Какие локальные нормативные документы регулируют работу с персональными данными. Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными? Локальный нормативный акт обработка персональных данных

Образовательная организация должна обеспечивать защиту сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну при реализации образовательных программ с применением электронного обучения либо (ст. 16 № 273-ФЗ). Здесь возникает вопрос использования таких сведений, как персональные данные в образовательном учреждении.

В статье 28 закона «Об образовании» не указана обязанность образовательной организации по обеспечению . Однако хотелось бы подчеркнуть, что существует отдельный отраслевой закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, который определяет в качестве оператора любое юридическое лицо, которое осуществляет обработку персональных данных. Данное определение настолько широкое, что под него подпадает и деятельность образовательной организации.

Особенностью закона № 152-ФЗ является то, что он, возлагая ответственность по надлежащей обработке, при этом оставляет полную свободу при разработке локальной нормативной базы. Таким образом, образовательная организация свободна в перечне данных. Рассмотрим их примерный список.

Локальный акт образовательной организации «Положение об обработке персональных данных»

Основной локальный акт по защите персональных данных в образовательной организации называется «Положение об обработке персональных данных». Необходимо учитывать основную ошибку, которую часто допускают при разработке такого важного документа - не учитываются все субъекты, данные которых обрабатываются.

Согласно федеральному закону № 152, обрабатывается информация разных субъектов (работников, обучающихся, родителей). Можно издать целых два таких положения: в отношении работников и в отношении обучающихся/воспитанников. Но возможно обойтись одним документом, это решение сугубо индивидуальное.

При разработке этого локального акта в образовательной организации необходимо учитывать следующие основные вопросы:

Какие документы регламентируют работу с персональными данными? Необходимо перечислить все документы.

Какие персональные данные обрабатываются и в каких документах содержатся?

Каковы условия получения и (что немаловажно) хранения персональных данных? Существуют требования законодательства к условиям их хранения.

Какая ответственность установлена за нарушение законодательства? Укажите ответственность по защите персональных данных именно в вашей образовательной организации.

Как осуществляется доступ работников к персональным данным?

Как осуществляется доступ лиц, не являющихся работниками (это родители, медицинские работники, представители государственных и муниципальных органов, учредители)?

Как выше уже было сказано, локальный акт образовательной организации может быть единым, в котором урегулированы все вопросы. В развитие его могут быть приняты типовые формы обработка персональных данных в школе, такие как «Форма согласия», например.

Какие еще могут быть локальные акты образовательной организации по защите персональных данных?

• Отдельным локальным актом можно регламентировать порядок хранения персональных данных. «Инструкция по обеспечению безопасности (»это достаточно сложный с технической точки зрения документ, в разработке которого необходима помощь технических сотрудников.
• «Требования к педагогическим работникам, выполняющим функции классного руководителя».
• Если классный руководитель работает с электронными журналами, это должно обязательно находить отражение в его должностной инструкции, так как именно он является ответственным за внесение данных в электронный журнал и учащихся.
• «Инструкция по работе с персональными данными в автоматизированной информационной системе ”Электронный дневник”» может быть отдельной, если нужно подробно прописать вопросы, которые регулируют использование этих данных именно в системе электронного дневника: перечень действий, ответственность и пр.
• «Требования к помещениям по работе с персональными данными» и т.д.

Помимо локальных актов в образовательной организации могут существовать другие подписанные работниками документы по защите:

• утвержденные перечни лиц, имеющие доступ к тем или иным;
• обязательства о неразглашении;
• согласие на обработку данных.

Если говорить о документе «Согласие на обработку персональных данных», то оно может даваться по разным поводам, в зависимости от целей обработки таких сведений. Главное - это соблюсти определенную форму, обусловленную законодательством.

Также к документам, касающихся защиты персональных данных в образовательной организации, могут быть отнесены уведомления, например, о получении персональных данных от третьих лиц, запросы и заявления.

Необходимо учитывать, что каждая образовательная организация является уникальной, в том числе в части использования, обработки и защиты персональных данных в школе. Возможно, образовательная организация вообще не обрабатывает персональные данные автоматизированным способом, а только осуществляет обработку без использования средств автоматизации. Соответственно, перечень локальных актов будет совершенно другим.

Оператор обязан проверить внутренние системы защиты и подготовить такие документы в единый комплект:

О полном перечне документации, которая потребуется для организации защиты ПД, мы рассказываем в .

Что требуется для сбора информации?

Всю документацию, которая относится к обеспечению сохранности личной информации, условно можно поделить на 3 группы:

Важно! Все документы по защите и обработке ПД в обязательном порядке подлежат утверждению руководителя предприятия. На них должно стоять подтверждение ознакомления с документацией и визы согласования с иными лицами.

Назначение ответственных лиц

Для регуляции работы руководящего и состава кадровиков предприятия следует подготовить приказ о назначении ответственных лиц за обработку персональных сведений о работниках.

Такая мера позволяет избежать нарушений в работе и предотвратить злоупотребления с документацией. Ответственность за обработку личной информации чаще всего возлагается на юриста, специалиста или руководителя отдела кадров, а также секретаря предприятия.

Для назначения ответственных лиц издается приказ, который можно писать в свободном виде на обычном листе бумаги или бланке с логотипом и фирменными реквизитами предприятия. В государственных учреждениях используются стандартные формуляры распорядительных актов. В учетной политике организации должна быть указана информация о формате приказов.

В специальный журнал необходимо внести номер и наименование приказа, дату выпуска. Он должен находиться у начальника отдела кадров, юриста или секретаря предприятия.

Подписанный и завизированный готовый приказ подшивается в отдельную папку. Утратив свою актуальность, он отправляется в архив, где хранится установленный период, после чего утилизируется.

Определение уровня защищенности

К документам, содержащим сведения о требованиях к ЗПД, относится акт определения уровня защищенности.

Акт определения уровня защищенности не относится к конфиденциальным документам. Оператор обязан опубликовать его или обеспечить к нему неограниченный доступ.

Для определения уровня защищенности на предприятии создается комиссия, в составе которой должен быть ответственный за организацию обработки. Акт должен утверждаться руководителем организации, и подписан всеми членами комиссии.

В акте указываются:

1. персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн;
2. объем обрабатываемых ПД;
3. уровень защищенности;
4. тип актуальных угроз для ИСПДн.

Начало обработки

Оператор ПД должен выполнять сбор информации, ее обработку и отвечать за сохранение конфиденциальности данных.

Для начала обработки данных требуется следующее документальное оформление:

1. Положение, регулирующее цель обработки, требования к порядку обработки и регистрации ПД, порядку направления уведомлений и ответственных лиц.
2. Внутренние документы политики компании в отношении автоматизированных систем и доступа к ним.
3. Образцы уведомления уполномоченного органа.
4. Образцы согласия и уведомлений субъекта ПД, изменения и дополнения в договора с физлицами, чьи данные обрабатываются (бухгалтерия, кадры, поставщики).
5. Порядок отношений с распорядителем баз ПД.
6. Порядок работы с запросами субъектов ПД.
7. Договор с субъектами, обрабатывающими базы ПД.

Организационно-распорядительная документация

Внимание! Во избежание несанкционированного доступа к персональным сведениям, следует использовать ряд защитных мер, что включает в себя разработку комплекса специализированных организационно-распорядительных документов для внедрения в работу организации, которую проверяют соответствующие органы.

Итак, пакет документации по включает в себя приказы, уведомления, должностные инструкции и положения, которые регулируют порядок сбора информации, обработки и хранения сведений.

ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Гультяева К.И.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тюменский государственный университет»
rok _1212_92@ mail . ru

Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет «обработку персональных данных» , обеспечить безопасность этой информации.

В соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальные нормативные акты, которые определяют порядок работы с персональными данными ее работников.

Такими локальными актами, как правило, являются:

Положение об обработке и защите персональных данных;

Приказ об утверждении обязательств о неразглашении персональных данных;

Перечень должностей, допущенных к персональным данным;

Приказ о назначении ответственных лиц за организацию обработки персональных данных;

Согласие на обработку персональных данных работника Оператора, иных субъектов персональных данных;

Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки персональных данных. Перед заключением трудового договора работник должен дать согласие на обработку персональных данных. В этом согласии должны быть указаны следующие сведения:

1. Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
3. цель обработки персональных данных;
4. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
6. срок, в течение которого действует согласие;
7. порядок отзыва заявления.
8. подпись работника.

Согласно ст. 9 Закона №?152?ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Оно может быть дано работником (его представителем) в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме (письменной, в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №?63?ФЗ «Об электронной подписи» электронной подписью).

Положение о защите персональных данных работников. Этот документ регламентирует в рамках отдельной организации требования к получению, обработке персональных данных работника, установить гарантии их защиты, порядок хранения и использования, а также права работника по защите его персональных данных и ответственность работодателя за их охрану и защиту. Иными словами, организация на основе российского законодательства и с учетом особенностей кадрового учета создает и закрепляет нормативным актом порядок работы с персональными данными.

В Положении должны быть указаны:

Цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;

Понятие и состав персональных данных;

В каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;

Как происходит сбор персональных данных;

Как они обрабатываются и используются;

Кто (по должностям) в пределах фирмы имеет к ним доступ;

Как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;

Права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;

Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.

При его разработке используют общие правила оформления организационных документов: в заголовочной части указываются наименование организации, дата и номер документа, в правом верхнем углу располагается гриф утверждения.

Положение об обработке и защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.

В разделе «Общие положения» формулируется цель разработки персональных данных, даются ссылки на законодательные акты, на основании которых создан документ, определяется порядок введения положения в действие и порядок его пересмотра. Здесь же устанавливается конфиденциальность информации и ответственность должностных лиц организации за разглашение персональных данных.

Второй раздел, «Состав персональных данных работника», включает список данных работника, которые он сообщает работодателю при наступлении трудовых отношений, и сведений, возникающих в ходе этих отношений. Кроме того, здесь должна содержаться информация, необходимая организации для предоставления в военкоматы, органы налоговой службы, социального обеспечения, Пенсионного фонда. Раздел небольшой по объему, но принципиально важный для работников организации. Так, в него могут войти следующие сведения:

1. фамилия, имя, отчество;
2. дата рождения;
3. место рождения;
4. гражданство;
5. знание иностранного языка;
6. образование;
7. специальность, профессия;
8. стаж работы;
9. состояние в браке;
10. состав семьи;
11. паспортные данные;
12. адрес места жительства (по паспорту и фактический), дата;
13. регистрации по указанному месту жительства, телефон;
14. сведения о воинском учете;
15. сведения о заработной плате.

В разделе «Создание, обработка, хранение персональных данных», как правило, содержится информация о структурных подразделениях организации (или о должностных лицах), которые работают с персональными данными. Здесь же следует указать виды носителей (только традиционная бумажная форма, сочетание традиционной и электронной формы), на которых фиксируются персональные данные.

В четвертом разделе, «Доступ к персональным данным», устанавливается порядок пользования персональными данными каждым структурным подразделением организации. Оговаривается порядок доступа к ним должностных лиц и работника, к которому эти сведения относятся, третьих лиц по доверенности работника, порядок предоставления персональных данных другим организациям и гражданам. Например: «Персональные данные работников организации предоставляются в установленном порядке в органы Пенсионного фонда РФ, в органы социального обеспечения, контрольно-надзорным органам. Персональные данные работников организации предоставляются страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам при наличии копии договора с работником и его письменного согласия».

В разделе положения, «Защита персональных данных», перечисляются меры защиты информации от несанкционированного доступа и разглашения. Необходимо указать, в каких структурных подразделениях организации хранятся документы и электронные носители, содержащие персональные данные. Это может быть служба кадров, бухгалтерия, служба безопасности, отдел режима и т.д. Следует описать меры защиты данных, хранящихся в бумажной форме, – запирающиеся шкафы, сейфы, опечатанное помещение, пропускной режим и т.п., а также меры защиты сведений на электронных носителях.

В разделе «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников» прописывается ответственность лиц, нарушивших данный документ.

Положение о защите персональных данных подписывается руководителем кадровой службы. Документ может быть согласован с заинтересованными должностными лицами, например работниками бухгалтерии, юридической службы, службой безопасности и др. С ним следует ознакомить весь персонал организации под расписку.

Сотрудники, принимаемые на работу, знакомятся с положением о защите персональных данных точно так же, как и с другими локальными актами организации – коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией и др. При этом в соответствии со ст. 68 ТК РФ такое ознакомление проводят под роспись и до подписания трудового договора.

Мерой защиты персональных данных является и обязательство должностных лиц организации о неразглашении персональных данных. (Приложение 4) В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» работа с такими сведениями считается неавтоматизированной при непосредственном участии человека.

Следовательно, от всех сотрудников организации, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении. Форма такой расписки может быть дана в приложении к документу. Сами расписки должны храниться в одном деле с подлинником положения. По мере смены должностных лиц эти обязательства должны обновляться.

Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор.

В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.

Можно сказать, что защита, хранение и обработка конфиденциальной информации (персональных данных) является трудоёмкой и для этого в организациях разрабатывается много важных документов.

Список использованных источников:

1. Герасимов Е.С. Трудовое право России: учебник для бакалавров / Е.С. Герасимов, Ю.П. Орловский.-М.:Изд. Юрайт, 2014. - 854 с.

2. Давыдова Е.В. Персональные данные работников / Е. В. Давыдова // Отдел кадров коммерческой организации. - 2015. - №3.

3. Соколова Г.А. Персональные данные работников / Г. А. Соколова // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2013. - №7.

4. Тихомирова Л. В. Защита персональных данных работника: учеб.-практ. пособие / Л.В. Тихомирова. - М.: 2013.

5. Как оформить Положение о защите персональных данных сотрудников [Электронный ресурс] / Справ. бухгалтера. - 2014. - http://www.buhgalteria.ru/article/n50559

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 7

С обработкой персональных данных сотрудников имеют дело все организации, и образовательные учреждения здесь не являются исключением. Более того, бухгалтеры наряду со специалистами кадровой службы по роду своей деятельности первыми начинают работать с личными данными и персонала, и обучающихся. Какие внутренние документы необходимы учреждению, чтобы обеспечить защиту персональной информации?

Вопросы использования персональных данных регулируются гл. 14 ТК РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ) и рядом нормативных правовых актов, изданных во исполнение этого Закона. Пунктом 8 ст. 86 и положениями ст. ст. 87, 88 ТК РФ определено, что порядок хранения и использования личных данных работников устанавливает сам работодатель с соблюдением требований трудового законодательства и иных федеральных законов. Для этого он должен утвердить соответствующий локальный нормативный акт.

Аналогичная обязанность предусмотрена в п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ: в организации должны быть изданы документы, определяющие ее политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты, касающиеся обработки таких данных, а также устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений.

Положение о персональных данных

Какие именно нормативные акты необходимо утвердить на локальном уровне, законодатель не уточняет. Однако практика показывает, что к ним, прежде всего, относится положение о персональных данных работников (оно же положение о порядке обработки и защите персональных данных работников, положение о персональных данных, их обработке и обеспечении безопасности и т.п.), которое является главным документом в рассматриваемой сфере, регулирует основные вопросы использования персональных данных и должно быть обязательно принято в образовательном учреждении .

Необходимость разработки и утверждения подобного внутреннего документа подтверждается и нормами других правовых актов федерального уровня. Например , в Постановлении Правительства РФ от 21.03.2012 N 211 <1> в качестве одного из обязательных действий государственного или муниципального органа названо утверждение актом его руководителя правил обработки персональных данных. Правила должны устанавливать процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства РФ в сфере персональных данных, а также определять:

• содержание персональных данных для каждой цели их обработки;
• категории субъектов, личные данные которых обрабатываются;
• сроки обработки и хранения персональной информации;
• порядок уничтожения данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

По сути, перечисленные сведения в том или ином виде находят отражение в положениях о персональных данных, разработанных в организациях.

Следующий аргумент в пользу принятия рассматриваемого локального акта - его в числе прочих внутренних документов учреждения запрашивает при проверке государственный инспектор труда . Отсутствие же положения о персональных данных квалифицируется контролирующим органом как нарушение трудового законодательства. За это организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а юридическому лицу - штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Суды поддерживают позицию инспекций труда, подтверждая правомерность и обоснованность штрафных санкций за подобные нарушения. В частности, такие выводы содержатся в Постановлениях Московского городского суда от 29.08.2011 N N 4а-1742/11 и 4а-1743/11, ФАС МО от 01.11.2006, 08.11.2006 N КА-А40/10787-06.

В то же время важно, чтобы образовательное учреждение не только утвердило положение о персональных данных, но и под подпись ознакомило с ним своих работников (в силу п. 8 ст. 86 ТК РФ). Иначе нормы трудового законодательства будут нарушены, на что указано, например, в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2006, 24.08.2006 N 09АП-9595/06-АК.

Обратите внимание! Сотрудники должны письменно фиксировать факт ознакомления с положением о персональных данных. В противном случае (при отсутствии личной подписи) работодатель не сможет доказать, что работник действительно был ознакомлен с этим документом.

Для ознакомления можно создать отдельный журнал со списком сотрудников, где в соответствующей ячейке каждый поставит подпись и дату. Специалисты, принимаемые на работу после утверждения положения о персональных данных, также могут ставить свою подпись в журнале (либо для них факт ознакомления должен быть зафиксирован в тексте трудового договора).

Однако нужно избегать следующей ошибки: сначала включать в трудовой договор строку об ознакомлении с рассматриваемым локальным актом (и принимать по такому договору сотрудников на работу), а лишь потом утверждать положение о персональных данных. По этому поводу тоже сложилась судебная практика. В частности, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 04.05.2006, 15.05.2006 по делу N А40-17389/06-146-165 признал правомерными действия государственной инспекции труда по привлечению организации к административной ответственности и подтвердил факт нарушения законодательства о труде и об охране труда. Из материалов дела следовало, что работник расписался в трудовом договоре об ознакомлении с положением о персональных данных, хотя само положение было принято в организации только полтора года спустя. Таким образом, была нарушена норма п. 8 ст. 86 ТК РФ, которая устанавливает обязанность работодателя знакомить персонал под подпись с документами, касающимися обработки личных данных работников, а также их прав и обязанностей в этой области.

Содержание положения о персональных данных

В положении о персональных данных должны быть раскрыты основные вопросы, связанные с получением, использованием и защитой личной информации. А поскольку образовательные учреждения обрабатывают личные данные не только своих сотрудников, но и обучающихся и их родителей, эту особенность также необходимо отразить в рассматриваемом локальном акте.

Положение о персональных данных, как правило, включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные понятия и состав персональных данных.
3. Обработка персональных данных.
4. Передача персональных данных.
5. Доступ к персональным данным.
6. Права и обязанности субъекта персональных данных.
7. Права и обязанности оператора персональных данных.
8. Защита персональных данных.
9. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Рассмотрим содержание некоторых разделов более подробно.

Общие положения

Здесь следует указать цель создания документа (защита информации, относящейся к личности и личной жизни работников и обучающихся образовательного учреждения) и вопросы, которые он регулирует (порядок получения, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным). В этом разделе также должны быть даны ссылки на правовые акты, на основании которых разработано положение о персональных данных: Конституция РФ, ТК РФ, Федеральный закон N 152-ФЗ, Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 <2>, от 01.11.2012 N 1119 <3> и др.

<2> "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".
<3> "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

Кроме того, нелишним будет указать, что положение о персональных данных и изменения к нему утверждаются приказом руководителя образовательного учреждения, а также что локальный акт является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным сотрудников.

Основные понятия и состав персональных данных

Определения основных понятий в области персональных данных приведены в ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ. Прежде всего, в этом разделе целесообразно раскрыть содержание терминов "персональные данные" (в соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ) и "обработка персональных данных" (в соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ). Отдельно могут быть даны определения персональным данным работника (информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника) и обучающегося (информация, необходимая образовательному учреждению в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и учреждением).

Что касается состава личных данных, перечень таких сведений законодательно не установлен. Так, в п. 2 ст. 86 ТК РФ сказано, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. То есть круг сведений устанавливается в локальном нормативном акте организации - положении о персональных данных.

Здесь важно разграничить персональные данные работника и обучающегося , а также документы, содержащие эту информацию. Некоторые из сведений приведены в таблице.

Обработка персональных данных

Требования, которые должны соблюдаться при обработке личных данных, приведены в ст. 86 ТК РФ и ст. ст. 6, 9 Федерального закона N 152-ФЗ. Например , в этом разделе можно прописать, что все персональные данные следует получать у самого работника или обучающегося (его родителей), а также что использование данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение. Целесообразно обозначить и сроки хранения документов.

Здесь же можно указать, что организация вправе обрабатывать персональную информацию только с согласия граждан, которым такие сведения принадлежат (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ). Однако при этом нужно учитывать следующие особенности.

1. Как сказано в Разъяснениях Роскомнадзора <4>, письменное согласие работника может быть оформлено в виде отдельного документа или закреплено в тексте трудового договора. В обоих случаях согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 152-ФЗ.

1. Если обработка персональных данных осуществляется в рамках трудового законодательства, получать согласие работника не требуется . Однако, как отмечает Роскомнадзор, такое возможно при соблюдении двух условий: объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленного перечня и соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством.

Кроме того, получение организацией согласия сотрудника не требуется, если обязанность по обработке, в том числе по опубликованию и размещению персональных данных работников в Интернете, предусмотрена законодательством РФ (п. 1 Разъяснений Роскомнадзора). Например , в отношении образовательных учреждений такая обязанность определена Постановлением Правительства РФ от 18.04.2012 N 343 <5>. Согласно этому документу учреждение должно размещать на своем официальном сайте в том числе информацию, содержащую персональные данные: фамилии, имена, отчества руководителя учреждения и руководителей структурных подразделений, графики их работы, адреса электронной почты, а также фамилии, имена, отчества педагогических работников, их должности, уровень образования, квалификация и др.

<5> "Об утверждении Правил размещения в сети Интернет и обновления информации об образовательном учреждении".

1. Для обработки личных данных обучающихся можно также не оформлять их согласия. Пункт 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона N 152-ФЗ устанавливает, что такое допустимо в случаях, когда обработка персональных данных необходима для исполнения договора , стороной которого является субъект персональных данных. В свою очередь, в ст. 54 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" <6> говорится о заключении договора об образовании между организацией, осуществляющей образовательную деятельность, и лицом, зачисляемым на обучение (родителями несовершеннолетнего лица).

1. В отношении специальных категорий персональных данных (в силу ч. 1 ст. 10 Федерального закона N 152-ФЗ к ним относится, например, информация о состоянии здоровья) письменное согласие обучающегося (его родителей) на обработку получить придется . Об этом сказано в п. 1 ч. 2 ст. 10 Федерального закона N 152-ФЗ.

Доступ к персональным данным

Поскольку доступ к личным данным разрешен только специально уполномоченным лицам (абз. 6 ст. 88 ТК РФ), в этом разделе указывается круг таких лиц. В частности, внутренний доступ могут иметь следующие сотрудники: руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, бухгалтер, делопроизводитель, сам субъект персональных данных (работник или обучающийся (его родитель)). Здесь достаточно назвать должности уполномоченных сотрудников и перечень сведений, к которым имеет доступ каждый из них. К примеру, можно указать, что делопроизводитель имеет право доступа ко всем персональным данным; главный бухгалтер, бухгалтер - к сведениям о служебном положении, составе семьи, а также к сведениям, имеющим отношение к начислению заработной платы, налогов и иных обязательных платежей. А вот поименный список конкретных лиц следует утвердить отдельным приказом.

Внешний доступ к персональным данным могут иметь государственные органы (учредитель, налоговая инспекция, правоохранительные органы, органы статистики, органы социального страхования, подразделения ПФР и др.). В числе других пользователей - иные организации (сведения о работающем или уволенном сотруднике могут быть предоставлены только на основании их письменного запроса), а также родственники и члены семей (передача сведений возможна при письменном разрешении самого субъекта персональных данных).

Защита персональных данных

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защиту персональной информации от неправомерного использования или утраты должна обеспечивать сама организация за счет своих средств. Поэтому в данном разделе следует определить формы хранения документов, содержащих персональные сведения . Такой формой, например, может быть хранение соответствующих документов в запирающихся шкафах либо сейфах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа, или защита персональных компьютеров паролями доступа (при хранении сведений в электронном виде).

Кроме того, здесь может быть установлен круг лиц, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (например, сведения могут предоставлять только уполномоченные лица), форма ответов на письменные запросы других организаций (на бланке учреждения и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках). Целесообразно определить и возможность передачи информации, содержащей персональные данные, по телефону, факсу, электронной почте (например, это запрещается либо для этого необходимо письменное согласие субъекта персональных данных).

Иные локальные акты учреждения

Помимо положения о персональных данных и документа, в котором фиксируется факт ознакомления сотрудников с указанным положением, образовательному учреждению необходимо разработать другие локальные акты в области защиты персональных данных. Жестких требований об их количестве законодатель не устанавливает. В ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ лишь говорится о том, что организация должна самостоятельно определить состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных. Это меры организационного, правового и технического характера.

Пакет локальных актов может быть дополнен следующими документами, с которыми соответствующие работники тоже должны ознакомиться под подпись.

1. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию работы с персональными данными (им, как правило, становится либо менеджер по кадрам, либо бухгалтер). Основанием для такого назначения является п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ. Обязанности ответственного сотрудника (согласно ст. 22.1 Федерального закона N 152-ФЗ) могут быть определены отдельным документом.
2. Приказ об установлении списка лиц, имеющих право доступа к персональным данным (основание - п. 13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ N 687). Здесь целесообразно указать не только фамилии и должности уполномоченных работников, но и виды информации, доступ к которой они получают, а также ссылку на то, что полученные сведения могут быть использованы лишь для тех целей, для которых они сообщались (абз. 4 ст. 88 ТК РФ).
3. Обязательство о неразглашении персональных данных, позволяющее ввести личную ответственность уполномоченных работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных. Основанием здесь является п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ (предписывает издать в организации локальные акты, устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений). Другим способом обеспечить неразглашение сведений может стать включение этого условия в трудовые договоры с уполномоченными сотрудниками.
4. Письменное согласие на обработку персональных данных (в случаях, когда необходимо его получение).

Образовательное учреждение может разработать и другие внутренние документы, например о мерах, принимаемых для обеспечения безопасности персональных данных.

Г.Зайцева

Эксперт журнала

"Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Инструкция о защите ПДн при использовании бумажных и любых других носителей информации, вычислительной техники и автоматизированных систем обработки и (или) передачи данных. 4. Приказ о назначении лица или подразделения, ответственных за работу и обеспечение защиты ПДн, и наделении их соответствующими полномочиями. 5. Должностные инструкции лиц, ответственных за защиту информации. 6. План мероприятий по защите информации. 7. Перечень защищаемых объектов информатизации. 8. Приказ о вводе в эксплуатацию средств вычислительной техники, обрабатывающих информацию ограниченного доступа. 9. Приказ (распоряжение) о закреплении ПЭВМ за ответственными лицами. 10. Приказ (распоряжение) о хранении информации ограниченного доступа на машинных носителях информации. 11. Инструкция по защите речевой информации при проведении конфиденциальных совещаний. 12.

Какие локальные нормативные документы регулируют работу с персональными данными

• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
• подпись сотрудника.

• Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• налоговые органы (ст.

Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными?

Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами». По сути, перечисленные сведения в том или ином виде находят отражение в положениях о персональных данных, разработанных в организациях. Следующий аргумент в пользу принятия рассматриваемого локального акта — его в числе прочих внутренних документов учреждения запрашивает при проверке государственный инспектор труда.

Защита персональных данных работников: локальные нормативные акты

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно — дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.
Что такое персональные данные Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ. Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями.

Защита персональных данных: разрабатываем локальные акты учреждения (зайцева г.)

Отдельно могут быть даны определения персональным данным работника (информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника) и обучающегося (информация, необходимая образовательному учреждению в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и учреждением). Что касается состава личных данных, перечень таких сведений законодательно не установлен. Так, в п. 2 ст. 86 ТК РФ сказано, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
То есть круг сведений устанавливается в локальном нормативном акте организации — положении о персональных данных. Здесь важно разграничить персональные данные работника и обучающегося, а также документы, содержащие эту информацию.

Локальные нормативные акты работодателя - разберемся в нюансах

Приказ о назначении лица, ответственного за организацию работы с персональными данными (им, как правило, становится либо менеджер по кадрам, либо бухгалтер). Основанием для такого назначения является п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ. Обязанности ответственного сотрудника (согласно ст. 22.1 Федерального закона N 152-ФЗ) могут быть определены отдельным документом.
2. Приказ об установлении списка лиц, имеющих право доступа к персональным данным (основание — п. 13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ N 687). Здесь целесообразно указать не только фамилии и должности уполномоченных работников, но и виды информации, доступ к которой они получают, а также ссылку на то, что полученные сведения могут быть использованы лишь для тех целей, для которых они сообщались (абз. 4 ст. 88 ТК РФ). 3.

Главная » Дети » Какие локальные нормативные документы регулируют работу с персональными данными. Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными? Локальный нормативный акт обработка персональных данных