Информационный поток, его виды и характеристики. Роль информационного обеспечения в управлении компанией

Тот, кто владеет информацией,
имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Проблемы

Информационные ресурсы управления представляют собой некоторые сведения, данные, оформленные таким образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности.

Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас Риддерстрале, "проблема большинства организаций — это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании" .

Функции информационного обеспечения крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную и, главное, слабо интегрированную в систему управления отрасль. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Непорядок в организации информационного обеспечения проявляется во всех аспектах жизнедеятельности компании. Ниже представлены различные ситуации, возникающие вследствие подобного беспорядка.

1. Компания занимается дорогостоящим поиском специалистов с привлечением рекрутинговых агентств, в то время как в ее подразделениях на малодефицитных должностях работают сотрудники, обладающие нужными опытом и квалификацией, однако сведения об этом не введены в учетные карточки (или введены, но недоступны из-за отсутствия поисковых систем, а также средств отображения).
2. Сотрудники компании ежемесячно сдают отчеты о своей деятельности, в которых они формулируют предложения по усовершенствованию работы. Часть из них реализуется, часть в силу различных обстоятельств не используется. Со временем, однако, возникают ситуации, когда некоторые предложения становятся актуальными, но о них уже забыли, а авторы не знают, что их идеи оказались востребованы. К тому же они могут уволиться. В результате наработанные ценные сведения, опыт, "ноу-хау" так и остаются на бумаге.
3. В компанию поступают письма и информационные материалы, содержание которых в общем случае может быть многопрофильным. При регистрации в графе "Содержание" отражается актуальная на данный момент смысловая составляющая письма. Все остальные идеи не фиксируются. Между тем, если сгруппировать входящие данные по видам технологий, объектов, предметов деятельности, группам специалистов, может обнаружиться новое содержание, которого разрозненные материалы не отображают.

   Если компания не располагает технологией извлечения и актуализации такой информации, полезные данные можно считать потерянными.

4. Утрачиваются важнейшие сведения о факторах, влияющих на целевые результаты. Например, некоторые процессы выполняются неэффективно, однако эта информация если и учитывается, то фрагментарно. В результате влияние организационных, технических, человеческих и прочих факторов на издержки не прослеживается системно.
5. Директивная информация трансформируется в планы, программы и действия персонала. Количество распоряжений и незавершенных работ исчисляется сотнями, потому что объем запланированных работ превышает производительные возможности персонала и подразделений.

В итоге выполняются либо те пять-десять наиболее актуальных задач, за которые начальство реально спрашивает, либо те задания, которые удобны для сотрудников. Со временем выясняется, что какая-то забытая директива имела архиважное значение, но время упущено и потери неизбежны. Это происходит из-за отсутствия системы мониторинга данных о потоках, сроках и очередности работ, их важности, вовлеченности в них и загруженности персонала. В результате управленцы не в состоянии предусмотреть развитие событий и принять обоснованные решения о маневрировании ресурсами и очередности исполнения директив, а сотрудники, перегруженные работой, несправедливо числятся в отстающих. Все это приводит к ошибкам в планировании, неэффективному использованию потенциала компании и мешает проводить разумную структурную, штатную и кадровую политику.

Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 80-90% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль "информационных справочников" берут на себя специалисты- профессионалы. Такие незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит компании невосполнимый ущерб.

В общем и целом проблема сводится к тому, что:

• деятельность компании как единого организма, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения или фиксируется фрагментарно;
• невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем было принято конкретное решение;
• отсутствует возможность найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
• не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
• документы "движутся" медленно, на какой стадии находится процесс, никому не известно, важные бумаги иногда теряются;
• появляются дублирующие или противоречивые документы;
• поручения подготовить документы не осуществляются в срок или вообще не выполняются.

Этот перечень можно было бы продолжать; ясно, однако, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, но внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании.

Ниже предлагается вариант построения оргсистемы информационного обслуживания предприятия, которая объединена с технологией оперативного управления бизнес-процессами и способна:

Структура информационных потоков компании

Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение) — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций , поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников. Обработанные, но не использованные данные, из которых извлекли релевантную составляющую, называют информационным шумом. Очистка от "шума" — одна из важнейших задач отдела информационного обслуживания. Информация и коммуникации вместе со средствами связи и программно- техническим обеспечением составляют инфраструктуру управления, т. е. каналы и способы поддержания процессов управления.

Информация уменьшает степень неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Перефразировав любимый афоризм Ротшильда, можно сказать: кто владеет информацией, тот имеет шанс управлять "с открытыми глазами".

Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться в устной форме или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

Информационные сообщения могут быть директивными (рис. 1) и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как правило, имеют формат официально установленных реквизитов, недокументированные — произвольную форму. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Кроме того, существует смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

Традиция самообеспечения

В небольших компаниях с невысокой интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции информационного обеспечения, как правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а также соединении сотрудников с внешними и внутренними абонентами.

Традиция информационного самообеспечения не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства.

Во-первых, значительная часть данных, пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных потребностей. Форматы баз данных, создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних таблиц в другие, по-иному отформатированные.

В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания функционирования и дальнейшего развития компании.

В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества несовместимых программных средств обработки данных. И чем их больше, тем больше препятствий для эффективного управления.

В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ-подразделения, в худшем — инициативных руководителей непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов. Надо отметить, что передача функций развития информационных технологий ИТ-специалистам, перегруженным проблемами технического характера, тоже не выход, поскольку данная деятельность — одно из важнейших стратегических направлений, тесно связанное со спецификой организации управления. Руководство им должны осуществлять системные бизнес-аналитики — специалисты в области оргструктур, бизнес-процессов и экономики.

В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компаниях создаются специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

Обеспечение управления

До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку выпадают из стандартной технологической цепочки регистрации и обслуживания.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке. Тенденции роста организаций и расширения специализации — это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

В крупной компании, например, недопустима ситуация, при которой юрист отвлекается на сбор всевозможных сведений и справок, что затягивает процесс подготовки договора и может привести к потере заказчика. Юридическая работа была бы продуктивнее, если бы необходимые сведения собирала по запросу юристов специальная служба.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя и поставщика необходимой для работы персонала информации. Только в кабинетных исследованиях можно отрывать процесс основной деятельности от его информационного обеспечения. В реальности это единый процесс. Производственные процедуры, перемещение материальных и денежных потоков всегда имеют информационное отображение и документальное сопровождение. Прежде чем товары пойдут на склад или со склада, выписываются соответствующие документы (накладные или требования). Работы выполняются по нарядам, денежные транзакции оформляются платежными документами.

Информационные продукты являются как средством ведения деятельности, так и ее результатом. Очевидно, что без надлежащего оформления работа либо невозможна, либо незаконна. Следовательно, чтобы полноценно управлять деятельностью, необходимо синхронизировать и интегрировать движение информационных потоков с потоками работ, материальных и финансовых ресурсов, а это требует контроля, учета, анализа, планирования, координации — т. е. управления, централизованного и организационно согласованного.

Существующая на практике несогласованность объясняется особенностями функционирования крупных и средних компаний, в которых оперативное управление жизнедеятельностью организации осуществляется из разных локальных центров, коими являются члены дирекции и руководители служб или крупных подразделений. Чем больше у генерального директора непосредственных подчиненных, тем более рассогласованы их действия, поскольку никто из руководителей не располагает полной информацией о текущем положении дел и состоянии ресурсов и решения зачастую принимаются без достаточных информационных оснований. Между тем компания в целом обладает всей полнотой информации, крупицы которой рассредоточены между членами организации.

Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени — данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают "захлебываться" в мелочах и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел.

Даже если компания располагает всей полнотой информации, но ее источники не охвачены технологией обработки и регулярного информационного обращения, "процедить" и адсорбировать эти данные для дальнейшего адресного использования не удастся. В то же время очищенная и подготовленная к использованию информация, направленная специалистам, которым она не требуется, будет воспринята как "шум" и не получит дальнейшего применения.

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой — поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

В крупных компаниях создаются новые подразделения и должности для работы с документами, информацией и техническими средствами поддержки. Однако интеграция функций информационного обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание численности персонала и подразделений ощутимого положительного результата не дает.

Централизованная система управления информационным обеспечением

Итак, вместо несогласованных действий локальных источников и потребителей информации, несовпадения форматов и структур баз данных документов, используемых разными сотрудниками, отсутствия единой базы данных и общего координатора информационной деятельности предлагается технология централизованного управления информационным обеспечением на основе координационно-информационного центра (КИЦ) компании. Этот центр представляет собой главный контрольно-регулирующий и организующий элемент подсистемы оперативного управления, соединяющей и направляющей информационные потоки, трудовые, материальные, финансовые ресурсы для достижения запланированных результатов.

На рис. 2 представлена функциональная схема КИЦ с обособленными технологически взаимосвязанными метафункциями координации и информационного обеспечения деятельности. Каждая из них имеет информационные входы и выходы: потоки документированной информации (зеленые стрелки) и потоки информационных сообщений, возникающих в связи с приемом и передачей сведений, касающихся директивной информации (красные стрелки).

Директивы (жирная красная стрелка) являются результатом принятия решений руководством на основе изучения регулярной или единовременной информации, поступающей из подразделений и опосредуемой информационным обеспечением.

Функция координации включает следующие процедуры:

• регистрацию директив;
• разделение их на задачи и работы, которые должны быть поручены исполнителям (подразделениям);
• планирование сроков и результатов исполнения;
• доведение планов до исполнителей;
• поиск и доставка необходимой для выполнения работ информации;
• контроль исполнения и предоставления отчетов о результатах выполнения директив.

Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации и включает следующие основные направления:

• экспертизу информационных носителей;
• регистрацию;
• маршрутизацию;
• комплектование;
• доставку;
• архивирование.

Метафункции КИЦ для компаний различных размеров и направлений деятельности мало чем различаются. Однако их структурирование для конкретных целей приводит к появлению существенных различий в организационном строении и распределении функций между элементами КИЦ. Например, состав КИЦ небольшого офиса может быть представлен исполнительным директором, делопроизводителем, секретарем и курьером. КИЦ крупной компании включает подразделения оперативного управления, планирования, учета и отчетности, информационной экспертизы, информационного обеспечения, доставки корреспонденции и некоторые другие.

Для более крупных компаний функция координации может быть разделена и закреплена за двумя специализированными подразделениями: оперативного планирования, учета, отчетности и оперативного управления (рис. 3). При этом отдел оперативного управления берет на себя функции регулирования потока работ, а поток документов, обеспечивающий эти работы необходимыми данными, регулирует отдел информационного обеспечения. Отдел оперативного планирования, учета и отчетности принимает и анализирует информацию о результатах работы за прошедшую смену и планирует деятельность на следующую. Это повышает эффективность и качество координационной работы по информационному обеспечению и управлению компанией.

В качестве примера более детального описания функций КИЦ на рис. 3а (см. сайт www.zhuk.net в открытом доступе) приведена структура головной организации крупного строительного холдинга. Ее КИЦ находится во взаимодействии с координационными центрами управляющей компании (Организационный отдел) и административно-функциональных комплексов (КЦК) — на рис. 3а они выделены красной рамкой.

КИЦ и КЦК головной организации объединены в подсистему оперативного управления, которая регулирует и обеспечивает горизонтальные межфункциональные связи. Подсистему возглавляет исполнительный директор головной организации, который является первым заместителем генерального директора управляющей компании.

В структуру КИЦ включены отделы оперативного управления, информационного обеспечения, оперативного планирования, учета и отчетности. Взаимодействие КИЦ с административно-функциональными комплексами осуществляется через соответствующие КЦК, которые, как и КИЦ, ведут координационно-информационную работу, но только внутри своих комплексов (рис. 4).

В коммерческом комплексе роль КЦК играет оперативно-распорядительный отдел (см. рис. 3а); в производственном — планово-диспетчерский; в инженерном — производственно-технический. В финансовом комплексе соответствующие функции выполняет заместитель директора по финансам и экономике; в административном — управляющий делами головной организации; в управляющей компании — организационный отдел.

В целях повышения роли и ответственности центров координации их начальников назначают первыми заместителями руководителей комплексов.

Отдел информационного обеспечения

На рис. 5 представлена функциональная схема работы отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования . Затем осуществляются:

• регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);
• маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);
• координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;
• контроль движения документов;
• составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:

• отделяет содержательную часть от информационного шума;
• осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
• определяет потенциальных пользователей;
• составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;
• передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.

Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

Распределение функций информационного обеспечения

В таблице приведены сведения о распределении между специалистами компании функций информационного обеспечения включая техническое обслуживание и поддержание инфраструктуры.

Применение описанной технологии информационного обеспечения компании требует инвентаризации документальной базы, разработки маршрутов движения документов и процессов их обработки, а также внедрения автоматизированных программных средств ведения баз данных и учета движения документов. Наградой за проделанную работу станут ускорение бизнес-процессов и сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оценку ситуации и принятие взвешенных управленческих решений.

Борис Бармаков , ведущий консультант ЗАО "ФинЭкспертиза Консалтинг", зав. отделом Института экономики, политики и права, канд. экон. наук.

ИС существовали с момента появления общества, поскольку на лю­бой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особен­но это касается производственных процессов - процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершен­ствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и уп­равление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем как наиболее эффективного ин­струмента для передачи сообщений между участниками производства .

Для того чтобы понять, что же такое экономическая автоматизиро­ванная информационная система, необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом. Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого производственного коллектива, объеди­ненных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обес­печение устойчивости функционирования или выживания объекта уп­равления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем, в процессе уточнения, они формализуются управлен­ческим аппаратом в виде целевых функций. Координация действий по достижению целей базируется на системе обмена информацией между участниками производства. Система информационного обмена вклю­чает в себя определенные процедуры, в частности регистрацию, обра­ботку, поиск информации и др.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например пред­приятие, и субъекта управления - управленческого аппарата. Аппарат объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, перерабатываю­щих информацию, вырабатывающих и принимающих решения, а также контролирующих их выполнение. Роль АИС в контуре управления эко­номическими объектами состоит в том, чтобы осуществить подготовку, обработку и выдачу информации операторам управления - руководи­телям и специалистам (рис. 1.1).

В задачу объекта управления входят прием директивной информа­ции, выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управ­ления, а также представление данных о состоянии выполнения планов.

Оба компонента системы управления связаны прямой и обратной свя­зями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, на­правляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Указанные виды связей в системе управления существуют между субъектом и объек­том управления напрямую, а также через АИС. В этом случае связь осу­ществляется в части решения задач по передаче и обработке информации.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся эко­номической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономичес­кую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно- политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления, но и поставляет информацию уп­равленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики).

Взаимосвязь источника информации - аппарата управления, прием­ника информации - предприятия, а также каналов передачи информа­ции между источником и приемником информации (прямая и обратная связи) и составляют ИС экономического объекта.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на от­дельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная ИС стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечение процесса управления информацией на основе примене­ния средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автома­тизации обработки информации. С учетом сферы применения выделя­ются:

Технические ИС;

Экономические ИС;

ИС в гуманитарных областях и др.

Так как далее речь будет идти об ИС экономического характера, необ­ходимо ввести понятие АИС в области экономики. АИС в экономике - это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономи­ческих задач.

Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС - экономическая автоматизированная информационная система (ЭАИС). С помощью ЭАИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объеме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:

Сложность структуризации информации и формализации процес­сов ее переработки;

Недостаточное количество вычислительных устройств (парка ЭВМ);

Отсутствие экономической целесообразности и др.

В АИС от объекта управления направляется только та часть инфор­мации, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата в АИС переда­ется лишь часть директивной информации, которая может быть соот­ветствующим образом переработана и передана объекту управления. По отношению к общему объему информации доля информации, обра­батываемой в АИС, для различных уровней управления колеблется от 10 до 20 %. В процессе управления принимаются решения трех катего­рий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управле­ния, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресур­сы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай вы­явления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составле­нии тактических планов, контроле над их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предпри­ятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляют­ся отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, смена­ми, отделами, службами. Основная задача оперативного управления за­ключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

Процедурную базу АИС составляют автоматизированные информа­ционные технологии. Автоматизированная информационная технология - это совокупность технических и программных средств, предназначен­ная для реализации процессов обработки данных. Таким образом, АИТ априори как бы базовая компонента (часть) АИС относительно ее функции преобразования данных. Однако она не может полностью подменить собой структуру и функции АИС. В АИТ отсутствуют неко­торые структурные компоненты АИС, без которых функционирование системы невозможно, например технологический персонал, БД, ком­плект инструктивной документации, ресурсы и др. Вместе с тем, основ­ные направления развития АИС, например расширение функций, ре­организация структуры, улучшение функциональных и экономических показателей, в значительной мере обусловливается уровнем применяе­мой технологии .

АИС обеспечивают решение экономических задач и тем самым вклю­чаются в ПрО экономики. Предметная область экономики в контексте АИС - это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах эконо­мических объектов и АИС, способах взаимосвязи и процессах взаимо­действия между ними. ПрО в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования АИС. Обобщенное понимание ПрО можно представить как совокупность объектов, про­цессов, их количественных и качественных характеристик, а также свя­зей между ними, объединенных общей идеей, определенным смыслом или понятием более высокого уровня. Эта область может быть описана в виде некоторой совокупности сведений о ее структуре, основных ха­рактеристиках, процессах, протекающих в ней, а также способов реше­ния задач. Значительная роль в ПрО принадлежит отношениям между объектами. Именно они определяют смысловую сторону, окончательно формируют конкретную ПрО путем выделения ее из других областей или случайного скопления фактов. Упорядоченная и систематизиро­ванная совокупность знаний образует модель ПрО.

Вопросы и задания для самопроверки

1. Каково значение АИС в экономике?

2. Укажите внутренние и внешние причины возникновения АИС.

3. Сформулируйте определения понятий «информация», «экономи­ческая информация», «автоматизированная информационная сис­тема в экономике», «автоматизированная информационная техно­логия», «информационный ресурс экономики».

4. Какие основные формы движения экономической информации вам известны?

5. Укажите основные признаки выделения свойств экономической информации.

6. Сформулируйте определение понятия «предметная область эконо­мики в контексте АИС».

Cтраница 1

Директивная информация (табл. 5.5) включает в себя основные технико-экономические показатели государственного плана УБР: объем проходки по целям бурения на планируемый год; количество скважин, заканчиваемых строительством (испытанием) по целям бурения на планируемый год; стоимость буровых работ.  

Директивная информация поступает также от объемного планирования. К ней относятся состав ресурсов предприятия и организационно-технологические ограничения на построение графиков производства.  

К официальной относится директивная информация органов власти, административная, регламентирующая виды деятельности, налоговая, таможенная и пр.  

Каждая из указанных выше форм директивной информации имеет свои чисто ислхологические особенности и оказывает различное психологическое воздействие. Это должно учитываться в ходе принятия и оформления соответствующих управленческих решений.  

Подсистема ТЭП осуществляет информационный обмен с другими подсистемами АСУ и одновременно является потребителем нормативно-справочной, плановой и директивной информации, поступающей из подразделений предприятия и внешних организаций. Эта подсистема снабжает результирующей информацией другие функциональные подсистемы АСУП и управленческий аппарат предприятия.  

Оператор вмешивается в работу системы, если из-за неисправности в периферийных устройствах или необходимости директивной информации, или дополнительных данных решение задачи не может быть продолжено. Для этого на клавиатуре ПМ оператор набирает алфавитно-цифровую информацию и посылает ответы на поставленные процессором запросы для продолжения работы ЭВМ.  

Кроме картографической информации в вычислительную систему вводятся следующие данные: предварительно описанная форма документа, который необходимо получить; различного рода директивная информация, которая должна быть занесена в данный документ по данной трассе. Ввод этой информации осуществляет - - ся посредством отдельных программ из пакета ТРАССА, а также ТИГР. Для сокращения времени кодирования исходной информации в пакете ТРАССА предусмотрен интерфейс с тематической базой данных картографической информации. Это позволяет выводить из базы данных уже сформированные прямоугольники с тематической информацией.  

Эти подразделения не только обеспечивают поступление информации извне, но и играют определенную роль в формировании точки зрения проектировщиков на современный уровень, и перспективы развития объектов проектирования. Информация четвертого вида (директивная информация) поступает в виде приказов, распоряжений, технических заданий и других директивных материалов со стороны руководителей проекта или вышестоящих органов.  

Эти подразделения не только обеспечивают поступление информации извне, но и играют определенную роль в формировании точки зрения проектировщиков на современный уровень и перспективы развития объектов проектирования. Информация четвертого вида (директивная информация) поступает в виде приказов, распоряжений, технических заданий и других директивных материалов со стороны руководителей проекта или вышестоящих органов.  

Под информационным обеспечением систем понимают совокупность данных (технологические переменные, диагностические характеристики, управляющие сигналы, сигналы аварийных режимов и др.), способов их передачи, методов преобразования и форм представления, а также программного обеспечения системы управления. В информационное обеспечение также могут входить нормативная, справочная и директивная информация, динамические модели.  

Реализацию решений городской администрации осуществляют местные органы. Они являются функциональным звеном, преобразующим директивную информацию сверху в практические действия по управлению, контролю, преобразованию ситуации на местах.  

Последней ситуацией является передача верхним уровнем управления директивных параметров управления, которые не могут быть удовлетворены с помощью рассматриваемой подсистемы. Состав И нагрузки агрегатов задаются в потоке директивной информации. Такой режим встречается достаточно редко, но должен быть предусмотрен на случай форсированных режимов энергосистемы.  

Взаимодействие системы коллективного пользования с внешними абонентами (предприятиями отрасли, ГВЦ отрасли, ГВЦ Госплана СССР, АИДП смежных отраслей) обеспечивается средствами автоматизированного обмена данными в режиме ЭВМ-ЭВМ. Сбор оперативных данных от предприятий отрасли, передача на предприятия директивной информации и запросов осуществляются сетью передачи данных ПД-200. Обмен данными с ГВЦ и АИДП смежных отраслей - среднескорост-ной аппаратурой со специальной выделенной телефонной сетью.  

Подсистема ТЭП осуществляет интенсивный информационный обмен с другими подсистемами АСУ, является потребителем нормативно-справочной, плановой и директивной информации, поступающей из подразделений предприятия и внешних организаций, и снабжает результирующей информацией другие функциональные подсистемы АСУП и управленческий персонал объекта.  

Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?

Практическая значимость информационных потоков

В числе областей, в которых информационные потоки имеют наибольшую практическую значимость - это менеджмент предприятий.

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

• внедрение систем управления на производственных линиях;
• анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
• моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
• создание и обновление корпоративной базы знаний;

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

1. финансовыми;
2. технологическими;
3. маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными. Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями. Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств - это не одно и то же. Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Другое преимущество, которое дает анализ информационных потоков - повышение качества менеджмента на уровне кадров.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Владея необходимыми сведениями, менеджеры будут знать, в каких объемах и куда следует направлять денежные потоки и сырье более интенсивно, а куда - менее.

Все три отмеченных фактора делают фирму более сильной в потенциальном противостоянии с конкурентами. Информационные потоки дают возможность, прежде всего, обогнать игроков рынка за счет более качественного выстраивания коммуникации между внутрикорпоративными структурами. Как результат - эффективнее производство, выше рентабельность, конкурентнее цены, а значит, растущая привлекательность в глазах покупателей или клиентов в своем сегменте.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда - финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой - генераторы сведений. Им принадлежит "авторство" тех типов данных, о которых речь идет выше. Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений. Основная причина - значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа "авторов" информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке - это могут быть специалисты, чья задача - генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость - главный критерий информации на предприятии.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Дело в том, что движение информационных потоков в идеале, как считают эксперты, должно происходить по принципу многовекторности. То есть, чем меньше закрытых (а также, однонаправленных) каналов - тем лучше. Чем больше компетентных людей участвует в формировании данных и обмене ими, тем эффективнее бизнес. С технологической точки зрения самым оптимальным каналом их взаимодействия будет сеть. На практике это может быть корпоративный веб-сайт. Необязательно при этом публичный - доступ со стороны пользователей интернета можно полностью или частично ограничить.

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Критерии качества информации

Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:

• актуальность (своевременность);
• правдивость (верифицируемость);
• релевантность (отражение реальных проблем);
• полезность (прикладная значимость);
• понятность (однозначность интерпретации);
• полнота (отсутствие необходимости в уточнении фактов);

Процесс, подразумевающий проверку информации, обращающейся внутри компании, на предмет вышеуказанных критериев, некоторые эксперты называют контроллингом (от англ. control). Задача специалистов, ответственных за эту работу - свести к минимуму присутствие в информационной системе компании данных, не соответствующих критериям.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин "контроллинг" дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина "контролллинг" только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные - в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Ценность управления информационными потоками

Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).

Основная характеристика информационных потоков - концентрация целей менеджмента. Совокупность обращающихся внутри корпорации данных предопределяет качественное повышение уровня знаний каждого из отделов во многом за счет взаимодействия с другими структурами компании и взаимного осознания актуальности задач, которые стоят перед предприятием.

Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.

Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Для бизнесов, ведущих деятельность в сфере производства и продаж товаров, характерны не только информационные, но также и самые разнообразные материальные потоки - движение изделий от завода к потребителям, с посредниками и без, внутри страны и за рубеж. Собственно, за эту функцию и отвечает логистика, сформировавшаяся в самостоятельную отрасль. Важнейшая ее характеристика в том, что в ней информационные и материальные потоки могут исследоваться одновременно. Каким образом?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Дело в том, что логистика - сфера относительно новая для России. И те критерии, что характерны для информационных систем, скажем, банковского или производственного типа, не вполне совместимы с данной отраслью.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Вместе с тем специалисты отрасли, как отмечают аналитики, делают определенные успехи. Это связано главным образом с интенсивной компьютеризацией логистической сферы. Сейчас доступ к ПК и сетевым технологиям есть у большинства сотрудников российских компаний, активно разрабатывается релевантное исследовательским и аналитическим задачам ПО. Логистические компании получают больше возможностей быть открытыми в рамках сетевых технологий - как в аспекте взаимодействия с другими игроками рынка, так и с точки зрения обмена данными с клиентами.

Функционирование любой организации в рыночных условиях сопряженных с наличием информации, касающейся как внутреннего так и внешнего сред. По логистике, то следует рассматривать наличие информации, связанной с материальными потоками, а точнее с их управлением. Таким образом, говорить уже следует о так называемой логистической информацию, которая представляет собой совокупность данных, сообщений, сведений, характеризующих: а) логистическое среду, б) материальный поток или потоки, в) логистический процесс и все его операции.

При условии того, что информация по своей направленности имеет доставляться с начальной или исходной то ^ ки в точку ее потребления, имеет смысл говорить о формировании так называемого информационного потока.

Информационный поток - это поток сообщений в языковой, документированной и других формах, генерируемый исходным материальным потоком и используется и обрабатывается логистической системой для выполнения логистических операций.

Можно еще привести одно определение информационного потока: это информация, которая находится в упорядоченном движении по заданным направлениям с фиксированными начальными, промежуточными и конечными точками.

Как правило одновременно носителями логистической информации и формами ее сохранения выступают флоппи-диски, ZIP-диски, DVD, аудиокассеты, видеокассеты. CD, бумагу. "Продолжительность жизни" информации на указанных носителях разная: на флоппи-дисках - 5 лет, ZIP-дисках - 10 л., На DVD - 50 г., На аудиокассетах и видеокассетах - 30 г., На CD - 50 г.. на бумаге - 300 г..

Для удобства работы с логистическими информационными потоками специалистами разработаны классификации последних. Так, например, В.И. Сергеев классифицировал информационные потоки на 35 видов по семи признакам. II Бажин предложил классификацию из 17 видов информационных потоков по пяти признакам. Наиболее полной классификацией сейчас является классификация информационных потоков за 17 признакам, предложенная проф. В В. Посылкина и представлена в табл 5 1. Авторы предлагают 56 видов информационных потоков.

Таблица 5.1

Классификация информационных потоков

С точки зрения практики логисту необходимо иметь представление и знать в большей степени:

а) входные и выходные информационные потоки;

б) внутренние и внешние информационные потоки;

в) вертикальные и горизонтальные информационные потоки

Входной информационный поток имеет экзо и эндогенную природу Что это значит? Если в логистическую службу организации поступает информация из внешней среды, то, как правило, и информационный поток будет называться экзогенным.

В случае "входа" информации в логистическую службу из подразделений, отделов или отдельных структурных подразделений организации информационный поток будет эндогенным.

Выходной информационный поток начинает свое движение с логистической системы, существует за пределами последней (то есть во внешней среде) некоторое время и заканчивает свой путь в конкретного потребителя продукции.

Внутренний информационный поток циркулирует в пределах логистической системы и зависит содержательно и качественно от количества логистических функций, которые выполняются.

Внешний информационный поток - это поток информации, циркулирующей вне логистической системы, то есть на рынке.

Вертикальные и горизонтальные информационные потоки классифицируются еще на потоки первого уровня и потоки второго уровня. Потоки первого уровня относятся внешней среды, а потоки второго уровня - непосредственно внутренней среды, а именно структуры управления организацией. Как потоки первого уровня, так и потоки второго уровня делятся на вертикальные и горизонтальные

Вертикальные информационные потоки первого уровня - это потоки информации, циркулирующие между равноправными субъектами предпринимательской деятельности, а в свою очередь горизонтальные информационные потоки первого уровня формируют поток информации между подсистемами и звеньями логистической системы.

В понимании топологии информационных потоков второго уровня, то необходимо рассмотреть "пирамиду управления" логистической системой любой организации. В большей степени она может состоять

из четырех уровней управления: операционного, функционального, делового и корпоративного (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Схема движения информационных потоков в рамках организации

В приведенной пирамиде схематично показан путь вертикального (->) и горизонтального (->) потоков. Определяющим моментом для их возникновения является иерархическая структура логистической системы. Вертикальный поток циркулирует между различными уровнями струкгур управления, то есть от верхнего уровня логистического менеджмента к низшему и наоборот. Горизонтальные информационные потоки циркулируют на одном уровне логистического менеджмента - на операционном, функциональном, деловом, корпоративном, то есть между подразделениями службы логистики.

Логисту важно знать одну очень важную особенность информационных потоков. Она состоит в том, что информационные потоки могут иметь так называемое фазовое несовпадения по временному показателю. То есть, информационный поток может опережать материальный поток, сопровождать и отставать от материального потока. Таким образом, различают три варианта взаимодействия материальных и информационных потоков.

1. Информация опережает материальный поток.

В этом случае от информационного потока поступают сведения о движении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречный направление).

2. Информация сопровождает материальный поток, движется одновременно с ним. Этим потоком идут сведения о количественных и качественных параметрах материальных потоков, позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.

3. Информационный поток отстает от материальных потоков.

В этом случае информация служит только для оценки результатов.

В практической деятельности логисты пользуются для работы с информационными потоками следующими показателями: источником возникновения информации, направлением движения потока, скорости передачи и приема информации, интенсивностью потока и приема информации, продолжительностью передачи информации, объемом информации и ее плотностью.

информационные потоки со всей множества логистических потоков имеют хорошую управляемость. Ими можно управлять за счет изменения направления, скорости, интенсивности, продолжительности, объема передачи информации, а также ее плотности.

В качестве заключения следует отметить, что весь процесс логистики характеризуется тесной связью материальных и информационных потоков.

Главная » Дети » Информационный поток, его виды и характеристики. Роль информационного обеспечения в управлении компанией