Титулы и подписание ЭТрН

Бумажная накладная существовала как один лист, который последовательно заполняли и подписывали. Электронная устроена иначе: это набор частей — титулов, — каждая из которых подписывается своей стороной.

Зачем так сделано

Потому что перевозка растянута во времени. Отправитель заполняет свою часть при погрузке, перевозчик — при приёме груза и потом при сдаче, получатель — при приёмке. Между этими событиями проходят часы или дни.

Если бы документ формировался целиком и разом, его было бы невозможно подписать: в момент отгрузки ещё неизвестно, что будет при выдаче.

Основные титулы

Титул грузоотправителя. Первая часть: стороны, груз, адреса, условия. Подписывает отправитель — тот, кто передаёт груз.

Титул перевозчика о приёме груза. Подтверждение, что груз принят, со сведениями о транспортном средстве и водителе.

Титул перевозчика о сдаче груза. Фиксация факта доставки.

Титул грузополучателя. Подтверждение приёмки, с отметками о расхождениях, если они есть.

При особых событиях — переадресовке, замене перевозчика, изменении условий — добавляются дополнительные титулы.

Что это значит для отправителя

Ваша ответственность заканчивается на первом титуле, но интерес к документу — нет. Пока не подписаны остальные титулы, накладная не закрыта, и подтверждения доставки у вас нет.

Отсюда практика: следить не за отправкой документа, а за его статусом. В системе видно, на каком шаге находится каждая накладная, и «зависшие» документы обнаруживаются сразу, а не в конце месяца при сверке.

Кто подписывает со стороны отправителя

Человек с квалифицированной электронной подписью. Если это не руководитель, ему нужен собственный сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от компании с соответствующими полномочиями.

Для небольшой компании здесь есть узкое место: подписывающий обычно один. Отпуск, болезнь или просто выходной — и отгрузка стоит. Второй подписант с доверенностью решает эту проблему заранее и стоит недорого.

Если сторона не подписала

Подписать за другую сторону невозможно — в этом и смысл подписи. Всё, что можно сделать, — договориться и предусмотреть это в договоре: разумно зафиксировать срок, в который перевозчик подписывает свой титул.

Отдельная ситуация — отклонение. Если перевозчик или получатель нашли расхождение, документ возвращается с указанием причины. Исправленные сведения оформляются новым документом, а не правкой подписанного: подписанный документ не редактируется.

Полезная привычка

Проверять содержимое титула до подписания, а не после. Опечатка в массе груза, адресе выгрузки или наименовании получателя после подписания исправляется отдельной процедурой, и это дольше, чем вычитать документ один раз.