Распоряжение по делопроизводству в организации. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти — Российская газета. Организация поисковой системы по документам
Инструкция по делопроизводству не входит в число обязательных нормативных актов для большинства организаций. Тем не менее, многие компании разрабатывают и утверждают этот документ, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Как и любой другой нормативный акт, она проходит этапы согласования и утверждения. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим, чтобы акт вступил в действие. В этом материале разберем правила оформления такого приказа.
Кто отвечает за разработку
Реестр записей - это фактический физический анализ всех записей, поддерживаемых агентством. Это первый шаг в подготовке графика хранения и распределения записей. Эта форма доступна в отделе управления записями Департамента общих служб. Для каждой серии записей, описанной в инвентаре, требуется следующая информация.
I. Общие положения
Электронные записи должны быть инвентаризированы для документирования каждой серии записей в цифровом формате независимо от того, существуют ли они в другом месте в какой-либо другой форме или формате. Для каждой серии электронных записей, описанной в инвентаре, требуется следующая информация.
Из этой статьи вы узнаете:
- обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
- что включает процедура согласования и утверждения инструкции?
- как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
- как внести изменения в этот нормативный акт?
Обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
Инструкция по делопроизводству относится к категории локальных нормативных актов компании. Трудовой кодекс РФ позволяет работодателю принимать акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции. Такие документы должны соответствовать действующему трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям, иным локальным нормативным актам компании (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Тем не менее, в Трудовом кодексе нет четкого определения термина “локальный нормативный акт”. Как правило, под ним подразумевают акты, содержащие утвержденные работодателем правила поведения. При этом правила могут быть рассчитаны на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.
Обязательно ли выпускать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?
Информация и содержание каждой электронной записи. . Оценка записей - это анализ всех записей в агентстве для определения их административной, финансовой, исторической, юридической или другой архивной стоимости. Цель этого процесса - определить, как долго, в каком формате и при каких условиях следует сохранить рекордную серию. Оценка записей основана на информации, содержащейся в инвентаре записей. Серии записей должны либо сохраняться навсегда или уничтожаться, когда больше не требуется для текущих операций агентства или офиса, в зависимости от.
Что касается инструкции по делопроизводству, она содержит правила работы с организационно-распорядительной документацией в пределах организации. Соответственно, является локальным нормативным актом и отвечает следующим требованиям:
- принимается руководством компании единолично (при наличии профсоюза - с учетом его мнения);
- не ухудшает положение персонала по сравнению с коллективным договором и трудовым соглашением;
- доводится до сведения каждого сотрудника под роспись;
- носит обязательный характер.
Инструкция по делопроизводству не относится к обязательным нормативным актам организации. Ее разрабатывают для того, чтобы оптимизировать и унифицировать процессы документооборота. Тем не менее, как любой другой акт, она должна быть согласована со всеми заинтересованными лицами и утверждена руководством компании. Для придания документу юридической силы, его необходимо ввести в действие соответствующим приказом. Он может называться «Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству» или «Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству». В любом случае, они выполняют одни и те же функции, и единственным их различием является расположение грифа утверждения. Во втором случае он проставляется непосредственно на нормативном акте.
Записи, которые часто являются постоянными. Записи, которые часто непостоянны. Повестки дня и неофициальные протоколыПомещенные или ежеквартальные отчетыПерсональные записиКонтракты, гранты, учет заработной платы и заказы на покупкуРегиональные аудиты Справочные копии государственных законов и публикаций. Корреспонденция. Рекомендуется проверять корреспонденцию и электронную почту, чтобы элементы с неизменным значением сохранялись навсегда.
График хранения и распределения записей является официальным документом, в котором перечислены и описаны все записи агентства или офиса; санкционирует постоянное сохранение Архивами тех записей, которые считаются уставом или Архивами, для постоянного значения; и разрешает уничтожение тех записей, которые не являются существенными для операций после истечения определенного периода времени. Эти формы доступны в отделе управления записями.
Порядок утверждения инструкции по делопроизводству
Разработка инструкции по делопроизводству проводится в несколько этапов. Процесс включает сбор и анализ необходимой информации, подготовку проекта, его согласование и утверждение, ввод акта в действие. Базой для разработки проекта служат нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов руководителей структурных подразделений.
Форма расписания хранения и размещения записей должна включать следующую информацию. Описание каждой серии записей, включая название серии записей и описание серии записей, как указано в инвентаре записей. Название агентства и, если применимо, подразделение, офис или единица. . Для серии записей применяются следующие периоды хранения.
Порядок утверждения инструкции по делопроизводству
Советы по расписанию хранения: описания должны быть достаточно подробными, чтобы кто-то, кто находился за пределами агентства, понимал цель серии записей. Для ясности аббревиатуры должны быть указаны в первый раз, когда они используются. Для всех постоянных записей график хранения должен указывать, что записи будут переданы в Государственный архив штата Мэриленд через определенный период. Для всех непостоянных записей график хранения должен четко указывать, когда запись будет уничтожена.
Как правило, разработкой проекта занимается служба документационного обеспечения. При ее отсутствии, как бывает в небольших компаниях, подготовкой и согласованием занимается ответственный за работу с документами сотрудник.
Как и любой другой нормативный акт, инструкция по делопроизводству согласовывается со всеми заинтересованными специалистами: представителями юридического отдела, кадровой службой, бухгалтерией, линейными руководителями. Процедура согласования фиксируется путем оформления листа согласования. В том случае, когда мотивированное мнение заинтересованных специалистов не содержит согласия с проектом, необходимо провести дополнительные консультации и рассмотреть предложения по совершенствованию документа. Так можно прийти к взаимно приемлемому решению об основных положениях локального нормативного акта.
Примеры заявлений о сохранении непостоянных записей. Пример утверждения удержания скрининга. Ежегодный экран и перевод в Государственный архив штата Мэриленд для постоянного хранения любых материалов, имеющих административную, юридическую или историческую ценность, которые служат для документирования происхождения, развития, функций и достижений агентства. Предлагаемые графики должны быть одобрены в письменной форме официально назначенным должностным лицом агентства или офиса до того, как они будут представлены в Отдел управления учетными записями. Три подписанных копии любого предлагаемого графика и одна копия инвентаря записей, сопровождающая каждое предлагаемое расписание, должны быть представлены в Отдел для обзора. Предлагаемые изменения, сделанные Отделом и одобренные агентством или офисом, должны быть включены в предлагаемый график и подписаны юридически назначенным должностным лицом агентства или офиса. Отдел рассматривает график, назначает график и отправляет Архивы всех трех экземпляров предлагаемого графика с внесенными в него поправками или пересмотренными и вместе с инвентарными рекордами. Архивы просматривают предлагаемый график и отвечают в течение 45 дней после получения предлагаемого графика. Если Государственный архивариус утверждает расписание, представленное, два экземпляра подписанные Государственным архивистом, возвращаются в Отдел. Отдел сохраняет один экземпляр для своих файлов и отправляет копию в агентство или офис. Если государственный архивариус не одобряет предлагаемый график полностью или частично, Архивы возвращают все копии в Отдел с изложением причин неодобрения и рекомендаций для пересмотра. Отдел возвращает все копии расписания с просьбой к агентству или ведомству о внесении изменений в расписание и повторной отправке его государственному архивисту на утверждение. Уничтожьте оставшийся материал. . Утвержденные графики хранения хранятся в отделе управления записями и в Государственном архиве.
Проект документа необходимо завизировать у заинтересованных лиц и, если согласие достигнуто, представить на подпись руководителю. Утверждение считается завершенным после выпуска соответствующего приказа или распоряжения руководителем организации или исполняющим его обязанности лицом.
Оформление приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходим для того, чтобы официально утвердить локальный нормативный акт. Данный документ не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составить на бланке приказа по основной деятельности. К обязательным сведениям, которые необходимо указать в документе, относятся:
V. Контроль исполнения документов
Архивы также поддерживают утвержденные расписания онлайн. Не реже одного раза в 5 лет агентство или офис должны пересмотреть свой график или графики их хранения, чтобы определить, охватывают ли они все текущие серии записей. Агентство, представляющее законодательство, которое изменит порядок или характер ведения учета в этом учреждении, заранее представит копию предлагаемого законодательства в Государственный архив для рассмотрения. Это законодательство должно сопровождаться любыми соответствующими мнениями Генерального прокурора.
- наименование локального нормативного акта;
- сфера его действия;
- дата вступления в силу;
- порядок внесения изменений;
- порядок контроля исполнения.
В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо указать обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата издания;
- регистрационный номер;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы.
Констатирующая часть приказа объясняет назначение утверждаемого документа, обосновывает его необходимость. Содержание этой части может варьироваться в соответствии с причинами создания инструкции по делопроизводству. Кроме того, может появиться необходимость сослаться в тексте приказа на другие требующиеся нормативные акты. Эта часть может быть сформулирована следующим образом:
Утилизация записей. График не является юридическим разрешением на распоряжение документами до тех пор, пока он не будет одобрен в письменной форме государственным архивистом. Когда записи уничтожаются в соответствии с условиями утвержденного графика, агентство, офис или центр записей должны представить заявку и свидетельство о постановке на учет в Государственный архив штата Мэриленд. Для всех офисов судебной власти штата Мэриленд эти сертификаты должны быть представлены, и государственный архивариус должен утвердить их до того, как произойдет любое уничтожение.
- “В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства...”
- “В целях упорядочения работы с документами и обеспечения их сохранности...”
- “В целях установления единой системы делопроизводства...”
В распорядительной части, отделенной от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, даются конкретные поручения, выделенные в самостоятельные пункты. В приказе об утверждении инструкции по делопроизводству к таким поручениям можно отнести:
Агентства могут назначать более одного человека для выполнения этой функции. Сертификат должен содержать следующую информацию. Метод уничтожения. Назначение юридически назначенного должностного лица агентства, офиса или центра записей.
- Название каждой серии записей.
- Номер или номера расписания, назначаемые по дате Раздела.
- Для каждой серии записей.
- Количество материалов для каждой серии записей.
- Дата уничтожения.
- “Утвердить инструкцию по делопроизводству...”
- “Ознакомить персонал с инструкцией по делопроизводству...”
- “Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями, изложенными в инструкции...”
- “Обеспечить контроль выполнения...”
Для каждого задания можно указать наименование исполнителя и срок выполнения (не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер).
Отдел управления учетными записями для получения информации о переводах записей. Агентства должны заполнить и представить форму передачи и получения документов до передачи. Постоянные записи должны быть переданы в Государственный архив штата Мэриленд. Публичная запись не может быть удалена без разрешения Государственного архивиста. Разрешение должно быть получено путем подачи расписаний и получения разрешения Государственного архивиста.
Информация о передаче записей в государственные архивы доступна в Интернете. Процедуры передачи документов Предварительные инструкции по листингу инвентаризации. Форма предварительной регистрации формы заявки на регистрационную форму инвентаризации и сборку записей.
В качестве приложения к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству прилагается сам локальный нормативный акт. В распорядительной части в таком случае необходимо сделать отметку, а на самом документе в правом верхнем углу разместить гриф утверждения. Впоследствии его следует хранить вместе с приказом, т.к. он является приложением.
Этот веб-сайт предоставляется в качестве вежливости в Государственном архиве штата Мэриленд. По мере разработки вашей программы управления записями вы должны проконсультироваться с отделом управления записями Департамента общих служб и с вашим адвокатом.
Эффективные учителя постоянно участвуют в процессе формативной оценки: предлагая еще одно объяснение из передней части комнаты, когда ученики «наклоняют голову и бороду бровей», прося ученика перечитать абзац, когда он пожимает плечами по вопросу в конференцию, передав ученику ее будущую новую любимую книгу, основанную на десятках разговоров о тех историях, которые ей нравятся, и не идет в течение года. Эти акты принятия решений, информированные студенческим ответом на целенаправленные или интуитивные подсказки, являются темами, из которых навыки, знания и понимание сплетены совместно учителями и учениками.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Подпись оформляют по аналогии со всеми приказами по основной деятельности. Подписывается только один экземпляр документа. При этом подпись руководителя не заверяется печатью.
Последним этапом процедуры является регистрация документа. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству необходимо зарегистрировать в день подписания. Исполнителям рассылаются копии документа. Оригинал подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Формирующая оценка может выглядеть более структурированной, так как учителя начинают классный период с обсуждения краткого перечня общих недоразумений, полученных из недавней викторины, группировки студентов с разнообразными действиями на основе написания, которое они делали в течение периода класса или, чтобы прочитать проекты друг друга с подготовленным списком вопросов и подсказок. В любой форме, которую требуется, формативная оценка - это живое, ежедневное воплощение стремления учителя к совершенствованию практики, основанной на более глубоком понимании текущих уровней успеваемости учащихся, подкрепленное знанием учителем возможных путей развития студентов в рамках дисциплины и педагогики, которые поддерживают такое развитие.
Персонал должен быть ознакомлен с приказом и положениями инструкции по делопроизводству под роспись. Для этого целесообразно оформить лист ознакомления либо оформить аналогичную визу в отдельной регистрационной форме. Такой формой может быть Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству
Если приказ об утверждении инструкции по делопроизводству вводит в действие новый вариант нормативного акта, то в документе необходимо добавить пункт о том, что действие предыдущего акта отменяется.
Оформление приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
По существу, истинная формативная оценка - это оценка, которая информирует учителей, студентов и семьи. Формирующая оценка - это живое, ежедневное воплощение стремления учителя к совершенствованию практики, основанной на более глубоком понимании текущих уровней успеваемости учащихся, подкрепленных знаниями учителей о возможных путях развития учеников в рамках дисциплины и педагогики, которые поддерживают такого развития.
Однако применение термина «формативная оценка» к тем коммерческим продуктам или инструментам, которые изыскиваются, покупаются или навязываются теми, кто меньше всего вовлечен в повседневную работу в классе, вызывает серьезные проблемы: если инструмент форматирования оценки явно не является рычагом для значащее принятие решений учителем и учеником, оно продается по ошибочным претензиям.
Как правило, инструкция по делопроизводству действует в течение нескольких лет. В некоторых случаях (изменение технологии работы с документами, структурная реформа компании) может понадобиться внесение изменений. При этом правки в документе не должны ухудшать положение работников по сравнению с нормами трудового законодательства, коллективного договора и трудового соглашения.
Все нововведения также оформляются приказом руководителя. Порядок внесения изменений в инструкцию по делопроизводству не отличается от процесса ее разработки и утверждения. Если принято решение изменить ряд положений, необходимо выпустить соответствующий приказ, в котором указать причины, повлекшие изменения.
В большинстве случаев полный пересмотр инструкции по делопроизводству нецелесообразен. Исключительными случаями могут считаться: изменение технологии работы с документами или кардинальные изменения в других нормативных и методических документах в области делопроизводства. В этой ситуации проект необходимо разработать заново и повторить процедуру согласования. Приказ об утверждении по делопроизводству также оформляют повторно.
Большинство людей пребывают в счастливом неведении относительно такого довольно скучного вопроса, как сфера применения инструкции по делопроизводству. Дело в том, что данный документ является сугубо специальным, можно сказать, бюрократическим. Только столкнувшись с необходимостью составлять документы, человек может по достоинству оценить перспективность и мудрость того, чьим детищем стала первая инструкция по делопроизводству. Давайте разберемся в тонкостях вопроса.
Делопроизводство - что это?
В любой организации, на предприятии существует необходимость в издании целого ряда документов. Одни регулируют собственную деятельность, другие - взаимоотношения с партнерами и так далее. Понятно, что всеми этими вопросами занимаются конкретные люди, причем - разные. У каждого работника не просто свой взгляд на вещи, но еще и собственный, наработанный годами, опыт, навыки, умения. Получается, что и представление о форме и содержании одного и того же документа может быть совершенно разным. Если пустить дело на самотек, то в одной организации будут создаваться бумаги, имеющие различные формы, внешний вид. Люди, сменяя друг друга на рабочем месте, станут путаться, терять данные. А ведь любой документ - это не просто бумага с текстом, а и судьба конкретного работника или проекта. Многие из них должны храниться долгие годы, чтобы человек смог подтвердить факт своего участия в работе предприятия (например, кадровая документация). Кроме того, вид письменных источников информации служит своего рода «лицом» компании. Для того чтобы унифицировать документы, придумали такое понятие, как делопроизводство. Фактически это свод правил, описывающих сроки и методы работы с бумагами, их форму, виды и так далее.
Правила написания
Инструкция по делопроизводству - это формальный документ, который создается на существующей законодательной базе. То есть в ее первый раздел обязательно вносятся те данные, на основании которых она составлена. Это все нормативно-правовые акты, касающиеся документации и информации, относящиеся к конкретной организации. Надо сказать, что документ является обязательным для государственных структур и органов местного самоуправления. Остальные могут его принять и утвердить по желанию, что на практике достаточно часто делается с целью удобства и оптимизации в организации управленческой деятельности. Кроме того, документооборот, согласно действующему законодательству, проверяется специальными органами. Следовательно, инструкция по делопроизводству становится удобным инструментом управления, который поможет наладить внутреннюю работу организации, а также оградить от ненужных упреков со стороны контролеров.
Кто отвечает за разработку
В любой организации есть работник, в чьи обязанности входит документооборот. Вот на него и возлагается миссия по составлению данного сбора оптимальных правил. Обычно в его разработке принимает участие юрист. Это занимает некоторое время, особенно в сложных случаях, когда организация занимается изданием множества документов. Рекомендуется не утверждать окончательный вариант сразу, без юридической экспертизы. На период отработки полного текста создается и вводится в действие временная инструкция по делопроизводству. Ее текст может быть стандартным, рекомендованным для госорганов. Затем его дорабатывают до конкретных условий, в которых осуществляет свою деятельность предприятие. Инструкция по делопроизводству считается действующей, если ее утвердил руководитель того уровня, на который она распространяется (для отдела, организации или ее части). То есть имеет смысл определить условия и направления формирования документов. Возможно, для разных отделов нужны различные документы, нормирующие формы и методы обработки бумаг. Например, инструкция по делопроизводству в районном суде вводится в действие соответствующим приказом.
Организация действия документа
Инструкция, чтобы реализовать свои цели, должна быть доведена до каждого работника. Желательно, чтобы ее электронная копия была у любого, в чьи обязанности входит составление документов. Дело в том, что она не просто включает в себя правила написания и формирования бумажных источников информации, она еще и содержит их формы (приложения). Например, к ней обязательно прикладываются бланки писем, приказов, иных документов, формируемых на предприятии. Еще должны прописываться такие «мелочи», как параметры расположения текстов, полей и так далее. Каждый работник должен подтвердить своей личной подписью факт ознакомления с инструкцией. Чтобы обучить людей, рекомендуется проводить с ними регулярные занятия, в ходе которых нужно разъяснять ее положения, приводить примеры. Далее ответственное лицо осуществляет контроль за исполнением инструкции.
Структура документа
Писаных правил, которые бы регулировали, что нужно включить в инструкцию, не существует. Структура ее проста: общая часть, тематические разделы и дополнения. Рекомендуется обязательно указывать круг должностей, к которым относится документ, нормативно-правовые акты, на основании которых он составлен. Обязательно указывается лицо, которое осуществляет контроль за ее исполнением. Наибольшую смысловую нагрузку несут тематические разделы. В них конкретно описываются документы и требования к ним. Необходимо уделять внимание правилам регистрации, прохождения, архивного хранения бумаг. Желательно в последней части описать методы внесения дополнений или изменений в данный документ, случаи, когда это делается.
Приложения
Это самая функциональная часть инструкции. Именно в ней содержатся все образцы документов. Открыв приложения, каждый работник должен видеть, что именно формируется в организации, какими параметрами данные бумаги обладают, как ими пользоваться. Зачастую их оформляют в виде схем, где указаны все параметры. Кроме того, имеет смысл нанести сроки, имеющие непосредственное значение в делопроизводстве. Например, сколько дней дано на регистрацию или рассмотрение документа, когда он должен быть сдан в архив либо уничтожен, сколько нужно хранить и так далее. Немаловажно указывать методы утверждения, подписания и вступления в силу.
Специальные случаи
Инструкция, которой пользуется все, может содержать часть, относящуюся к документам для ограниченного пользования. Так бывает, когда организация работает с информацией, касающейся государственной тайны и в других случаях. Иногда требуется разработать отдельную инструкцию, которая будет регулировать документооборот для служебного пользования.
Контроль
Правила регулирования и отслеживания документооборота должны быть понятными и прозрачными. В какие сроки, кем и когда осуществляется контроль, нужно обязательно указать в тексте инструкции. Кроме того, там же нужно описать ответственность за неисполнение положений инструкции. Любой нюанс может повлиять на деятельность предприятия. Кроме того, документы используются в суде, кадровые - имеют влияние на судьбы работника. Правильность их составления порой приобретает первостепенное значение. Поэтому лицо, осуществляющее контроль, должно ответственно относиться к своим обязанностям, возвращая на доработку те бумаги, которые не соответствуют нормам инструкции.
