Оставить заявку

Электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются электронно. Это касается не только перевозчиков: отправитель груза — такой же участник обмена, даже если у него нет ни машины, ни водителя.

Про электронные перевозочные документы обычно говорят с точки зрения перевозчика: машина, водитель, путевой лист. Но накладную открывает не перевозчик, а тот, кто отправляет груз, — и для небольшой компании, которая просто отгружает товар покупателю, это оказывается неожиданностью.

Этот раздел написан со стороны отправителя: интернет-магазина, мастерской, оптовика — того, у кого нет собственного транспорта, а есть заказы, которые нужно доставлять.

Почему отправителя это касается

Транспортная накладная — документ трёх сторон: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Первая часть заполняется отправителем: что за груз, откуда, куда, кому, кто платит.

Раньше это была бумага, которую водитель забирал вместе с грузом. Теперь это электронный документ, и подписать свою часть отправитель должен сам — своей электронной подписью, через оператора.

Отсюда практическое следствие, о котором стоит подумать заранее: если у вас в компании один человек с подписью и он в отпуске, отгрузка встанет.

Что стало электронным

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл в электронную форму:

  • транспортную накладную — основной документ перевозки;
  • заказ-заявку — документ, которым перевозка заказывается;
  • экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку.

Для авиационных и железнодорожных перевозок предусмотрены собственные накладные — общая транспортная накладная там не применяется.

Электронный путевой лист в этот перечень не входит: он обязателен только при перевозке маркируемой алкогольной продукции отдельных видов. Половина сводок в интернете ставит его в общий список ошибочно.

Как это выглядит для отправителя

  1. Вы формируете транспортную накладную в системе — вручную или выгрузкой из учётной программы.
  2. Подписываете свою часть квалифицированной подписью.
  3. Документ уходит перевозчику, тот подписывает свою часть.
  4. Сведения передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
  5. При выдаче груза получатель подписывает свою часть, и документ закрывается.

Ваша зона ответственности — первая часть и корректность сведений о грузе. Всё остальное происходит без вашего участия, но результат виден у вас.

Что нужно подключить

Электронную подпись. Ту же квалифицированную, которой вы подписываете остальные документы, — отдельная не нужна.

Оператора. Передавать сведения в государственную систему напрямую нельзя: обмен идёт через операторов электронных перевозочных документов.

Договорённость с перевозчиком. Обе стороны должны работать электронно. Если ваш перевозчик ещё нет, это тема для разговора до отгрузки, а не во время.

С чего начать небольшой компании

С инвентаризации: посмотрите, сколько отгрузок в месяц вы оформляете накладной, кто их подписывает и через каких перевозчиков вы работаете. Дальше подключение занимает немного: подпись у большинства уже есть, остаётся оператор и договорённость с перевозчиками.

Ниже — разборы по частям: сроки и обязанности, устройство государственной системы, роли участников, титулы и подписание, выбор оператора, путевой лист, работа из учётной программы и порядок подключения.

Подключить электронные перевозочные документы

Скажите, как вы отправляете товар и через кого, — подскажем, что нужно именно вам как отправителю, и подготовим подключение.

Что вы получаете

  • Один сертификат на все сервисы

    Кабинет налогоплательщика, отчётность, госуслуги, банк и электронные договоры закрываются одной квалифицированной подписью.

  • Выпуск за рабочий день

    Когда декларацию нужно отправить на этой неделе, срок решает: заявку берём в работу в день обращения.

  • Настройка компьютера

    Криптопровайдер, расширение браузера, корневые сертификаты и первое подписание — доводим до состояния, когда документ действительно уходит.

  • Помощь на старте

    Регистрация ИП или ООО, расчётный счёт и онлайн-бухгалтерия подключаются здесь же: собирать сервисы по разным поставщикам не придётся.

  • Доверенности на тех, кто подписывает

    Если документы отправляет бухгалтер или помощник, оформим машиночитаемую доверенность — без неё подпись за компанию не работает.

  • Скажем, если вам это не нужно

    Половина электронных сервисов предпринимателю на патенте не понадобится. Так и ответим, а не продадим комплект целиком.

Частые вопросы

Мы не перевозчик, у нас нет машин. Нас это касается?

Да. Транспортная накладная — трёхсторонний документ, и грузоотправитель в нём первая сторона. Если вы отправляете товар и оформляете накладную, участвовать в электронном обмене придётся независимо от того, чей транспорт.

Что именно стало обязательным с 1 сентября 2026 года?

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл перевозочные документы в электронную форму: транспортную накладную, заказ-заявку и экспедиторские документы. Для авиационных и железнодорожных перевозок предусмотрены свои накладные.

Электронный путевой лист тоже обязателен?

В общий перечень обязательных он не входит. Обязательным электронный путевой лист является при перевозке маркируемой алкогольной продукции отдельных видов. Для обычной перевозки его форма остаётся на усмотрение перевозчика.

Есть ли переходный период?

Да, законом предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года. Описания того, что именно происходит в этот период, в открытых сводках расходятся, поэтому ориентироваться стоит на разъяснения профильного ведомства, а не на пересказы.