Отчет о страховом стаже в пфр. Скачать актуальный бланк

Нововведения, произошедшие при передаче администрирования по исчислению и выплате страховых взносов от ПФР к налоговым органам, привели к введению СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Эта форма обязательна для заполнения всеми субъектами, у которых есть работники и физлица, привлекаемые по гражданским договорам, и используется ПФР как источник сведений об их стаже.

Ранее функции нового отчета выполнял бланк РСВ-1, который включал в себя данные о периоде работы на предприятии сотрудника. С этого года данный регистр отменен.

Так как за ПФР осталась обязанность по учету стажа работников с целью начисления им пенсии, то органом была введена новая форма СЗВ-СТАЖ, которую надо подавать по окончании отчетного года. В нее включается информация о периоде трудовой деятельности человека на предприятии.

Если внимательно приглядеться к ней, то сразу же станет заметно сходство этого отчета с СЗВ-М – формой, введенной в действие в прошлом году для учета работающих пенсионеров.

При этом СЗВ-СТАЖ обладает более подробной информацией, с фиксацией дат начала и окончания работы в течение года, а также указанием и расшифровкой периодов, когда работник не работал, но место за ним на предприятии сохранялось.

Внимание! Кроме этого предусматривается обязанность работодателя отдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника ему на руки. Бухгалтер должен заполнить этот отчет только на данного работника, распечатать, заверить его и отдать на руки.

Помимо этого отчет должен содержать информацию о произведенном начислении и уплате взносов. Так как эта информация в настоящее время подается работодателями в налоговую, ПФР остается без этих сведений.

Когда работник выходит на пенсию, то на него необходимо отправить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ, с тем чтобы этот орган получил всю необходимую информацию для назначения выплаты.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Законодательство устанавливает перечень лиц, которые должны передавать отчет СЗВ-СТАЖ:

Организации всех форм собственности, имеющие трудовые договоры, срочные трудовые контракты и договора гражданско-правового характера (ГПХ) с физлицами, в том числе и их филиалы, представительства.
Предприниматели, а также юристы, нотариусы, лицензированные сыщики, которые осуществляют частную практику, при использовании ими привлеченных работников.

Внимание! Таким образом, данную отчетность должны составлять и сдавать все работодатели на работников и лиц, в пользу кого производится выплата вознаграждения, на которое нужно рассчитывать страховые взносы.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Форма СЗВ-СТАЖ относится к годовой отчетности, которую в общем порядке организация должна сдавать один раз в год, после его завершения. При этом на законодательном уровне установлен срок, до какого числа сдавать за предыдущий год - до 1 марта следующего года за отчетным.

Внимание! Таким образом за 2018 год отчетность необходимо предоставить до 1 марта 2019 года. Кроме того данную форму нужно выдавать сотрудникам при увольнении.

В отношении этого отчета также действует правило о переносе на следующий рабочий день окончательного срока, при выпадении его выходной или праздничный день. Поэтому, так как 1 марта выпадает на выходной, то срок сдачи переносится на 2 марта 2018 года.

Помимо этого определены сроки для оформления СЗВ-СТАЖ при:

Когда с работником прекращается трудовой контракт - в окончательный день работы сотрудника вместе с остальными обязательными к выдаче на руки документами.
Когда сотрудник выходит на пенсию - работодатель должен в трехдневный срок отправить СЗВ-СТАЖ в орган ПФР со дня поступления запроса.

Куда предоставляется отчетность

Нормы права устанавливают обязанность представления бланка СЗВ-СТАЖ:

Для ИП - по месту их регистрации, указанной в паспорте;
Для юрлиц - по месту их нахождения;
Для филиалов, представительств - по адресу расположения этих структурных подразделений.

Способы сдачи отчетности

Отправлять эту отчетность можно несколькими способами:

Отчет на бумаге можно сдать непосредственно представителю ПФР. Для этого надо заполнить его в двух экземплярах. Лучше всего оформлять его на компьютере с использованием специализированных программ, чтобы можно было сформировать электронный файл, который в этом случае также надо передать.
Через систему электронного документооборота для субъектов, у которых число привлеченных людей более 25 человек. Для этого способа необходимо обязательное наличие , а также оформление договора со спецоператором связи. Основная масса работодателей должна сдавать форму СЗВ-СТАЖ именно так.

Важно! Предоставить отчетность на бумажном носителе можно только в случае, если численность застрахованных лиц не более 25 человек.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Действующие нормы права определяют обязанность работодателя выдавать работнику в день прекращения соглашения форму СЗВ-СТАЖ. Если ее формирует предприятие по итогу за год, в нее включаются все работники фирмы.

В случае же, когда она составляется при увольнении, информация, включенная в этот отчет, должна касаться только увольняемого работника, чтобы не допустить разглашения персональных сведений остальных сотрудников, что считается нарушением.

При составлении этого отчета на увольняемого сотрудника, ему присваивается статус «Исходный», проставляется номер текущего года, который является и годом увольнения.

В табличной части указывается дата начала работы (если сотрудник работает с начала года, то проставляется день его начала), и дата завершения на предприятии трудовой деятельности работника.

Если контракт расторгается с сотрудником 31 декабря, то соответствующая отметка проставляется в графе 14.

Когда форма СЗВ-СТАЖ оформляется при увольнении, то разделы 4 и 5 не надо заполнять.

Форма сдачи отчета

Бланк форма СЗВ-СТАЖ объединяет информацию о самом хозяйствующем субъекте, а также сведения по каждому работнику или физлицу, в пользу которого были в течение года начислены суммы, на какие нужно рассчитать страховые взносы.

Внимание! Обязательным приложением к годовому отчету идет опись в формате ОДВ-1, представляющую документ также содержащий основные сведения о страхователе, а также общие данные о рассчитанных и перечисленных взносах, а также количестве застрахованных лиц.

Бланк и образец формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Рассмотрим подробнее как оформляется СЗВ-СТАЖ.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В строку с регистрационным номером следует вписать номер, присвоенный ПФР работодателю в момент регистрации его в этот ведомстве.

Далее отражается информация о ИНН и КПП хозяйствующего субъекта. Если работодатель ИП у него номер должен состоять из 12 символов, а код КПП отсутствовать. Если страхователем является организация, ИНН у нее включает 10 цифр, а две пустые клеточки прочеркиваются.

Ниже отражается сокращенное наименование компании, а для ИП - его полные личные данные (Ф.И.О.). Эта информация должна соответствовать учредительным документам субъекта.

В графе «Тип сведений» следует отражать:

«Исходная» – когда СЗВ-СТАЖ отправляется субъектом первый раз;
«Дополнительная» – в случае когда первоначальный отчет дополняется новым.
«Назначение пенсии» – когда СЗВ-СТАЖ оформляется на работника, выходящего на пенсию.

Раздел №2 - Отчетный период

Здесь находится только одна графа, в которую необходимо вписать номер года отчета.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Указанный раздел имеет табличный вид, и в нее необходимо построчно записывать сведения о работниках, с которыми в течение отчетного периода у организации имелись трудовые соглашения либо гражданские договоры.

В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» указываются личные сведения по работнику.

Следом идет графа «СНИЛС», куда записывается страховой номер, присвоенный сотруднику в ПФ.

Графа «Период работы» включает два отдельных столбца - даты начала и даты завершения трудового периода. Если сотрудник отработал весь год, то сюда вносятся первый и заключительный дни года.

Если у одного из работников необходимо показать несколько трудовых периодов (например, он увольнялся и устраивался в течение года несколько раз), то они записываются в отдельных строках друг под другом. Однако графы с личными данными и СНИЛС указываются только разово - в первой строке, а дальше их оставляют пустыми.

Когда сотрудник уходит на пенсию, то датой завершения указывается предположительный день этого события.

Если выполнялись работы по гражданскому договору, то заносится период его действия. Если оплата за работы была произведена полностью, то в графе 11 записывается код «ДОГОВОР», если нет – сюда необходимо занести «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графу «Территориальные условия» записывается код, если работы выполнялись в особых окружающих условиях. Все возможные коды можно найти в приложении 1.

В графу «Особые условия» записывается код, если работник осуществлял деятельность в опасных либо вредных условиях, которые наделяют право досрочно оформить трудовую пенсию. Возможные коды можно увидеть в приложении 2.

В графе «Сведения об увольнении застрахованного лица» делается отметка только в том случае, если дата увольнения выпала на 31 декабря.

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

В таком разделе производится заполнение только если отчет подается на лиц, выходящих на пенсию. Он включает два вопроса, и на них необходимо ответить путем проставления отметки в графе.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

В указанный раздел необходимо заносить информацию также только при выходе сотрудника на пенсию. Сюда нужно записать периоды, за которые выполнялись начисления, а также ответить на вопрос путем проставления отметки - производилось ли перечисление взносов за указанные периоды.

Бланк и образец описи ОДВ-1

Скачать в формате Excel.

Образец заполнения описи ОДВ-1

Непосредственно вместе с полностью оформленным бланком СЗВ-СТАЖ, организация еще обязана составлять и отправлять опись к нему по форме ОДВ-1. Там производится обобщение всех предлагаемых сведений.

Составленной описи можно присвоить один из трех типов:

«Исходный».
«Корректирующий».
«Отменяющий».

Чтобы это сделать, необходимо пометить пустую графу знаком «Х» напротив выбранного типа.

Раздел 1 - в нем находятся реквизиты организации. Заполнение производится по тому же принципу, как и Раздел 1 в самой форме СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 - поле «Отчетный период» всегда должно содержать «0», а вот в поле «Год» записывается номер года отчета из четырех цифр.

Раздел 3 - сюда заносится общее количество работников, на которых передаются сведения в бланке СЗВ-СТАЖ;

Раздел-4 - сюда нужно заносить информацию только в том случае, когда подаются сведения с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и пометкой «Особая». Указанные здесь данные должны содержать сведения за весь период, по которому оформлен отчет.

Раздел 5 - в этот раздел заносится информация, если передаются данные типов СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ на работников, которые из-за труда в тяжелых либо вредных условиях заслужили право получать пенсионные выплаты досрочно.

В конце форму должен подписать директор в соответствующем поле и поставить дату, когда это было сделано.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

По утвержденным правилам сдачи отчета, его необходимо отправлять в ПФ в том случае, когда у организации либо предпринимателя есть действующее трудовое соглашение хотя бы с одним наемным сотрудником. В том случае, когда у самозанятого гражданина, предпринимателя, адвоката, нотариуса и прочих лиц наемных работников нет, то и составлять и подавать документ у них нет надобности.

В пользу этого решения говорит и тот факт, что сама структура отчета подразумевает наличие в нем хотя бы одной строки со сведениями о работнике, а если таковой нет - то пройти контроль ошибок такая форма уже не сможет.

По отношению к компаниям это нельзя определить однозначно. Все дело в том, что у фирмы изначально есть один работник - директор, сведения о котором прописаны в Уставе. Отсюда следует, что если у компании не подписано ни одного трудового договора, даже с самим директором - то составлять отчет и отправлять его, как и включать туда руководителя, не нужно.

Внимание! С другой же стороны, если имеется подписанное соглашение между директором и компанией, но деятельность не ведется, отчет составлять нужно. В этом случае там будет указано единственное лицо - руководитель.

Такого рода проблемы возникали и при вводе формы СЗВ-М, однако в той ситуации ПФ быстро выпустил разъяснения о том, как действовать в подобной ситуации. Что касается нового отчета, каких-либо официальных комментариев до сих пор не последовало.

Штрафы за не сданный отчет или за невыдачу при увольнении

Закон предусматривает несколько видов штрафов, в зависимости от обстоятельств, при которых было зафиксировано нарушение:

Отчет был отправлен в полном объеме, но после установленной даты - по 500 р. по сведениям за каждого работника, срок по которому был нарушен;
Отчет был отправлен вовремя, но в него не были включены данные по отдельным работникам - по 500 р. по сведениям за каждого работника, информация по которому не была подана;
Отчет был отправлен в полном объеме, и в установленные законом сроки, но при проверке выяснилось, что по некоторым работникам указаны недостоверные сведения - по 500 р. по сведениям за каждого работника, данные по которому поданы неверными.

Также установлено еще несколько штрафов, связанных с этой отчетностью:

Если отчет был передан в бумажном виде, в то время как организация обязана подавать его только электронно - 1000 рублей;
При увольнении работника ему не был выдан на руки отчет с его сведениями об отчислениях, либо при выходе сотрудника на пенсию отчет не был в 3-х дневный срок отправлен в ПФР - 50000 руб.

Именно по обновленной форме СЗВ-СТАЖ страхователи должны отчитаться по итогам 2018 года. Кроме того, нужно сдавать в ПФР при выходе работника на пенсию, а также предоставить сотруднику в случае его .

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ за 2018 год?

Страхователи должны сдавать сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у них как по трудовым договорам, так и договорам ГПХ, в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Сказанное означает, что за 2018 год форма СЗВ-СТАЖ (Приложение 1 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п), заполняемая на застрахованных сотрудников, должна быть сдана не позднее 01.03.2019.

При этом к сдаваемым формам СЗВ-СТАЖ, объединяемым в пакет входящих документов, должна быть приложена форма ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Общий порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ приведен в Приложении 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п .

При заполнении СЗВ-СТАЖ нужно использовать инструкцию, состоящую из двух частей: общие требования и собственно порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ, применяемые также к формам ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, в частности, такие:

формы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвета могут использоваться любые, кроме красного и зеленого;
формы СЗВ-СТАЖ подписываются руководителем или иным уполномоченным на то лицом.

Как заполнять СЗВ-СТАЖ: образец заполнения за 2018 год

В соответствии с инструкцией по заполнению формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году форму нужно заполнять так:

в разделе 1 «Сведения о страхователе» приводятся данные о страхователе, представляющем формы (регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование организации) и типе сведений (в формах, первоначально представляемых за 2018 год нужно пометить «Исходная»);
в разделе 2 «Отчетный период» нужно указать «2018»;
в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» указываются в соответствующих графах сведения о работниках. В общем случае нужно заполнить следующие графы: в графах 2-4 нужно указать Ф.И.О. работника (в именительном падеже), в графе 5 его СНИЛС, в графах 6-7 — период работы в 2018 году (к примеру, с 01.01.2018 по 31.12.2018, если работник проработал весь год), в графе 11 - код неотработанных периодов (к примеру, для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет нужно указать код «ДЕТИ»). Если у конкретного работника в 2018 году были периоды, когда он не работал, то в форме СЗВ-СТАЖ по нему необходимо будет привести несколько строк подряд: без кода в графе 11 за период, когда он работал, и с соответствующим кодом за период, когда не работал. При этом Ф.И.О и СНИЛС такого лица заполняются только один раз.

Для застрахованных лиц, работающих по ГПД, в графе 11 нужно указать «ДОГОВОР», если оплата по договору произведена в 2018 году, и «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ», если работу по договору не была оплачена в 2018 году. К примеру, из-за того, что работа еще не завершена.

Название документа: Форма СЗВ-Стаж. Сведения о страховом стаже застрахованных лиц
Формат: .xls
Размер: 34 кб

Отчетная нагрузка на предприятия позволяет осуществлять контроль за законным ведением процессов в хозяйствующих субъектах. Так, форма СЗВ-СТАЖ, введенная в действие Постановлением Правления Пенсионного фонда в 2017 году, обязывает юридические лица и предпринимателей предоставлять определенные данные. Это сведения по начисленным и уплаченным в отношении работников страховых взносам, а также о периодах работы таких сотрудников. В исчерпывающий список фирм, которые попадают под действие Постановления, входят обособленные подразделения организаций, нотариусы и адвокаты и даже частные детективы.

Исходные данные для консолидации данных

Согласно действующему правилу, в состав формы должны подпадать сведения в отношении всех работников, которые находятся с хозяйственным субъектом в трудовых отношениях. Бланк СЗВ-СТАЖ также должен содержать сведения по тем лицам, которые оформлены по договорам гражданско-правового характера. Законодатель обязывает организации отчитываться не только перед контролирующими органами, но и выдавать справки соответствующей формы по требованию своим сотрудникам:

В период увольнения. Требование работника не обязательно;
По заявлению штатного сотрудника в течение 5 дней.

Исходными сведениями для составления отчета являются персональные данные работника (ФИО, СНИЛС), кадровые данные и информация, которая публикуется в официальных классификаторах.

Особенности заполнения и сдачи

Отсутствие выплат в отчетном периоде не освобождает администрацию предприятия от формирования и сдачи отчетности. Вне зависимости от наличия сотрудников или выплат по ним, форма подлежит заполнению.

В практике организаций часто возникает вопрос о необходимости формирования сведений по учредителям, совмещающих должность генерального директора. Согласно действующим правилам, такой работник вступает с предприятием в трудовые отношения, а потому его персональные данные подлежат включению в СЗВ-СТАЖ.

В отношении индивидуальных предпринимателей и других категорий самозанятых граждан, которые уплачивают взносы в соответствующие фонды только за себя, освобождаются от предоставления таких сведений.

Готовую форму необходимо отправить по назначению до 1 марта года, следующего за отчетным. Несмотря на то, что большая часть контрольных функций пенсионного фонда передана в налоговую инспекцию, отчет будут ждать именно в ПФ РФ.

Иные сроки формирования и сдачи

Отчет СЗВ-СТАЖ необходимо будет оформить досрочно в случае планируемого выхода на пенсию одного из сотрудников. По общему правилу, такую форму надлежит продублировать и самому сотруднику (работающему по ГПХ). Данные, представленные ранее, также надо будет отразить в годовом отчете к 1 марта.

С начала 2017 года страховые взносы находятся под контролем налоговой службы, и привычный отчет РСВ-1 мы сдаем в ПФР в последний раз за 2016 год. Но Пенсионный фонд должен как-то получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

Новые отчеты в Пенсионный фонд

Пенсионный фонд уже в декабре 2016 издал проект постановления о четырех новых формах отчетов:

СЗВ-стаж (данные о страховом стаже сотрудников);
ОВД-1 (данные о работодателе);
СЗВ-корр (корректировка данных по сотруднику);
СЗВ-исх (данные о доходах сотрудников, страховых взносах и периодах трудовой деятельности, попадающих в трудовой стаж).

Постановление еще не утверждено окончательно, но Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ предусматривает его сдачу, и вряд ли в этом вопросе что-то изменится. Бланки новых форм уже опубликованы, прописан порядок их заполнения. Работодатели должны сдавать новые отчеты за 2017 год.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Отчет СЗВ-стаж должен донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1. Отчет сдается ежегодно, впервые работодатели сдадут его в 2018 году до 1 марта. У нас есть время познакомиться с формой и правилами по ее заполнению. Тем более что до конца 2017 года в порядке заполнения формы могут произойти изменения.

Отчет заполняется отдельно по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная. Хотя форма и называется СЗВ-стаж, но в нем указываются и данные о страховых взносах за сотрудника, и по этой части он несколько дублирует Расчет по страховым взносам для налоговой.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы должны сдавать этот отчет. Он представляется раз в год с 1 января до 1 марта. Отчет нужно будет сдать уже в 2017 году в двух случаях:

компания ликвидируется до конца отчетного периода;
в течение года один или несколько работников компании выходят на пенсию.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, многим работодателям придется уже в текущем году. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета.

Прежде всего, когда работник готовится выйти на пенсию по старости или инвалидности, он обращается к страхователю с просьбой сдать на него отчет СЗВ-стаж с типом “Назначение пенсии”. Работодатель обязан эту просьбу удовлетворить, чтобы отработанные месяцы текущего года были включены в трудовой стаж сотрудника.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч.6 ст.21 Федерального закона №400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2017 года мне исполнится 55 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2017 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2017
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

в разделе “Тип сведений” отметьте крестиком поле “Назначение пенсии”;
в разделе 2 проставьте текущий год;
в разделе 3 укажите периоды, когда человек работал, находился в отпуске, находился на больничном, отсутствовал на рабочем месте по другим причинам;
в графу 7 впишите предполагаемую дату выхода на пенсию: если заявление работника написано до достижения пенсионного возраста, то это ближайшая дата его рождения; если заявление написано после достижения пенсионного возраста, это дата, когда сотрудник собирается предоставить документы в Пенсионный фонд (в таком случае попросите сотрудника указать дату в своем заявлении);
в разделе 4 сообщите, начислены ли взносы на пенсионное страхование за период, указанный в разделе 3;
приложите к форме СЗВ-стаж опись ОДВ-1: в поле “Отчетный период” поставьте “0”, в поле “Год” - год подачи сведений, поле с типом сведений “Исходная” поставьте крестик и сообщите число работников, на которых подаете сведения.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
данные о рабочем стаже сотрудника.

Форма СЗВ-стаж заполняется на всех граждан, с которыми были заключены трудовые, авторские или гражданско-правовые договора, в том числе на директоров организаций, если с ними заключен договор.

Интересно, что Пенсионный фонд будет ожидать СЗВ-стаж даже на тех физлиц, которые застрахованы и имеют статус безработных: эти данные представит служба занятости.

Особенности при заполнении отчета

Обратите внимание на поле “Регистрационный номер в ПФР”. В нем укажите регномер страхователя из 12 знаков. В поле “ИНН” укажите индивидуальный номер организации или ИП из 10 или 12 знаков, и если останутся пустые ячейки — поставьте прочерки.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

В третьем разделе присваивайте порядковый номер каждому застрахованному сотруднику, даже если сведения о работе займут несколько строк.

В поле “Период работы” указывайте даты в пределах отчетного периода, который вы указали во втором разделе отчета. Если в рабочем стаже был перерыв, начните новую строку, но данные работника и номер СНИЛС не дублируйте.

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Когда форма заполнена, указываем должность руководителя и заверяем отчет его подписью, при наличии — ставим печать. Перед отправкой в ПФР формы СЗВ-стаж собираем в пачку и делаем к ним опись по форме ОВД-1, без которой отчеты не примут.

Есть вероятность, что порядок заполнения изменится после утверждения отчета. Мы будем следить за развитием событий и расскажем вам об этом.

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2018 году можно будет из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия. К концу календарного 2017 года мы подготовим эту форму в сервисе. Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 30 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

В 2017 году появилась форма СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Она была введена по инициативе ПФ, поскольку из-за передачи управления взносами в налоговую, фонд лишился источников информации по стажу работников хозяйствующих субъектов. Сейчас ее нужно выдавать только при увольнении и пенсии, но в 2018 году отчитаться придется всем предпринимателям и организациям с сотрудниками.

Сведения о стаже, который получил работник в течение года, до 2017 года ПФ брал из специального отчета РСВ-1.

Однако после того, как функции по управлению взносами были отданы в ФНС и отчет РСВ-1 был отменен, фонд встал перед проблемой. У него пропал источник, из которого он мог бы оперативно получать всю необходимую для исчисления стажа информацию.

Новая форма, внешне, похожа на еще один новый отчет ПФ - СЗВ-М. Но по сравнению с последним, он содержит более подробную информацию по каждому человеку. Тем не менее, оба документа не отменяют действия друг друга. На основании фонд собирает информацию о работающих в организациях пенсионерах, с целью отмены индексации их пенсии по старости. Из нового же отчета ПФ будет получать сведения о стаже каждого работающего человека в течение года, а также о взносах.

Как годовой отчет, новая форма будет сдаваться только в 2018 году. Однако, если произойдет увольнение работника, то компания должна будет выдать распечатанный бланк на руки. Либо если выходящий на пенсию принесет подтверждение этого события, то электронный отчет нужно будет передать в фонд в течение 3 дней.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По правилам, новый отчет должны будут подать:

Все компании, а также принадлежащие им подразделения в других регионах;
Предприниматели, нотариусы, адвокаты и сыщики с лицензией, у которых есть наемные сотрудники.

Внимание! В отчете нужно будет показывать всех оформленных работников, с которыми у ИП либо фирмы заключен , либо , и они получают денежные выплаты, на которые производятся выплаты в соцфонды.

СЗВ-СТАЖ 2017 сроки сдачи

Новый отчет хозяйствующие субъекты с работниками должны пересылать в ПФ ежегодно.

Для подачи определен последний день, когда можно это сделать - 1 марта в том году, который следует за годом отчета. Как обычно, если день сдачи будет выпадать на выходной, то его нужно будет автоматически передвинуть до первого следующего рабочего дня.

В 2017 году по полной форме отчет не отправляется. Первый раз это предстоит сделать до 01 марта 2018 года.

Кроме этого определены сроки двух частных случаев:

Если работник выходит на пенсию и приносит уведомление об этом - отчет отправляется в ПФ не позже 3 дней с момента информирования;
Распечатанный и заверенный бланк СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника нужно отдать на руки в последний рабочий день.

Важно! Если при сотрудник не получил на руки сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ или же отчет в течение 3-х дней при не отправлен в ФПР, организация может быть оштрафована. О том, какие штрафы существуют за данную отчетность смотрите в конце статьи.

Куда предоставляется отчетность?

Заполненный бланк необходимо отправлять в отделение фонда:

Если сдает предприниматель - по месту проживания;
Если сдает фирма - по адресу расположения;
Подразделения с отдельным учетом - по адресу расположения.

Каким способом можно сдать отчет?

Форма СЗВ-СТАЖ предполагает два способа передачи ее в фонд:

На бумажном носителе. Но в таком виде сдавать ее имеют право только те хозяйствующие субъекты, у кого оформлено не больше 25 сотрудников. Тогда отчет нужно заполнить на компьютере, распечатать в двух копиях, а также скопировать на переносной носитель (флэшку, например) сам электронный файл отчета. Работник фонда ставит на одной копии бумажного отчета отметку о приеме и копирует к себе электронную версию.
Электронно. Таким образом обязаны сдавать все фирмы и предприниматели, у которых нанято больше 25 работников. Для сдачи отчетности в электронной форме необходимо приобрести и выбрать организацию, которая будет оказывать услуги по передаче данных.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ – это объединенные сведения о хозяйствующем субъекте, а также данные о работниках, которые были у него оформлены на протяжении отчетного периода. Кроме этого, вместе с СЗВ-СТАЖ предоставляется опись ОДВ-1, где показываются общие сведения о фирме или ИП и количество сведений и сотрудниках.

Бланк, образец ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ

В формате Excel.

Скачать в формате Excel.

В формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Заполняться бланк может как электронно, так и на бумаге.

Основные принципы заполнения бумажного документа:

Заполняется бланк ручкой темного оттенка. Не разрешено заполнять красной либо зеленой ручкой.
Если при заполнении допущена ошибка, то лист нужно переписать снова.
Вносить исправления при помощи корректирующих средств запрещается;
Сведения вписываются заглавными буквами.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В поле «Регистрационный номер в ПФР» записывается номер, который присвоен хозяйствующему субъекту в фонде.

Затем идут поля для внесения ИНН и КПП. В поле для записи ИНН предусмотрено 12 клеток. Если бланк заполняется на организацию, номер которой содержит только 10 цифр, две оставшиеся пустыми клетки нужно прочеркнуть. Также поле КПП заполняют только фирмы, ИП оставляют его пустым.

Поле «Наименование» должно содержать краткое название компании или Ф.И.О. ИП согласно учредительных документов.

Блок «Тип сведений» определяет, при какой ситуации подается данный отчет:

Исходная - бланк сдается в первый раз за год;
Дополняющая - данный отчет вносит изменения либо дополнения в ранее сданный;
Назначение пенсии - в отчете подаются сведения на работника (ков), которые оформляют пенсию, и их стаж текущего года нужно принять во внимание при определении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Содержит только одно поле, куда записывается номер года из четырех цифр, за который отправляется отчет.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Он построен как большая таблица, в которую необходимо построчно записать сведения о работниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» записываются данные на каждого работника.

В столбец «СНИЛС» записывается номер, присвоенный гражданину в ПФ.

Столбец «Период работы» делится на два - начало и окончание. Если работник проработал весь период, то сюда заносятся первый и последний дни года. Если необходимо по одному и тому же сотруднику указать несколько периодов, то они записываются друг под другом в отдельных строчках, однако на второй и последующей столбцы с ФИО и СНИЛС остаются пустыми.

Если работник отправляется на пенсию, то заключительной датой проставляется примерная дата этого события. Если сотрудник выполнял работы согласно договору ОПХ, то указывается период его действия, а в графе 11 - код «ДОГОВОР», когда оплата была произведена полностью в отчетном году, а коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ» – если оплата выполнена не была.

Столбец «Территориальные условия» должен содержать код, если работа выполнялась в специфичных окружающих условиях, к примеру на Крайнем Севере. Все коды справочно можно посмотреть в приложении 1.

Столбец «Особые условия» должен содержать код работы, которую выполнял сотрудник, если она дает право оформить пенсию досрочно. Все возможные к использованию коды можно посмотреть в приложении №2.

Внимание! Если сведения о том, что работы выполнялись в особых условиях, не имеют правильного документального оформления, то столбцы 9, 12 и 13 не оформляются.

Столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» должен содержать отметку «Х» в том случае, когда датой увольнения работника является 31 декабря.

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Этот раздел заполняется только для пенсионеров, т. е. если был выбран признак «Назначение пенсии». Здесь находятся два вопроса, ответы на которые нужно проставить в соответствующих полях.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Это раздел также заполняется только при выходе на пенсию. Здесь необходимо указать периоды, за которые уплачивались взносы и ответить на вопрос - производилось ли в этот период перечисление.

Опись ОДВ-1

Вместе с основным отчетом СЗВ-СТАЖ еще требуется оформлять и отправлять опись ОДВ-1. Она обобщает всю информацию в приложенном отчете.

Опись может иметь один из трех статусов: «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Статус выбирается путем внесения знака «Х» в графе напротив него.

Раздел 1 - содержит реквизиты и заполняется таким же образом, как 1-й раздел отчета СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 - в графу «Отчетный период» всегда записывается «0», а вот в графе «Год» проставляется номер отчетного года.

Раздел 3 - в графу «Количество застрахованных лиц» записывается количество сотрудников, на которых подается информация в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 - этот раздел нужно заполнять только в том случае, если подаются отчеты со сведениями СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с пометкой «Особая», и содержит информацию за весь период, за который строится отчет.

Раздел 5 - заполняется тогда, если с описью подаются отчеты СЗВ-СТАЖ либо СЗВ-ИСХ на тех рабочих, которые наделены правом досрочно получать пенсию за работу в особых условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Согласно установленным правилам, новый отчет сдается только компаниями и предпринимателями, у которых принят на работу хотя бы один сотрудник. Если у предпринимателей, адвокатов и прочих самозанятых граждан нет наемных работников, то и сдавать этот отчет нет необходимости. Сдавать нулевой отчет им точно не нужно, да и, согласно формату, отчет обязательно должен иметь хотя бы одну запись, а значит нулевой не сможет пройти проверку на ошибки.

А вот по компаниям ситуация спорная. Дело в том, что у них в любом случае есть руководитель, который прямо прописан в Уставе. С одной стороны, если деятельность не ведется, и ни одного трудового договора не подписано, даже с директором, то и его в отчет включать нет необходимости, и отправлять такой отчет тоже. С другой стороны, если контракт с ним все же был оформлен, но деятельности нет, то в отчете директора показывать надо.

Чтобы до конца прояснить ситуацию, необходимо дождаться каких-либо официальных комментариев от ПФ. На текущий момент таковых пока не было.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Установлено несколько видов штрафов за не сдачу отчета, либо сдачу с неполными данными:

Если отправка произошла после указанного срока - по 500 рублей по каждому просроченному сотруднику;
Отчет был сдан в правильные сроки, но в него вошли не все работники - по 500 рублей по каждому не вошедшему;
Отчет был сдан в верные сроки, но данные на некоторых работников оказались неправильными либо недостоверными - по 500 рублей по каждому работнику, у которого неправильные данные.
Штраф за должностное лицо (руководитель, главбух) за несоблюдение срока - 300-500 руб.

Кроме этого действуют следующие штрафы:

Произведена сдача бумажного отчета вместо электронного - 1000 руб.
Не выдана копия отчета при увольнении, либо не отправлен в срок 3 дней отчет на пенсионера - 50000 руб.

Главная » Административное право » Отчет о страховом стаже в пфр. Скачать актуальный бланк