Как долго хранить кассовые документы. Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

В организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

Платежная (расчетно-платежная) ведомость - предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

иные документы.

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

1. В строке "Основание" именуется
2. В графе "В том числе" проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают "без НДС".
3. В строке "Приложение" должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
4. В графе "Кредит, код подразделения" проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая - как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые - отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы "Остаток на начало дня". Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после "Переноса", отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках "Начислено" указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка "Депонировано". По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных "Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании".

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
3. Контроль производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом - по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Вопрос касается срока хранения бухгалтерских документов, в части расчетов сотрудников. Мы не ведем лицевые счета сотрудников. У нас есть расчетные ведомости по начислению зарплаты, выдача зарплаты осуществляется через кассу или на пластиковые карты сотрудников (безналичное перечисление). Понятно, что надо хранить 75 лет расчетные ведомости по начислению зарплаты, а сколько лет хранить документы по выдаче зарплаты (кассовые, банковские), если лицевые счета не ведутся? Сколько лет надо хранить Авансовые отчеты сотрудников?

сообщаем следующее: В п. 1.9 Положения ЦБ РФ сказано, что кассовые и другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций, хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Таким образом, согласно ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, кассовые, банковский документы, в том числе авансовые отчеты хранятся в течение 5 лет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух» и в нормативно-правовом документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база».

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:*

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

· наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм цифрами суммам прописью;

· при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.*

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

Нина Ковязина , заместитель директора

департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Ситуация: В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.*

Сергей Разгулин , заместитель директора

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"»

Кассовые документы в организации или индивидуальном предприятии оформляются вследствие перемещения финансового капитала . Грамотное заполнение и обеспечение их сохранности — достаточно непростая задача в бухгалтерском учете компании.

Данные документы ведутся согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации, Налогового кодекса, Федеральных законов и Положений Центробанка России. Регулярные изменения, вносимые в нормативные и правовые акты, повышают сложность в проведении операций с помощью кассовых документов для предпринимателя или компании.

Как происходит

Осуществление кассовых операций происходит в соответствии с:

Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.

Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.

Местом их хранения может служить архив организации или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.

Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам :

1. Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
2. Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
3. У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
4. Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.

Как определить

В соответствии с законодательством Российской Федерации, период, в течение которого кассовые документы хранятся в отделе архива любой компании, равен не менее пяти годам , кроме расчётно-платёжных ведомостей, при условии отсутствия лицевых счетов сотрудников, которые хранятся до 75 лет . Когда задействованы судебные разбирательства, то бумаги не уничтожают до тех пор, пока судья не вынесет решение.

Иногда предприятие самостоятельно решает, сколько могут храниться бумаги в его архиве, но нельзя не соблюдать нововведения налогового и бухгалтерского законодательства.

Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации . При обнаружении нарушения правил к нему предъявляют претензии в виде административного наказания, выраженного в финансовом взыскании.

Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.

• величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ ;
• размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ .

Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям. По правилам, касающимся деятельности архива, в данный отдел передаются лишь документы с постоянным либо продолжительным, то есть более десяти лет , сроком хранения, а также бумаги личного содержания.

Более пяти лет следует сохранять бумаги расчетного характера. Перечень их состоит из расчетно-платежных ведомостей по выдаче заработной платы либо прочих выплат без ведения лицевого счета. Поэтому перечисленные выше бумаги необходимо направить в архивный отдел, в виду продолжительных сроков хранения.

Перед передачей их следует перепроверить, обращая внимание на то, как они оформлены, сформированы, соответствуют ли их нумерация действующей номенклатуре документации на предприятии. При выявлении ошибок и неисправностей сотрудники, отвечающие за их оформление устраняют обнаруженные деффекты.

Каждое дело, принимаемое в архив, сопровождается обязательным присутствием сотрудника данного отдела , передающего кассовые бумаги. К ним всегда должна быть приложена опись в двух экземплярах, где отмечают дату приема тех или иных документов и ставят подпись ответственного работника.

Когда организация не имеет архивного подразделения и не может создать условия по сохранности важной документации, тогда бумаги хранятся в соответствующем государственном архиве, куда их направляют вместе с реестрами, согласованными экспертами проверочной комиссии.

Главные особенности

Кассир обязан по окончанию каждого рабочего дня сшивать отчетные бумаги, в соответствии с возрастанием порядковых номеров зарегистрированного реестра. Старшему сотруднику расчетного кассового узла либо генеральному директору предприятия необходимо контролировать грамотное сшивание бумаг.

По истечению сроков хранения кассовой документации, составляется их реестр для направления в архивный отдел либо перед утилизацией.

Учетные бумаги должны быть правильно заполнены и иметь соответствующий внешний вид. Ни в коем случае нельзя мять, мочить и делать исправления в ведомостях, книгах и ордерах.

Таким образом, заполнение кассовых документов — процесс достаточно ответственный , ведь они позволяют обобщить различные информационные данные, составить отчетность и грамотный учет расчетных операций. Если кассир допустит погрешности на начальной стадии заполнения финансовых операций, это может серьезно отразится на бумаги итоговой отчетности.

У ответственного сотрудника по оформлению кассовой документации должны быть соответствующие знания и опыт, его работа должна проверяться старшим должностным лицом и утверждаться генеральным директором.

Журналы и книги необходимо заполнять в соответствии с установленными сроками и нормами . Все исправления должны соответствовать порядку оформления кассовых документов. Хранить их необходимо строго по установленным правилам законодательства, дабы избежать административных взысканий и использовать их для управления организацией в будущем.

Обязательные реквизиты и сроки хранения представлены в данной инструкции.

Эта задача - одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

• Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
• Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
• Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
• Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет.

Как правильно хранить кассовую книгу

Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, - проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

Срок хранения кассовых документов на предприятии

Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года . В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке . Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

- Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее - Закон № 996 );

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее - Перечень ).

В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню . В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства , а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии.

Главная » Понятие » Как долго хранить кассовые документы. Какими законодательными актами регулируются сроки хранения