Объектом документоведения как науки является. Понятие документоведения и его структура

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.

История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле "автор документной информации - потребитель ее".

Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.

Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.

1.1.4 Сущность, генезис и развитие понятия "документ"

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

наличие информации, смыслового содержания;

стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

1.1.5 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель"

Главной составляющей документа выступает информация , т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

информационные массивы , представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

информационные технологии , которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;

различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

База данных - это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ- ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее

время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин- формационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин- формации в информационные ресурсы. Документирование ин- формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в annapame управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов - совокупность действия , обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела - гpynnupoванue исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.2

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».з

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации. предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресности, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во- вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая: все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

ВВЕДЕНИЕ 2

1. Основные этапы развития документоведения 5

2. Структура документоведения 8

3. Взаимосвязь документоведения с другими науками 10

4. Источники в документоведении 22

Заключение 33

Список литературы 36

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по­треблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобре­тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст­вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса­ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации ин­формации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса “Документоведение”.

Существуют разные определения понятия “документоведение”, однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие “документ”. И это закономерно, поскольку “документоведение” – термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности – явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение – это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата – в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте – документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Таким образом, документоведение наиболее полно изучает все функции, как общие, так и частные, присущие документам. Однако документоведение не ограничивается лишь пассивным изучением документа. Выявляя закономерности документообразования, документоведение начинает активно влиять на сам процесс документирования, внося в него научные основы, проводя унификацию и стандартизацию документов и систем документации, относя определенные группы видов документов к функциональным и отраслевым системам, внутри них к отдельным операциям.

Целью настоящей работы является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

показать взаимосвязь документоведения с другими науками;

проследить эволюцию документа как носителя информации;

проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

1. Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов – и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название “книго-архиво-музееведение”.

Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.

Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.

История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие “документ” уступает место понятию “информация”, поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности – наука, техника, культура, социальная жизнь и т.д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т.д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие “документ” выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия “документ”, классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т.д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т.д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

2. Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Понятие документоведения, его структура

2. Общее документоведение

3. Специальное документоведение

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Начало 3-его тысячелетия в истории человечества ознаменовалось сменой общественно-экономического уклада: мир из индустриального сделал шаг в информационное общество. Капитал, как основной фактор производства, стал замещаться информацией.

Основной формой информации выступает её документированная форма, объемы которой постоянно увеличиваются. Документы отложились не только в архивах, библиотеках и других структурах документирования. произошло «завоевание» документами земного, водного и космического пространства.

Высокая социальная значимость документа привела к потребности в его научном изучении, что было реализовано посредством формирования новой научной дисциплины, рассматривающей закономерности документообразования.

Такой дисциплиной и стало документоведение.

Вопросы самоопределения документоведения и его места в системе наук относятся к числу наиболее дискуссионных и актуальных для современного библиотечного образования.

Термин "документоведение" утвердился в качестве обозначения научного и образовательного направления, основанного на широкой трактовке документа (как любого материального носителя с записанной на нем социальной информацией).

Документоведение является комплексом наук о документе и документно - коммуникационной деятельности. Это довольно общее определение показывает, что документоведение нельзя рассматривать как узкую науку.

Целью данной работы является рассмотрение комплекса наук, являющихся частями документоведения.

Задачами исследования будут являться:

Изучение структуры документоведения;

Рассмотрение наук, относящихся к общему документоведению;

Рассмотрение наук, выделяющихся в специальном документоведении.

Объектом данного исследования будет являться документоведение как наука, предметом - комплекс наук, относящихся к документоведению.

В данной работе будут использоваться статьи таких исследователей, как Г.Н. Швецова-Водка, Е.А. Плешкевич, С.П. Кушнерук, В.П. Захаров, Е.Н. Колесник, в которых рассмотрены предложения разных авторов по определению объекта и предмета документоведения как научной дисциплины и его структурных частей, а также документоведение рассмотрено в качестве научной дисциплины.

1. Понятие документоведения, его структура

Научная дисциплина под названием «документоведение» появилась в Советском Союзе в 1960-е гг. Первопричиной ее возникновения была необходимость исторического и теоретического изучения документов, собираемых в архивах после выполнения своего непосредственного назначения, т. е. той цели, с которой они создавались.

Сначала документоведение было лишь разделом в учебниках по архивоведению, но с развитием и дифференциацией этой науки приобрело самостоятельный статус.

Одним из основных стандартизуемых терминов был документ.

Определение документа - непосредственного объекта документоведения - показало, что это понятие трактуется достаточно широко, охватывая разнообразные произведения человеческой мысли.

Но в определении предмета документоведения ведущие ученые данной отрасли стремились показать реальные ограничения собственных исследований, обусловленные связью документоведения с архивоведением и его конечной целью: дать характеристику документов, попадающих на хранение в архивы.

Поскольку такими были преимущественно документы делопроизводственные (или административные, управленческие), то именно их изучением и занималось документоведение. В 1970-е гг. к этой цели добавилась другая: способствовать унификации и стандартизации управленческих документов с целью совершенствования текущего делопроизводства и управления.

Современный российский исследователь Евгений Александрович Плешкевич называет эту версию документоведения «классическим документоведением». Также он выделяет нетрадиционное, или общее, документоведение, которое сформировалось в рамках книговедческих дисциплин.

Исследователь считает, что импульсом к этому послужил переход в библиографоведении с книговедческой концепции на документографическую, когда сложившееся в ходе длительной практики понятие книга было заменено на абстрактное для этой дисциплины понятие документ.

Отмечая стремление «классического документоведения» к широкой трактовке документа как своего объекта, Е.А. Плешкевич предлагает сузить этот объект до управленческого документа, подтверждая таким образом, что традиционное («классическое») документоведение было, есть и должно быть преимущественно управленческим документоведением.

Более глубокие корни «нового» документоведения уходят к теории документации (или документологии) начала ХХ в. В 1990-е гг. по инициативе Ю.Н. Столярова началось преподавание документоведения как новой дисциплины с другим предметом науки, хотя объект исследований определялся так же, как и в традиционном документоведении.

По мнению Михаила Семеновича Слободяника, документоведение - это «комплекс научных дисциплин, ориентированных на всестороннее изучение документа в широком контексте, а также разнообразных образований документов, которые формируют документную инфраструктуру общества». В этом определении охарактеризован объект документоведения.

Г.Н. Швецова-Водка считает, что документоведение делится на общее (которое относится к любым документам) и специальное (посвященное определенным видам или типам документов).

К общему документоведению относятся: теория документа, теория документных ресурсов, документная лингвистика, теория документальных информационно-поисковых систем (в том числе документографических и полнотекстовых), технология хранения документов.

В специальном документоведении можно выделить: теорию документных потоков (которая посвящена опубликованным документам), управленческое документоведение (посвященное управленческим документам), видео-, кино-, фото-, фонодокументоведение, электронное документоведение, картоведение, учение о научно-технической документации, учение о специальных видах документов и другие частные дисциплины. На основе этой классификации я буду проводить свое исследование.

2. Общее документоведение

Как уже было сказано выше, общее документоведение относится к любым документам. Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно - методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. её сущность, объект, предмет и структура, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. п.

К общему документоведению можно отнести такие науки, как: теория документа, теория документных ресурсов, документная лингвистика, теория документальных информационно-поисковых систем (в том числе документографических и полнотекстовых), технология хранения документов.

Общая теория документа составляет основу теоретических знаний о документе. Она охватывает аспекты, наиболее общие для всех видов документированной информации Задача этой теории - исследовать теоретические основы документа, создать возможность его целостного комплексного видения. Это связано с выполнением теорией важнейшей объяснительной функции, позволяющей раскрыть взаимосвязи между потребностями общества в информационном обеспечении и конкретными документными формами, возникающими для удовлетворения этих потребностей.

Теоретические исследования предоставляют возможности для использования методов моделирования, которые, в свою очередь, позволяют рассмотреть объект в динамике, а также смоделировать влияние тех или иных факторов на информационно-документационную систему в целом.

Проблема теоретического изучения документа возникла давно и носит сложный характер. В ходе развития диверсификации документных коммуникаций для методического обеспечения практической деятельности были заложены основы нескольких теоретических концепций документа.

Одной из первых начала формироваться правовая концепция документа. Она возникает на стыке таких направлений, как дипломатика и криминалистика. К XVII веку относят возникновение дипломатики, предметом которой стало изучение документов актового характера на предмет подлинности и подложности. В 1681 году вышел первый научный труд Жана Мобильона, затрагивающий документную проблематику.

В XVIII-XIX веке документ стал предметом рассмотрения в юриспруденции и, в первую очередь, в гражданском праве, где документ рассматривался в качестве письменного доказательства. Правоведы обобщили практику делопроизводства с целью выработки практических рекомендаций для составления документов, обладающих правовой функцией. Именно в рамках гражданского права был определен видовой состав документов, выработаны правила их составления и даны примеры.

С конца XIX - первой трети XX в. документ стал объектом теоретического рассмотрения в трудах Поля Отле, работы которого послужили основанием для изучения документа в библиотечно-книговедческих дисциплинах. В нашей стране идеи Отле были поддержаны и получили развитие в работах Д.С. Боднарского, Н.С. Русинова - советских специалистов в области библиотечно-книговедческих дисциплин.

Новый подход в исследовании документа сформировался в 1950-1960-х гг. в рамках новой дисциплины - документоведения.

Дисциплина возникла как раздел архивоведения. Автором концепции новой научной дисциплины стал историк-архивист К.Г. Митяев.

В теоретической части дисциплины были определены статус новой дисциплины, её предметная область, сформулированы исследовательские задачи. Был обобщен опыт делопроизводства, в первую очередь, с позиций последующего архивного хранения документов, предпринята попытка рассмотрения структуры документа, вопросов классификации. Появилась первая комплексная работа по истории дореволюционного и советского делопроизводства. Теоретические разработки К.Г. Митяева до сих пор не потеряли своей актуальности.

Ряд теоретических положений о документе получил развитие в других научных дисциплинах. В первую очередь, это такие вспомогательные исторические дисциплины, как источниковедение, рассматривающее исторический источник, основным видом которого выступает документ, а также дипломатика, археография и др.

Однако исследование документа в этих дисциплинах имело ряд особенностей:

Во-первых, документ рассматривался в них под углом специфических для данных направлений задач;

Во-вторых, документ в этих дисциплинах, условно говоря, переживает вторую жизнь, т.е. выполняет функции, не связанные с теми, что ставились авторами в момент его создания.

Можно констатировать, что за последние три десятилетия документ стал предметом рассмотрения не только документоведения, но и блока библиотечных и книговедческих дисциплин, архивоведения, документалистики и других научных направлений.

Данные дисциплины внесли значительный вклад в развитие знаний о документе, сделав его теоретическое изучение по сути междисциплинарным.

Теоретические исследования были направлены либо на решение прикладных задач по интенсификации документационного обеспечения управления и производства, правовой защите документов, либо обобщали практический и научный опыт прошлых лет.

В целом в каждом исследовании авторы затрагивали те или иные теоретические проблемы, однако комплексного исследования, которое синтезировало бы накопленные в других дисциплинах теоретические знания и на их основе создало бы новое теоретическое знание, до сих пор не было проведено.

Рассмотрим также основные понятия теории документальных информационно-поисковых систем.

Информационно-поисковая система -- это упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, предназначенных для хранения и поиска информации -- текстов (документов) или данных (фактов). Информационно-поисковыми системами являются любые определенным образом организованные хранилища информации. Причем информационно-поисковые системы могут быть и неавтоматизированными. Главное -- это целевая функция: хранение и поиск информации.

В зависимости от объекта хранения и типа запроса различают два вида информационного поиска: документальный и фактографический -- и, соответственно, два типа информационно-поисковых систем -- документальные и фактографические.

Документальными называются информационно-поисковые системы, в которых реализуется поиск по тематическим запросам в массиве документов или текстов с последующим предоставлением пользователю подмножества этих документов или их копий.

Понятие документа может меняться от системы к системе. В общем случае это некий информационный объект, зафиксированный (обычно посредством некоторой знаковой системы) на каком-то материальном носителе (бумага, фото- и кинопленка, магнитная память и т.п.) и предназначенный для передачи в пространстве и времени в системе социальных коммуникаций.

Общее документоведение имеет большое значение при работе со всеми документами. Оно помогает определить понятие документа, рассмотреть его историю, способы создания, значение в обществе, документные ресурсы, способы и технологии его хранения.

3. Специальное документоведение

Специальное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы), отдельные процессы документно - коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документо - распространение, документохранение, документопользование).

В специальном документоведении можно выделить такие науки, как: теория документных потоков (которая посвящена опубликованным документам), управленческое документоведение (посвященное управленческим документам), видеокинофотофоно-документоведение, электронное документоведение, картоведение, учение о научно-технической документации, учение о спецвидах документов и другие частные дисциплины.

Рассмотрим управленческое документоведение.

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники органов государственной власти и местного самоуправления должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

Управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

Управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.

Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно).

Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно определить управленческий документ следующим образом:

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Специальное документоведение посвящается определенным видам и типам документов, в том числе управленческих, которые имеют огромное значение в управленческой деятельности любых организаций.

Заключение

В заключение можно сказать, что документоведение не только включает в себя комплекс научных дисциплин. Оно относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой, с архивоведением, книговедением, правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

Документоведение тесно взаимосвязано с другими науками, среди которых занимает очень значимое место. Такое значение ему придает и тот факт, что документоведение включает в себя обширный комплекс наук о документе, а значимость документа в информационном обществе трудно переоценить.

В данной работе были рассмотрены структурные части науки: общее и специальное документоведение. Поставленные цели и задачи исследования были выполнены, рассмотрены: теория документа, основные понятия теории документальных информационно-поисковых систем, а также управленческое документоведение, входящее в комплекс наук специального документоведения.

Список используемой литературы

1. Захаров В.П. Информационно-поисковые системы// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

2. Колесник Е.Н. Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления// www.chinovnik.uapa.ru.

3. Кушнерук С.П. Теория современного документного текста// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

4. Плешкевич Е.А. Общая теория документа: методологическое обоснование// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

5. Швецова-Водка Г.Н. Документоведение как научная дисциплина// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

6. Швецова-Водка Г.Н. Определение объекта и предмета документоведения// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

Подобные документы

Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

курсовая работа , добавлен 24.02.2014


Становление и развитие документоведения. Место документоведения в системе наук. История в документоведении. Глобализация мировых процессов, глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы.

реферат , добавлен 23.07.2004


Этапы реформирования документоведения в России. Основные положения "Концепции развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу". Сопоставление принципов бухучета в государственных и международных стандартах.

курсовая работа , добавлен 09.02.2011


Изучение первых теоретических работ по делопроизводству, появления женского труда в управленческом аппарате, основных этапов развития документоведения. Характеристика подготовки кадров высшей категории, развертывания рационализаторских и научных работ.

курсовая работа , добавлен 18.12.2011


Изучение сущности и классификации документа - зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.

курсовая работа , добавлен 20.06.2010


Характеристика документа как системного объекта. Его свойства, признаки и функции. Общая характеристика, его внутренняя и внешняя структура. Виды социальной информации и фасетно-блочная схема классификациии документов. Его информационная составляющая.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація - членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.

контрольная работа , добавлен 01.02.2009


Расчет начисления заработной платы по цехам и участкам. Организационно-экономическая сущность задачи. Входной оперативной информацией служит табель. Структура первичного документа "Табель". Структура результирующего документа. Алгоритм решения задачи.

контрольная работа , добавлен 12.12.2008


Границы дисциплины "документоведение". Развитие понятия "документ" с внедрением новых информационных технологий. Оперативная и статическая информация. Реквизиты, используемые при подготовке и оформлении документов. Письмо: понятие, формы изложения.

реферат , добавлен 21.05.2016


Определение термина "документ" по государственным стандартам. Примеры документов, выполняющих следующие функции: управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационную, учетную. Этапы текстового документирования.

Раздел 1: Документоведение, как научная дисциплина. объект, предмет, задачи, методы, терминосистема

1. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

"Документоведение" – наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

1) единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;

2) общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;

3) единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

1. теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;

2. выработка рациональных норм организации ДОУ.

2. Методы документоведения.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения технологией ДОУ. Без знаний основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решить вопросы составления и обработки документов, классификация документированной информации и др.

В документоведении получили распространение методы:

- общенаучные (системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические, статистические методы),

- частные (описание, анализ, классификация и т.д.);

- специальные (стандартизации; унификации; оптимизации; однократности; экспертизы ценности).

Стандартизация – деятельность по установлению единых норм, правил и характеристик.

Унификация – приведение объектов, процессов, технологий и процедур к единообразию.

Объектом унификации в документоведении являются документы (форма,

и содержание), состав (системы документации), процессы документирования, технология работы с документами.

Метод оптимизации – предусматривает выбор наиболее рациональной технологии, сведение к минимуму путей движения документа в организации, учреждении, предприятии (документооборота).

Метод однократности подразумевает однократность всех делопроизводственных операций, исключения их дублирования.

Метод экспертизы подразумевает экспертизу ценности документов, которая проводится в делопроизводстве неоднократно. Главная ее цель – отбор документов для последующего хранения или к уничтожению.

3. Терминосистема документоведения.

Как всякая научная дисциплина документоведение имеет свои основные базовые понятия, которые составляют ее понятийный аппарат или терминосистему.

Понятия – основа любой научной дисциплины, представление о наиболее существенном в явлениях и предметах, которые она изучает. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

Дефиниция – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.

Поэтому, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение.

Терминологию своей профессиональной деятельности специалисту надо знать и уметь применять. Оперирование терминами, является одним из отличий профессионала от дилетанта.

Употребление терминов в любой профессиональной области должно быть стабильным, а терминосистема – устойчивой. Эта устойчивость терминосистемы достигается ее нормированием в государственных стандартах. Стандарт устанавливает строго однозначную систему терминов, обязательную к применению и не допускающую искажений или иного толкования.

Таким терминологическим стандартом в области ДОУ является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.». Стандарт содержит 140 терминов из области ДОУ и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

4.Связь документоведения с другими научными дисциплинами.

Документоведение тесно связано с другими научными дисциплинами. Прежде всего с архивоведением, из которого, как принято считать, документоведение «выросло». Архивоведение – наука, изучающая организацию хранения и использования архивных документов.

Документоведение связано с историческими дисциплинами, используя накопленный ими опыт изучения документа: источниковедением, дипломатикой, археографией.

Источниковедение – специальная историческая дисциплина, изучающая документ как исторический источник.

Дипломатика (греч. «диплом») – вспомогательная историческая дисциплина, изучающая форму документа ее изменение в процессе исторического развития.

Археография – научно-методическая дисциплина о собирании, описании и издании документальных памятников.

Документоведение связано с теорией управления, экономическими, информационными и правовыми дисциплинами, психологией, статистикой, лингвистикой. Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный этими науками, и, в свою очередь оказывает влияние на развитие этих наук.

На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку процесс создания документов (документирование) отражает функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, потому что документирование информации регламентируется законами и подзаконными актами.

Документоведение связано с информационными науками. Сегодня мы все чаще сталкиваемся на практике с понятием «электронный документ». В современном обществе в условиях широкого применения ИТ к документационным массивам добавляются информационные. В совокупности они образуют информационные ресурсы, которыми необходимо эффективно управлять.

Раздел 2. Документ и его функции.

1.Понятие «документ».

Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т. е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.

В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.

Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:

1. Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).

2. Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).

По характеру составления различаются:

1. Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.

2. Частные документы (приватные).

Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.

В понятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.

В правовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В управленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем

информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.

Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.

Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социальнозначимой информации.

Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.

Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.

2.Функции документа.

Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.

Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:

1. Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;

2. Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;

3. Научная классификация документов;

4. Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;

5. Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.

Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, политическая, учетная, историческая.

Информационная функция документа Основной функцией документа является информационная. Особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.

Информация в документах может быть представлена в знаковой, графической форме, в виде изображения, звука, электронного файла и др., в зависимости от способов документирования и носителей информации.

Все остальные функции документа являются подфункциями информационной функции.

Коммуникативная функция. Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между акторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:

1. одностороннего действия. Ориентирует движение документов в одном определенном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (от подчиненного к руководителю).

2. двустороннего действия. Организует двусторонне движение

документов (служебная и личная переписка, договоры и т. д.).

В настоящее время существует три канала коммуникации: устная, документная, электронная. Преобладает документная.

Социальная функция документа. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче социально-значимой информации. Любая информация, которую содержит документ, является социальной. Социально значимым, т. е. выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, т. к. его появление вызвано той или иной социальной потребностью.

В то же время, документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени способствовать их формированию. Поэтому социальная функция документа определяется и его социальной ролью.

Существуют документы, которые лишь отражают процессы, происходящие в обществе, но есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Они могут, как стимулировать, так и тормозить его. Даже если документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. Более того, такой документ позволяет выяснить, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация.

Изучение социальной функции документа помогает воспроизвести механизм социальных отношений.

Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о личности, ее социальном статусе.

Культурная функция документа. Одна из важнейших функций документа – культурная. Любой документ выступает в качестве средства выражения и передачи культурных традиций той исторической эпохи, в которой он создавался. Документ сообщает нам о том, какие носители информации использовались для составления документа в ту или иную эпоху, какие использовались чернила или другие средства документирования. Дает представление о системы ценностей, поведения и деятельности, ритуалов, выработанных и сохранившихся в обществе. Любой документ – это продукт и остаток культуры, культурный образец.

Управленческая функция документа. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер.Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Правовая функция документа . Правовая функция – функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, выполняющих правовую функцию: изначально созданные в правовых целях и приобретающие правовую функцию временно.

К первой категории относятся все документы, устанавливающие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и акты управления, издаваемые учреждениями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и т. д.). Сюда же следует отнести документы, фиксирующие договорные отношения:

а) между государствами (договоры, конвенции, соглашения)

б) между государством и учреждениями (лишение на права деятельности)

в) между учреждениями (договоры)

г) между гражданским или физическим лицом и государством (паспорт, виза)

д) между лицом и учреждением (контракт, трудовое соглашение) е) между частными лицами (завещание, расписка).

прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.

Политическая функция документа. Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий.

Учетная функция документа . Функция учета выражается в количественной характеристике информации, зафиксированной в документе.

Функция учета – есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Учет – необходимое условие управления экономикой, правильной политики во многих других сферах социальной жизни. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, управленческий находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

Историческая функция документа. Историческую функцию документ приобретает тогда, когда отраженная в нем информация превращается из оперативной в ретроспективную. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию выполняют только 12-14% всех создаваемых в обществе документов, которые имеют научное, практическое, историческое и культурное значение и поступают на хранение в государственные архивы.

Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.

Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).

Раздел 3. Документообразующие признаки и свойства документа

1. Документообразующие признаки

Прежде всего, документ – это объект, созданный человеком в процессе его деятельности. Основная цель создания документа – зафиксировать информацию. Зафиксировать или записать информацию можно только на какой-нибудь материальной основе.

Документ – это объект, изготовленный из какого-либо материала, имеющий как все материальные объекты внешнюю физическую пространственную форму и другие внешние признаки.

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, элементы информации.

Поэтому первой группой признаков, по которым мы выделяем документ из окружающего нас предметного мира, являются признаки, характеризующие его как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя. Документ имеет вещественную (внешнюю) форму, обеспечивающую его сохранность, долговременное использование, перемещение во времени и пространстве.

Второй группой признаков, по которым мы идентифицируем документ, являются признаки, характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.

К третьей группе признаков документа можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или его структуру).

Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Носители информации подразделяются на естественные и искусственные.

С древнейших времен для записи информации использовались естественные природные носители: камень, дерево, глина, кожа.

Искусственные носители изготавливаются с помощью технологий, изобретенных человеком. К ним относятся пергамент, папирус, бумага, фотоматериалы, магнитные и лазерные диски и др. Носителям информации с очки зрения их физических и химических характеристик будет посвящена отдельная тема, в которой о них будет рассказано более подробно.

В рамках этой темы остановимся на внешней геометрической пространственной форме носителя.

Главная » Недвижимость » Объектом документоведения как науки является. Понятие документоведения и его структура