Образец уведомления о смене банковских реквизитов. Укажите обязательные данные в уведомлении об изменении банковских реквизитов
Банковские реквизиты могут измениться по инициативе собственника счетов или же по независимым от него причинам. Например, номера счетов меняются при внесении изменений в правила ведения бухгалтерского учета банковскими учреждениями или по техническим причинам.
Если номер расчетного счета поменялся по инициативе банка, то налогоплательщик не обязан информировать об этом налоговый орган. Если же произошло расторжение договора об обслуживании банковского счета или заключен новый договор, то предприятие обязано уведомить об этом налоговую инспекцию . Такая обязанность предусмотрена статьей 32 Налогового Кодекса РФ. Налогоплательщик должен письменно уведомить налоговую службу об открытии и закрытии банковских расчетных счетов в течение 7-ми дней от даты открытия или закрытия. Образец уведомления о смене банковских реквизитов для налоговых органов имеет обязательную форму, утвержденную приказом ФНС от 21.04.2009 г.
Изменение реквизитов банковских счетов не требует согласования всеми сторонами договорных обязательств и внесения изменений в договор. Предприятию достаточно правильным образом уведомить своих контрагентов. В случае если кредитор не известил должников об изменениях в реквизитах, то должник имеет право совершать оплату на прежние счета, которые ему известны. В этом случае все связанные с такой оплатой трудности должен разрешать кредитор. Он не сможет требовать от должника оплаты долга на новый счет, если деньги не поступят, и взимать санкции за просрочку оплаты. При изменении реквизитов счетов рекомендуется как можно раньше сообщить обновленные данные контрагентам и контролирующим органам.
Особенности оформления писем о смене реквизитов
При открытии другого расчетного счета предприятию достаточно прислать своим партнерам информационное письмо об изменении банковских реквизитов. В некоторых случаях, например, когда суммы сделок очень большие, можно оформить дополнительное соглашение к основному договору для того, чтобы быть точно уверенными, что контрагент знает об изменениях, однако, делать это не обязательно. Оформление дополнительного соглашения является обязательным только в том случае, если такая обязанность прописана в основном договоре. Письмо о смене реквизитов направляется партнерам в случае изменения таких данных:
- названия предприятия;
- кода предприятия;
- расчетного счета;
- наименования банка;
- кода МФО банка.
Данный документ составляется индивидуально для каждой ситуации. Законодательством не предусмотрено конкретной формы документа, однако, образец письма о смене банковских реквизитов организации имеет обязательные для всех случаев элементы.
- Письмо составляется на фирменном бланке, обязательно указывается дата составления и исходящий номер.
- Указывается адресат – название фирмы-контрагента.
- Желательно лично обращаться к каждому из партнеров, для чего пишется фамилия имя, отчество и название должности руководителя.
- Далее оформляется текст письма с указанием новых актуальных данных и объяснением причин их изменения.
- Целесообразно также отметить в тексте, что изменение банковских реквизитов не влияет на партнерские взаимоотношения, не изменяет и не отменяет обязанности сторон и указать дату, с которой перестает действовать старый банковский счет.
- В конце ставится подпись, указывается должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего уведомление.
Письмо можно вручить лично или отправить по почте с уведомлением. Так как письмо является односторонним документом, то у поставщика должно быть подтверждение того, что покупатель его получил. Если оно вручается лично или через канцелярию контрагента, то нужно предусмотреть чтобы на втором экземпляре была проставлена отметка о получении письма.
Письмо об изменении реквизитов - это один из наиболее важных документов любого предприятия. Оно несет в себе информацию, без которой невозможно дальнейшее нормальное осуществление производственной или иной деятельности компании. Чтобы правильно составить такое письмо, надо иметь перед собой его примерный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе информацию, необходимую для взаимодействия между партнерами.
Вид документа
Реквизиты - это перечень данных, получаемых любым предприятием (или организацией) при регистрации, с помощью которых его можно легко идентифицировать. Они бывают общие и банковские. Эти сведения, как правило, используются при составлении договоров и проведении платежей. Порой некоторые данные в силу объективных причин приходится менять. Руководство предприятия должно обязательно сообщить об этом своим контрагентам и кредиторам. Для оформления подобной корреспонденции существует определенный образец. Уведомление о смене реквизитов представляет собой письмо, в котором должна быть отражена следующая необходимая информация:
- Ф.И.О. и должность ответственного лица, которому оно направлено;
- реквизиты предприятия (старые и новые);
- текст обращения с указанием причин данных изменений;
- дата, с которой планируется ввести изменение реквизитов;
- подпись руководителя предприятия и дата составления письма.
Если компании ранее не приходилось заниматься подобными делами, то она может позаимствовать у своих партнеров примерный образец. «Уведомление о смене реквизитов» должно быть отправлено заранее, чтобы адресат успел отреагировать на него соответствующим образом. Передать такое письмо можно разными способами:
- вручить лично;
- отправить по почте;
- передать телефонограммой.
Чтобы информация была максимально полной и понятной для партнеров, лучше использовать для составления таких писем ориентировочный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе только достоверные данные. В противном случае в работе предприятия могут возникнуть серьезные проблемы.
Правила составления
Обычно письмо-уведомление о смене реквизитов в первую очередь направляется всем контрагентам и кредиторам. Для его составления нет какой-то специальной унифицированной формы. Как правило, текст такого документа составляется произвольно в зависимости от задач, которые ставит перед собой отправитель. Для оформления такого письма используются обычные правила составления деловых бумаг. Оно может быть написано:
- на листе формата А4;
- на фирменном бланке компании.
Последний вариант свидетельствует об официальном характере корреспонденции, поэтому является предпочтительным. Вся информация в письме излагается последовательно. Это облегчает ее восприятие.
Как и любая другая деловая бумага, это письмо должно состоять из нескольких частей:
- «Шапка». В ней содержится полная информация о том, кому предназначено данное послание.
- Наименование документа, которое четко гласит о его целевой направленности.
- Информационная часть.
При составлении такого письма необходимо обязательно упомянуть, как отразятся происходящие изменения на дальнейшем сотрудничестве между контрагентами. Это является своего рода мерой предосторожности, которая поможет в дальнейшем избежать возможных разногласий и нежелательных последствий.
После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.
Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю , в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.
Пример уведомления о смене реквизитов
Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»
ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346
юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,
ул. Интернациональная, 29
Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.
О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.
Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное .
Генеральный директор А.А. Галевская
Когда составлять уведомление о смене реквизитов
Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.
Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.
Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов
Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.
При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена или даже . Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.
Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.
Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.
Когда нужно уведомить о смене банковских данных
При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).
В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:
- Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
- В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
- Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.
Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.
Составляем письмо правильно
Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:
- Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
- Аналогичные сведения о компании-получателе.
- Информация о месте и времени составления документа.
- Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
- Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
- Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.
Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации
Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
Если опоздать с уведомлением
Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:
- Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
- Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
- Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.
Нередко организации принимают решение о смене обслуживающего банка. В таких случаях меняются платежные данные компании. Чтобы такие изменения не привели к коллапсу хозяйственной деятельности, нужно своевременно оповестить о них контрагентов. Разберемся, как это правильно сделать, а также рассмотрим образец письма о смене реквизитов организации.
Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям, определение которым дается в статье 165.1 ГК РФ . Однако унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции не существует. Поэтому составляются они в произвольной форме. Тем не менее, существуют выработанные на практике рекомендации по написанию таких деловых писем.
Кого необходимо оповещать о смене реквизитов
При заключении различных договоров с организациями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо средства. Если эти сведения изменяются, компания должна оповестить:
- бизнес-партнеров;
- поставщиков;
- клиентов;
- заказчиков;
- других контрагентов.
При этом налоговую службу извещать не нужно, поскольку банковская организация сама передаст необходимые сведения в ведомство.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
За подготовку уведомления отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юридического отдела. Несмотря на то что документ составляется в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:
- наименование, адрес, телефон компании отправителя;
- наименование компании и уполномоченное лицо адресата;
- дата и место составления документа;
- текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними;
- дата, с которой перестают действовать старые сведения;
- новые платежные данные;
- дата подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя.
Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирмерменном бланке компании. Текст может быть написан от руки или напечатан, заверять печатью организации не обязательно. Образец письма об изменении банковских реквизитов организации представлен ниже.
Чтобы обезопасить компанию от возможных конфликтов с партнерами, лучше всего использовать заказное отправление с уведомлением, а также зафиксировать факт отправки в журнале исходящей корреспонденции.
Что будет, если не уведомить контрагентов
Если в кратчайшие сроки не оповестить контрагентов о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет потребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.
