Дополнительный лист к графику отпусков. Как внести изменения в график отпусков? Типичные ошибки при составлении графика отпусков

График отпусков на 2016 год утверждён в декабре 2015 года. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ ответили на вопрос о том, требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2016 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2016 году по личному заявлению

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть перваяст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.

В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.

Надо ли вносить изменения в график отпусков?

По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.

Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой "Как избежать трудового спора по поводу отпуска?" Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).

Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова "Унификация на грани фикции" Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Котко "Основной ежегодный оплачиваемый отпуск" Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: "С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?" (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко "График отпусков" (журнал "Кадровый вопрос", N 7, июль 2015 г.)).

Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале "Упрощенка", N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)).

По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.

Как скорректировать график отпусков?

Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.

Это быстро и бесплатно!

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по сотрудника.
2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа . Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ , где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику . Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению .

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний .

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника ?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года , когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике . В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года . Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается :

• номер — следующий по порядку;
• дата — текущая дата составления;
• должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
• количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
• дата первого дня отдыха;
• в последней графе приводится пояснение , что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с , если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен , если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в .

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в .

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Любой хозяйствующий субъект независимо от того, какую деятельность он ведет, по законодательству обязан в конце каждого года составлять график отпусков. В этом документе будет расписано, в каком месяце в будущем году каждый сотрудник фирмы идет на отдых. Но поскольку срок действия у графика достаточно большой, может возникнуть ситуация, когда имеющуюся в нем информацию надо будет изменить. Для этого служит приказ о внесении изменений в график отпусков.

Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.

Как внести изменения в график отпусков

Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.

Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.

В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в .

Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.

Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.

Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков

Скачать .

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.

В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».

Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».

Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:

• Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
• Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.

График отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу .

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие изменение графика отпусков по инициативе работника:

1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

   Важно! В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?» .

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков .

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия. Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет. Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.

Можно ли вносить в него изменения? Ст. 114 ТК РФ (далее, если это особо не оговорено, номера статей будут относиться именно к Трудовому кодексу) предусматривает, что каждый человек, официально трудоустроенный, имеет право на ежегодный отпуск с сохранением оплаты.

Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Время для отдыха предоставляться должно каждый год, и порядок, в котором работники будут уходить в отпуск, определяется, согласно ст. 123 того же кодекса, графиком. Это официальный документ, утверждаемый руководством предприятия не позже, чем за 2 недели до того, как наступит очередной календарный год.

Оформляется он обычно по форме Т-7, утверждённой в 2004 году Госкомстатом, либо по аналогичной, разработанной на предприятии самостоятельно. Право самостоятельно разрабатывать такие документы дано работодателям с 2012 года согласно закону №402-ФЗ от 06.12.2011 г .

Абзац 2 ст. 123 указывает, что график обязателен для обеих сторон трудовых отношений – как для самого работника, так и для его работодателя.

Однако, несмотря на обязательность, этот документ при необходимости может быть изменён в случаях, предусмотренных законом.

Когда можно поменять утвержденный план?

Основными причинами для того, чтобы изменить содержание утверждённого графика отпусков являются:

Статья 267 ТК РФ. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время.

Как вносить корректировки?

Порядок, в котором оформленный по Т-7 документ вносятся изменения, зависит от причины, по которой происходит корректирование документа. Рассмотрим каждую отдельно.

Обязателен ли приказ?

Прежде всего отметим: изменения вносятся только на основании приказа руководства . Дело в том, что, как уже было сказано, график является обязательным документов для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись.

Именно поэтому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения (обычно – заявления работника).

ВАЖНО: С содержанием приказа руководство предприятия обязано ознакомить самого работника.

Правила оформления при переносе заслуженного отдыха

Как можно перенести отпуск? В том случае, если работник желает это сделать, изменения производятся следующим образом:

Отзыв служащего

В том случае, если работодателю надо вызвать из отпуска уже отдыхающего сотрудника, алгоритм будет немного другим:

Прием новых сотрудников

В том случае, если на предприятии появились новые работники, порядок тоже может быть изменён. Однако при этом надо учитывать следующее:

• Работники должны быть приняты не менее чем за полгода до конца календарного года. Только тогда у них появляется право на ежегодный отдых. Исключением являются отдельные категории сотрудников, имеющие льготы (несовершеннолетние и т. д.).
• Если работники приняты в связи с расширением штата, изменения можно не вносить, а отпускать их в отпуск по их заявлению. Однако специалисты рекомендуют всё-таки готовить и утверждать дополнения.
• Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Порядок изменения будет следующим:

Отдых вне расписания

В ряде случаев закон предоставляет сотрудникам самим выбирать время для отпуска. В этом случае в график тоже должны вноситься изменения. Делается это следующим образом:

1. Сотрудник из привилегированной категории подаёт заявление на имя руководства организации.
2. Руководитель издаёт приказ о внесении корректировок.
3. Кадровая служба вносит новые данные. Делается это так же, как и в случае с изменением времени: заполняются восьмая, девятая и, при необходимости, десятая графа.
4. Изменённый график доводится под роспись до сотрудника.

Частичное использование

В случае, если сотрудник желает использовать отпуск частично, изменения будут вноситься по следующему алгоритму:

Необходимые документы

Для того, чтобы провести изменения, требуются следующие документы:

• Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме. Важно, чтобы в нём была правильно сформулирована воля сотрудника.
• Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

ВАЖНО: Приказ должен быть составлен не менее чем за 14 дней до того, как сотруднику приходит время уйти в отпуск по новому графику.

Как делается дополнение?

В том случае, если требуется не просто изменить, а сделать дополнение, действовать нужно по следующему алгоритму:

После того, как с содержанием нового графика были ознакомлены все заинтересованные лица, работа закончена, и новый график может быть использован.

Видео по теме

Смотрим видео по теме «Составляем график отпусков»

Заключение

Как можно заметить, график отпусков – это документ, изменение которого требует изрядных усилий со стороны как руководства организации, так и специалистов по кадровой работе. Поэтому изменения должны вноситься лишь в тех случаях, когда без этого не обойтись.

Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников в отпуск лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение, которое может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Главная » Понятие » Дополнительный лист к графику отпусков. Как внести изменения в график отпусков? Типичные ошибки при составлении графика отпусков