Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя , в т.ч. своего автомобиля.

При выплате компенсации следует руководствоваться Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Несмотря на то что этот документ вышел в свет почти 18 лет назад, он сохраняет свою актуальность и сегодня (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Денежная компенсация положена не всем работникам предприятия, а только тем, чья работа связана с постоянными служебными разъездами (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13): например, курьерам, менеджерам, торговым представителям, исполнительным директорам и т.д. Разъездной порядок работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Порядок и размер возмещения затрат, связанных с расходами при использовании личного имущества сотрудника, определяет руководитель организации по договоренности с работником.

Величина компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля, используемого в служебных целях, и от его марки. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, техническим обслуживанием, ремонтом автомобиля и т.д. Кроме того, в компенсацию должна быть включена сумма износа автомобиля.

Следовательно, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов на эксплуатацию машины, ему не полагаются.

Компенсация выплачивается один раз в месяц вне зависимости от количества календарных дней в нем.

За время отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, командировкой, болезнью и другими обстоятельствами, когда личный автомобиль не используется в служебных целях, компенсация не выплачивается (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Документальное оформление

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях должна быть предусмотрена положениями трудового договора или установлена отдельным письменным соглашением между работодателем и работником.

В должностной инструкции сотрудника необходимо указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.

Для того чтобы получить компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, необходимо представить доверенность от его собственника.

Кроме того, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника.

Путевые листы должны составляться по формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются как налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690), так и специалисты главного финансового ведомства (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Арбитражные судьи по этому вопросу расходятся во мнениях. Так, ФАС Северо-Западного округа считает наличие путевого листа обязательным для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях (Постановление от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005). Расходы, по мнению судей, не подтверждены документально, если маршрутные листы не содержат отметок о пребывании в месте посещения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.01.2007 по делу N А05-5764/2006-20).

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации.

К приказу целесообразно приложить расчет суммы компенсации за месяц исходя из марки автомобиля, стоимости израсходованных ГСМ, пробега автомобиля и количества рабочих дней в месяце (Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387).

Налог на прибыль

В налоговом учете сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включается в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это означает, что их можно учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, в котором произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после выдачи денег сотруднику на руки или перечисления их на счет в банке. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может выплачиваться работодателем в любой согласованной с работником сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется. Это установлено пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При налогообложении прибыли коммерческих организаций компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13). Указанные нормы введены с 1 января 2002 г. и продолжают действовать до сих пор, несмотря на ежегодное увеличение стоимости горюче-смазочных материалов, технического обслуживания и ремонта.

Напомним, нормы компенсации за использование автомобиля зависят от мощности двигателя. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, сумма компенсации, уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации, равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб.

При использовании сотрудником собственного мотоцикла в служебных целях ему полагается компенсация в размере 600 руб.

Обратите внимание! Нормы, установленные для расчета налога на прибыль, никак не влияют на сумму компенсации, фактически выплачиваемую сотруднику. Это значит, что размер компенсации может превышать установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). На такой подход специалисты Минфина России не раз указывали в своих Письмах (от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

При этом работодатель может компенсировать сотрудникам, использующим свои личные автомобили в служебных целях, расходы, связанные с приобретением ГСМ, топлива, ремонтом и страхованием личного автомобиля. Но эти суммы не будут учитываться при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Такого же мнения придерживаются арбитражные судьи (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 N А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009 по делу N А33-12556/2008).

Пример 1. В должностной инструкции коммерческого директора ЗАО "Кедр" указано, что характер его работы предполагает частые служебные поездки. За использование личного автомобиля в служебных целях ему полагается компенсация в размере 1700 руб. Об этом говорится в трудовом договоре с коммерческим директором.

В апреле 2010 г. он регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле "ВАЗ-2107". Руководитель организации подписал приказ о выплате коммерческому директору компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном трудовым договором.

Объем двигателя автомобиля "ВАЗ-2107" меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, учитываемых в расчете налога на прибыль, включается 1200 руб. Оставшиеся 500 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

За время отсутствия работника на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки и проч., когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Предположим, работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней, а остальное время был в отпуске). Фактические расходы на использование им личного автомобиля для служебных поездок будут значительно меньше, чем в случае использования автомобиля в течение всего месяца. Следовательно, компенсационная выплата за этот месяц будет меньше.

При расчете налога на прибыль в этом случае можно учесть сумму компенсации в размере меньшем, чем нормы, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, коммерческий директор был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 5 по 18 апреля. Рассчитаем сумму компенсации, которая ему полагается за не полностью отработанный месяц.

В апреле 22 рабочих дня, из которых коммерческий директор отработал 12. Следовательно, сумма компенсации составит 927,27 руб. (1700 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

При расчете налога на прибыль организация может включить в состав расходов 654,55 руб. (1200 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

Не вызывает сомнения факт, что размер компенсации, учитываемый в целях налогообложения, - сумма весьма скромная. Ее хватает лишь на покупку трех литров бензина в день.

Осознавая это, специалисты финансового ведомства советуют организациям вместо выплаты компенсации своим сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях заключить с ними договор аренды автомобиля без экипажа.

В этом случае вся сумма арендных платежей может быть включена в состав прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Компенсация за использование иных видов транспорта

На практике возможны ситуации, когда сотрудник использует в служебных целях не легковой автомобиль, а микроавтобус или грузовой автомобиль.

В состав прочих расходов при расчете налога на прибыль организация может отнести расходы на компенсацию за использование для служебных поездок только личных автомобилей, относящихся к категории легковых. Ни микроавтобусы, ни грузовые автомобили в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не упоминаются. Нормы компенсации в целях налогообложения прибыли для этих транспортных средств не установлены (Письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293).

Однако это вовсе не означает, что организация не сможет уменьшить свои налогооблагаемые доходы на сумму компенсации, выплачиваемой работникам за использование личных транспортных средств (не легковых автомобилей) в целях налогообложения.

Перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества на основании ст. 188 ТК РФ (кроме легкового автотранспорта), могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). В качестве личного имущества может использоваться мобильный телефон, компьютер, принтер и другая техника.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении микроавтобусов и грузовых автомобилей (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150). Компенсация за использование указанных транспортных средств в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в сумме, установленной трудовым договором. Но при условии, что расходы на выплату компенсации являются экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии со ст. 252 НК РФ.

НДФЛ

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26, от 14.08.2003 N 04-04-06/158, УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269, от 21.01.2008 N 28-11/4115.

По мнению специалистов финансового ведомства, НК РФ не предусмотрено установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта в служебных целях для целей обложения НДФЛ. Поэтому использование Постановления Правительства РФ N 92 не противоречит положениям п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).

В некоторых случаях арбитражные судьи поддерживали чиновников (Постановление ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2 по делу N А60-11335/07).

Арбитражная практика довольно часто опровергала подход, сформированный официальными органами. В частности, ФАС Северо-Западного округа отклонил довод налоговой инспекции о том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных Правительством РФ в Постановлении N 92. По мнению судей, указанные нормы действуют исключительно для целей расчета налога на прибыль (Постановление от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указал: размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется по соглашению сторон трудового договора и нормируется только в целях расчета налога на прибыль. Поэтому, считают судьи, не должна облагаться НДФЛ вся сумма компенсации за использование личного автомобиля и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом соглашением сторон трудового договора.

Однако в последнее время позиция Минфина России изменилась. В Письмах от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 и от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 чиновники отметили, что в гл. 23 НК РФ не указаны нормы компенсации в случае использования работодателем личного имущества работника и не предусмотрен порядок их установления. Поэтому для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статьей 188 ТК РФ установлено: размер возмещения расходов при использовании работником своего личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, оформленным в письменной форме. Поэтому, по мнению финансистов, НДФЛ не удерживается со всей суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов сотрудника, понесенных при использовании личного имущества.

При этом чиновники настаивают на том, что организация должна помимо расчета суммы компенсации, документов, подтверждающих принадлежность имущества работнику и фактическое использование имущества в интересах работодателя, иметь и документы, подтверждающие суммы произведенных расходов.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 1 января 2010 г. работодатели обязаны уплачивать страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Но только в пределах норм.

Поскольку в целях исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды не установлены специальные нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и не предусмотрен порядок их установления, можно сделать следующий вывод.

Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, установленная трудовым договором, не подлежит обложению страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, поименованные в специальном Перечне (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765. В п. 10 этого документа речь идет о суммах, выплачиваемых работникам в возмещение расходов, и иных компенсациях в пределах установленных норм.

Следовательно, компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля в служебных целях, не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, но только в пределах норм, утв. Постановлением Правительства РФ N 92.

Компенсация для индивидуальных предпринимателей

Для индивидуальных предпринимателей нормы расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов Постановлением Правительства РФ N 92 не определены.

Однако, по мнению специалистов Минфина России, нормы, приведенные в указанном Постановлении, применимы и для индивидуальных предпринимателей, как работающих на общем режиме налогообложения, так и применяющих УСН. То, что в самом документе нет ссылки на индивидуальных предпринимателей, не имеет значения (Письма Минфина России от 08.08.2005 N 03-11-04/2/40, от 07.10.2004 N 03-03-02-05/7).

Но арбитражные суды придерживаются иной позиции. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа пришел к выводу, что на индивидуальных предпринимателей положения Постановления Правительства РФ N 92 не распространяются (Постановление от 27.01.2009 N Ф04-7730/2008(17508-А03-46)). По мнению судей, указанный документ относится только к организациям, которые должны им руководствоваться при расчете налога на прибыль.

Компенсация за использование автомобиля работника: учтите все правила

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно. При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ,п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в фиксированной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. То есть не важно, сколько дней в месяце – 28 или 31, сумма компенсации за полный месяц должна быть одинаковой. А вот за время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины. При этом они руководствуются письмамиМНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419иМинфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63.

В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет компенсации

Компенсация за использование автомобиля работника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отражается по кредитусчета 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, нужно сделать следующую запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример

Приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации Кондратьеву А. С. была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 9000 руб. в месяц.

В апреле 2015 года 22 рабочих дня. С 10 по 15 апреля Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:

9000 руб. : 22 дн. × 18 дн. = 7363,64 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 7363,64 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

НДФЛ с компенсации

Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом компания не обязана применять нормы, предусмотренныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Объясним почему.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплачивать сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, компенсацию за использование автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении о выплате компенсации между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. В частности, нужно иметь документы:

• подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства);
• обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина Россииот 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387(доведено до сведения налоговых инспекций письмом от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации, если хозяином авто является жена работника, а сам он ездит по доверенности

Если супруги получили машину в собственность после заключения брака, то речь идет о совместном имуществе (ст. 34 Семейного кодекса РФ). И значит, налог с выплаченной компенсации удерживать не надо. Какой приказ при этом можно оформить, мы показали в образце ниже.

НДФЛ придется исчислить, если супруга купила автомобиль до замужества или получила его в подарок, по наследству (не важно когда). Либо если есть брачный контракт, в котором прописано, что машина – единоличная собственность жены. Такой подход рассмотрен в письме Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Страховые взносы с компенчации

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием их личного транспорта, не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Добавим, что нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль Для целей уплаты страховых взносов они неприменимы.

Налоговый учет компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля.

Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленныепостановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). И доказать иное не получится даже в суде.

Добавим, что в бухгалтерском учете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме без каких-либо ограничений. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Если, конечно, ваша компания применяет в своей работе это ПБУ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника

Да, можно. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены. Однако это не значит, что их нельзя учесть.

Дело в том, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме. То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ). Основание –подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Но справедливости ради следует отметить, что ранее в отношении компенсации за использование микроавтобуса специалисты Минфина России указывали на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

При этом в упомянутом письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Однако в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющих учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса организация может руководствоваться именно ими. Однако претензии проверяющих, к сожалению, не исключены.

Совет: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).

И при методе начисления, и при кассовом методе моментом признания в налоговом учете расходов в виде компенсации за использование личного автомобиля будет дата перечисления денег с расчетного счета (выплаты из кассы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример

В феврале 2015 года сотруднику ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. была начислена и выплачена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Сумма компенсации составляет 3000 руб. в месяц. Размер компенсации установлен с учетом затрат сотрудника на содержание машины, приобретение бензина и т. п. (приказ о назначении компенсации). Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,4 процента.

Детей у Кондратьева нет. Поэтому стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

«Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно, применяя при этом метод начисления.

Норма компенсации для автомобилей с объемом двигателя больше 2000 куб. см составляет 1500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92).

В пределах этой суммы компенсация уменьшит налогооблагаемую прибыль организации. Сверхнормативная сумма компенсации в размере 1500 руб. (3000 – 1500) не повлияет на расчет налога на прибыль. А вот в бухучете можно учесть в расходах всю сумму начисленной компенсации. Как следствие, в учете возникнет постоянное налоговое обязательство.

При расчете НДФЛ бухгалтер «Альфы» не применяет нормы постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Поэтому вся сумма компенсации (3000 руб.) НДФЛ не облагается.

Компенсация в пределах сумм, установленных приказом на ее выплату (3000 руб/мес.), не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В феврале 2015 года бухгалтер организации сделал в бухучете следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство, возникшее из-за превышения фактической суммы компенсации над нормами, установленными налоговым законодательством для расчета налога на прибыль.

Ситуация: можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с приобретением ГСМ, если организация возмещает сотруднику эти расходы помимо компенсации за использование личного автомобиля, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя. Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации в пределах этих норм.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование автомобиля сотрудника, если он распоряжается им по доверенности

По общему правилу можно. Подпункт 11пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за использование личного автомобиля. Требований о том, чтобы сотрудник при этом обязательно был собственником автомобиля, глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит.

Однако из этого правила есть исключение. Если сотрудник распоряжается по доверенности автомобилем, который принадлежит организации или ее собственнику (учредителю, участнику, акционеру), то компенсацию за использование такого транспортного средства учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Это связано с тем, что в данной ситуации сотрудник фактически не несет расходов, связанных с использованием и содержанием автомобиля. А значит, выплата компенсации является экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Упрощенка. Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен тем же постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Как мы уже говорили раньше, нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Напомним их еще раз. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учесть компенсацию за использование личного грузового автомобиля сотрудника. Организация применяет упрощенку

Нет, нельзя.

Перечень расходов, которые уменьшают налоговую базу по единому налогу, закрыт (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Он позволяет учесть при налогообложении только те компенсации, которые выплачены за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). На этом основании компенсации за использование личных грузовых автомобилей в расходы включить нельзя.

Чтобы заплатить сотруднику деньги за пользование его личным грузовым автомобилем, заключите с ним договор аренды транспортного средства. В таком случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемые доходы организации при расчете упрощенного налога (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД Налоговую базу плательщиков ЕНВД расходы на выплату компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают (ст. 346.29 НК РФ). Ведь величина ЕНВД от реальных доходов или расходов никак не зависит.

Общая система + ЕНВД. Сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника учитывайте по правилам того налогового режима, в котором занят сотрудник.

Если сотрудник занят в обоих видах деятельности организации, компенсацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.

Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
• более 2000 куб. см, то - 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 ).

Что указать в расчете

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

• компенсация за амортизацию;
• возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

• уровень износа ТС;
• срок полезного использования машины;
• интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

• приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
• установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
• за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

• Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
• Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

• фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
• нормативов Министерства транспорта;
• норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.
Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:
«4. Обязанности сторон
4.2. Работодатель обязуется:
8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».
Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 года применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).
Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Обратите внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо Минфина РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»):
— копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
— другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).
Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ N 152 . Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.
Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:
— если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;
— при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Главная » Тгп » Компенсация за использование личного транспорта ндфл. Компенсация работнику за использование личного автомобиля