Оформление внутренней описи личного дела работника. Составляем опись дел

Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на:

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.

Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:

1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое .

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать , а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его , объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также и .

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в .

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается - после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании - директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

• Резюме кандидата, или же ;
• Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
• Копия военного билета (при наличии)
• Справки об отсутствии судимости.
• Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

• (экземпляр компании);
• Договор о материальной ответственности;

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Скачать бланки для оформления личного дела

В формате Word.

В формате Word.

В формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами - дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

• По алфавиту;
• По структурным подразделениям;
• По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

Из статьи вы узнаете:

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку.

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Для чего составляют внутреннюю опись личного дела?

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом. Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки. Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку. В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Как заполнять внутреннюю опись личного дела?

Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:

• Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия. В течение всей трудовой деятельности работника его досье будет пополняться новыми документами, учет которых важен для сохранения эффективности документооборота.
• В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах. Отметим, что нумерация при этом ведется отдельно и не является сквозной.
• Если ведение досье по тем или иным причинам прекращается, дело передается в архив компании. В этом случае в регистр вносится последний документ: копия приказа об увольнении. После этого оставшиеся незаполненные строки необходимо перечеркнуть, чтобы исключить возможность внесения дополнительной информации.
• При заполнении документа нельзя допускать ошибок и неточностей, т.к. он служит важным элементом внутреннего кадрового документооборота.
• Информация, содержащаяся в деле, является конфиденциальной и охраняется законом о персональных данных. Даже после увольнения досье не передается на руки сотруднику, а храниться в компании.
• Срок хранения описей определяется установленными сроками хранения личных дел, т.к. она сдается на хранение в их составе. Срок хранения в архиве досье рядовых сотрудников – 75 лет, а сотрудников, занимающих руководящие позиции, – постоянно.

Внутренняя опись личного дела: образец заполнения

Приведенный ниже образец заполнения внутренней описи личного дела соответствует Приложению 10 к Правилам работы архивов и является примером незакрытого регистра, т.е. данный сотрудник все еще трудится в организации.

Главная » Гражданское право » Оформление внутренней описи личного дела работника. Составляем опись дел