Путевые листы относятся к документам строгой отчетности, главная функция которых состоит в учете и контроле расходования топлива автомобилями, которые числятся у предприятия. Они применяются как в специализированных автотранспортных компаниях, так и во всех остальных, где есть служебные машины. Только в первом случае положено использовать унифицированную форму этого документа, а во втором – компания вправе сама ее разрабатывать и закреплять внутренними приказами. В теме о путевых листах есть много нюансов, но сегодня мы сосредоточим свое внимание на таком вопросе, как хранение путевых листов на предприятии. Ведь это очень важный момент, потому что если такие документы списать раньше времени, то контролирующие органы могут признать такие действия нарушением закона и наложить штрафы.

Особенности

Срок хранения путевых листов в организации прописан в двух государственных документах: Приказе Министерства транспорта № и Приказе Министерства культуры № . Согласно им, в архиве организации данная бумага должна пролежать 5 лет. При этом приказ Министерства культуры уточняет, что храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия. Если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя. Есть еще одна особенность, согласно которой если путевой лист был выписан на человека, работающего в тяжелых и условиях, то в таком случае хранить бумагу следует 75 лет. Таков точный срок хранения путевых листов в организации, и его надлежит соблюдать.

Храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия, а если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя.

Поскольку путевой лист относится к первичной документации, то его и следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные бумаги, попадающие под эту категорию. Сданные в бухгалтерский отдел листы оттуда переносятся в архив, где и лежат до тех пор, пока не придет время их списывать и уничтожать. Помещение должно быть отдельным, со специальными стеллажами или глухими шкафами. Чтобы избежать порчи бумаги, рекомендуется плотно занавешивать все окна, мешая проникновению в комнату солнечных лучей. А для предотвращения кражи рекомендуется закрывать комнату на замок, ключ от которого будет храниться у ответственного лица.

Минимальный срок хранения путевого листа автомобиля составляет 5 лет. В некоторых случаях он может быть продлен, и это нужно учитывать. Нужно всегда правильно хранить такие документы, чтобы не иметь проблем с проверяющими государственными инстанциями.

Практически каждая организация использует в своей работе автомобильный транспорт. Поэтому бухгалтеру приходится сталкиваться в своей работе с путевыми листами. Зачем нужен этот документ, как его правильно оформить и сколько хранить?

Зачем нужен путевой лист?

Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) составляют существенную часть расходов организаций, которые используют в своей работе автомобильный транспорт. Ведь бензин, дизельное топливо, сжатый природный газ являются основными “продуктами питания” для автомобиля.

Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ). Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано. В документе необходимо указать:

• маршрут и цель поездок, чтобы обосновать их производственную направленность;
• путь, пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра;
• количество горючего, которое было израсходовано в ходе поездок.

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Унифицированные формы...

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).

Около десяти лет назад тогда ещё Госкомстат России утвердил и ввёл в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте ( ; далее - постановление № 78).

Для учёта работы легковых автомобилей была предусмотрена типовая межотраслевая .

Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам:

Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов - (сдельная) и (повременная). При перевозке товарных грузов они выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

...и обязательно ли их применять?

Специалисты Федеральной службы государственной статистики подчёркивают, что формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности ().

А вот у специалистов Минфина не так давно сложилось иное мнение. Они считают, что применять унифицированные формы путевых листов должны в обязательном порядке только автотранспортные организации. Такая точка зрения высказана, в частности, в письмах Минфина от 20.09.05 № 03-03-04/1/214 и от 07.04.06 № 03-03-04/1/327. А вот организации, осуществляющие иные виды деятельности, по мнению чиновников, могут разработать свою форму путевого листа. При этом минфиновцы напоминают, что в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, о которых говорится в пункте 2 статьи 9 закона о бухучёте.

На наш взгляд, с таким выводом Минфина можно поспорить. Как мы уже отмечали, унифицированные формы путевых листов являются типовыми межотраслевыми формами. Соответствующее указание содержится в правом верхнем углу каждой такой формы. Это значит, что такие документы должны использовать организации всех отраслей народного хозяйства при учёте работы как собственного, так и арендуемого автотранспорта. А разрабатывать собственные формы документов организация может в том случае, если их нет в альбоме унифицированных форм.

Добавим к этому и то, что требование о наличии у водителя путевого листа “в установленных случаях” содержится в пункте 2.1.1 правил дорожного движения. И пока неизвестно, как относятся сотрудники ГИБДД к “самодеятельным” документам.

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа. Если путевой лист будет составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения прибыли нельзя.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Бухгалтерам чаще приходится сталкиваться с (форма № 3). Порядок заполнения этой унифицированной формы разъяснён в письме Росстата от .

Начнём с того, что в оформлении путевого листа участвуют три должностных лица - диспетчер, механик и водитель. В транспортных организациях путевые листы выписывает диспетчер, в остальных организациях - уполномоченное на то лицо.

Составляется путевой лист в одном экземпляре. В нём диспетчер указывает:

• номер, серию путевого листа и дату его составления;
• наименование организации, её адрес и телефон;
• марку и государственный номерной знак автомобиля;
• фамилию, имя, отчество водителя, а также его гаражный и табельный номер;
• номер водительского удостоверения и класс автотранспортных средств, которыми имеет право управлять водитель;
• задание водителю и адрес подачи;
• время выезда из гаража и время возвращения в гараж.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Информация о выданном водителю путевом листе вносится в специальный журнал. Унифицированная форма (форма № 8) этого журнала приведена в постановлении № 78.

Графы “Показания спидометра” и “Показания спидометра при возвращении в гараж” заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причём показание спидометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего дня. Разница между показаниями спидометра на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу автомобиля. Кроме того, механик указывает марку горючего, а также отражает поступление и использование ГСМ.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

В транспортной организации водитель автомобиля получает горючее по заправочному листу, номер которого необходимо указать в путевом листе в соответствующей строке.

В обычной организации водитель нередко заправляется на автозаправочной станции за наличный расчёт и предъявляет в бухгалтерию чек ККТ. В чеке указывается дата и время заправки, а также порядковый номер чека. Этот порядковый номер можно указать по строке “Заправочный лист”. В табличной части путевого листа указывается количество литров горючего, которое было залито в бензобак при заправке автомобиля. Остаток топлива при выезде из гаража и при возвращении в гараж указывается на основании показания приборов о количестве горючего в бензобаке легкового автомобиля.

Показатель “Расход горючего по норме” указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в организации приказом руководителя.

Нормы расхода топлива могут быть рассчитаны на основании:

• руководящего документа Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03. Заметим, что этот документ носит рекомендательный характер и действует до 1 января 2008 года;
• технической документации завода-изготовителя на конкретную модель и модификацию эксплуатируемого автомобиля;
• контрольных замеров, проводимых для конкретных условий эксплуатации (например, в черте города с частыми технологическими остановками).

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно количество пройденных за день километров умножить на количество литров топлива по норме на 100 км. А полученное значение разделить на 100.

Пример 1

Организация использует в производственной деятельности легковой автомобиль (модель ИЖ-2125). Утверждённая организацией для этой модели норма расхода топлива на 100 км составляет 10 л. Автомобилем за день пройдено 250 км. Следовательно, расход топлива по норме равен 25 л (250 км 5 10 л: 100 км).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов используются для ведения оперативной и статистической отчётности, планирования потребности организации в топливе и смазочных материалах на последующий период, обеспечения режима экономии и рационального использования потребляемых нефтепродуктов. Важно отметить, что в целях налогообложения прибыли не предусмотрено каких-либо нормативов для признания расходами затрат на ГСМ. Нет отсылок к нормативам ни в статье 254 “Материальные расходы” НК РФ, ни в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 кодекса, в котором речь идёт о расходах на содержание служебного автотранспорта. Поэтому траты на горючее и смазочные материалы, обусловленные производственными и технологическими целями, относятся к материальным расходам или к прочим расходам (в части затрат на содержание служебного автотранспорта) в размере фактических затрат.

Правда, нужно быть готовыми к тому, что, если фактические расходы на ГСМ будут значительно превышать установленные Минтрансом нормы, налоговики могут признать такие расходы экономически необоснованными. И тогда организации, возможно, придётся отстаивать свою позицию в суде.

Фактический расход топлива определяют расчётным путём. Для этого к остатку топлива при выезде нужно прибавить выданное по заправочному листу количество литров горючего и вычесть остаток топлива, который имеется в бензобаке при возвращении автомобиля в гараж.

Пример 2

При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу - 40 л, остаток топлива при возвращении - 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).

В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.

Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.

На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.

В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.

В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.

Пример 3

Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.

5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.

За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.

Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.

Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.

Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.

Путевой лист индивидуального предпринимателя

Для предпринимателей, которые занимаются перевозками или используют личный транспорт для осуществления предпринимательской деятельности, предусмотрены иные формы путевых листов. Они утверждены приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68 и включают в себя следующие формы:

Путевые листы по этим формам предприниматель должен оформлять независимо от того, сидит ли он сам за рулём транспортного средства или автомобилем управляет работник по найму.

Выписывать путевые листы предприниматель может самостоятельно или поручить это своему сотруднику. Как и в организациях, путевой лист предпринимателю предпочтительнее оформлять на один день. А на более длительный срок “путёвка” может быть составлена только в том случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток или смены вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.

Выданные путевые листы регистрируются в специальном журнале, форма которого приведена в приложении № 4 к приказу № 68. Заполнять путевые листы предприниматель должен в соответствии с тем порядком, который описан в приложении № 5. Использованные путевые листы, а также до конца заполненный журнал регистрации путевых листов предприниматель обязан хранить в течение пяти лет.

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Как хранить бухгалтерские документы. Какие бухгалтерские документы хранить обязательно - читайте в статье.

Вопрос: Путевые листы на автомобили должны храниться в бухгалтерии или у механика.

Ответ: Коммерческие организации самостоятельно определяют где хранить бухгалтерские документы. Законодательством не закреплено где именно нужно хранить путевые листы. Вместе с этим для обеспечения контроля за сохранностью путевых листов, их целесообразно хранить в бухгалтерии.

Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена НК. Поэтому, первичные бухгалтерские документы (в том числе путевые) лучше хранить в бухгалтерии.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Как хранить бухгалтерские документы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно ().

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно ( , ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве .

Сколько организация обязана хранить бухгалтерские и налоговые документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Документы, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывайте после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. Об этом - в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК и в письмах Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104 .

Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне , утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 . Такие правила в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и письме Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 15.08.2013 № АС-4-3/14759).

Чтобы не наказали за нарушение правил, установленных Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Таблица по срокам хранения отдельных видов документов

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Главная — Статьи

Когда, кому и зачем нужна ТТН

Налоговики при проверке обоснованности вычетов по НДС обращают особое внимание на наличие и правильность оформления такого первичного документа, как товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т). Это унифицированная форма, однако нет никаких четких инструкций о том, в каких случаях ее нужно оформлять, как ее правильно заполнить, кому она необходима и т.д. Поэтому, стараясь избежать споров с проверяющими, большинство организаций оформляют ТТН по поводу и без. Давайте сначала разберемся, когда же все-таки нужна ТТН.
Форма N 1-Т предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Налоговики считают, что при доставке товаров автотранспортом ТТН следует оформлять во всех случаях без исключения (Пункт 2 Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом"; п.

49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов). И некоторые суды их поддерживают (Постановления ФАС ВСО от 30.04.2009 N А19-10710/08-11-Ф02-1646/09, от 11.11.2008 N А19-4274/08-43-Ф02-5524/08).
Но и в Гражданском кодексе, и в Уставе автомобильного транспорта четко сказано, что ТТН подтверждает заключение договора перевозки груза (Статья 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее — Устав); п. 2 ст. 785 ГК РФ). То есть ТТН служит оправдательным документом для подтверждения оказанных услуг по движению груза. Составлять ее нужно только тогда, когда для перевозки товара привлекается транспортная компания.

При самовывозе ТТН не нужна

Наш поставщик своего склада не имеет, товар мы забираем на собственном транспорте со склада другой организации — грузоотправителя. Нужна ли нам ТТН для подтверждения расходов?

Вы приобретаете товар на условиях самовывоза и перевозите его на собственном транспорте, перевозчика нет, а значит, и оформлять ТТН не нужно. Для подтверждения факта приобретения товара и принятия его на учет достаточно формы N ТОРГ-12. Недавно такую позицию поддержал Высший Арбитражный Суд РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 09.12.2010 N 8835/10). Этого же мнения придерживается и Минфин (Письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/42, от 15.06.2010 N 03-03-06/1/413).
Возможно, теперь, учитывая позицию ВАС РФ и мнение Минфина по данному вопросу, налоговики не будут настаивать на оформлении ТТН при самовывозе.
А для подтверждения расходов на перевозку, например для учета затрат на бензин, достаточно путевого листа, который оправдывает поездку (Постановление ФАС ВСО от 17.11.2008 N А19-6488/08-50-Ф02-5714/08).

Если покупатель забирает товар сам, поставщику достаточно оформить ТОРГ-12

Отпуская товар со склада своим покупателям, мы, как грузоотправитель, всегда составляем ТТН, независимо от того, кто забирает товар: сам покупатель или перевозчик. Но в последнее время, когда клиенты сами забирают товар со склада, многие категорически не хотят подписывать наши экземпляры ТТН. Говорят, что им достаточно ТОРГ-12. Что нам делать?

Если покупатель сам забирает товар, то составлять ТТН действительно не нужно. Как уже было сказано выше, ТТН нужна, только если к доставке привлекается перевозчик. Для подтверждения передачи товара вам достаточно накладной ТОРГ-12, которую вы выставляете своим покупателям. Чтобы не было проблем с оформлением документов, лучше заранее обговорите со своим покупателем условия доставки и порядок оформления первичных документов и пропишите их в договоре.

Включать стоимость доставки в ТОРГ-12 нельзя, нужен отдельный документ

Поставщик везет нам товар собственным транспортом и не выписывает ТТН. Доставка товара по условиям договора оплачивается отдельно. Какой документ должен быть оформлен на услуги доставки? Можно ли стоимость доставки указать в ТОРГ-12 отдельной строкой?

Указывать стоимость доставки в ТОРГ-12 отдельной строкой неправильно. Эта накладная применяется для оформления продажи товара, а не услуг (Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций).
Унифицированной формы первичного документа для учета услуг по доставке нет. Поэтому ваш поставщик может оформить документ в свободной форме, включив в него обязательные реквизиты первичного документа (Статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; п. п. 12, 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Например, это может быть акт оказанных услуг, содержащий сведения о транспортных расходах (Постановления ФАС ЦО от 15.01.2010 по делу N А54-366/2007-С4-С5; ФАС МО от 25.05.2009 N КА-А40/4486-09).

Цена и стоимость товара указываются в ТТН с НДС

В форме ТТН отсутствует отдельная графа для указания суммы НДС. Как заполнять графы "Цена" и "Сумма": с НДС или без?

В этих графах указываются суммы с учетом НДС. И вот почему. По договору перевозки перевозчик обязуется доставить вверенный ему груз в пункт назначения и выдать его грузополучателю (Статья 8 Устава; ст. 785 ГК РФ). Перевозчик несет ответственность за сохранность груза с момента принятия его для перевозки и до момента выдачи грузополучателю и обязан в случае возникновения ущерба возместить его (Статья 34 Устава; ст. 796 ГК РФ). ТТН служит основанием для расчетов между заказчиком автотранспорта и транспортной компанией. Если в процессе транспортировки с товаром что-либо случится (например, частично или полностью сломается, разобьется, потеряется), то возмещать убытки вам будут исходя из стоимости, указанной в ТТН, то есть с НДС.

Несовпадение цены в счете-фактуре и ТТН не влияет на вычет по НДС

Налоговая отказывает в возмещении НДС по товару из-за того, что цена в товарной накладной и счете-фактуре не совпадает с ценой в ТТН. Обоснованны ли претензии проверяющих?

Требование налоговой инспекции необоснованно. Документом, на основании которого НДС принимается к вычету, является счет-фактура (Пункт 1 ст. 169 НК РФ). Первичными документами, подтверждающим принятие товара на учет, являются не только ТТН, как считают налоговики, но и другие первичные документы, например товарные накладные или акты приема-передачи (Постановления ФАС СЗО от 20.02.2008 по делу N А56-2004/2007; ФАС ПО от 10.01.2008 по делу N А12-6193/07). Поэтому счета-фактуры и товарной накладной ТОРГ-12 в вашем случае достаточно для подтверждения вычета НДС.

В графе "Плательщик" ТТН нужно указывать организацию, оплачивающую услуги перевозчика

По договору доставить товар до склада покупателя должны мы (поставщик). Для этого мы нанимаем транспортную компанию. При заполнении ТТН возник вопрос: кого указать в заголовочной части ТТН в графе "Плательщик": нас (мы оплачиваем услуги транспортной организации) или нашего покупателя (он оплачивает товар, перевозимый по этой накладной)?

В Указаниях по заполнению ТТН (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) ответа на свой вопрос вы не найдете. Но в 1983 г. была утверждена Инструкция о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом (Утверждена Минфином СССР N 156, Госбанком СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотрансом РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 (далее — Инструкция)), которая в настоящее время не утратила силу. В ней сказано, что в строке "Заказчик (плательщик)" ТТН нужно указывать наименование организации, производящей оплату транспортной работы по данной ТТН (Пункт 9 Приложения N 3 к Инструкции).
Хотя этот документ устанавливает правила заполнения уже не действующей формы, термины, использующиеся в нем, вполне применимы и в отношении актуальной ТТН.
Указание в графе "Плательщик" именно заказчика по договору перевозки также можно обосновать следующим. Назначение ТТН — учет расчетов за перевозку, а не за транспортируемый товар.
На практике же многие организации указывают в графе "Плательщик" того, кто платит за товар, сравнивая товарный раздел ТТН с накладной ТОРГ-12.

ТТН при транзитной поставке

Мы своего склада не имеем.

Срок хранения путевого листа в архивах предприятия

Отгрузка товара идет со склада нашего поставщика, который доставляет груз сразу нашему покупателю. Поставщик (он же грузоотправитель) выписывает ТТН и заполняет все графы, в том числе и товарный раздел со своими продажными ценами. При получении груза наш покупатель расписывается в ТТН и получает ее экземпляр. Мы не хотим, чтобы наш покупатель знал нашего поставщика и его цены. Есть ли возможность решить эту проблему?

При таких условиях повлиять на заполнение ТТН вам не удастся. Графы "Цена" и "Сумма" должны быть заполнены поставщиком. Вряд ли у вас получится уговорить его оставить эти графы пустыми, так как в случае непредвиденных обстоятельств он не сможет взыскать ущерб с транспортной компании. А указывать в ТТН ваши продажные цены он тоже едва ли согласится.

По "единой" накладной учесть товар и заявить вычет НДС возможно

Наш поставщик поставляет нам товары из другого города. Вместо привычных ТОРГ-12 и ТТН стали привозить "гибрид" накладной, то есть добавили в 1-Т некоторые реквизиты из ТОРГ-12. Можно ли на основании такого "гибрида" учитывать расходы на приобретение товара? Возможны ли претензии со стороны налоговиков к вычету НДС по товару?

Чтобы принять входной НДС к вычету, товары должны быть приняты на учет (Пункт 1 ст. 172 НК РФ). Поэтому нужны первичные документы, подтверждающие расходы на покупку товаров. НК не уточняет, какие именно это документы. Сами контролирующие органы высказали мнение, что это может быть или товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т), или товарная накладная (форма N ТОРГ-12) (Письма Минфина России от 31.01.2011 N 03-03-06/1/42, от 15.06.2010 N 03-03-06/1/413).
Формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной унифицированы (Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, от 28.11.1997 N 78). Но при необходимости ТОРГ-12 и ТТН можно дополнить нужными реквизитами (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации). В своих письмах контролирующие органы против этого не возражают (Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 16-15/028267).
Таким образом, вы можете учитывать товар по полученной от поставщика накладной (либо ТОРГ-12, либо ТТН, содержащей дополнительные реквизиты).

Вопрос: Разъясните, каков срок хранения документов. У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1 - 2 лет. ("Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", 2006, n 6)

"Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", 2006, N 6
Вопрос: Разъясните, каков срок хранения документов.
У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1 - 2 лет.
ООО, г. Хабаровск
Ответ: Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).
Сроки хранения первичных учетных документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), ст. 23 НК РФ и ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете".
В ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете" предусмотрена обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Место хранения обработанных первичных документов организация определяет самостоятельно - у себя или в архиве (государственном или частном).
Документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105).
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур, равно как и регистров бухгалтерского учета, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и может повлечь следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):
- за нарушение, совершенное в течение одного налогового периода, - 5000 руб.;
- за нарушение, совершенное в течение более одного налогового периода, - 15 000 руб.;
- если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Налоговики могут также наложить штраф за непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах (ст. 126 НК РФ). Это нарушение влечет штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
К ответственности может привлекаться не только организация, но и должностные лица, то есть бухгалтер и директор. Так, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица наказываются административным штрафом в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Этот штраф может наложить только суд.
Порядок хранения документов в организации могут проверить работники архивной службы. С их подачи мировой судья может наказать руководителя фирмы. Это может быть предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ).
Кроме того, уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. То же деяние в особо крупных размерах приведет к штрафу от 200 000 руб. до 500 000 руб. (ст. 199 УК РФ). Должностных лиц по этой статье наказывают, только если доказано, что они умышленно не представляли документы (Постановление КС РФ от 27.05.2003 N 9-П).
Исходя из вышеизложенного организация обязана обеспечить хранение первичных учетных документов (включая путевые листы) не менее 5 лет.
М.Кузнецова
Начальник
консультационного отдела
Horwath МКПЦН
Подписано в печать
09.02.2006

Главная » Пдд » Сколько хранить путевые листы в организации. Сроки хранения документов