Расчетные листки по заработной плате срок выдачи. Расчетный листок по зарплате: как и когда выдавать

За нарушение законодательства о персональных данных виновному лицу грозит ответственность вплоть до уголовной (ст. 90 ТК РФ). Также возможны штрафные санкции (ст. 13.11 КоАП РФ):

для граждан — от 300 до 500 рублей;

для должностных лиц — от 500 до 1000 рублей;

для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Для многих привычнее бумажная форма расчетного листка. Но в век современных технологий некоторые работодатели высылают зарплатные квитки на личную либо корпоративную электронную почту сотрудника. Правомерны ли такие действия — на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс требует от работодателя выдавать расчетные листки исключительно в письменной форме (ст. 136 ТК РФ). С другой стороны, есть судебные решения, согласно которым пересылка расчетных листков по e-mail не запрещена законодательством.

Четко определена возможность получения квитков в электронном виде только для дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ).

Если работодатель решит осуществлять выдачу расчетных листков всем сотрудникам путем направления на электронную почту, это положение нужно закрепить в локальном акте и ознакомить с ним сотрудника. Если вы не хотите лишних споров с трудовой инспекцией, лучше выдавать листки на бумажном носителе.

Также не будет лишним завести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить подпись об их получении. Такой журнал обезопасит компанию в случае судебных разбирательств с работниками. Помимо журнала, в форме квитка можно предусмотреть отрывную часть, где будет ставится подпись о получении (аналогично доверенности). Способ о подтверждении факта выдачи расчетных листков работодатель вправе выбрать самостоятельно.

Если работодатель не будет выдавать расчетные листки, он нарушит трудовое законодательство. За такие нарушения его ждет штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Должностные лица могут заплатить штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное нарушение штрафы будут выше.

Эксперт сервиса Норматив

Каждый официально трудоустроенный сотрудник должен получать ежемесячно расчетный листок по заработной плате, бланк и образец заполнения представлены ниже. Этот документ разрабатывается работодателем самостоятельно (стат. 136 ТК) и содержит информацию о начисленном заработке, а также прочих видах вознаграждений, и удержаниях. Форма утверждается во внутреннем локальном акте предприятия.

Выдача расчетных листков по зарплате, скачать бесплатно образец можно здесь, регламентируется стат. 136 ТК. Независимо от того, в какой форме выплачивается вознаграждение сотрудникам – наличной или безналичной, работодатели обязаны предоставить персоналу подробную информацию по начислениям и удержаниям из заработка. Выписка обязательно должна включать следующую информацию:

• ФИО работника, табельный номер, подразделение.
• Периоды начисления.
• Отработанное время за период – часы или дни.
• Составные части зарплаты.
• Прочие начисленные суммы, включая компенсации, премии, командировочные, больничные, пособия, материальная помощь, отпускные и пр.
• Суммы удержаний и основания по ним.
• Порядок расчета.
• Итоговая сумма к выплате «на руки» за период.

Для подтверждения вручения работникам ответственное лицо предприятия должно вести журнал учета расчетных листков или выдавать документ под роспись в отрывной части. День выдачи совпадает с днем окончательного расчета по зарплате, при выплате аванса оформлять расчетные листки не нужно.

Обратите внимание! Поскольку сведения, содержащиеся в выписке по заработной плате, относятся к персональной информации, недопустимо передавать расчетные листки третьим лицам, кроме уполномоченных, имеющих специальный доступ к личным данным персонала компании.

Форма расчетного листка – образец составных частей

Современные бухгалтерские программы позволяют работодателям оперативно формировать и выдавать расчетные листки персоналу. Трудности заполнения при этом сводятся к минимуму. Компьютерная форма бланка имеет мало отличий и состоит из следующих основных разделов:

1. Общий – указывается наименование предприятия, отделы, ФИО и табельные номера персонала, должности, размер оклада или ставки, период расчетов.
2. Блок о начислениях – указывается отработанное время в часах или днях; размер оклада, надбавок и доплат различного характера, в том числе стимулирующего; начисление премий, отпускных, больничных, компенсаций при увольнении или задержке сроков выплаты зарплаты.
3. Блок об удержаниях – указывается удержанный НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, ошибочно выплаченные суммы за расчетный период.
4. Итоговый блок о суммах к выдаче – указывается величина заработка к выплате «на руки» на дату формирования расчетного листка, суммы произведенных выплат до окончательного момента расчетов (авансы, отпускные и пр.) с конкретными датами выполнения операций.

Ответственность за невыдачу

Лица, виновные в нарушении законодательных норм, могут быть привлечены к административной и материальной ответственности. Штраф выписывается на должностное руководящее лицо и на предприятие. А повторное правонарушение грозит повышенными санкциями.

Бумажные расчетные листки отменены. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Бланк расчетного листка

Изменения от Минтруда
Бланк и образец
Сколько лет хранить

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7 . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

в трудовом договоре;
коллективном договоре;
локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

• См. также: Новые сроки выплаты зарплаты в 2019 году и новые штрафы за невыплату зарплаты

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Бланк расчетного листка

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

*Повторное нарушение - невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.

На федеральном уровне утверждены основы предоставления расчетного листка по зарплате. Они конкретизируется локальными актами работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Главный принцип – строгая формальность, своевременность, достоверность информации.

У работника должно быть представление о начисленной заработной плате, включая взносы и отчисления, которые производит за него работодатель.

Когда зарплату за работника по доверенности получает другой человек, следует поинтересоваться предусмотрена ли в доверенности возможность получать расчетные листы. Если содержание доверенности носит универсальный характер, то работодатель должен выдать лист на руки доверителю сотрудника.

Исходя из содержания документа, сотрудник видит:

• из каких компонентов складывается его зарплата;
• размер чистого дохода;
• величину дополнительных платежей и премий;
• удержания и отчисления.

В сумму оплаты по расчетным листам включены: оклад, сверхурочные, оплата работы в праздники, больничные и др.

Большинство организаций по-прежнему не выдают сотрудникам ежемесячно на руки такие документы, что формально считается правонарушением.

Расчетный листок предоставляет не только основной работодатель, но руководитель предприятия, где работник трудится по совместительству.

Документ также могут получить надомные сотрудники или работники, сотрудничающие с предприятием на дистанционной основе.

Что это такое?

Расчетный лист считается документом, подтверждающим правильность и полноту сотруднику зарплаты. В нем обозначены размеры отчислений и удержаний, которые работодатель должен проводить по закону.

В их перечень включены:

• отчисления в страховой, пенсионный фонды;
• по решению суда или соглашению.

Когда выдается?

Расчетный лист должен выдаваться ежемесячно. Вместо документа получение зарплаты может подтверждаться подписью в платежной ведомости или электронным способом.

Иногда предусмотрена форма листа в виде отрывного документа – как составной части основной ведомости для оплаты труда сотрудников на предприятии (в качестве квитанции).

Законодательная база

Обязанность работодателя выдавать расчетный лист обозначена в .

Защита персональных данных сотрудника проводится согласно ФЗ № 152.

Правила, регулирующие порядок оформления расчетного документа, устанавливаются в письмах Минтруда. Среди них – Письмо от 21.02.2017 № 14, которое позволяет рассылать расчетные листы сотруднику по электронной почте.

Гарантия получения расчетных листов для дистанционных работников установлена в ТК РФ – ст. 312.1.

Расчетный листок по зарплате сотрудникам

Расчетный листок по зарплате должен быть разработан работодателем и оформлен его письменным распоряжением. Единой формы документа не предусмотрено. Но бланк есть в учетных программах, например, в 1C Зарплата.

Готовая форма удобна для заполнения. Записи в нее вносятся исходя из ведомостей, первичных документов. Бланк распечатывается на принтере.

Правила выдачи расчетных листов могут быть согласованы в коллективном договоре и принимаются с учетом позиции профсоюзного органа.

Сроки выдачи

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность выплачивать сотруднику зарплату 2 раза в месяц.

Расчетный лист может быть предъявлен каждый раз после перечисления работника заработанной суммы.

Конкретного срока передачи работнику расчетного листа в бумажной или электронной форме не предусмотрено.

Документ обязателен . При выдаче отпускных расчетный лист сотруднику не передается.

Зарплата на карту

Перечисление денег на карту не освобождает работодателя от обязанности передавать расчетный лист. Он оформляется под роспись сотрудников.

Распространено использование журнала для учета расчетных листков, хотя обязанность оформления такого документа на общероссийском уровне не предусмотрена.

На больничном

Начисленные и выплаченные суммы больничных также учитываются. Вычислениями занимается бухгалтер. При необходимости, он обязан разъяснять сотруднику содержание полученного документа.

У расчетного листа нет прямой юридической силы, но он может служить в качестве доказательства на судебном процессе.

В электронном виде

В 2019 году предусмотрена возможность направлять расчетные листы на электронную почту сотрудника.

Документ можно отправить на корпоративную почту или разместить на сайте организации – на личной странице сотрудника. До этого следует взять у работника согласие на обработку персональных данных.

Как читать?

Чтобы выяснить, как разобраться в содержании расчетного листа, нужно обратить внимание на таблицу и суммы, указанные в ней.

Информация в расчетном листе размещена в специальных графах и представлена в цифровой форме.

В каждой графе указано наименование выплаты (удержания, отчисления) и его суммы.

Расшифровка

Под таблицей бланка расчетного листа указаны формулы подсчета платежей в каждой графе (гр.):

1. Гр. 1 = Гр. 6 – Гр. 9 – Гр. 10.
2. Гр. 6 = Гр. 3 + Гр. 4 + Гр.5.
3. Гр. 7 = Гр. 6 – Гр. 2) × 13%.
4. Гр.9= Гр. 7 + Гр. 8.
5. Гр. 10 = Гр. 3 × 40%.
6. Гр. 11 = Гр. 1.
7. Гр.12 = Гр. 10 + Гр. 11.

• гр. 1 – общая выплата;
• гр. 2 – суммы социальных и имущественных вычетов;
• гр. 3 – суммы оклада НДФЛ;
• гр.4 – ежемесячная доплата (премия);
• гр.5 – доплата за руководство структурным подразделением;
• гр.6 – общая сумма начислений;
• гр. 7 – НДФЛ;
• гр. 8 – добровольные страховые суммы;
• гр.9 – общая сумма удержания;
• гр. 10 – первая сумма, перечисленная через кассу в банк (аванс);
• гр. 11 – последующая сумма, начисленная сотруднику (получка);
• гр. 12 – общая сумма выплат.

Образец

В расчетном листе указывается наименование организации, ФИО сотрудника, его номер по рабочему табелю. Могут быть указаны структурное подразделение, отдел, филиал организации, где трудится работник.

Главная » Конституционное право » Расчетные листки по заработной плате срок выдачи. Расчетный листок по зарплате: как и когда выдавать