Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в составе председательствующего Мацко Ю.В., судей Денека И.М. и Илюшникова С.М., в отсутствие в судебном заседании конкурсного управляющего предпринимателя Курносова Р.Н. (ИНН 613300562986, ОГРНИП 307613308000019) Бахвалова С.В., открытого акционерного общества Коммерческий банк "Центр-Инвест", иных лиц, участвующих в деле о банкротстве, надлежаще извещенных о времени и месте судебного заседания, рассмотрев кассационную жалобу Бахвалова С.В. на определение Арбитражного суда Ростовской области от 11 августа 2015 года (судьи Щербакова И.Л., Хворых Л.В., Латышева К.В.) и постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22 ноября 2015 года (судьи Стрекачёв А.Н., Николаев Д.В., Шимбарева Н.В.) по делу N А53-31357/2009, установил следующее.

В рамках дела о несостоятельности (банкротстве) предпринимателя Курносова Р.Н. (далее - должник) в суд обратился ОАО КБ "Центр-Инвест" с заявлением о признании незаконными действий (бездействия) конкурсного управляющего должника Бахвалова С.В. (далее - конкурсный управляющий).

Определением суда от 11 августа 2015 года, оставленным без изменения постановлением суда апелляционной инстанции от 22 ноября 2015 года, заявление удовлетворено в части. Бездействие конкурсного управляющего, выразившееся в непроведении инвентаризации имущества должника, признано незаконным.

В остальной части в удовлетворении требований отказано. Судебные акты в части удовлетворенных требований мотивированы следующим. Бахвалов С.В. не провел инвентаризацию имущества должника в течение трех месяцев с момента назначения его конкурсным управляющим. Проведение инвентаризации предыдущим конкурсным управляющим должника Передереевым С.В. не имеет правового значения и не освобождает нового конкурсного управляющего от названной обязанности.

В кассационной жалобе конкурсный управляющий просит отменить судебные акты в части удовлетворенных требований и принять новое решение в данной части.

По мнению подателя жалобы, Федеральный закон от 26 октября 2002 года N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (далее - Закон о банкротстве) не предусматривает прямо того, что на конкурсного управляющего возлагаются обязанности материального ответственного лица в случае, если банкротом не является унитарное предприятие. Должником является предприниматель, который теряет свой статус с момента объявления его банкротом, а гражданское законодательство не предусматривает института материально ответственного лица за имуществом гражданина. Конкурсный управляющий не обязан повторно проводить инвентаризацию имущества должника. Последующий конкурсный управляющий является правопреемником предыдущего. Результаты инвентаризации, проведенные предыдущим конкурсным управляющим должника Передереевым С.В., являются обязательными для Бахвалова С.В. Закон о банкротстве не содержит нормы, регламентирующей сроки проведения инвентаризации имущества должника.

Изучив материалы дела и доводы кассационной жалобы, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа считает, что жалоба не подлежит удовлетворению.

Определением суда от 1 марта 2013 года Мелешко В.Н. освобожден от исполнения обязанностей конкурсного управляющего должника, конкурсным управляющим утвержден Передереев С.В.

Определением суда от 30 декабря 2014 года Передереев С.В. отстранен от исполнения обязанностей конкурсного управляющего должника.

Определением суда от 10 марта 2015 года (резолютивная часть от 24 февраля 2015 года) конкурсным управляющим утвержден Бахвалов С.В.

Податель кассационной жалобы не согласен с выводам судов о том, что вновь утвержденный конкурсный управляющий обязан повторно проводить инвентаризацию имущества должника (инвентаризация имущества проведена и у Бахвалова С.В. нет оснований ей не доверять).

В силу абзаца 2 пункта 2 статьи 129 Закона о банкротстве конкурсный управляющий обязан принять в ведение имущество должника, провести инвентаризацию такого имущества.

Согласно абзацу 4 пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года N 34н, проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц.

В соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, являющихся приложением к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49, проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц.

Суды правильно истолковали положения статьи 129 Закона о банкротстве как обязывающие вновь назначенного конкурсного управляющего провести инвентаризацию имущества должника (в том числе и когда она уже проводилась, когда должник являлся предпринимателем). Названное соответствует целям банкротства, обеспечивает гарантии сохранности имущества должника, своевременного реагирования на факты его отсутствия.

Кроме того, в ходе банкротства установлено, что у должника имеются доли в ООО "Подсолнух", ООО "Курант" и ООО "Гранит". Данное имущество было выявлено ранее конкурсными управляющими, однако не включено им в отчет ввиду не проведения инвентаризации.

Суды отметили, что конкурсный управляющий три месяца не проводил инвентаризацию. Из позиции управляющего по делу следует, что у него отсутствовало намерение проводить инвентаризацию.

Доводы кассационной жалобы основаны на ошибочном толковании норм права.

Нарушения процессуальных норм, влекущие отмену или изменение судебных актов (статья 288 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации), не установлены.

Руководствуясь статьями 274, 286 - 289 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа

ПОСТАНОВИЛ:

определение Арбитражного суда Ростовской области от 11 августа 2015 года и постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22 ноября 2015 года по делу N А53-31357/2009 оставить без изменения, кассационную жалобу - без удовлетворения.

Постановление вступает в законную силу со дня его принятия.

Обзор документа

Кредитор должника-ИП обратился в суд с жалобой на бездействие вновь назначенного конкурсного управляющего.

Как указал заявитель, управляющий после его назначения на должность не провел инвентаризацию имущества должника.

Возражая, управляющий сослался на то, что данную инвентаризацию ранее уже проводил прежний конкурсный управляющий.

Закон о банкротстве напрямую не предусматривает, что на конкурсного управляющего возлагаются обязанности материально ответственного лица в случае, если банкротом не является унитарное предприятие.

В данном деле должником является ИП, который теряет такой статус с момента объявления его банкротом. Гражданское законодательство не предусматривает института материально ответственного лица за имущество гражданина. Последующий конкурсный управляющий является правопреемником предыдущего.

Поэтому конкурсный управляющий не обязан повторно проводить инвентаризацию.

Суд округа не согласился с такой позицией и указал следующее.

По Закону о банкротстве конкурсный управляющий обязан принять в ведение имущество должника, провести его инвентаризацию.

Согласно требованиям Положения по ведению бухучета и бухотчетности проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц.

Аналогичное правило предусмотрено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Таким образом, вновь назначенный конкурсный управляющий обязан провести инвентаризацию имущества должника в т. ч. в случае, если она уже имела место (когда должник еще являлся ИП).

Выполнение такой обязанности соответствует целям банкротства, обеспечивает гарантии сохранности имущества должника, своевременного реагирования на факты его отсутствия.

Глава организации - лицо, которое несет полную материальную ответственность, оттого при его замене предусматривается прохождение инвентаризации. Организация здесь - действующее согласно российским законам юрлицо (за исключением банков). Рассмотрим в статье, как проходит инвентаризация при смене руководителя организации, какие документы нужно составлять, в какие сроки.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:

• реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
• состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
• полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов. Проводит ее уполномоченная на это группа лиц (инвентаризационная комиссия)

Исключение составляет проверка обязательного характера, которая имеет место при ротации кадрового состава (замене главы организации, лиц, несущих материальную ответственность), а также смене собственника (в случае аренды, выкупа либо реализации имущества).

Осуществление обязательной инвентаризации правомерно в день приема-передачи дел от одного руководителя другому. При прекращении деятельности организации сроки привязываются преимущественно к составлению ликвидационного баланса (Методические указания по части инвентаризации, гл. 1, п.1.5 и 1.6 ).

Распоряжение о начале инвентаризации при ротации руководящего состава

Ход обязательной инвентаризационной проверки, ее итоги оформляются согласно требованиям Постановления Федеральной государственной службы статистики РФ №88. Не позже чем за 10 дней дается распоряжение в форме приказа о предстоящей инвентаризации, который надлежащим образом регистрируется в учетном журнале по контролю над исполнением приказов в отношении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Приказ устанавливает:

• место, сроки исполнения мероприятий (время начала и окончания);
• основание для инвентаризационного контроля;
• содержание, объем работ (список реального имущества, финансовых обязательств, которые будут инвентаризировать и т. д.);
• подобранный состав проверяющих.

Поэтапная инструкция по проведению инвентаризации при ротации руководящего состава

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации. В число проверяющих входят:

• председательствующий (руководитель либо замещающее его лицо);
• опытные специалисты (финансисты, начальники отделов и т. д.).

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц - подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Пребывание материально-ответственных лиц в местах проверки обязательно. Глава организации как материально ответственное лицо несет все виды ответственности за свои действия. При раскрытии прямого реального ущерба, нанесенного по вине главы организации, последний обязан по требованию учредителей его возместить (ст. 277 ТК РФ ).

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм - на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Список некоторых счетов, применяемых бухгалтерией в проводках:

• 01 - основные средства;
• 10 - материалы;
• 41 - товары;
• 43 - продукция в готовом виде;
• 50 - средства в кассе;
• 73 - расчеты по иным затратам;
• 91 - прочие затраты и доходы;
• 94 - утрата по причине порчи имущества.

Обнаруженные во время инвентаризационного контроля излишки и потери имущества отображаются в бухучете по состоянию на дату его прохождения.

Пример 1. Отображение излишек в бухучете по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

При смене руководящего состава ООО «Василек» прошла полная инвентаризация реального имущества и всех видов финансовых обязательств. В результате ревизионной комиссией были раскрыты излишки стройматериалов.

Во время собрания уполномоченных лиц был составлен протокол по итогам проверки, содержащий решение проверяющих. На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации).

Пример 2. Отображение в бухучете недостачи по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

По итогам полной инвентаризации при ротации руководящего состава в ООО «Линия» раскрыта утрата стройматериалов сверх норм естественной убыли. Бухгалтерия при учете отображает потерю материалов так: ДТ 94, КТ 10 (обнаружение потери, списание цены утраченных материалов) и ДТ 73, КТ 94 (отнесение суммы потери на виновное лицо).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Можно ли вообще исключить инвентаризацию при замене руководящего состава или не затрагивать при подобной проверке расчеты с покупателями, заказчиками, поставщиками?

Вопрос №2. Как и кем оформляется акт инвентаризации?

Акт содержит итоги контрольной инвентаризационной проверки. Основанием для его составления является опись. Заполненная типовая форма - ОКУД 0504835 - визируется председательствующим и членами комиссии.

Вопрос №3. Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя?

В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами.

Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества?

Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным.

Вопрос №5. Когда инвентаризация признается недействительной или приостанавливается?

Порядок осуществления проверки регламентируется законодательством. Отступление от его норм может стать нарушением порядка и, соответственно, являться основанием приостановки или недействительности всего процесса.

Так, основными причинами признания недействительности проверки могут быть документальное подтверждение отсутствия одного проверяющего или оформление одного экземпляра описи. Считается, что нет оснований для проведения процедуры, когда не утвержден состав комиссии или в распоряжении не указаны сроки по проведению.

Звонок в один клик

Каким числом лучше провести полную инвентаризацию? Кто подписывает приказ на проведение инвентаризации, старый или новый директор?

В МУП происходит смена директора 9 февраля. Каким числом лучше провести полную инвентаризацию? Кто подписывает приказ на проведение инвентаризации, старый или новый директор?

Инвентаризацию лучше провести непосредственно в день увольнения - 09 февраля (или марта, если у Вас в вопросе опечатка). Приказ оформляет старый директор. Ведь нового директора можно принять только после увольнения старого, т.е. не ранее 10 февраля. Двух директоров одновременно в организации быть не может (ст. 273 ГК РФ).

Передать дела новому директору старый руководитель может после увольнения. При этом конкретный порядок передачи дел на этот случай следует закрепить заранее в уставных документах самой организации, должностной инструкции директора или его трудовом договоре. Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с гендиректором может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) гендиректор обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному гендиректору (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Возможно ли при принятии нового руководителя совмещение его работы с увольняющимся руководителем для передачи дел

Это невозможно, если в организации назначен один директор. Ответ на данный вопрос зависит от того, сколько в организации назначено руководителей организации.

В обязанности руководителя входит руководство организацией, в том числе он выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (). Если в организации функции руководителя организации исполняет только один директор, то конкретный порядок передачи дел на случай смены руководителя работодатель может закрепить в своих учредительных документах, должностной инструкции руководителя или его трудовом договоре (ст. , ТК РФ). Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с руководителем организации может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) руководитель обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному руководителю (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

В случае если в организации функции руководителя исполняют несколько лиц, то передать дела вновь принятому директору сможет другой действующий директор, который продолжит работать в организации. Поскольку при назначении нескольких директоров организация самостоятельно определяет в своем уставе или ином внутреннем документе порядок их действий – совместно или независимо друг от друга, а также их конкретные полномочия. Такие правила предусмотрены в пункте 3 статьи 53 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, в соответствующем документе организация может также прописать порядок передачи дел одним из текущих директоров на случай увольнения другого директора.

Главбух и кадровая работа

Техника безопасности при смене материально ответственного сотрудника

Светлана Амплеева, эксперт журнала «Главбух»

Провести инвентаризацию

Смена материально ответственного лица – это как раз тот случай, когда обязательно проводят инвентаризацию. В ходе ревизии проверяют имущество, за которое отвечал человек. Такие правила прописаны в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Напомним, что инвентаризацию проводят согласно Методическим указаниям, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Порядок следующий. Руководитель приказом назначает комиссию. До начала проверки ответственный работник сдает председателю комиссии последние составленные им бумаги: приходные и расходные кассовые документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

После того как председатель проверит и завизирует такие документы, бухгалтерия сверяет остатки по учетным данным. При этом материально ответственный работник дает расписку о том, что к началу инвентаризации все документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Обязательно указывается, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Затем члены комиссии проверяют наличие имущества и денег, ранее закрепленных за человеком (в зависимости от того, кто меняется: кассир, кладовщик, продавец). Результаты заносят в инвентаризационные описи или акты (формы № ИНВ-1 , № ИНВ-3 и др.). Выявленные недостачи или излишки отображают в сличительной ведомости.

Повторимся, что в случае недостачи виновник (то есть сменяемый материально ответственный работник) должен возместить причиненный ущерб в полном размере. Если добровольно выплачивать сумму ущерба человек откажется, задолженность можно взыскать из зарплаты. Или если человек увольняется и последних выплат при увольнении недостаточно для погашения долга, взыскать ущерб можно через суд в течение года ().

Но обратите внимание: сотрудник возмещает ущерб полностью только при недостаче ценностей, вверенных ему по договору. В других случаях он отвечает на равных основаниях с остальными работниками. Допустим, если выявлена нехватка денег в кассе, с кассира взыщут всю сумму недостачи. А если он же по неосторожности сломает офисный телефон, то возмещать ущерб он будет только в пределах среднего заработка, как и любой сотрудник.

Заключить новый договор о полной материальной ответственности

Прежде чем передать все бумаги и имущество под полную ответственность нового сотрудника, с ним надо заключить соответствующий договор. Напомним, что такой документ можно оформить только с совершеннолетним сотрудником ().

Передать ценности новому материально ответственному лицу

Итак, инвентаризация завершилась, и новый материально ответственный сотрудник подписал все бумаги. Теперь сменяемый дает расписку, подтверждающую, что имущество проверили в его присутствии и никаких претензий к членам комиссии он не имеет. Для этого предусмотрен отдельный раздел в инвентаризационной описи (акте). Расписаться надо в трех экземплярах описи: один передается в бухгалтерию компании, второй и третий – остаются у каждого из материально ответственных лиц. Затем имущество передается преемнику. Этот факт нужно зафиксировать документально. Лучше составить отдельный акт, где подробно перечислить передаваемое имущество (см. образец).

Главное, о чем важно помнить

1. Материально ответственный работник полностью возмещает компании сумму ущерба, если испортил вверенное ему имущество. Но таким сотрудником считается только тот, чья должность есть в специальном Перечне и с кем компания заключила договор о полной материальной ответственности.

2. При смене материально ответственного работника обязательно надо провести инвентаризацию вещей, за которые он отвечал.

3. Прежде чем передать все бумаги и имущество новому ответственному работнику, с ним надо заключить договор о полной материальной ответственности и внести отдельный пункт в трудовой контракт.

Отвечает Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»

Руководитель обладает правом выступать представителем учреждения без доверенности, распоряжаться его имуществом, заключать договоры, определять кадровую политику. Он несет персональную ответственность за результаты деятельности организации. Одним словом, выступает в роли единоличного исполнительного органа. Однако руководители, как и все простые смертные, могут быть уволены. А на их место приходят новые начальники. О правовых аспектах смены руководства читайте далее.

Кто принимает решение

Основания для принятия решенияо прекращении трудовых отношений с прежним руководителем и о назначении новогомогут быть самыми разнообразными и устанавливаются как ТК РФ, так и инымифедеральными законами (например, ст. 33 Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 56Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании» и т. д.). К основаниямотносятся: истечение срока действия трудового договора; инициатива руководящегоработника или работодателя; соглашение сторон; основания, предусмотренные самимтрудовым договором; иные основания.

Решение о назначениируководителя государственного или муниципального учреждения, а также опрекращении его полномочий, принимает орган, осуществляющий функции иполномочия учредителя. Например, в отношении федерального казенного учрежденияв случае, если иное не установлено федеральными законами, нормативнымиправовыми актами Президента РФ или Правительства РФ, функции и полномочияучредителя осуществляются уполномоченным федеральным органом исполнительнойвласти, в ведении которого находится это учреждение (п. 2 Положения об осуществлениифедеральными органами исполнительной власти функций и полномочий учредителя федеральногоказенного учреждения, утвержденного постановлением Правительства РФ от26.07.2010 № 537).

На основании принятого решения учредитель издаетприказ, а также заключает или прекращает трудовой договор. В некоторых случаяхподлежат обязательному применению типовые формы трудовых договоров, утвержденныев установленном порядке (например, Модельный трудовой договор с руководителемгосударственного казенного учреждения города Москвы (утв. постановлениемправительства Москвы от 01.02.2011 № 20-ПП)).

Приказ учредителя о назначении (увольнении) руководителя является административным актом. Помимо него следует издать кадровые приказы (распоряжения) по учреждению о приеме работника на работу по унифицированной форме № Т-1 и о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по форме № Т-8, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Зачастую организациисоставляют приказ о приеме на работу руководителя в произвольной форме, но этоневерно. Как сказано в постановлении Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а,Минфина России от 18.06.1998 № 27н, первичные учетные документы (в т. ч. всфере труда и его оплаты) принимаются к учету, если они составлены поунифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию сМинфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральнымиорганами исполнительной власти. Указанное вытекает также из положений ст. 9Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее -Закон о бухгалтерском учете).

При необходимости организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России форм остаются без изменения. Вносимые поправки должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением) учреждения (части 2-3 постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Кроме издания приказа о приеме на работу (об увольнении), вносятся соответствующие записи в трудовые книжки как увольняемого, так и назначенного руководителя, а также в личные карточки работников по унифицированной форме № Т-2.

Направление уведомлений

Согласно п. «л» ч. 1 ст. 5Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрацииюридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Закон № 129-ФЗ), вЕдином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ)содержатся сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имениюридического лица: Ф. И. О., паспортные данные или данные иных документов,удостоверяющих личность, ИНН. При смене руководителя организация должнасообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения (ч. 5 ст. 5Закона № 129-ФЗ).

Поскольку на казенныеучреждения не распространяется специальный порядок государственной регистрациинекоммерческих организаций, установленный ст. 13.1 Федерального закона от12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», регистрирующим органом дляних является ФНС России или ее территориальные органы (постановлениеПравительства РФ от 30.09.2004 № 506). В иных случаях федеральным органомисполнительной власти, уполномоченным в сфере регистрации некоммерческихорганизаций, является Минюст России (указ Президента РФ от 13.10.2004 № 1313).

Как установлено ч. 2 ст. 17Закона № 129-ФЗ, для внесения в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений оюридическом лице, но не связанных с внесением изменений в его учредительныедокументы, в регистрирующий орган представляется подписанное уполномоченнымлицом заявление по форме № Р14001 (приложение № 4 к постановлению ПравительстваРФ от 19.06.2002 № 439) с заполненным листом «Б» (ч. V Методических разъясненийпо порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрацииюридического лица, утвержденных приказом ФНС России от 01.11.2004 №САЭ-3-09/16@).

Согласно ч. I Методическихразъяснений, заявителем при данном виде регистрации может быть руководительпостоянно действующего исполнительного органа организации или иное лицо,имеющее право без доверенности действовать от ее имени. Возник спор: ктодолжен подписывать заявление по форме № Р14001, - новый или прежнийруководитель.

ФНС России в письме от26.10.2004 № 09-0-10/42231 разъяснила, что при смене руководителяорганизации заявление подается и подписывается лицом, сведения о которомсодержатся в государственном реестре, т. е. прежним руководителем. ВАС РФпризнал указанную точку зрения налоговиков противоречащей действующемузаконодательству. Суд указал, что с момента прекращения уполномоченным органомуправления юридического лица полномочий руководителя последний не вправе бездоверенности действовать от имени юридического лица, в т. ч. подписыватьзаявление о внесении в государственный реестр сведений о новом единоличномисполнительном органе (Решение ВАС РФ от 29.05.2006 № 2817/06). Таким образом,заявление подписывает новый руководитель учреждения.

Подлинность подписи уполномоченного лица на заявлении в обязательном порядке свидетельствуется нотариально (п. 3 Требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439).

Непредставление,несвоевременное представление или представление недостоверных сведений оюридическом лице (в т. ч. о новом руководителе) в регистрационный орган влечетпредупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере 5 тыс. руб.(ч. 3 ст. 14.25 КоАП).

Документы для внесенияизменений в сведения о юридическом лице, со­держащиеся в ЕГРЮЛ, представляютсяв регистрирующий орган без уплаты государственной пошлины.

Государственная регистрацияосуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представлениядокументов в регистрирующий орган. Не позднее одного рабочего дня с моментагосударственной регистрации указанный орган выдает (направляет) заявителюдокумент (свидетельство), подтверждающий факт внесения записи в реестр (ч. 1ст. 8, ч. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ).

Помимо налогового органа, о смене руководителянеобходимо уведомить Федеральное казначейство (его территориальный орган), атакже учреждение Центрального банка РФ, кредитную организацию.

Так, согласно п. 1.9инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И (далее - Инструкция № 28-И), вслучае изменения сведений, подлежащих установлению при открытии банковскогосчета, клиенты обязаны представлять в банк необходимые документы (их копии),подтверждающие изменение данных сведений.

При открытии расчетного счета юридическому лицу в банк должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица, а также карточка с образцами подписей (подп. «г», «е» п. 4.1 Инструкции № 28-И). Конкретный срок исполнения клиентом обязанности по представлению документов устанавливается договором банковского счета.

Аналогичные положения содержит Порядок открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами (утв. приказом Казначейства РФ от 07.10.2008 № 7н, далее – Порядок № 7н).

Направлять уведомления о смене руководителя в территориальные органы Пенсионного фонда РФ, региональные отделения ФСС РФ, территориальные ФОМС и органы Федеральной службы госстатистики учреждению не нужно. Указанная обязанность возложена на регистрирующий орган (ч. 3.1 ст. 11 Закона № 129-ФЗ, п. 19 постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438).

О праве подписи

Как разъяснил ВАС РФ в Решенииот 29.05.2006 № 2817/06, законодательство о юридических лицах связываетвозникновение прав и обязанностей единоличного исполнительного органа срешением уполномоченного органа управления данного юридического лица (например,с решением учредителя о назначении руководителя). С момента принятия решения унового руководителя возникает право подписи документов, образующихся впроцессе функционирования организации.

В отличие от случаев внесенияизменений в учредительные документы,которые приобретают силу для третьих лиц с момента их государственнойрегистрации (ч. 3 ст. 52 Гражданского кодекса РФ), внесение в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, не связанных с изменениями его учредительных документов, носит уведомительный характер.

Соответственно, новый руководитель с момента принятия решения о егоназначении вправе подписывать не только внутренние документы (приказы, распоряжения и т. д.), нои, например, договоры с контрагентами.

Полномочия руководителя определяются не только законодательством, но и учредительными документами юридического лица, а также трудовым договором. Чтобы исключить вероятность возникновения каких-либо вопросов в будущем, можно порекомендовать при разработке устава организации и/или трудового договора с руководящим работником в разделе, посвященном его компетенции, уделить внимание праву подписи.

Пример

В Уставе Государственного казенного учреждения г.Москвы по организации обращения с отходами производства и потребления«Мосэкопром», утвержденного распоряжением ДЖКХиБ г. Москвы от 14.11.2011 №05-14-736/1, сказано, что директор:

• без доверенности действует отимени учреждения, в т. ч. представляет его интересы, подписывает заключаемыеучреждением государственные контракты, иные договоры, подлежащие исполнению засчет бюджетных средств, от имени г. Москвы в пределах доведенных учреждениюлимитов бюджетных обязательств;
• по согласованию с учредителем утверждает структуруи/или штатное расписание учреждения;
• утверждает годовуюбухгалтерскую отчетность учреждения и регламентирующие его деятельностьвнутренние документы, издает приказы и распоряжения, дает поручения иуказания, обязательные для исполнения всеми работниками.

Несмотря на вышесказанное, вряде случаев совершить определенные действия для легитимизации подписи новогоруководителя все-таки придется. Речь идет о праве подписи платежных и иныхдокументов при совершении операций по счетам ворганах федерального казначейства и кредитных организациях. В соответствии снормативными правовыми актами право первой подписи таких документов принадлежитруководителю организации-клиента (см. п. 7.5 Инструкции № 28-И, п. 2.24Порядка № 7н). Образец подписи руководителя содержится в карточке образцовподписей, предоставляемой в ОФК или банк при открытии счетов организации.

Например, как установлено п.2.25 Порядка № 7н, при смене руководителя организации-клиента представляетсяновая карточка образцов подписей (приложение № 3 к Порядку № 7н) с образцамиподписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная вустановленном порядке. Казначейство (ОФК) не требует предъявлениядоверенностей и других документов, подтверждающих полномочия лиц, подписикоторых включены в карточку (п. 2.29 Порядка № 7н). При этом на оборотнойстороне карточки проставляется отметка вышестоящего участника бюджетногопроцесса об удостоверении полномочий и подписей, либо удостоверительная надписьнотариуса о засвидетельствовании подлинности подписей.

Что касается кредитных организаций, то согласно п. 7.14Инструкции № 28-И в случае замены хотя бы одной подписи, изменения фамилии, имени,отчества лица, указанного в карточке, в случае досрочного прекращения илиприостановления полномочий органов управления клиента в соответствии сзаконодательством РФ клиентом представляется новая карточка. В отличие отпроцедуры замены карточки, установленной Порядком № 7н, представление в банкновой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов,подтверждающих полномочия указанных в ней лиц на распоряжение денежнымисредствами, находящимися на банковском счете, а также документов, удостоверяющихих личность.

Подлинность собственноручнойподписи лица, наделенного правом первой подписи, может быть засвидетельствовананотариально, либо уполномоченным лицом банка (пп. 7.12-7.13.4 Инструкции №28-И).

Инвентаризация, прием и сдача дел

В соответствии с ч. 1 ст. 277 ТК РФ руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб,причиненный организации.

Для справки

В ч. 3 п. 2.25 Порядка № 7н упоминается ситуация, когда в организации назначен временно исполняющий обязанности руководителя. В этом случае представляется временная карточка образцов подписей, заверенная вышестоящим участником бюджетного процесса или нотариально.

В соответствии с ч. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете при смене материально ответственных лиц обязательно проведение инвентаризации в порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Инвентаризация являетсяодним из этапов процедуры передачи дел в организации.

Вообще, вопрос о том, нужно ли передавать дела присмене руководства, является спорным. С учетом того, что руководитель, помимополной материальной ответственности, несет ответственность за положение дел вцелом во вверенном его заботам хозяйствующем субъекте, включая организациюбухгалтерского учета, соблюдение законодательства, организацию хранения учетныхдокументов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (см. ч.1 ст. 6, ч. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете), можно утверждать, чтопередачу дел от сложившего с себя полномочия руководителя к вновь назначенномуосуществлять необходимо.

Так, нормативными правовымиактами министерств и ведомств, регулирующими вопросы статуса гражданскихслужащих, устанавливается их обязанность не позднее дня увольнения сдатьдокументы и материальные ценности по акту (см., например, приказ Роспечати от14.11.2007 № 258.

Пример

Показательным являетсяРегламент Генеральной прокуратуры России (далее - Регламент), утвержденный приказомГенпрокуратуры России от 17.04.2008 № 67. Документ устанавливает, что прием ипередача дел производятся в целях обеспечения преемственности в работе приосвобождении от должности, своевременного ознакомления с обстановкой иповышения ответственности за состояние дел при назначении на должность.Передача дел осуществляется в течение семи календарных дней после изданияприказа о назначении руководящего работника на должность либо освобождении отдолжности по акту приема и сдачи дел и материальных ценностей (п. 11.1Регламента).

В акт приема и сдачи делвносятся сведения: о штатах, их укомплектованности кадрами; об основных(плановых и внеплановых) мероприятиях текущего года, в т. ч. не завершенных кмоменту передачи дел; о состоянии делопроизводства (наличие карточек, книгучета и т. п.); о сохранности документов, в т. ч. содержащих сведения, составляющиегосударственную тайну, специального хранения и строгой отчетности, законодательныхактов и литературы для служебного пользования; об имеющемся имуществе, и егосостоянии и др. (п. 11.2 Регламента).

Акт составляется в двухэкземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела, а также участвовавшими впроцедуре должностными лицами, и передается для утверждения вышестоящемуруководителю.

Помимо нормативных правовых актов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления, обязанность по передаче дел при смене руководителя может устанавливаться учредительными документами (уставом) организации, локальными нормативными актами.

Главная » Гражданское право » Каким числом лучше провести полную инвентаризацию? Кто подписывает приказ на проведение инвентаризации, старый или новый директор? Если проявились лишние материалы.