ГИС ЭПД: как устроена система

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Её задача не в том, чтобы стать вашим хранилищем документов, а в том, чтобы государство видело перевозки в электронном виде: кто, что, откуда и куда везёт.

Кто в этом участвует

Участники перевозки — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор. Они формируют и подписывают документы.

Операторы электронных перевозочных документов — организации, через которые идёт обмен. Они передают документы между сторонами и направляют сведения в государственную систему.

Государственная система — принимает сведения и делает их доступными уполномоченным органам.

Схема похожа на обычный электронный документооборот с одним отличием: там оператор передаёт документ только между сторонами, а здесь ещё и отчитывается о нём государству.

Что уходит в систему

Не сам документ целиком в свободном виде, а сведения в установленном формате: стороны перевозки, груз, маршрут, транспортное средство, даты и отметки о подписании.

Для отправителя это означает требование к аккуратности: сведения о грузе и адресах должны быть корректными в момент подписания, а не «поправим потом». Исправление после подписания оформляется отдельно, как и в обычном документообороте.

Что видит грузоотправитель

Свою часть документа, статусы подписания другими сторонами и итоговое состояние: подписан, отклонён, закрыт. По сути — то же, что в обычном документообороте, плюс отметки о передаче сведений в систему.

Отдельного кабинета в государственной системе для рядового участника не предусмотрено: вся работа идёт в системе оператора.

Зачем это государству

Прежде всего для контроля на дороге: инспектору не нужно требовать бумажную накладную, сведения о перевозке видны в системе. Дальше — статистика перевозок, планирование инфраструктуры, прослеживаемость грузов.

Для бизнеса плюс тот же, что и в любом электронном обмене: документ не теряется и не зависит от того, положил ли водитель папку в кабину.

Что стоит предусмотреть заранее

Кто подписывает. Электронная подпись нужна человеку, который фактически оформляет отгрузку. Если это кладовщик, у него должен быть свой сертификат и машиночитаемая доверенность.

Что делать при сбое связи. Ситуация, когда груз передан, а подписать документ негде, — не гипотетическая. Порядок действий стоит зафиксировать в договоре с перевозчиком, а не выяснять его в момент отгрузки.

Как исправлять ошибки. Опечатка в адресе или весе груза после подписания не правится: оформляется исправление. Проще один раз настроить выгрузку данных из учётной программы, чем каждый раз вводить их вручную.