Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документа. Контроль исполнения документов

Глава 9. контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения вопроса, т. е. фактически контроль за качеством исполнения, одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.

При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, один из важнейших.

Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

получение данных постановки документа на контроль;

проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) указами Президента, постановлениями Правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию (реквизит 28). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может корректироваться только руководителем автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.

Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:

с 1-й по 31-ю ячейки это дни текущего месяца;

32-я ячейка для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);

33-я ячейка для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.

Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.

Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.

Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:

по заданиям последующих лет не реже одного раза в год;

по заданиям следующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;

по заданиям текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т. е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.

Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).

Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.

Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.

Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы:

1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р,6.30-97 включают следующие данные:

слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т. е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.

В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:

карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;

карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.

Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:

общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;

количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;

количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.

Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.

В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.

Контрольные вопросы

1. Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141 -98?

2. Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?

3. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?

4. Какова цель контроля исполнения документов?

5. Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?

6. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

7. Что представляет собой типовой срок исполнения?

8. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

9. Кто имеет право корректировать срок исполнения?

10. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

11. Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?

12. В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядительных документов?

13. Как осуществляется контроль исполнения документов с использованием контрольно-сроковых картотек?

14. Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения документов?

15. Кто имеет право снять документ с контроля?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?

18. Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?

19. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?

20. Что является необходимым для внедрения автоматизированного контроля исполнения документов?

Обеспечение эффективной работы любого предприятия связано с правильной организацией документооборота. Немаловажное значение имеет . Дело в том, что ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, содержащихся в документах, несут и рядовые сотрудники, и руководители подразделений. Далее рассмотрим, какие существуют .

Общие сведения

Сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами, резолюцией или организационно-распорядительной бумагой.

Наличие на предприятии информационно-справочной системы обеспечивает оперативный поиск зарегистрированных документов по любому признаку. В частности, при регистрации в базу вносятся основные реквизиты документов: входящие/исходящие номера, сведения об отправителе и адресате, срок исполнения и пр.

Классификация

Существуют индивидуальные и . Последние определяются законодательством. К ним, в частности, относят сроки выполнения поручений Правительства, руководителей исполнительных федеральных структур, парламентских запросов, гражданских обращений, постановлений/решений органов управления коммерческих организаций и так далее.

Индивидуальные сроки исполнения документов определяются, как правило, непосредственно в их текстах или в резолюции. Такого рода указания присутствуют, в частности, в нормативных и распорядительных бумагах, статистических и других отчетах.

Сроки исполнения документов могут определяться руководителем устно.

Регламенты

В положениях этих нормативных актах установленные сроки исполнения документов варьируются в зависимости от их видов.

К примеру, поручения, на которых присутствует указание "срочно", должно быть исполнено в трехдневный срок со дня подписания. Следует обратить внимание, что отсчет начинается не с даты получения бумаги, а с даты подписания.

Если присутствует указание "оперативно", то на исполнение документа отводится не больше 10 дней.

При отсутствии указаний, период выполнения поручения составляет не более месяца.

Изменения срока

На практике достаточно часто возникают ситуации, когда по объективным причинам исполнить документ в срок невозможно. В этой связи на предприятии должен быть утвержден порядок изменения периода выполнения тех или иных актов. Следует отметить, что применять правила нужно по возможности только в исключительных случаях.

Решение об изменении срока исполнения документа может приниматься только тем сотрудником, который его установил первоначально. Существующие сегодня правила делопроизводства не определяют минимальные и максимальные пределы переноса. Поэтому руководству предприятия необходимо самостоятельно их установить исходя из требований разумности и обоснованности.

По общим правилам, принятым в практике, увеличение периода допускается не более чем на 3 дня. При этом инициатива должна исходить от служащего, которому было поручено выполнение задания. Ему следует обосновать и согласовать изменение установленного срока исполнения документа с руководством.

Порядок переноса

Любые действия, связанные с изменением срока исполнения документа , должно быть зафиксировано в соответствующих актах.

Перенос периода должен быть обоснован. Для этого заинтересованное лицо может составить одно из следующих предложений:

• О переносе срока с обоснованием причин, по которым документ не может быть исполнен в установленный период.
• О привлечении соисполнителей, если у лица недостаточно полномочий для реализации поручения.
• О назначении других исполнителей.

Следует сказать, что исполнителю необходимо действовать оперативно. Не следует обращаться к руководству за 2-3 дня до окончания установленного срока.

Операции по контролю

Мониторинг соблюдения сроков исполнения заданий включает в себя:

• Фиксацию в ходе регистрации всех документов и распоряжений руководства предприятия.
• Проверку доведения заданий до исполнителей в установленный срок.
• Напоминание сотрудникам и руководителям подразделений о приближающихся сроках или их истечении.
• Внесение в регистрационные формы сведений о передаче поручений одним исполнителем другому, изменении периода, отведенного на выполнение заданий.
• Извещение руководителей о процессе исполнения документов.
• Внесение в регистрационные формы информации о выполненных поручениях, снятие заданий с контроля.
• Формирование аналитических справок и отчетов по контролю сроков.

Нюансы

На контроль должны быть поставлены все акты, требующие исполнения и ответа. В распорядительных бумагах в качестве предмета мониторинга выступают решения. На контроль при этом ставится каждый пункт, содержащийся в них (то есть, каждое задание, поручение).

Секретарю руководителя необходимо контролировать исполнение и устных распоряжений начальника.

Автоматизированная система мониторинга

В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.

При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы "Срок исполнения". Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.

Для обеспечения ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.

Выполнение заданий с длительным сроком

Контроль исполнения документов, содержащих сложные поручения, осуществляется поэтапно. Он включает в себя текущий, предупредительный и итоговый мониторинг.

О текущем контроле уже говорилось выше. Предупредительный мониторинг проводится по документам, срок для исполнения которых истечет через 2-3 дня. Соответственно, у сотрудника есть еще время для выполнения задания.

Снятие поручения с контроля производится после его исполнения. Оно может выражаться в составлении и отправке ответа, получения документированного подтверждения и пр. Результат выполнения заносится в регистрационную карточку. В ней же указываются и дата исполнения, номер дела, в которое подшита бумага.

Итоговый контроль

Он предусматривается, как правило, на крупных предприятиях. Итоговый мониторинг ведут сотрудники, ответственные за контроль исполнения поручений, или секретари.

Обычно на предприятии устанавливается периодичность мониторинга. Контроль может осуществляться каждый месяц, квартал или неделю. По сути, итоговый контроль является оценкой на предприятии и в его структурных подразделениях.

ФЗ № 229

Одной из форм защиты интересов субъектов является Наиболее распространенными исками считаются на практике заявления с требованиями о присуждении сумм компенсаций за те или иные нарушения прав. Такие разбирательства завершаются исполнительным производством.

После вступления в силу постановления по делу заявителю выдаются исполнительные документы. Срок исполнения требований по ним определяется служащими ФССП (судебными приставами).

В ч. 1 30 статьи ФЗ № 229 закреплено, что основанием для возбуждения производства выступает исполнительный документ и заявление взыскателя. Эти бумаги предъявляются по месту применения принудительных мер, предусмотренных законодательством, определяемому согласно положениям ст. 33 указанного нормативного акта.

Срок предъявления документа к исполнению составляет 3 дня с даты подачи в подразделение ФССП. ИЛ (исполнительный лист), содержащий требование о возвращении ребенка, незаконно перемещенного или удерживаемого в РФ, об осуществлении в отношении него прав доступа в соответствии с международным договором, а также запрос на его розыск передается приставу не позже следующего дня после поступления в ФССП.

Возбуждение производства или отказ в этом оформляется постановлением. Оно выносится в течение 3-х дней со дня поступления материалов приставу.

Если ИЛ должен быть исполнен немедленно, после его принятия в подразделение ФССП он передается служащему, полномочия которого распространяются на место исполнения. Если он отсутствует, то материалы получает другой пристав. В этом случае решение об открытии производства или об отказе в этом должно быть принято не позднее суток после поступления в Службу.

Если исполнительный лист поступил в ФССП впервые, пристав определяет срок для добровольного исполнения исполнительного документа . Соответствующий период указывается в постановлении о возбуждении производства. Вместе с этим пристав обязан предупредить должника о возможности применения принудительных мер по истечении срока, отведенного на добровольное исполнение. Должник также уведомляется о том, что с него будут взысканы расходы на осуществление действий, предусмотренных в 112 и 116 статьях ФЗ № 229, а также исполнительский сбор.

Срок для добровольного согласно ч. 12 ст. 30, равен пяти дням. Исчисление начинается с даты получения должником постановления. В случае уклонения от выполнения требований обязанное лицо уведомляется о начале процесса принудительного взыскания. В законодательстве предусмотрены, например, такие меры, как арест имущества с последующей его продажей.

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководства. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а входной - с даты поступления. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Типичные сроки выполнения определяются нормативно-правовыми актами . Например, депутатский запрос выполняется в 15-дневный срок со дня его получения или иной срок, установленный Верховной Радой Украины; обращение народного депутата Украины и депутата местного совета - в течение 10 дней со дня получения, в случае необходимости дополнительного изучения или проверки - не позднее чем в месячный срок; бухгалтерский отчет и годовой баланс (рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним) - в 15-дневный срок со дня получения; телеграммы, требующие срочного исполнения, - до двух дней, остальные - в течение 10 дней; информационные запросы относительно доступа к официальным документам и запросы относительно предоставления письменной или устной информации удовлетворяются в течение месяца [С, ст. 33].

Законодательством установлены сроки исполнения для всех категорий обращений граждан .

Документы без указания срока выполнения должны быть выполнены не позднее 30 календарных дней. Если задания (поручения) требует срочного выполнения, следует указать конкретный срок выполнения.

Если в обращении поставлен вопрос, не входит в компетенцию учреждения, то оно не позднее чем через пять дней пересылается по принадлежности соответствующему органу или должностному лицу, о чем сообщается заявителю.

Типичные сроки могут устанавливаться ведомственными подзаконными актами, например: о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о подаче претензий в отношении качества продукции, апелляций на решения финансовых и судебных органов и т.д.

В учреждении могут быть установлены типичные для данного учреждения сроки выполнения определенных видов документов. Это регламентируется инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливает руководство учреждения и руководители структурных подразделений при рассмотрении документов, что отражается в резолюции или указывается в самом документе. Иногда индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового, установленного для данной группы документов (например, для рассмотрения обращений граждан руководитель устанавливает меньший срок исполнения, если решение данного вопроса является неотложным). В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок исполнения указывается в каждом пункте. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются его содержание и практические возможности подготовки ответа. Для документов, содержащих сложные задачи, устанавливают более длительные сроки исполнения (месяц, квартал, полгода, год). В этом случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение каждого этапа отдельно.

Порядок изменения сроков исполнения документов

Изменение типовых сроков исполнения определенных категорий документов осуществляется путем принятия нового нормативно-правового акта.

Индивидуальный срок исполнения документа можно изменить только по указанию должностного лица, которая его установила.

Если руководитель, который установил срок исполнения документа, отсутствует, изменить срок может лицо, его замещающее. Срок может быть продлен, если исполнитель подаст руководителю обоснованное прошение об этом не позднее чем за три рабочих дня до установленной даты исполнения, а для документов, на которых не указаны даты выполнения, - за три рабочих дня до окончания предельного 30-дневного срока от даты получения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует группу контроля (секретаря) для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).

В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов.

Виды контроля

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа , относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· какие документы ставятся на контроль;

· этапы контроля исполнения документов;

· сроки исполнения документов;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

О сновные задачи контроля исполнения документов

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.

Задача данной статьи – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

Отметку "В дело";

Номер дела, в котором будет храниться документ;

Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

Пример 3

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других организаций - с даты их поступления;

обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", - с даты регистрации обращения. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт-Петербург: «Альфа», 2003. - с. 143. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией". ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 1998-02-27. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

типовые сроки - принятием нового акта;

индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

постановка документов на контроль;

проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003. - с. 79.

Главная » Процессуальное право » Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документа. Контроль исполнения документов