Как правильно внести изменения в график отпусков? Пять самых частых ошибок в уже утвержденном графике отпусков и как их исправлять Начальник изменил график отпусков после его утверждения.

В этой статье мы расскажем, как правильно наладить кадровую работу по предоставлению отпусков новым сотрудникам. В частности, дадим ответы на следующие вопросы: Нужно ли включать всех новых сотрудников в график отпусков? Как правильно включить в график отпусков новых сотрудников? Как оформить отпуск новому сотруднику при наличии и отсутствии графика отпусков? Как упростить работу по составлению графика отпусков при приеме новых сотрудников?

Нужно ли вносить новых сотрудников в график отпусков на текущий год?

Все сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан перед началом каждого календарного года определять очередность отдыха своих сотрудников. Однако в течение года на работу принимаются новые люди, которых еще нет в утвержденном графике отпусков. Как быть с ними?

Заметим, что по статье 122 ТК РФ у сотрудника возникает право на ежегодный отпуск уже после шести месяцев работы в организации. При этом у работодателя также есть право по согласованию сторон предоставить отпуск любому работнику, не отработавшему положенные шесть месяцев. Кроме того, статья 122 ТК РФ называет категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их просьбе в любое время, независимо от стажа работы на предприятии.

Поскольку график отпусков составляется перед началом календарного года, то большинство новых сотрудников в этот график не включены. При этом право на отпуск у них уже есть или скоро может появиться. Стоит ли обновлять график отпусков для новых сотрудников?

Как правило, в этом случае рекомендуется узнать, планирует ли работник отдых в текущем году. Если нет, то лишний раз переделывать график не стоит. Если же новый сотрудник хочет воспользоваться своим правом на отпуск до конца года, то тогда желательно включить его график отпусков. В то же время изменение текущего графика не является обязанностью работодателя, и поэтому выполняется на его усмотрение.

Как включить в график отпусков новых сотрудников?

При необходимости внесения в график отпусков новых сотрудников можно применить два разных подхода. В первом случае в уже имеющийся график вносятся необходимые изменения, во втором составляется и утверждается дополнительный график отпусков для новых сотрудников, который приобщается к основному.

Второй подход проще реализовать на практике, так как в этом случае основной график не затрагивается и подписи работников на нем заново собирать не нужно. Вступление в силу дополнительного графика отпусков для новых сотрудников оформляется изданием соответствующего приказа.

Оформление отпуска для новых сотрудников при наличии и отсутствии графика отпусков

Как мы уже убедились, существует много ситуаций, когда собравшийся отдохнуть работник еще не упомянут в графике отпусков. В этом случае, чтобы пойти в отпуск, работнику нужно написать заявление. В заявлении указывается желаемая дата отпуска, а подается заявление минимум за две недели до этой даты.

Если работник имеет предоставленные законодательством льготы на получение отпуска в удобное для него время, то работодатель обязан предоставить ему отпуск на основании заявления. В противном случае работодатель вправе не отпустить сотрудника на отдых.

Однако если новый сотрудник уже был внесен в график отпусков на текущий год, то заявление писать не обязательно. Он имеет полное право начать отдых согласно утвержденному графику. Более того, работника обязаны уведомить за две недели до планируемого отпуска о его начале и минимум за три дня до начала отдыха перечислить ему отпускные.

Приняв решение о предоставлении отпуска, работодатель издает на основании заявления или на основании графика отпусков соответствующий приказ (типовые формы № Т-6, Т-6а) и составляет записку-расчет (форма Т-60).

Вложенные файлы

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc
Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls

Доступно только подписчикам

Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc
Пример заполнения графика отпусков.doc

Порядок внесения изменений в график отпусков в значительной степени зависит от того, чем именно вызвана необходимость переноса отпуска сотрудника.

График отпусков на 2019 год

Из статьи вы узнаете:

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

технологические особенности производства;
характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
наличие сезонности в работе организации;
иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска . При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков.

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

очередной основной оплачиваемый отпуск;
дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш , чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 - заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска;

для формы № Т-7 - дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой .

Изменение графика отпусков

Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года - большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:

изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.

Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе - например, положении об отпусках.

Перенос отпуска по инициативе работника

Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать . В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;

сотруднику несвоевременно выплатили или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала;

в ходе нахождения в отпуске сотрудник заболел, что подтверждается выдачей ему листка временной нетрудоспособности;

сотрудник обратился к работодателю за досрочным предоставлением отпуска на основании ст. 122 ТК РФ. Такая возможность, в частности, предоставляется беременным женщинам, сотрудникам, усыновившим ребенка или детей в возрасте до трех месяцев, работникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, и некоторым другим категориям сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, .

Основание для внесения изменений в график отпусков

Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:

в случае, если даты очередного отпуска переносятся по инициативе работника, основанием для изменения графика будет соответствующее заявление с его личной подписью;

если перенос отпуска вызван производственной необходимостью, работник должен быть уведомлен об этом в письменном виде и согласен на перенос отпуска. В этом случае основанием для внесения изменений в график отпусков по образцу, утвержденному в организации, является это письменное уведомление. На нем в обязательном порядке должно быть зафиксировано согласие работника на такие изменения, подкрепленное его личной подписью.

Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье .

Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника

Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:

оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.

Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке - даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск - узнайте из нашего .

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков

Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.

В обязательном порядке необходимо отразить:

прежние планируемые даты отпуска сотрудника;
новые даты предоставления отпуска этому работнику;
основания для переноса отпуска со ссылкой на реквизиты документа, в котором они зафиксированы;
указания для сотрудников предприятия, например, работников кадровой службы, в связи с изданием данного приказа.

Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом . Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

Обратите внимание! Поскольку приказ о внесении изменений в график отпусков относится к приказам по личному составу, его необходимо хранить в компании в течение пяти лет.

Внесение изменений в действующий график отпусков

На основании подписанного приказа о работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:

в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.

Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.

График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!

Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.

Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

Варианты внесения изменений в график отпусков

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной графика указывается название, например, с такой формулировкой: “График отпусков. Дополнение №…”. Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза – его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, “В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.”.

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в “Примечании”, колонка 10.

Разъяснение некоторых нюансов

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно. Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.

Работаем с графиком отпусков

Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.

В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).

При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).

Перенесение или продление очередного отпуска

Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.

Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.

Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска!

Перенесение отпуска на следующий рабочий год

Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.

Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.

При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год. Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Отзыв из отпуска

Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника. Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56). Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.

Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Вносим в график отпусков вновь принятых работников

Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.

Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.

К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.

Срок хранения графика отпусков – один год.

В колдоговоре могут быть указаны и другие причины перенесения отпусков, а условия колдоговора обязательны для исполнения администрацией.

Зачем издавать приказ?

Все приказы, издаваемые на предприятиях - это распорядительные акты.

Их цель - узаконить те или иные действия администрации.

Приказ о коррекции графика отпусков предоставляет право изменять периоды отдыха сотрудников без наступления негативных последствий, то есть, на вполне законных основаниях.

Не стоит забывать, что за нарушение трудового законодательства, в том числе и за несоответствие графику, директор компании может быть на 5 тысяч рублей, а фирма на 50.

Два варианта изменения графика

Скорректировать отпуска можно двумя способами:

утвердить новый график (в котором учесть изменения отпусков, уволенных или вновь трудоустроенных работников);
издать дополнение к существующему графику.

Оба варианта должны быть документально подтверждены, поэтому издание приказа обязательно.

Приказ на утверждение нового графика ничем не отличается от того, которым утверждён основной ГО, только основания изменения будут другими (из тех, что перечислены выше).

А на втором варианте следует остановиться.

Как оформить приказ?

Для таких актов особой формы не установлено, поэтому применяется своя. Само же дополнение к графику можно оформить на унифицированной форме Т-7, приняв её за основу, только с пометкой «Дополнение».

Приказ содержит все части, обязательные для такого вида документов:

шапка;
общая часть;
распорядительная часть.

Как обычно, в шапке указывается название организации, место, число издания приказа и его регистрационный номер (по номенклатурному делу).

Общая часть содержит основания корректировки ГО, например, невозможность предоставления отпуска по графику из‑за риска срыва поставок.

В распорядительную часть (после слова «приказываю») заносятся пункты:

о новой дате отпуска сотрудника (с указанием его ФИО и должности);
о назначении исполнителя и о его действиях (что поручается кадровику);
о лице, обязанном контролировать исполнение приказа.

Важно: в ознакомительных строках обязательно должны стоять живые подписи заинтересованных лиц!

За задержку заработной платы любому работнику полагается компенсация. Как она рассчитывается, читайте в .

Нюансы оформления документа

Не нужно издавать приказ каждый раз, когда увольняются сотрудники, в строке графика «примечание» лишь делается пометка об увольнении.

График не меняется и в том случае, когда трудоустраивается новый сотрудник, статья 123 Трудового кодекса распространяется на работников, принятых до начала утверждения основного ГО.

В приказе должны указываться только законные основания корректировки, обозначенные в ТК или колдоговоре. Отступлений от этого правила быть не должно.

Главная » Процессуальное право » Как правильно внести изменения в график отпусков? Пять самых частых ошибок в уже утвержденном графике отпусков и как их исправлять Начальник изменил график отпусков после его утверждения.