 19.12.2007№5202-6-0, от 14.02.2013№ПГ/1487-6-1) .

В табеле учета рабочего времени, оформляемом в соответствии с приложением к бухгалтерской учетной политике компании, дополнительный день отдыха может фиксироваться буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» (дополнительный оплачиваемый выходной день).

Учтите, что средний заработок, начисленный работникам за дополнительные выходные дни, приуроченные к нерабочим праздничным, работодатель не сможет учесть при исчислении налога на прибыль. Это связано с тем, что к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли может быть отнесена только сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством о труде (п. 6 ст. 255 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ) .

ВАЖНО!

Заранее ознакомить сотрудников под роспись с приказом о предоставлении дополнитель ных оплачиваемых выходных дней

Документы для бухучета и отчета об исполнении бюджета компании

Для целей бухгалтерского учета проведение выездного праздничного мероприятия должно быть оформлено первичными учетными документами. Таково требование п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Договор возмездного оказания услуг . Выездные корпоративы, как правило, организуют специализированные агентства - так называемые event-агентства, с которыми компании заключают договор на проведение праздничного мероприятия. Это договор возмездного оказания услуг, который регулируется положениями гл. 39 Гражданского кодекса РФ (далее - ТК РФ) .

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется их оплатить (ч. 1 ст. 779 ГК РФ) .

НЕ ЗАБЫТЬ!

Составляя договор на проведение корпоративного праздника,четко сформулировать, какие конкретно виды услуг оказываются исполнителем заказчику

Предметом договора могут быть, например, такие услуги, как:

• написание сценария новогоднего праздника,
• подбор и оформление места его проведения,
• создание шоу-программы и разработка музыкального сопровождения,
• кастинг ведущего и артистов,
• техническое оснащение праздника,
• обеспечение трансфера участников мероприятия,
• бронирование номерного фонда и другой инфраструктуры отеля,
• визовая, страховая, медицинская поддержка мероприятия,
• организация ресторанного обслуживания и т. д.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Выезд на новогоднее мероприятие в рабочие дни нельзя оформлять как командировку. Напомним, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ) . Поскольку участие в корпоративе не связано с производственной деятельностью работников и выполнением ими служебных поручений, то такие поездки не могут считаться командировками, а расходы, связанные с участием сотрудников организации в данных мероприятиях, не могут быть отнесены к командировочным (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039) .

Не рекомендуем также оформлять выезд на корпоратив как дополнительный оплачиваемый отпуск. Конечно, работодатель вправе самостоятельно устанавливать такие отпуска (ч. 2 ст. 116 ТК РФ) , но их предоставление должно носить регулярный, а не разовый характер.

ВАЖНО!

Акт приема-сдачи оказанных услуг. Этот документ составляется по результатам проведенного корпоратива.

Акт приема-сдачи услуг относится к внешним первичным учетным документам, а значит, каждый контрагент имеет собственное представление о том, как должен выглядеть такой документ. Поэтому заказчику и исполнителю имеет смысл договориться между собой и предусмотреть в тексте самого договора на проведение корпоративного мероприятия, как они будут оформлять сдачу-приемку оказанных услуг. Утверждением формы этого первичного учетного документа будут подписи руководителей организации- заказчика и организации-исполнителя на договоре и на самом акте (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012) .

Чем подробнее будет раскрыто содержание услуг в самом договоре и в акте (пример 3) , тем меньше будет претензий у проверяющих. В частности, в акте надо указать, какие услуги оказаны (характер услуг в деталях, расценки), по какому договору, за какой период, в какие сроки и на какую сумму.

Договора на проведение праздничного мероприятия и акта приема-сдачи оказанных услуг достаточно для учета расходов на проведение корпоратива с выездом в бухгалтерском учете.

Документы для налогообложения

Любые организуемые компанией праздники как у сотрудников, так и у налоговых инспекторов традиционно ассоциируются с отдыхом, развлечением и всеми вытекающими неблагоприятными налоговыми последствиями. Чтобы снизить налоговые риски компании, поговорим о каждом налоге в отдельности.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Вы можете услышать «полезный» совет и попытаться уменьшить налог на прибыль, оформив документы и списав затраты на проведение праздника под видом представительских расходов. Но мы не рекомендуем так рисковать.

При оценке понесенных затрат имейте в виду, что не являются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ) . Так, например, средства, выделенные на приглашение артистов, прогулки на теплоходе, фуршет, не учитываются в составе представительских расходов и не уменьшают налогооблагаемую базу (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1Д96) .

Чтобы учесть при налогообложении прибыли затраты на корпоративное мероприятие, недостаточно пригласить на него деловых партнеров компании - его целью должно быть установление и поддержание делового сотрудничества (п. 2 ст. 264 НК РФ, постановление ФАС Уральского округа от 19.01.2012 № Ф09-9140/1 1 по делу № А50-3964/2011) . Но если на новогоднем празднике соберутся практически все сотрудники компании (а именно так, как правило, в этом случае и происходит), налоговые инспекторы сочтут мероприятие развлекательным, а не деловым и исключат затраты на него из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Еще одна ошибка, которую часто допускают в отношении источника финансирования расходов на корпоратив, - это списание таких затрат за счет чистой прибыли (именно такой источник часто указывается в приказе об организации новогоднего праздника). Размер чистой прибыли указывается в строке 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» бухгалтерского баланса и в строке 2400 «Чистая прибыль (убыток)» отчета о финансовых результатах. Использование чистой прибыли является прерогативой учредителей (участников, акционеров), которые решают, получить ли им дивиденды, либо по- иному распорядиться деньгами. Поэтому, чтобы ссылаться на этот источник в приказе, нужно заранее оформить использование чистой прибыли для празднования Нового года соответствующим решением участников/акционеров (протоколом общего собрания), если собственники бизнеса согласятся с таким предложением.

Форму акта приема-сдачи оказанных услуг лучше заранее закрепить в приложении к договору

1. Налог на прибыль.

С точки зрения работодателя новогодний корпоратив - это один из способов поддержания командного духа, мотивации и поощрения сотрудников, тем не менее это неделовое мероприятие.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

С точки зрения финансистов и закона корпоративные праздники не связаны с получением дохода, поэтому расходы на их проведение нельзя учесть в целях налогообложения прибыли, ведь они не соответствуют критерию экономической обоснованности (п. 1 ст. 252, пп. 29, 49 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206, от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430, УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72985) .

НЕЛЬЗЯ!

Учесть расходы на проведение корпоратива в целях налогообложения прибыли

Самый безопасный и правильный вариант - написать в приказе об организации новогоднего праздника, что источником его финансирования являются внереализационные расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль (в налоговом учете), а также прочие расходы (в бухгалтерском учете). Основание - п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, письмо Минфина России от 20.10.2011 № 07-02-06/204.

2. Налог на добавленную стоимость.

Компания проводит новогодний корпоратив в своих интересах и для собственных нужд. Согласно подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ передача товаров, работ, услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль, признается объектом обложения НДС. По формальным признакам расходы на проведение праздничных мероприятий подпадают под данную норму.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Поскольку корпоративные мероприятия уже давно стали постоянным элементом социальной политики компаний и статьей расходов в их HR- и консолидированных бюджетах, а также финансовых пла нах, документы пригодятся и для отчета об исполнении бюджета

Но в целях исчисления НДС расходы на корпоратив нельзя признать передачей товаров (работ, услуг) для собственных нужд, поскольку товары (работы, услуги) должны передаваться для нужд самой организации, а не ее работников или третьих лиц. В случае новогоднего мероприятия это условие не выполняется, праздник ведь устраивают не для компании, а для людей: работников и представителей других организаций - деловых партнеров.

Заказываемые компанией услуги по организации и проведению культурно-развлекательного мероприятия для сотрудников, включая аренду зала, концертную программу, банкетно-фуршетное обслуживание, реализацией товаров (работ, услуг) не является, поскольку персонифицированный учет передачи этих товаров (работ, услуг) не ведется. Таким образом, в отношении корпоративных мероприятий норма подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ не применяется.

Более того, основание для ее использования возникает только тогда, когда товары (работы, услуги) передаются от одного структурного подразделения другому. В ситуации же с новогодним праздником ничего такого заведомо не происходит.

Поэтому на затраты, связанные с проведением корпоратива, НДС начислять не надо: нет объекта обложения (письма Минфина России от 13.12.2012 № 03-07-07/133, от 28.03.2011 № 03-07-07/11, от 16.06.2005 № 03-04-11/132, МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2007 по делу № А68-8307/06-358/18, ФАС Московского округа от 17.09.2006, 28.09.2006 № КА-А40/7292-06 по делу № А40-13686/05-115-78) .

Однако и к вычету входной НДС по таким расходам, предъявленный event-агентством, компания принять не сможет, поскольку товары (работы, услуги) использованы не для облагаемых НДС операций (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ) . Соответственно, и при исчислении налога на прибыль этот входной НДС тоже не учитывается.

Обратите внимание: вашей компании не нужно оформлять счет-фактуру в одном экземпляре, как при совершении операций по передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд, когда в качестве продавца и покупателя указывается одно и то же лицо - ваша организация (п. 3 ст. 169 НК РФ) .

ВАЖНО!

Если из документов явствует, кто присутствовал на празднике и сколько денег потрачено на каждого, компания должна определить доход каждого сотрудника и начислить на него НДФЛ и страховые взносы

3. Налог на доходы физических лиц и страховые взносы.

Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить. Поэтому при отсутствии возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (письма Минфина России от 30.08.2012 № 03-04-06/6-262, от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117) .

Из этого следует, что если расходы на новогоднее торжество в первичных учетных документах не распределены на всех работников по отдельности (отсутствует возможность их персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную конкретным сотрудником), то невозможно определить сумму дохода каждого из них (ст. 41 НК РФ) . При этом главой 23 НК РФ не предусмотрено определение налоговой базы по НДФЛ расчетным путем. А значит, делаем вывод: НДФЛ считать не нужно (письма Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29) .

Соглашаясь с таким подходом, контролирующие органы тем не менее указывают налогоплательщику, что организация должна принимать все возможные меры по персонификации, оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой каждым сотрудником (письмо Минфина России от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86) .

Обратите внимание: если ваша компания будет настаивать на том, что при проведении выездного корпоратива определить доход каждого сотрудника невозможно, следует заранее позаботиться о доказательствах в виде первичных учетных и иных документов. О необходимости таких доказательств говорят и судебные органы (постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.2009 по делу № А55-14976/2008) . Но если первичные учетные документы содержат информацию о том, кто присутствовал на празднике и сколько денег потрачено на каждого, вашей компании придется определить доход каждого работника и начислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 21.06.2013 № 03-04-06/23587, от 03.04.2013 № 03-04-05/6-333, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29, от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86) . Аналогичный подход применяется и в отношении страховых ВЗНОСОВ (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 8, ст. 9, ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.05.2012 № А14-10978/2011, от 16.05.2012 № 19АП-1805/12, решение Арбитражного суда Воронежской области от 29.02.2012 № А14-13077/2011) .

Обратимся к примерам.

В приказе об организации выездного празднования Нового года, информационном письме работникам, а также в акте приема-сдачи услуг указывается, как именно будет организовано питание: в форме шведского стола или традиционного питания с подачей блюд на индивидуальных тарелках.

ПРИМЕР

При организации питания по принципу шведского стола размер натурального дохода (стоимость продуктов и напитков, потребленных каждым участником корпоратива) по конкретному работнику установить невозможно. Поэтому оплату работодателем стоимости такого питания нельзя включать в налоговую базу по НДФЛ. Этот вариант выгоден с точки зрения минимизации НДФЛ и страховых взносов.

ПРИМЕР

Другой пример - традиционное питание, когда для каждого участника корпоратива заказывается определенное количество блюд и напитков, допустим, из расчета:

• 75 г холодных закусок;
• 150 г салатов;
• 500 г банкетных блюд (общее блюдо - рыба, птица и т. п. либо первое горячее);
• 500 г основного горячего;
• хлебобулочные изделия, фрукты, десерты - 250-270 г.

Если предоставление приуроченных к праздникам дополнительных выходных дней носит регулярный характер, это положение можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 21, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Роструда от 19.12.2007 № 5202-6-0)

И если сотрудникам компании выдавались пригласительные билеты, приказом определен список работников, приглашенных на новогоднее мероприятие, при заезде в отель велся поименный учет посетителей, в этом случае рассчитать величину натурального дохода каждого сотрудника труда не составит.

Менеджер по организации корпоративных мероприятий (или уполномоченный сотрудник, назначенный приказом) должен рассчитать размер натурального дохода каждого работника - участника новогоднего торжества, составить соответствующую ведомость с указанием величины натурального дохода и ознакомить с ней сотрудников под роспись. Такие действия обезопасят компанию от налоговых рисков.

ВАЖНО!

Договор должен быть подписан получателем подарка (работником - от лица ребенка или своего собственного)

Документы для новогодних подарков

Новогодние подарки оформляются договором дарения.

Договор должен быть составлен в письменной форме, если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ) . Но мы рекомендуем оформить такой договор, даже если стоимость подарка не превышает эту сумму. Потому что в этом случае компания сможет не начислять страховые взносы во внебюджетные фонды со стоимости новогодних презентов своим работникам (ч. 3 ст. 7Закона № 212-ФЗ, письма МинздравсоцразвитияРоссии от 19.05.2010 № 1239-19, от 05.03.2010 № 473-19) .

В письменном договоре (пример 5) необходимо указать:

• кто дарит (компания),
• кому дарит (сотруднику, его ребенку или другому лицу),
• что дарит (наименование подарка).

Цену подарка указывать необязательно.

ПРИМЕР 1

Приказ об организации корпоративного праздника

ПРИМЕР 5

Договор дарения(фрагмент )

Главная » Международное право » Отчет о проведении корпоративного мероприятия образец. Новогодние расходы