Нумерация товарных накладных не по порядку. Ручная нумерация документов

Возможно ли нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году, этот вопрос очень волнует многие компании, вынужденные выписывать большое число счетов-фактур и иметь дело с трех- четыре- и пятизначными номерами. Мы расскажем, установил ли НК РФ твердые правила в отношении нумерации счетов-фактур, какие уточнения в своих письмах дает Минфин, а также возникнут ли у покупателей проблемы с вычетом НДС, если номер счета-фактуры поставлен не по порядку.

Номер счета-фактуры: что говорит законодательство

Счет-фактура должен иметь порядковый номер, который указывается в строке 1 (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ).

В Налоговом кодексе нет каких-то требований к порядку нумерации счетов-фактур. Постановление правительства № 1137 от 26.12.2011 (в редакции от 01.10.2017), к которому эта статья оперирует, процесс нумерации также не объясняет. Поэтому компания разрабатывает его самостоятельно. И утверждает в учетной политике.

Нумерация счетов-фактур не по порядку в 2018 году: правила

Несмотря на то, что в НК РФ не содержится конкретных требований к нумерации счетов-фактур, нумеровать их не по порядку компании все равно не имеют право.

Ст.169 все-таки дает несколько предписаний, относительно нумерации счетов-фактур в 2018 году:

1. Нумеровать счета-фактуры нужно исключительно в хронологическом порядке по возрастанию номеров (1, 2, 3, 4… и т.д.);
2. В номере счета-фактуры обязательно ставится знак «/», если реализация товаров (работ, услуг) осуществляется:

• через обособленное подразделение;
• счет-фактура на реализацию составляет участник товарищества или доверительный управляющий.

Нумерация счетов-фактур заново

А вот начинать нумерацию счетов-фактур заново можно с любого периода, только не ежедневного, такое пояснение дал Минфин (все уточнения Минфина относительно нумерации счетов-фактур смотрите ниже):

На практике многие компании придерживаются сквозной нумерации с начала года. Главное, чтобы не появились счета-фактуры с одинаковой датой и номером. В номере могут быть не только цифры, но и буквы и любые другие знаки.

Пример

Номер может быть, например, таким: № 12/2018-у. Из него бухгалтер сразу поймет, что он выставлен в 2018 году на оказанные услуги («у»).

Нумерация счетов-фактур на аванс

Нумеровать счета-фактуры на аванс как-то особенно НК РФ тоже не требует. Но для собственного удобства можно предусмотреть, к примеру, префикс (А, Ав, -А) или другой опознавательный знак. Так компании будет проще вести учет.

Важно! Порядок, в котором счетам-фактурам будут присваиваться номера, каждая компания придумывает сама. Она выбирает тот порядок, который удобен для ее конкретной деятельности. Самое главное, не забыть закрепить все это в учетной политике для целей налогообложения.

Помимо правил, указанных выше, некоторые уточнения, как можно нумеровать счета фактуры, дает в своих письмах Минфин РФ. Давайте посмотрим на указания министерства.

Что говорит Минфин о нумерации счетов-фактур

В своих многочисленных письмах Минфин уточнил, как можно нумеровать счета фактуры в 2018 году. Мы собрали эти разъяснения в удобную таблицу.

Если нумерация счетов-фактур будет не по порядку, оштрафуют ли компанию

Нумерация счетов-фактур должна идти в хронологическом порядке. Однако в ходе хозяйственной деятельности бывают случаи, когда номера счета-фактуры следуют не по порядку.

Предположим, более поздний документ пронумеровали раньше предыдущего. Это хоть и является ошибкой, но не страшной для компании.

Будьте внимательны! Штраф за нарушение нумерации не предусмотрен.

Ошибки в нумерации не мешают инспекции идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, налоговую ставку и сумму налога. Это следует из п. 2 ст. 169 НК РФ, из письма Минфина от 22.05.12 № 03-07-09/59, от 14.05.12 № 03-07-09/50, от 15.05.12 № 03-07-09/52, от 15.05.12 № 03-07-09/53).

Поэтому, если нумерация счетов-фактур и будет не по порядку, на этом основании нельзя отказать компании в вычете «входного» НДС.

Ошибки в нумерации счетов-фактур, обнаруженные в ходе налоговой ревизии, могут послужить основой для предъявления серьезных обвинений.
Бухгалтер нередко допускает неточности, из-за чего приходится оформлять документы заново. И если подойти к этому вопросу без должной ответственности, то в их нумерации может возникнуть путаница. К каким последствиям может привести привести непорядок в счетах-фактурах?

Согласно правилам
Согласно пункту 1 раздела 2 Постановления № 1137 в строке 1 указывается порядковый номер и дата составления бумаги. Порядковые номера документов присваиваются в соответствии с их индивидуальной хронологией. В случае если организация продает товары через обособленные подразделения, порядковый номер через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике. В соответствии с подпунктом 1 пункта 5 статьи 169 НК в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата его выписки.
За нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие. Ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов, согласно статье 120 НК, где говорится, что под этим понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур. В случае с нарушенной нумерацией счет-фактура есть, но ревизоры считают его недействительным. Так как, по их мнению, не может существовать несколько счетов-фактур с одинаковыми номерами в одном периоде. В результате фирму оштрафуют на 10 000 или 30 000 рублей, если это не первое подобное нарушение. Такие санкции грозят продавцу, а вот для покупателя последствия могут быть хуже. По тем же самым основаниям проверяющие обвинят организацию в необоснованном применении вычетов по недействительным счетам-фактурам.
В НК нет такого нарушения, как неправильный порядковый номер счета-фактуры, а все доводы ревизоров –это только следствие их предположений, оспорить которые нужно реальными фактами и документами. В частности предоставив контролерам переписку с контрагентом по поводу переоформления документов или объяснительную от работника, допустившего ошибку.
Серьезные обвинения
Гораздо больше проблем может возникнуть у фирмы, если инспектор решит обвинить в занижении выручки. Такое возможно, когда у предприятия есть пропуски в нумерации выставленных счетов-фактур. Логика проверяющего понятна: если есть счет-фактура с номером 10, значит, организация сделала 10 поставок. Но когда фирма предоставляет для проверки только 8 бумаг – по мнению проверяющих, это говорит о незаконной минимизации выручки. Кроме этого, контролеры сверятся с декларациями по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетностью, и по этим косвенным признакам начислят фирме штрафы.
Самое опасное для предпринимателей заключается в том, что ревизоры могут обвинить фирму в преступлении, не собрав при этом достаточно доказательств. Арбитры примут сторону фирмы, но до суда бухгалтеру и руководителю придется тратить время и силы на общение с проверяющими. Для того чтобы быстрее разобраться с этой проблемой, нужно прислать в ИФНС документы, подтверждающие, что компания не проводила «серые» сделки. Таковыми будут банковские выписки и сверки расчетов с партнерами.
Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов. Согласно статье 120 НК, там говорится, что под такими ошибками понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур.
Бухгалтеру нужно помнить, что именно за нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие. Арбитры также подчеркивают, что ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-6325/04). Однако контролеры будут использовать эти неточности как дополнительные доказательства в преступлении.
Оспорить решения проверяющих можно, если указывать на уже сложившуюся положительную судебную практику. Например, в одном деле арбитры указали, что наличие в счетах-фактурах одинаковых номеров, но с разными датами, не является нарушением требований, предъявляемых к порядку оформления документов по НДС. Судьи постановили, что такой порядок нумерации счетов-фактур в пределах месяца поставщик установил в своей учетной политике. Следовательно, это факт не может служить основанием для отказа в принятии вычета сумм НДС, уплаченных поставщику (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-3337/08-С2 по делу № А76-19348/07). В другом деле арбитры указали, что ведение поставщиками учета счетов-фактур не в хронологическом порядке не воспрепятствовало налоговой проверке и, следовательно, не может свидетельствовать о незаконности применения вычетов по НДС (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/8215-08 по делу № А40-77769/06-75-465).
Сергей Пронин, эксперт журнала «Расчет»

Обязательна ли "сквозная" порядковая нумерация учетных документов, в том числе универсальных передаточных документов? Какие риски возникают у организации за несоблюдение порядковой нумерации? Покупатель сделал заказ, мы выписали документы на отгрузку, но в этот день он не смог приехать за товаром, а через день он позвонил и сообщил, что отказывается от заказа. Соответственно, номер счет-фактуры и накладной остался свободным.

За нарушение последовательности номеров в «первичке» ответственности нет. Номер документа не относится к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А значит, компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке. Нумерация с пропусками не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена в статье 120 НК РФ. Под грубым нарушением понимается отсутствие самой «первички», а не номеров.

Что касается счет-фактуры, штрафа за неверную нумерацию закон также не устанавливает. В статье 120 Налогового кодекса РФ установлен штраф только за отсутствие счетов-фактур. Но если в номерах будут пропуски, налоговики наверняка заподозрят, что компания не полностью учитывает выручку. В таком случае, возможно, придется спорить с налоговиками в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 января 2013 г. по делу № А21-3191/2012).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Можно ли нумеровать «первичку» не по порядку?

«…Приходные ордера у нас часто пронумерованы не по порядку. Например, после № 1 следует сразу № 3. Пропуски получаются из-за того, что некоторые документы приходится удалять из базы, а программа нумерует все по порядку. Не оштрафуют ли нас за пропуски в нумерации?..»

Из письма главного бухгалтера Елены Першиковой, г. Москва

Елена, за нарушение последовательности номеров в «первичке» ответственности нет. Номер документа не относится к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А значит, компания вправе присваивать номера в любом удобном для нее порядке. Нумерация с пропусками не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена встатье 120 НК РФ. Под грубым нарушением понимается отсутствие самой «первички», а не номеров.

2.Статья: 1.7. Как нумеровать счета-фактуры

Присваивать номера счетам-фактурам нужно в хронологическом порядке (подп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). При этом возобновлять нумерацию счетов-фактур каждый день нельзя. Чиновники разъяснили это в письме Минфина России от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466 . Однако с какого периода оптимально начинать нумерацию, ревизоры не пояснили.

На практике компании нумеруют счета-фактуры по-разному. Приведем достаточно распространенные способы.

1. В хронологическом порядке с начала года (квартала, месяца).

2. По дате, когда компания составляет счет-фактуру. Например, первые цифры номера формируются исходя из даты, затем следует порядковый номер счета-фактуры. Например, 1611-05.

3. Отдельная нумерация по каждому договору.

4. Отдельная нумерация для разных контрагентов.

Наиболее безопасным является первый метод. Причем возобновлять нумерацию лучше с начала года или квартала. Иначе счета-фактуры одного поставщика с одинаковыми номерами могут вызвать лишние вопросы налоговиков при проверке вычетов у покупателей.

Хотя из-за ошибки в номере налоговики не должны отказывать покупателю в вычете НДС. Это подтвердили сами чиновники в указанном письме. Однако на практике претензии контролеров к номерам счетов-фактур встречаются. Так, если компания нумерует счета-фактуры не в хронологическом порядке, налоговики иногда используют это как аргумент в пользу отсутствия реальных сделок между поставщиком и покупателем (

1. Сервис "Выставить счет" предусматривает настраиваемую автонумерацию Договоров, Счетов, Товарных накладных ТОРГ-12, Счетов-фактур и Актов.
2. Согласно законодательству РФ строгая нумерация не предусмотрена для счетов, актов, товарных накладных и счетов-фактур (в том числе авансовых). Это означает, что выбор типа нумерации данных документов остается за организацией.
3. Вы можете закодировать в номере счета, например, число, месяц, год, номер подразделения, порядковый номер документа за день, за год или другую информацию, необходимую для учета в вашей организации.
4. Для того, чтобы снять все возможные вопросы от налоговиков, принцип нумерации документов должен быть отражен в учетной политике организации.

Автонумерация документов

По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:

• Договор — %ny%
• Счет — %ny% , порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Товарная накладная — %ey%
• Акт — %ey% , единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Счет-фактура — %ey% , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Авансовый Счет-фактура — А%ey% , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001;
• Платежное поручение — %nyi% (мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.

Пример нумерации документов

Один из вариантов нумерации документов:

• Счет — 1-%m%%d%-%nd% ;
• Акт — 2-%m%%d%-%nd% ;
• Товарная накладная — 3-%m%%d%-%nd% ;
• Счет-фактура — %z%-%ed% ;
• Авансовый Счет-фактура — A%z%-%ed% .

Ручная нумерация документов

Возможна ручная нумерация документов, при этом способе сохранение необходимой последовательности лежит на пользователе.

Дублирующие (одинаковые) номера

Разрешить или запретить задвоенные номера документов можно в общих Настройках базы .

Нумерация для нескольких Организаций (продавцов) в одной базе

Для каждого продавца можно использовать свой индивидуальный формат автонумерации. По каждому продавцу ведется раздельная нумерация.

Минимальная длина номера

Чтобы указать минимальную длину порядкового номер за день или за год, перейдите в общие Настройки базы .

Нумерация с произвольного номера

Чтобы начать нумерацию документов с нужного вам номера, достаточно в первом документе изменить номер вручную. Все последующие документы будут нумероваться от него.

Формат нумерации

Установить собственный формат нумерации можно по умолчанию в карточке организации .

Ответ

«…У нас производственная компания. Накладные на материалы часто поступают в бухгалтерию с большим опозданием и не в хронологическом порядке. Из-за этого сбивается нумерация приходных ордеров М-4 и требований-накладных по форме М-11. Это важно или путаница в номерах некритична и ничем не грозит на проверке?..»

— Из письма главного бухгалтера Эллы Кузнецовой, г. Москва

Элла, мы считаем, что в вашем случае непоследовательность нумерации не является ошибкой.

Порядок нумерации «первички» закреплен в пункте 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н). Там нет требования нумеровать документы в хронологическом порядке. Более того, присваивать номер документам не обязательно непосредственно при поступлении либо передаче материалов. Можно и заранее. Главное, чтобы в течение года номера не повторялись.

Таким образом, нет нарушения в том, что в приходном ордере с более ранней датой стоит больший номер, чем в ордере, оформленном позднее. И налоговики не вправе снимать у компании расходы или вычеты на том основании, что в нумерации нарушена хронология. Но ревизоры, обнаружив это, могут попросить пояснений. На этот случай имеет смысл закрепить в Правилах документооборота условие о том, что компания нумерует М-4 и М-11 заранее на весь год.

Главная » Корпоративное » Нумерация товарных накладных не по порядку. Ручная нумерация документов