Журнал регистрации документов образец. Журнал регистрации исходящих документов Образец журнала входящей и исходящей корреспонденции

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» - в бумажном журнале регистрации входящих документов.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:

• личные письма в адрес сотрудников фирмы;
• анонимные конверты;
• документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя (без подписей, печатей, реквизитов и т.д.);
• рекламные материалы и коммерческие предложения;
• пригласительные на различные мероприятия, за исключением официальных совещаний;
• поздравительные телеграммы;
• газеты и журналы;
• счета, акты и прочая бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
2. Вся почта регистрируется в день поступления.
3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Структура журнала входящих документов

Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации.

Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит:

1. Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Аналогичный номер указывается на самом входящем документе: для этого предназначен правый нижний угол листа, где при получении ставится штамп или отметка о приеме.
2. Дата получения документа.
3. Отправитель письма.
4. Название документа или его краткое описание – из содержания этого поля должно быть ясно, о чем идет речь в письме.
5. Адресат – конкретный сотрудник или подразделение, для которого предназначена почта.

Если внутренних адресатов на предприятии много, желательно сделать столбец для отметок о передаче конечному получателю. Дополнительные графы, их число и наименования – на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Например, при активных коммуникациях с юридическими лицами и госорганами фиксируются и исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при осуществлении обратной связи.

Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. К дополнительным полям также относят перечень приложений, количество страниц, примечания и т.д.

Оформление журнала регистрации

Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы:

1. Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники. Ответственные лица назначаются распоряжением руководителя либо получают индивидуальный доступ к системе регистрации, если документооборот ведется программными средствами.
2. Регистрационные номера присваиваются в порядке поступления корреспонденции, сплошной нумерацией с начала календарного года. Ежегодно нумерация начинается заново, но учет можно продолжать вести в том же журнале – чистый заводить не обязательно.

В остальном – учет входящей почты легко адаптируется под особенности делопроизводства организации. Предприятие само решает, в каком виде будет существовать журнал регистрации – «физическом» или электронном. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения.

Отмечать поступившие письма можно и в тетрадочке, но такая форма регистрации скорее подойдет маленькой частной фирме, а не серьезной компании с массой внешних коммуникаций. Искать нужный документ и отслеживать его судьбу в многостраничном «гроссбухе» довольно затруднительно, поэтому большинство предприятий отказываются от этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет.

Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах (Word, Excel). Журнал в виде компьютерной таблицы позволяет быстро осуществлять поиск, сортировку, вставлять гиперссылки на электронные сообщения, размещать сканированные копии писем и т.д. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами.

Однако полностью отказываться от обычного журнала не рекомендуется: его можно оставить для регистрации особо важных бумаг, подлежащих длительному хранению. Канцелярская книга, как долговременное хранилище данных о принятых документах, в данном случае предпочтительней, чем электронные носители.

Он позволяет :

• учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
• своевременно исполнять решения руководства;
• контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
• проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

• в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
• какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

• резолюция
• отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

• Иванову П.П. Для ознакомления
• Иванову П.П. Собрать информацию
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

• в дело №
• примечание
• способ доставки документа
• количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

• Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
• Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
• Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
• Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Такой журнал должен заполняться в каждой или на . Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

• Различные рекламные листовки;
• Ознакомительные материалы;
• Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Его предназначение

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

• Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
• Ускорить срок выполнения указаний руководителя;
• Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом:

Форма

Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала .

В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

1. Порядковый номер входящего или исходящего документа;
2. От кого получен документ или кому отправлен;
3. Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
4. Ответственный исполнитель документа;
5. Примечание.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

• Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
• Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.
• Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
• Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
• После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:

Исправление ошибок

Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

• Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа , и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
• Если письмо оприходовано неверно . Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.
• Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки , допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов

Сроки хранения

После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как , и . Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.

Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:

Журнал регистрации исходящих документов

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел организации.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и предоставить ее в службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренных изменений функций и структуры организации сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново.

Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 – проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами,например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ», «общий отдел») ему присваивается индекс 1, другие структурные подразделения располагаются по степени значимости. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов можно использовать направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов: 1- генеральный директор, 2- заместитель директора, 3- коммерческий директор. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графе 2 – включаются заголовки дел (томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка), также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа (переписка, приказы); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дела (планы, отчеты, доклады), например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности». В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:«Переписка с ВНИИДАТ по вопросам научно-методической работы».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты ЗАО «Большевский текстиль» о работе автотранспорта».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графе 3 – заполняется по окончанию календарного года.

В Графе 4- указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный со службой ДОУ срок хранения.

В графе 5 – «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящие с 2000 г), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончанию года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Киноцентр «Темп» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор кино центра

00.00.0000 № 00 подпись И.О.Фамилия

на 0000 год

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» - как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
2. сканер;
3. принтер;
4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа - не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
4. исходящие официальные письма;
5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

• Реестр приказов

• Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии - буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

• Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам :

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата документа.

«№ записки» - номер документа.

«Кому адресована/отослана» - перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«ГИД» - должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» - примечания и служебные отметки.

• Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре - делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8-10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» - номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» - официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» - это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания - и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» - номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф - факс, ЭП - электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП - заказное письмо, ЦП - ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

• первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
• документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
• международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» - наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» - списывается с конверта.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

«Вид корреспонденции» - каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.

«Номер идентификатора» - номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

«Кому передано» - должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.

«Роспись в получении» - в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

«Регистрацию произвел» - должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.

«Примечание» - графа для служебных отметок.

Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», - сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.

После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам:

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» - исходящий номер, который будет стоять на письме.

«Организация-адресат» - наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

«Населенный пункт» - населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» - главный исполнитель документа (автор).

«Примечание» - графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п (номер пакета)» - порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:

а) на конверте;

б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;

в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

«Дата регистрации» - фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 - дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» - реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Отправитель» - Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

«Тип отправления» - указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.

«Номер идентификатора/накладной» - номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» - актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

«Стоимость (с НДС), руб.» - стоимость отправления.

«Примечание» - графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

Подытожим

1. Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
2. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Главная » Конституционное право » Журнал регистрации документов образец. Журнал регистрации исходящих документов Образец журнала входящей и исходящей корреспонденции