Как подключить ЭПД

Порядок ниже написан для отправителя без собственного транспорта — интернет-магазина, мастерской, оптовика. Для перевозчика набор шагов другой.

Шаг 1. Понять, какие отгрузки попадают

Не всякая доставка оформляется транспортной накладной. Если вы передаёте товар курьерской службе по её договору, документы оформляет она. Если нанимаете перевозчика напрямую или работаете через экспедитора — накладная ваша.

Посчитайте такие отгрузки за месяц. От этого зависит и тариф, и нужна ли связка с учётной программой.

Шаг 2. Проверить подпись

Нужен квалифицированный сертификат — тот же, которым вы сдаёте отчётность. Отдельная подпись под перевозочные документы не требуется.

Проверьте срок действия: подключаться с сертификатом, который заканчивается через месяц, — значит устроить себе перевыпуск в разгар настройки.

Шаг 3. Решить, кто подписывает

Если это руководитель — вопрос закрыт. Если кладовщик или менеджер, им нужны собственные сертификаты физических лиц и машиночитаемые доверенности от компании.

Отдельно подумайте про замену. Один подписант — это остановка отгрузок на время его отпуска. Второй человек с доверенностью стоит недорого и решает проблему заранее.

Шаг 4. Подключить оператора

Сведения передаются в государственную систему только через операторов электронных перевозочных документов. Если вы уже обмениваетесь счетами-фактурами и актами, разумно подключить перевозочные документы у того же оператора: одна система и одна поддержка.

Шаг 5. Договориться с перевозчиками

Самый недооценённый шаг. Обмен двусторонний: пока перевозчик не подписал свой титул, накладная не закрыта.

Что выяснить у каждого постоянного перевозчика: работает ли он электронно, у какого оператора, нужна ли настройка межоператорского обмена, кто у него подписывает и в какие сроки.

Если перевозчик не готов — это тема для разговора, а не повод откладывать своё подключение. Небольшие перевозчики часто ждут именно запроса от заказчика.

Шаг 6. Пробная отгрузка

Одна реальная накладная от начала до конца: заполнили, подписали, перевозчик принял, получатель подтвердил. На ней сразу видно всё — каких данных не хватает, где неудобно, кто не понял свою часть.

Делать это лучше на спокойной отгрузке, а не на срочной.

Шаг 7. Настроить перенос данных

Когда порядок обкатан, имеет смысл связать накладную с учётной программой, чтобы сведения об отгрузке переносились автоматически. При небольшом потоке этот шаг можно и пропустить.

Что мы берём на себя

Подбор и выпуск подписей, доверенности на подписывающих сотрудников, подключение оператора, проверку стыковки с вашими перевозчиками и сопровождение первой отгрузки — до момента, когда накладная закрыта всеми сторонами, а не до момента «доступ выдан».