Лекция 1. Роль и место информационных систем в управлении экономическими объектами

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов- процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. По мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем (ИС).

Для того, чтобы разобраться, что такое экономическая информационная система (ЭИС), необходимо, прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом, т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть:

Обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе;

Получение максимальной прибыли;

Выход на международный рынок и т.д.

Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (Рис.1).

Субъект управления объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражаешься потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.

Рис.1.Структура системы управления

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков прямого (П) и обратного (О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

С учетом сферы применения выделяются:

Технические ИС;

Экономические ИС;

ИС в гуманитарных областях и др.

Экономическая информационная система (ЭИС) - это система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователя.

С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные потоки информации, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна из-за сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации обратного потока, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера (О 2). Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации – П 2 , которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления.

Место ЭИС в контуре системы управления показано на рис.2.

Информация о внешней среде

Воздействие внешней среды

Рис.2.Место ЭИС в контуре системы управления.

П 1 , П 2 -неформализованная и формализованная части директивной информации; О 1 , О 2 -неформализованная и формализованная части информации обратной связи

Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические (функциональные) и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию:

Высший уровень (менеджеры высшего звена);

Средний уровень (менеджеры среднего звена и специалисты);

И оперативный уровень (менеджеры низшего звена и исполнители).

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренция, поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов и контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов, и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами и т.д. Основная задача оперативного уровня управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе, обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями . В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции:

1. Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

2. Учет - функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

3. Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторныйанализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации- экспертныесистемы.

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и т.д. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий.

Подцелью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны.

Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными , так как заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

Для систем существует понятиединамического равновесия - это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели.

К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости структуры, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублированием.

Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая.

Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления, т.е. каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторией цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этого уровня траекторией.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторией, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Т.о., творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и

директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Информационные системы являются вспомогательным средством для управления экономическим объектом, и поскольку управление носит целевой характер, то и информационная система призвана обеспечить поддержку принятия решений.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое информационная система?

2. Что понимают под управлением?

3. Какова структура системы управления?

4. Какое место ЭИС занимает в контуре управления?

5. Что такое планирование, учет и анализ?

6. Что такое цель, траекторная цель?

Информационный поток – это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Управление информационным потоком заключается в согласовании скорости передачи и приема информации, объема информации и величины пропускной способности отдельной структуры или пути следования потока.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

* неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.);

* множественность подразделений - поставщиков информации;

* множественность подразделений - потребителей информации;

* сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;

* множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

* многовариантность оптимизации информационных потоков.

Логистический информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делиться на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.

Реквизит - элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так например, реквизиты - наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

Документы , используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций. Например, в бухгалтерском учете показатель, его основание является результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи , это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.

Данные , принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом.

Носитель информации - это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

Виды информационных потоков представлены в табл. 1.

Таблица 1 - Классификация информационных потоков

Рис. Система входящих и исходящих ИП службы логистики

Следует запомнить. Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика). Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов.

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передача и хранение данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта .

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться.

В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечить процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

Так как далее речь будет идти исключительно об информационных системах экономического характера, необходимо ввести понятие экономической информационной системы (ЭИС) , под которой будем понимать систему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.2). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

Информация о внешней среде

Воздействие внешней среды

Рис.2. Место ЭИС в контуре системы управления.

П 1 , П 2 – неформализуемая и формализуемая часть директивной информации (прямая связь);

О 1 , О 2 – неформализуемая и формализуемая часть информации обратной связи.

В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации (см.рис.2 – О 2), которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации – П 2 , которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%.

Как правило, определенный уровень системы управления является частью единой иерархической структуры системы управления более высокого порядка. В рассматриваемом процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление делами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями . В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы . Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в табл.1.

Таблица № 1

Взаимосвязь функций и уровней управления

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой, прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны. Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными . Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторий, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуации (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Следует запомнить

Информационные системы являются вспомогательным средством для управления экономическим объектом, и, поскольку управление носит целевой характер, то информационная система призвана обеспечить поддержку принятия решений.

Основные понятия

Цель, управление, система, сложная система, структура управления, траекторная цель, функция планирования, функция учета и контроля, функция анализа, информационная система.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое информационная система?

2. Что понимают под управлением?

3. Какова структура системы управления?

4. Как можно классифицировать информационные системы?

5. Какое место занимает ЭИС в контуре управления?

6. Какие уровни управления вы знаете и как они насыщены задачами планового, учетного и аналитического характера?

7. Что такое планирование, учет, анализ?

8. Что такое траекторная цель?

2.1. Понятие информационной системы и её место в системе управления экономическим объектом

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования . Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

Для того, чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо прежде всего определить её место в системе управления экономическим объектом , т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (рис. 2.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком управленческой директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи электроэнергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Рис. 2.1. Структура системы управления

Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация – для государственных органов, инвесторов и т.д., маркетинговая – для потенциальных потребителей .

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средства обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Хотя в общем случае информационная система может функционировать и в некомпьютерном варианте, современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Подобные системы называются автоматизированными информационными системами.

Внедрение автоматизированных информационных систем может способствовать:

Получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

Освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

Обеспечению достоверности информации;

Замене бумажных носителей данных на более современные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

Совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

Уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

2.2. Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Однако в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными . В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными , так как в их функционировании принимает участие человек.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рис. 2.2):

Создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

Составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;

Быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;

Управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;

Логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

Автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Рис. 2.2. Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной информационной системы являются:

Возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;

Достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

Оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

Возможность графического отображения динамики модели;

Возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции «типовых управленческих решений», в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

2.3. Структура управления организацией и ее типовые виды деятельности

Функции управления

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулuрование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников (премия, повышение в должности, звания, степени и т.п.)

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения (регулирование) - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач (рис. 2.3). Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. Каждому из уровней управления соответствует определенный персонал организации - от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. Здесь задействованы исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Рис. 2.3. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. Здесь работают менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Это уровень менеджеров высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Введение

Данная курсовая работа представляет собой техническое задание на разработку автоматизированной информационной системы ежегодного учета выпускаемой продукции (далее по тексту - Система). Система предназначена для подразделения Отдела планирования производства (далее по тексту - Предприятие).

Необходимость разработки данной системы возникла в связи с введением на Предприятии интегрированной системы менеджмента (ИСМ) и связанными с этим изменениями в документообороте, и введением унифицированной формы учета выпускаемой продукции, а также учета и контроля доходов от производимой продукции (далее по тексту - База данных). Так как Предприятие выпускает продукцию и ведёт учет продукции согласно серийному номеру для поддержки гарантийного обслуживания продукции, заполнение Базы данных вручную представляет собой сложную задачу и влечет за собой неизбежные ошибки. Данная Система призвана автоматизировать этот процесс, сократив трудовые затраты по оформлению отчетности.

Задача системы состоит в планировании квартального и ежемесячного производства выпускаемой продукции в соответствии с годовым планом производства. Обеспечить контроль выпускаемой продукции, серийный номер выпускаемой продукции, отпускную цену, определить годовой план производства в количественном и стоимостном выражении. Организовать квартальный план производства с разбивкой по месяцам. Определить номер выпускного подразделения. Вести учет брака.

Теоретическая часть

Управление экономическим объектом

В соответствии с кибернетическим подходом экономический объект может быть рассмотрен как большая система, состоящая из множества элементов, связанных между собой и внешним миром коммуникационными каналами.

Так, например, все экономические отношения между хозяйствующими субъектами могут быть рассмотрены как многоуровневая система, состоящая из иерархии подсистем, каждая из которых в свою очередь также может включать множество взаимосвязанных подсистем. При этом под подсистемой принято понимать систему, являющуюся частью более крупной системы. Наименьшим звеном в структуре системы является такое звено, внутренняя структура которого не рассматривается на выбранном уровне анализа структуры системы. Наименьшее звено в структуре системы называют элемент. Что именно будет рассматриваться в качестве элемента, зависит от выбранного уровня анализа структуры системы.

В качестве подсистем могут выступать межотраслевые комплексы (которые в свою очередь состоят из отраслей), отрасли (состоящие из подсистем-объединений), объединения (включающие предприятия), предприятия (которые образуются из определенных частей - подразделений, отделов, участков и т.д.), подразделения предприятия (их также можно рассматривать как систему) и т.д. Отсюда следует, что экономический объект может быть рассмотрен на различных уровнях иерархии.

По типам связей с окружением системы могут быть открытыми, закрытыми и изолированными. Система, которая взаимодействует с другими системами в своем окружении, является открытой системой. В том случае, когда невозможно получить информацию об элементах образующих систему и взаимосвязях между ними, то такая система называется закрытой. Под изолированной системой понимается система, которая закрыта от каких-либо воздействий. Если система способна изменять свое состояние и (или) окружающую ее среду, то в этом случае систему принято называть адаптивной. Под окружающей (внешней) средой понимается совокупность целого ряда систем, влияющих или испытывающих на себе влияние целостной системы.

Системы создаются или образуются для определенных целей реализации процессов. Входящие друг в друга системы и подсистемы связаны между собой и взаимодействуют. В процессе функционирования системы, в результате действия на систему ряда факторов происходит изменение существующих связей, которое влечет за собой изменения состояния системы. Если изменения не соответствуют заданному состоянию, то возникает необходимость с помощью органов управления так изменить связи внутри системы и между подсистемами, чтобы состояние системы стало соответствовать заданному. Отсюда следует, что для того, чтобы различные происходящие как внутри системы, так и за ее пределами, процессы протекали в соответствии с их целевым назначением, они должны управляться.

Без управления не возможна целенаправленная деятельность любой социально-экономической или организационно-производственной системы. Систему, реализующую функции управления принято называть системой управления. Систему управления экономическим объектом можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ) и объекта управления (ОУ).

Субъект управления представляет собой управленческий аппарат, объединяет в себе сотрудников, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение.

Объект управления представляет собой непосредственно предприятие, которое осуществляет выполнение поставленных перед ним задач. В задачу объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Субъект управления и объект управления связаны прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно - политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Потребность в управлении возникает при необходимости координации деятельности членов трудового коллектива, объединенных для достижения поставленных перед ними локальных и глобальных целей. Первоначально любая цель носит обобщенный характер и лишь в процессе уточнения она формализуется управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В процессе управления экономическим объектом принимаются оперативные, тактические и стратегические решения. В соответствии с этим, обычно говорят, что управленческий аппарат состоит из трех уровней управления: оперативного, среднего и высшего.

На высшем уровне управления экономическим объектом находятся менеджеры-руководители. Они определяют цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В их компетенцию обычно входит проведение анализа рынка, уровня конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне управления экономическим объектом находятся менеджеры-исполнители. На этом уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне управления экономическим объектом находятся менеджеры структурных подразделений (отделов, служб, цехов и т.д.). На данном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней управления экономическим объектом выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет и контроль, анализ и регулирование.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет и контроль - функции, направленные на получение информации о ходе работы предприятия проверки соответствия достигнутых результатов с плановыми. Учет принято подразделять на оперативный, бухгалтерский и статистический. Бухгалтерский учет в свою очередь может подразделяться на финансовый и управленческий. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - это сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы.

Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в табл.1.

Таблица 1.

Взаимосвязь функций и уровней управления

Главная » Конституционное право » Информационный поток, его виды и характеристики. Большая энциклопедия нефти и газа