Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления. Особенности учета в компаниях, имеющих обособленные подразделения
Вопрос:
ООО зарегистрировано по одному адресу, деятельность ведется по другим адресам, открыты ОП (везде используются кассовые аппараты). Какие документы должны находится непосредственно на точках (ОП) и будут требовать при проверке ФНС, а какие хранятся в бухгалтерии, и когда и как их могут проверять?
Ответ:
В каждом ОП (по адресу ведения деятельности) должен быть оформлен уголок потребителя .
При проверке в ОП, в первую очередь, у Вас должно быть следующее:
- вывеска оформленная в соответствии со всеми требованиями;
- прейскурант цен на товары/услуги за подписью руководителя ООО и ценники на товарах;
- Закон о защите прав потребителей;
- книга отзывов и предложений, заверенная подписью руководителя и печатью ООО (при наличие);
- журнал учета проверок , также заверенная руководителем ООО.
Также необходимы следующие документы:
- договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население;
- медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников (если они предусмотрены по виду деятельности);
- копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов;
- санитарно-эпидемиологическое заключение;
- копия ЕГРЮЛ;
- документы на ККМ,
- документы на товары, в т.ч. и сертификаты.
Все остальные документы по деятельности ООО могут храниться в головной организации, в частности:
- протоколы о создании Общества;
- решения учредителей о создании ООО;
- документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
- правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
- бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
- протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
- положения о представительствах и филиалах ООО;
- заключения органов контроля;
- перечень аффилированных лиц;
- другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Кроме того, в головной организации должны храниться все кадровые документы и документы по расчетам с поставщиками, кассовые документы.
Плановые проверки в отношении ИП и юридических лиц могут проводиться не чаще чем один раз в три года. .
Однако в в отношении видов деятельности в сферах здравоохранения, образования, социальной сфере плановые проверки могут проводиться два и более раза в три года. (Перечень видов деятельности и периодичность проведения плановых проверок утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.11.2009 N 944).
Плановые проверки в большинстве случаев осуществляются в соответствии с утвержденным планом проверок на соответствующий календарный год, размещенным на официальном сайте уполномоченного ведомства.
Внеплановые проверки проводятся в случае необходимости проверки исполнения предупреждений (представлений) об устранении ранее выявленных нарушений.
Если в отношении организации проходит налоговая проверка, то при этом обычно перед проверкой проверяющие всегда вручают решение (требование) о проведении проверки, в котором указано: основание проверки, объект проверки (т.е. что проверяется) и перечень документов которые Вы должны предоставить для проверки. Исходя из этого Вы сможете сориентироваться какие документы целесообразно подготовить для проверки.
Отмечу, что проверяющие вправе проверять все документы по деятельности ООО (накладные, договоры, документы на расходы, кассовую книгу, КУДИР и т.п.). Указать точный перечень документов, которые могут затребовать при проведении проверки, не представляется возможным.
Поэтому все документы по деятельности ООО нужно сохранять.
Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие этого не делает, его оштрафуют. Как правильно хранить документы и что с ними делать, когда истечет положенный срок, вы узнаете из нашей статьи.
Как долго хранить документы
В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.
В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.
Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Обратим внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.
Где хранить документы
Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов у вас немного. Вы можете:
- хранить документы в организации
- сдать документы на хранение в архив
Как хранить документы в организации
Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.
Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.
Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов. На это указано в пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете ».
Как передать документы в архив
Если у вас накопилось слишком много документов, которые негде хранить, то их можно сдать в архив. Причем архив может быть как государственным, так и частным.
Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением. Причем в таком договоре будет сказано, что работники архива вправе приходить в организацию с проверкой. Однако на практике вероятность этого очень мала.
Сотрудники архива придут к вам только в двух случаях. Во-первых, по решению суда. Это может произойти, если в суд обратился ваш бывший работник, которому вы не выдали справку о его стаже. Во-вторых, они могут прийти по просьбе трудовых инспекторов, если те в ходе своей проверки нашли какие-либо нарушения в кадровых документах. Кроме того, организации, которая сдает документы в архив, следует знать, что уничтожить теперь эти бумаги без разрешения сотрудников архива будет нельзя. На акте об уничтожении теперь обязательно должна быть подпись архивного работника.
Организация может сдать документы и в частный архив, который имеет лицензию на эту деятельность. Обычно такие архивы не только хранят документы, но и уничтожают их. Правда, существует ситуация, когда вам все же придется столкнуться с сотрудниками Росархива. Это случится, если ваша организация будет ликвидироваться без правопреемника. В таком случае все документы, которые касаются ваших работников (учетные карточки, лицевые счета и т. д.), а также остальные документы, по которым еще не истек срок хранения, следует сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же следует сдать и учредительные документы организации.
Штрафы
Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:
- 5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
- 15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
- 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы
Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.
Но всех этих штрафов можно избежать, если вы покажете налоговикам, что документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. Поэтому в случае любой форс-мажорной ситуации позаботьтесь о том, чтобы у вас было ее документальное подтверждение (к примеру, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных).
Но имейте в виду, что если ваши документы сгорели, а в помещении, в котором вы их хранили, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором такую ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если ваше помещение, в котором вы хранили документы, не запиралось, то штраф придется заплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.
Оштрафовать руководителя могут не только налоговики, но и сотрудники архивной службы. Но их штраф значительно меньше – от 300 до 500 рублей. Он установлен в статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Правда, будем точнее: ни налоговики, ни сотрудники архивной службы не могут сами принять решение о штрафе. Они лишь вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье. Он и будет решать, брать с руководителя штраф или нет.
Как уничтожить документы
Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию должны входить компетентные работники организации, способные оценить важность документов и возможность их уничтожения.
Затем комиссия должна составить акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Затем все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом, в том числе и самым распространенным – сжечь. Если бумаг очень много, то документы на сжигание можно отдать в котельную.
Кроме того, бумаги можно сдать в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья. В любом случае после уничтожения комиссия должна составить еще один акт – о физическом уничтожении документов. Если организация за сданные во вторсырье документы получила деньги, то их сумму следует отразить в составе операционных доходов.
Пример
ООО «Меркурий» получило от ЗАО «Вишенка» за сданную макулатуру 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей. Бухгалтер «Меркурия» сделает в учете такие проводки:
- ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1 – 1200 рублей – получены деньги за сданную макулатуру
- ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 200 рублей – начислен НДС к уплате в бюджет
Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.
Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.
Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.
Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.
Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении. В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а, во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.
Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.
В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или, в исключительных случаях, до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).
Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.
Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передачи "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.
В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию, и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.
Применение ПБУ 18/02 филиалами и головной организацией.
Нужно ли бухгалтеру подразделения отражать проводки по ПБУ 18/02, в том числе и по итогам года? Если у филиала возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, можно поступить следующим образом. В целом по организации необходимо утвердить в учетной политике одинаковые для всех филиалов регистры бухгалтерского учета, в которых подразделения будут формировать ежемесячно информацию о возникающих постоянных и временных разницах. Эту информацию по регистрам филиалы направляют в центральный офис, где она консолидируется. Вместе с информацией по разницам филиал передает центральному офису сумму бухгалтерской прибыли по авизо. Основная бухгалтерия рассчитывает общие по всей компании величины постоянных и временных разниц. Далее исходя из этих разниц она исчисляет постоянные и отложенные налоговые активы и обязательства и отражает их у себя в бухгалтерском учете. Данные проводки делаются только в центральном офисе, поскольку плательщиком налога на прибыль является именно юридическое лицо, а не его обособленное подразделение. Что же касается филиала, то он отражает в своем учете только ту сумму налога, которая ему передается по авизо из центрального офиса. Доля налога, приходящаяся на филиал, определяется исходя из среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества по алгоритму, прописанному в п. 2 ст. 288 НК РФ.
Иногда компании сталкиваются с неверным заполнением первичных документов в филиалах. Особенно эта проблема актуальна для счетов-фактур, так как именно они являются основанием для принятия НДС к зачету. Следовательно, ошибки могут дорого обойтись организации. Решить эту трудность можно при помощи подробного консультирования сотрудников, отвечающих за оформление. Также можно подготовить для данных сотрудников специальные подробные инструкции по заполнению документов. Так, счета-фактуры оформляются всегда от имени организации, указываются ее наименование (в строке "Продавец") и адрес центрального офиса. В то же время в строке "Грузоотправитель и его адрес" пишут наименование и адрес филиала. ИНН указывается всей организации, а КПП - структурного подразделения. Эти правила заполнения счетов-фактур одинаковы как для филиалов, имеющих отдельный баланс, так и для филиалов, не ведущих самостоятельно учет в полном объеме.
Книги продаж и покупок ведутся в соответствии с требованиями Налогового кодекса, а также Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Выбранный порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж следует прописать в учетной политике организации. Например, можно закрепить следующие правила.
Филиал может вести самостоятельно журналы регистрации полученных и выданных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж. Но эти реестры будут считаться разделами общих по всей организации журналов регистрации счетов-фактур и книг покупок и продаж. Для облегчения работы в бухгалтерии центрального офиса может оперативно вестись единая книга продаж и единая книга покупок в электронном виде. Для этого нужно, чтобы у центральной бухгалтерии был доступ к книгам покупок и продаж филиала, представленным также в электронном виде. Эту задачу позволяет решить современное программное обеспечение, предназначенное для целей учета. В книге продаж филиала счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания, сами номера имеют специальный индекс, который является уникальным для каждого филиала. То есть этот индекс является составной частью номера счета-фактуры. По истечении каждого налогового периода по НДС ответственные сотрудники филиала оформляют книгу продаж и книгу покупок должным образом - то есть прошнуровывают их, нумеруют страницы. Книги заверяет печатью подразделения и своей подписью старший бухгалтер филиала. Затем они передаются в центральное подразделение. Причем переданы могут быть оригиналы, а копии оставлены в филиале, или, наоборот, оригиналы остаются в филиале, а копии направляются в головной офис. Также направляется информация, содержащаяся в книгах покупок и продаж в электронном виде. Затем основная бухгалтерия формирует единые по всей компании книгу покупок и книгу продаж, а также заполняет налоговую декларацию по НДС.
График документооборота.
График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.
График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которой приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.
График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.
За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.
Мало бухгалтерам проблем с расчетом налогов из-за неясностей законодательства и налоговых инспекторов – так еще «свои» добавляют головной боли. Возьмем филиалы компании: не вовремя присылают первичные документы и счета-фактуры, допускают ошибки в бухгалтерском учете, игнорируют учетную политику... «Разруливать» такие ситуации приходится, как правило, бухгалтерии головной организации. Как рассчитать налоги по проблемным документам филиалов? Можно ли избежать сложностей в дальнейшем, особенно если документооборот между головным офисом и подразделениями большой? Что учесть при налоговых проверках? Ответы – в этой статье.
Где хранить документы филиала – в подразделении или в головном офисе?
Начнем с ситуации, когда филиал не выделен на отдельный баланс.
Как правило, ведение учета и расчет налогов в такой организации является обязанностью центральной бухгалтерии. Филиал лишь занимается бумажной работой – заключает договоры, выписывает своим покупателям «первичку» и счета-фактуры, получает документы от поставщиков.
В этом случае передача документов в головной офис – необходимость. Причем документы в идеале должны приходить от филиалов в короткий срок, например раз в неделю. Несвоевременная доставка документов может создать проблемы при налогообложении.
Чтобы оптимизировать процесс, можно организовать электронную передачу информации, а оригиналами документов обмениваться реже. Это позволит головному офису своевременно учитывать информацию при налогообложении.
Комментирует Евгения Мельникова , ведущий аудитор группы компаний «РУСКОНСАЛТ»:
– Организации, у которых большой документооборот, а налоги рассчитывает головной офис, обычно налаживают электронный обмен данными. Сотрудники филиала вводят данные о полученных от поставщиков и выписанных покупателям документах в программу. И с помощью Интернета ежедневно пересылают такую информацию в головной офис. А оригиналами документов филиал и головная фирма обмениваются, например, раз в две недели. При такой схеме головная организация может своевременно рассчитывать налоги, даже если оригиналы документов получены из филиала не вовремя.
А вот филиал, выделенный на отдельный баланс, ведет полноценный бухгалтерский и налоговый учет. И обычно в центральный офис передается информация о заключительных оборотах по счетам бухучета и видам доходов и расходов налогового учета. То есть в этом случае головной офис с «первичкой» не работает.
Но документы все равно лучше хранить в головном офисе.
Во-первых, это позволяет центральной бухгалтерии выборочно проверить, насколько правильно филиал ведет учет. Во-вторых, хранение документов в центральной бухгалтерии поможет избежать проблем при проверке. Об этом поговорим подробнее.
Если при проверке запросили документы из филиала
Формально филиал могут проверить две инспекции – по местонахождению головного офиса и та, в которой состоит на учете подразделение. Но на практике проверки по местонахождению подразделений проводятся крайне редко. Налоговики предпочитают приходить в головной офис и разбираться сразу со всеми операциями фирмы.
Комментирует Юрий Воробьев , адвокат компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:
– Хранить документы филиала, бесспорно, лучше в головной организации. Вероятность того, что инспекторы станут отдельно проверять филиал, мала. Это связано с тем, что местные налоговики, проверив филиал, не смогут сделать, например, по налогу на прибыль или НДС однозначного вывода о правильности расчета платежей по всей организации. Поэтому обвинить филиал в недоплате не получится. Выходит, что проводить отдельную проверку филиала нет смысла (за исключением только местных налогов).
Предположим, налоговая инспекция, в которой зарегистрирован головной офис, начала выездную проверку. При проверке налоговики затребовали первичные документы и регистры филиала.
Документы, необходимые проверяющим, организация должна представить в течение пяти дней – независимо от объема документов и наличия филиалов. Это следует из статьи 93 Налогового кодекса РФ. С 1 января 2007 года срок, в течение которого налогоплательщик обязан подготовить документы, составит 10 дней. За каждый документ, не полученный вовремя, инспекторы могут оштрафовать на основании статьи 126 Налогового кодекса РФ (50 руб. за документ).
Понятно, что если документы хранятся в филиале, то уложиться в срок, предусмотренный законодательством, сложно. Особенно если филиал находится в другом городе или регионе.
Ситуация усугубляется тем, что надо не только доставить в центральную бухгалтерию документы, но и снять с них копии. Согласно статье 93 Налогового кодекса РФ, фирма обязана предоставить для проверки именно копии документов, а не их оригиналы. Причем бумаги должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.
Чтобы ускорить подготовку документов к проверке, лучше если копии сделает сам филиал. Ну а чтобы вовсе избежать проблем с предоставлением документов, нужно чтобы к началу проверки они хранились в центральной бухгалтерии.
Как рассчитывать налоги, если «первичка» и счета-фактуры поступили из филиала с опозданием?
Вообще, чтобы филиалы не задерживали передачу бумаг в головную организацию, сроки нужно четко прописать в учетной политике. Естественно, чем раньше центральный офис получит документы, тем лучше – особенно это касается налогов, которые сам филиал не исчисляет.
Но допустим, совсем победить опоздания с документами не получается. Самая распространенная проблема, с которой сталкивается головная бухгалтерия при работе с филиалами, это поступление «первички» и счетов-фактур в головной офис не в том периоде, в котором они были получены от поставщиков. Причины обычно банальные: потеряли, забыли...
В таких ситуациях сложности возникают прежде всего у организаций, чьи филиалы на отдельный баланс не выделены, когда учет ведет центральная бухгалтерия.
Получив с опозданием документы на реализацию, придется сдавать «уточненки» по налогу на прибыль и по НДС – в том периоде, когда документы были выписаны. Кроме того, в этом случае неизбежны пени.
А вот мнение чиновников по поводу того, что должна делать организация при получении с опозданием документов на расходы, недавно поменялось.
Вычет по НДС – в том периоде, которым датированы счета-фактуры
Не так давно инспекторы придерживались такой точки зрения. Принять «входной» НДС по счету-фактуре, полученному от филиала с опозданием, нужно в том периоде, когда головной офис фактически получил документ. То есть оформлять уточненные декларации за тот налоговый период, когда поставщик выписал счет-фактуру, не нужно. Этот вывод местные инспекторы делали из письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/133. И хотя здесь рассмотрена ситуация, когда счет-фактура пришел с опозданием от поставщика, такую же логику инспекторы применяли и в случае, если причина просрочки – нерасторопность филиалов.
Как показывает практика, такой подход был удобен компаниям и не вызывал вопросов при проверке. Организация получала позже вычет, но зато не исправляла прошлые периоды.
Комментирует Гульзар Алексеева , начальник отдела налогового планирования и учета ООО «Офис – Недвижимость»:
– Опоздавшие документы – это глобальная проблема нашего предприятия, имеющего филиалы в разных регионах. Наладить работу так, чтобы документы поступали из регионов вовремя, нереально. Поэтому мы всегда принимаем НДС к вычету в том периоде, когда получаем документы – «первичку» и счета-фактуры – на руки. Возможность заполнять уточненные отчеты наша фирма никогда не рассматривала. И как показывает опыт налоговых проверок, инспекторы не против того, чтобы вычет мы применяли по факту.
Однако есть риск, что подход инспекторов скоро изменится. Причина – письмо ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@. В пункте 2 этого письма прямо указано: если фирма обнаружила незарегистрированные счета-фактуры, то следует внести исправления в тот налоговый период, когда они получены от поставщика. При этом в книге покупок оформляются дополнительные листы. Сотрудники ФНС России применяют такую логику. Принять к вычету НДС надо в том периоде, когда выполнены все условия, перечисленные в статьях 171 и 172 Налогового кодекса РФ. То есть покупка отражена в учете и есть счет-фактура поставщика. Следовательно, как только филиал получил от поставщика «первичку» и счет-фактуру, бухгалтер должен был принять НДС к вычету. И если этого не произошло своевременно, то придется подавать «уточненку» и вносить изменения в книгу покупок. К книге покупок в этом случае оформляются дополнительные листы.
В Минфине России также предупреждают, что мнение инспекторов в связи с новым подходом налогового ведомства скорее всего изменится. И это усложнит работу организациям. Придется корректировать прошлые налоговые периоды.
Комментирует Анна Лозовая , главный специалист департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:
– Возможно, что от организаций, филиалы которых передали счета-фактуры с опозданием, инспекторы будут требовать пересчета НДС за прошедший налоговый период и «уточненки». Такой подход следует из письма ФНС России от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896@. Запрет налоговиков на вычет НДС в более поздний период связан со следующей ситуацией. Многие организации намеренно откладывают вычет, если в том периоде, когда получен счет-фактура, сумма «входного» НДС превышает начисленный налог. В такой ситуации сложно получить возврат переплаты или добиться ее зачета в счет будущих платежей. Поэтому фирмы намеренно откладывают вычет до тех налоговых периодов, когда сумма начисленного НДС будет больше вычета. Теперь это будет сделать сложно. Единственная ситуация, когда налоговики разрешат принять НДС в текущем периоде, – получение счета-фактуры с опозданием от поставщика. Например, из-за проблем с почтовой связью.
Признание расхода – в том периоде, которым датирована «первичка»
Признать расходы на основании опоздавших документов нужно в том отчетном периоде, которым датирована «первичка». Обоснование – пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что расходы при расчете налога на прибыль учитываются исходя из условий договоров. Следовательно, расходы нужно отражать строго в том периоде, к которому они относятся. И дата фактического получения документов значения не имеет.
Комментирует Константин Новоселов , советник налоговой службы РФ III ранга:
– Расходы могут быть признаны только на основании оправдательных документов и лишь в том отчетном периоде, к которому относится сделка. Поэтому если первичные документы поступили от филиала в головной офис с опозданием, то придется пересчитывать авансовые платежи и сдавать уточненный налоговый расчет.
Согласимся с выводом чиновников о том, что расходы нужно отражать в том периоде, к которому они относятся. Однако если документы филиал представил в том же налоговом периоде (году), то сдавать уточненный расчет по авансовым платежам необязательно. Ведь в результате пересчета сумма расходов увеличится. Поэтому недоимки у фирмы не возникает. А в такой ситуации Налоговый кодекс РФ сдавать уточненный отчет не требует.
Но есть момент, из-за которого компании уточненный расчет выгоднее все-таки сдать. Если организация уплачивает ежемесячные авансовые платежи исходя из прибыли за предыдущий отчетный период, то от суммы, указанной в расчете, будет зависеть размер платежей в следующем квартале. И если фирма сдаст «уточненки», то уменьшится заявленная в отчетности сумма авансовых платежей.
Как бороться с ошибками в «первичке» и счетах-фактурах?
Первичные документы и счета-фактуры поставщиков, которые поступают от филиалов, могут содержать ошибки. Особенно часто эта проблема возникает, когда в филиале нет бухгалтерии и документы принимают «неспециалисты».
Ошибки могут быть двух видов: нет всех необходимых реквизитов или данные указаны неверно. В каждом из этих случаев инспекторы могут не признать расходы фирмы и запретить вычет «входного» НДС.
Самая действенная общая мера – составить для филиала подробную инструкцию о том, на что стоит обращать внимание при получении документов (пример инструкции см. на стр. 86). Важно прописать в инструкции риски, которые несет фирма, получая документы с ошибками.
А теперь рассмотрим, как ошибки исправить.
В документах не хватает реквизитов. Такую ошибку, как правило, исправить несложно. Бухгалтерия головной организации может сама вписать в «первичку» и счета-фактуры необходимые данные. Даже если документы распечатаны на компьютере, нет препятствий дополнить их от руки. По счетам-фактурам смешанный способ заполнения прямо разрешает пункт 14 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914. Заполнять первичные документы частично на компьютере, частично от руки также можно – законодательство не запрещает.
Но чтобы головной организации дозаполнить документы, нужно знать всю необходимую информацию о поставщике и покупке. Получить такие сведения логичнее, конечно, от филиала. Но если документооборот большой, а сотрудники подразделения не торопятся помочь головной организации с предоставлением информации, возникают проблемы. Тогда бухгалтерам головной фирмы приходится самостоятельно разыскивать поставщика. Такие трудности означают, что жизненно необходима жесткая инструкция для филиалов, о которой мы сказали выше.
В документах неверные реквизиты. В этом случае лучше всего добиться, чтобы поставщик выписал документы еще раз – без ошибки. Ведь исправить реквизиты, отраженные в «первичке» и счете-фактуре, головной офис самостоятельно не сможет. Все исправления должны быть заверены поставщиками, которые выписали документы. И в этом случае решение проблемы зависит от взаимодействия головного офиса с филиалами и партнерами. И на практике бухгалтеры головных отделений действуют двумя способами.
Первый: постоянно напоминают филиалам о важности проверять документы на месте. И второй: с особо невнимательными поставщиками проводят беседы самостоятельно.
Наша организация находится в г.Сургуте, а обособленное подразделение в г.Ханты-Мансийске. Встал вопрос о наличии локальных-нормативных актов (положений), а также должностных инструкций сотрудников (оригиналов, утвержденных генеральным директором) в этом подразделении. Должны ли оригиналы этих документов в обязательном порядке находится в обособленном подразделении, и кто должен утверждать должностные инструкции? При этом, главный офис находится в г.Сургуте, весь офисный состав, включая бухгалтеров, юристов, кадровиков - в Сургуте. В ОП г.Ханты-Мансийска таких специалистов нет, но Есть свой руководитель ОП, инженерный и технический состав. Спасибо.
Ответ
Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.
В соответствии с ч. 3 ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).
Как мы поняли из вопроса, у Вас централизованное ведение кадрового делопроизводства, при такой организации учета в штатном расписании обособленного подразделения организации не предусматривается должность кадровика, а также не создается кадровая служба.
Нина Ковязина,
Ситуация: Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации
Филиал не является отдельным юридическим лицом (). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации ( , утвержденные ). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.
Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ
1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.
Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
