Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.

В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

• заболел;
• ушел в отпуск;
• снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

• билеты (авиа, ж\д или автобусные);
• чеки об оплате такси;
• оплаченные счета гостиниц;
• прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

• бухгалтер, сверяющий расчеты;
• главный бухгалтер компании;
• кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

• суточные;
• затраты на проезд;
• проживание;
• прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 - 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

• <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

• <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
• <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в и других .

Обязательные документы:

• Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

• Служебное задание.
• Отчет по командировке
• А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

• Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
• Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
• Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

• Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
• Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
• Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
• Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
• Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять , либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

• Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
• Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране - в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

• Ф.И.О. работника;
• Название организации назначения;
• Населенный пункт назначения;
• Даты выезда и приезда;
• Отметка о сдаче отчета.

Внимание! Командировочное удостоверение в настоящее время не является обязательным документом, поэтому организация может оформлять его по своему усмотрению.

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в . Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка , если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

• Документы, подтверждающие найм помещения для проживания - квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
• Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
• Документы на оплату такси - чеки, квитанции, бланки;
• Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
• Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
• Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Внимание! При получении авансового отчета на руки, бухгалтер делает об этом отметку в отрывной части и возвращает ее работнику.

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Внимание! Если работник добровольно согласился на удержание долга из зарплаты, ему необходимо написать об этом заявление. На основании него должен быть оформлен приказ на удержание, сумма которого не может составлять больше 20% от размера начисленной зарплаты.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

• Были ли траты произведены на неотложные нужды;
• Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
• Правильно ли оформлен авансовый отчет.

Важно! Организация обязана произвести выдачу излишне потраченных средств в срок 3 дней с момента отчета (это указано в положении по командировкам).

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести , правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления - неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону - это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

• Создать ;
• путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
• Создать приказ о направлении в командировку;
• Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в . Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Главная » Конституционное право » Отчет по командировке в году. Оформление командировки: изменения в трудовом законодательстве