Различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

В российской практике ближе всего к понятию ECM находятся системы электронного документооборота (СЭД). С другой стороны, в качестве ECM можно рассматривать многофункциональные платформы для разработки решений в области управления информацией, такие как Lotus Notes или Documentum.

По определению Gartner ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

• Управление документами - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
• Управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами.
• Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , "управление документами") - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
• Управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
• Управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
• Управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
• Управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
• Документо-ориентированное взаимодействие - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Основные вендоры на рынке ECM

• Alfresco : Alfresco ECM
• Documentum (EMC): Documentum D6
• Hyland Software, Inc.: OnBase 7.2
• IBM : FileNet P8 Platform
• Interwoven: ECM Solutions
• Microsoft : Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Nuxeo : Nuxeo Enterprise Platform 5
• Open Text: LiveLink ECM Suite
• Oracle : Enterprise Content Management Suite 10gR3
• Vignette: V7 ECM Suite
• Xerox : DocuShare 6.1

Литература

• ECM Enterprise Content Management , Ulrich Kampffmeyer. Hamburg , ISBN 978-3-936534-09-8. Definition, history, architecture, components and ECM suites. Publication in English, French, and German. Free access PDF

Примеры систем ECM

• DIRECTUM - система класса ECM.
• МОТИВ - система оперативного управления компанией: управление персоналом, автоматизация документооборота.
• Система DocsVision - система класса ECM, с мощным модулем управления процессами (BPM).
• FlyDoc - интегрированная система управления предприятием.
• CoreMedia CMS от CoreMedia AG
• Е-МАСТЕР - система управления корпоративной информацией.
• Alfresco - Open Source ECM от Alfresco Software, Inc.
• ЛЕТОГРАФ - система управления содержанием (ECM), автоматизации бизнес-процессов (BPM) и интеграции приложений (EAI).
• CompanyMedia - система класса ECM от компании "ИнтерТраст" на основе IBM Lotus Notes
• ЕВФРАТ-Документооборот - система класса ECM от Cognitive Technologies , с развитыми возможностями настройки под специфику предприятия.
• Lotsia PDM Plus - система класса PDM, полностью решающая задачи ECM.
• Globus Professional - система управления бизнес-процессами, корпоративными ресурсами и содержанием от компании "Промышленные информационные системы"

Ссылки

• www.DOCFLOW.ru - Теория и практика электронного документооборота
• www.ECM-Journal.ru - Важное об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии.
• Content.FM - Content Management On Air. Вещание по-русски. Последние новости отрасли и продуктов линейки Oracle Enterprise 2.0

Примечания

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "ECM (бизнес)" в других словарях:

Enterprise content management (ECM) управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

У этого термина существуют и другие значения, см. Alfresco. Alfresco Тип ECM Разработчик Alfresco Inc. Написана на Java Операционная систем … Википедия

Комплексная автоматизированная система «Бизнес Люкс» система управления в масштабах предприятия, построенная на базе современных технологий и платформ, являющихся основой для построения информационных систем. Комплексная автоматизированная… … Википедия

- (англ. Electronic Business), Е бизнес, И бизнес, e Business бизнес модель, в которой бизнес процессы, обмен бизнес информацией и коммерческие транзакции автоматизируются с помощью информационных систем. Значительная часть решений… … Википедия

- (CMIS, сервисы взаимодействия при управлении контентом) предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента.… … Википедия

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота организационно техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также… … Википедия

Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/12 сентября 2012. Пока процесс обсужде … Википедия

Для улучшения этой статьи желательно?: Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное. Система ав … Википедия

Топ 10: ECM системы

Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как SaaS сервис

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Веб-ориентированная Open Source система для совместной работы в интранете, управления контентом (ECM) и управления бизнес процессами (Alfresco Activity). Содержит персональные стартовые страницы, библиотеку документов, поисковик, виртуальные рабочие пространства, микроблоги, wiki, блоги, форумы, календари.

ECM система для крупных компаний. Содержит полный набор инструментов для управления любым контентом, документооборотом, бизнес-процессами. Предоставляет веб-интерфейс с широкими возможностями для совместной работы и социального взаимодействия.

Корпоративная веб-ориентированная ECM система для управления контентом и совместной работы. Предоставляет пользователям персонализированный Web 2.0 интерфейс и безопасные Enterprise 2.0 инструменты: блоги, вики, форумы, тэги для разметки, опросы... Доступ с мобильных устройств

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

Web система совместной работы, использующая электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных, необходимых каждому предприятию функций и практически неограниченными возможностями расширения. Содержит файловый архив, форумы, инструменты для управления документами и совместной работы. Хорошо интегрирована с MS Office. Отечественная разработка

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint, автоматизирующая процессы делопроизводства и процесс согласования договоров. WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint.

Web-ориентированная ECM система для управления бизнес-процессами. Включает конфигурацию для управления документооборотом. Содержит рабочие группы, задачи, форумы, галлереи, базу знаний инструменты управления записями. Есть SaaS версия

ECM система на базе SharePoint предоставляет веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами. Есть облачная версия на платформе Azure

Система электронного документооборота на SharePoint. Веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.

Комплексное решение для управления корпоративным контентом. Обладает мощным инструментарием для автоматизации бизнес процессов. Автоматизирует управление документооборотом, архивами и облегчает контроль за соблюдением нормативных требований. Тесно интегрирована с системами IBM для совместной работы: Lotus Notes, Quickr, Connections

Система bb workspace относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В комплексной системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса).

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

Облачная СЭД на платформе bpm’online. Способна выдерживать высокие нагрузки при работе в облаке, что обеспечивается использованием современных промышленных СУБД (MS SQL, Oracle или PostgreSQL – на выбор заказчика). Единое хранилище документов. Гибкое согласование документов. Контроль выполнения задач.

Комплексное решение по управлению договорным документооборотом компании, реализованное на базе open source платформы Alfresco ECM. Есть бесплатная версия

Свободная система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами.

2018. В бесплатной версии Citeck EcoS доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента

Компания Citeck выпустила новую стабильную версию бесплатной платформы для управления бизнес-процессами, кейсами и корпоративным контентом Citeck EcoS Community . Теперь в версии Community доступен полный функционал адаптивного кейс-менеджмента. Новый графический редактор BPMN c WEB-интерфейсом. Теперь создавать бизнес-процессы стало еще легче. Причем без программирования. Интеграция с мессенджером Telegram. Передавать данные в систему, запускать бизнес-процессы, согласовывать документы и делать другие вещи теперь можно через чат-бота. Изменился интерфейс: появилось боковое меню с деревом задач и журналов, изменилось меню создания новых документов, появилась карточка сотрудника в организационной структуре, изменилась цветовая схема.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию - ELMA Community Edition . Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2015. Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3

Вышла новая версия СIteck Ecos Community RC3 - решение с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом и кейсами. Сiteck Ecos Community доступна для бесплатного скачивания и распространяется по лицензии LGPL. Лучше всего решение подходит для технических специалистов и разработчиков, которые готовы самостоятельно настраивать и поддерживать систему. Citeck Ecos базируется на Open Source платформе Аlfresco и помимо основных функций этой системы обладает рядом уникальных возможностей. Функциональность адаптивного управления кейсами – главная из дополнительных возможностей. Решение представляет собой не просто классическую СЭД, но систему управления бизнес процессами и документами. Помимо стандартного для СЭД функционала, такого как управление договорами, ОРД и Корреспонденицей, Citeck EcoS позволяет создавать и администрировать бизнес-процессы, совместно редактировать документы и управлять кейсами.

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team . Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.

2009. Вышла бесплатная версия системы ELMA

Компания EleWise объявила о выходе ELMA: Бесплатная версия. Данная версия выпускается в редакции «Задачи+Документы» и рассчитана на работу 5-ти пользователей в системе. ELMA: Бесплатная версия не содержит модуля управления бизнес-процессами. Если Вы желаете ознакомиться с работой данного модуля, пожалуйста, скачайте демо-версию ELMA. Бесплатная версия является полнофункциональной версией системы ELMA (Редакция «Задачи+Документы») без ограничения сроков действия. Для того, что бы начать использовать ELMA: Бесплатная версия необходимо скачать систему, зарегистрировать систему на сайте, ввести список пользователей, которые буду работать с системой.

2008. Alfresco намерена захватить ECM рынок

Новая версия open-source системы Alfresco 2.2 содержит много усовершенствований в функциональных возможностях по сравнению с предыдущей версией. Среди новых функций - возможность устанавливать и управлять ЕСМ решением на кластере вэб серверов. Также существует возможность предварительного просмотра результатов в таких системах разработки как Java Struts, Ruby on Rails, PHP или.NET. Также Alfresco упрощает управление ЕСМ при помощи шаблонов, которые помогают в создании сайтов, микросайтов или страниц. Продукт Alfresco Enterprise 2.2 является протестированной и сертифицированной ЕСМ системой. Alfresco также готовит версию для сообщества разработчиков, которая обладает такой же функциональностью. Ожидается, что версия Alfresco Community 3.0 выйдет в июле этого года. Выпуск версии 3.0 усовершенствует социальные и пользовательские возможности системы.

2008. Alfresco - open-source ECM в стиле Web 2.0

Лондонская компания Alfresco , которая занимается разработкой одноименной ECM системы, была основана в 2005 году сооснователем Documentum Джоном Ньютоном и топ-менеджером Business Objects Джоном Пауэллом (на фото). Переманив к себе довольно много сотрудников из Documentum (который был куплен EMC), а также других игроков сферы (Interwoven и Vignette) и заполучив 20 млн долларов инвестиций (в т.ч. от SAP Ventures), компания серьезно угрожает лидерам ECM рынка. А помогает ей в этом сообщество разработчиков - ведь Alfresco публикует открытый код системы по лицензии GPL. Правда, это не означает, что система Alfresco - бесплатная. Существует бесплатная версия для сообщества Alfresco Community и платная - Alfresco Enterprise, которая продается вместе с поддержкой компании.

2008. Бесплатная ECM в мире web 2.0

John Powell, исполнительный директор Alfresco с оптимизмом смотрит на будущее компании и на её роль на рынке систем управления контентом предприятий. Подход компании Alfresco отличается от других крупных игроков рынка ЕСМ, таких как IB, Oracle и Microsoft. Они продают не программное обеспечение (оно бесплатное), а свои услуги по внедрению и поддержке. Powell считает: «Пользователи уже не воспринимают системы управления контентом предприятий как сложное комплексное решение.Им нужны простые и функциональное инструменты.» Традиционно, из-за «неуклюжих» интерфейсов и архитектур, которые в действительности не являются сервисно-ориентированными, довольно тяжело внедрить системы управления контентом предприятий. Большинство же сервисов Alfresco используют вэб-архитектуру Representational State Transfer (REST), которая помогает значительно быстрее настроить необходимые функции.Powell приводит в пример недавнюю интеграцию с Facebook, чтобы показать, что программное обеспечение его компании «разработано для Web 2.0.» «Используя REST, нам понадобилось всего лишь два дня для интеграции с Facebook. Меньше чем через неделю наши клиенты имели возможность использовать портал Facebook, при помощи которого они передавали данные и совместно работали в реальном времени.»

2007. Alfresco интегрировалась с Facebook

Компания Alfresco, разрабатывающая системы управления контентом предприятий (ЕСМ), интегрировала свою систему популярной социальной сетью Facebook. Интеграция системы Alfresco с платформой Facebook позволяет использовать регистрационные данные из Facebook для входа в систему, загружать документацию в свой профайл и просматривать документы, загруженные коллегами через ленту новостей Facebook. Facebook , как и остальные социальные сети, по разному воспринимаются руководством на предприятиях. Согласно недавнему исследованию, которое провела фирма Sophos, занимающаяся обеспечением корпоративной безопасности, половина работодателей запрещает или ограничивает доступ в Facebook, так как считают, что это может отрицательно повлиять на безопасность и производительность. Тем не менее, некоторые компании пользуются этой платформой в качестве способа внутреннего общения, так как считают, что лучше использовать эту возможность для взаимодействия с клиентами и предпринимать дополнительные меры для обеспечения безопасности, чем пытаться запретить её.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, а неограниченному количеству пользователей - просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием "Бесплатный дистрибутив NauDoc". Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc - система электронного документооборота и NauPhone - центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

ECM – это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли Вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
• вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

• управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• системы делопроизводства
• электронные архивы
• workflow-системы
• комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.

Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

• Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте

Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

• хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
• хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Полезными для изучения этой темы будут материалы:

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .

Внедрение ECM системы

Эффект от внедрения

Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.

Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :

• нарушение сроков проекта;
• нарушение бюджета проекта;
• неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

• детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .

Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.

Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.

Главная » Тгп » Разработка и построение модели ecm. ECM – это просто или сложно? Проблемы и риски внедрения ECM-системы