1. Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия.

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

При выдаче конфиденциального документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя.При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале.

Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.

Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение.

Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

Проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Документ–

Способы документирования.

Слоговое письмо

Буквенно-звуковое письмо

Машинопись

Описание производства

Описание зданий и сооружений

Описание процессов труда

Средства документирования.

1. Простые – карандаш, ручка

Классификация носителей документной информации.

Бумага, магнитные и оптические диски, фото-видео-аудио пленки, технологические процессы

Основные признаки и свойства документа.

Свойства:

Атрибутивность (наличие слагаемых, без которых существовать не может, информационная и материальная части)

Функциональность

Структурность

Признаки.

Внешние:

1. Наличие смыслового семантического содержания.

2. Стабильная вещественная форма

3. Предназначенность для использования в соц. Коммуникации.

4. Завершённость сообщения.

Внутренние:

1. Язык, стиль, юридическая и управленческая сила.

Понятие «функции документа». Общие и специфические функции документа.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций.

1. Информационная

2. Социальная

3. Правовая

4. Документ как средство организации управления

5. Коммуникативная

6. культурная

8. защиты информации

9. историческая

Юридическая сила документов (бумажных и электронных). Необходимые реквизиты.

В законодательстве:

С помощью удостоверяющего письма, прилагающегося к электронному документу.

С помощью электронной цифровой подписи.

Реквизиты:

1. Наименование организации (ОКПО)

2. Местонахождение организации (ОКАТО)

3. Наименование документа (ОКУД)

4. Дата создания, время записи документа на носитель.

5. Код лица ответственного за правильность оформления документа

Задачи защиты информации при ее документировании.

Задача защиты информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на решение следующих задач:

Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации

Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа

Реализация права на доступ к информации

Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов.

Конфиденциальная информация – ценная информация, утрата которой представляет серьезную опасность организации или частному лицу.

Конфиденциальность информации – это обязательное для получивших доступ к этой информации требование не передавать эту информацию третьим лицам без согласия владельца

Ограничения доступа к информации установленные федеральным законом:

Соблюдение конфиденциальной информации, доступ к которой ограничен федеральным законом.

Информация, составляющая гос. тайну в соответствии с законодательством РФ.

Сведения, составляющие коммерческую тайну.

Информация полученная гражданами подлежит защите, в случаях если на эти лица федеральным законом возложены обязанности по соблюдение конфиденциальности.

Информация, составляющая профессиональную тайну,

Информация, составляющая проф. тайну.

Информация о частной, личной и семенной жизни.

Персональные данные гражданина.

Применение информационных технологий в сфере документооборота.

Позволяет: - сократить сроки получения, обработки документов - уменьшить затраты на копирование и распространение документов - оптимизировать документооборот внутри различных структур - повысить эффективность работы орган-ии - гарантирует рассмотрение документов - контролировать исполнение документов и принятие решений

Проблемы построения электронного документооборота и принципы его реализации.

Возникновение барьеров (технических, програм-х, технологических) между информацией, зафиксир. в док-те и пользователем
- при обработке возможна утрата информации
- рост угроз со стороны злоумышленника в связи с распространением ИТ
- постоянное обновление ПО
Принципы:
- для документов не создается бумажных версий
- все переносится в электронный вид(возможность получения всей информации одновременно)

Проект «Электронная Россия». Основные цели и задачи.

Это часть административной реформы, которая предоставит гражданам защиту от оснащенных компьютерами чиновников; предоставит гражданам и государству удобства электронного учета документооборота и публикации.

Проект «электронная Россия» позволит решить старые бюрократические проблемы бумажной волокиты. Заработает реальный принцип «одного окна»; что сократит время обращения гражданам в десятки раз.

Основные законодательные предпосылки рассмотрения документа как объекта нападения и защиты.??????

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Источники информации.

1. Обладатели информации – руководители организации, её персонал, люди взаимодействующие с персоналом организации.

2. Общедоступные источники – публикации о фирме и её разработках.

3. Служебные источники – документации, базы данных.

4. Физические источники – электромагнитные поля и акустические волны, излучения и наводки.

5. Частные источники – личные дневники и рабочие планы сотрудников.

Методы получения информации от ее источников.

Легальный метод – «невинный шпионаж», «разведка в бизнесе». Получение сведений в соответствии с законами.

Нелегальный метод – получение ценной информации незаконным путём, с целью доступа к защищенной информации. Воровство, копирование, шантаж, подкуп, перехват информации, шпионаж.

Организационные каналы несанкционированного доступа к документам.

Организационные каналы – легальные способы получения доступа к информации.

Поступление злоумышленника на работу.

Связь с сотрудниками или клиентами компании.

Поиск сообщников среди персонала.

Тайное проникновение или по фиктивным документам в организацию.

Непосредственное участие в деятельности компании в роли партнера или клиента.

Использование коммуникационных средств организации (конференции и др.)

Типы и виды документов.

1. По происхождению

Официальные

2. По способу документирования

Рукописные

Графические

Фотодокументы

Фонодокументы

Документы созданные с ПК

Видеодокументы

3. По месту составления

Входящие документы

Внутренние документы

Исходящие документы

4. По количеству отражаемых вопросов

5. По ограничению доступа

Общедоступные

Конфиденциальные

Секретные

6. По способу изложения

Индивидуальные

Трафаретные

7. По форме представления

Подлинники (первый или единственный экземпляр документа)

Копии (повторяет полностью документ)

Дубликат (точная копия документа обладающая юридической силой оригинала)

8. По степени подлинности

Подлинные

9. По сроку хранения

Постоянного

Долговременного (более 10 лет)

Временного хранения (менее 10 лет)

10. По сфере употребления

Управленческие

Технические

11. По способу передачи

Телеграммы

Понятие «документ», «документирование», «делопроизводство».

Документирование – запись информации на различных материальных носителях.

Документ– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Делопроизводство – обеспечение документирования и организации работы с официальными документами.

Способы документирования.

1.Текстовое документирование – запись информации на различных носителях.

Пиктографическая система (рисунки)

Идеографическая система (письмо, значки)

Слоговое письмо

Буквенно-звуковое письмо

Машинопись

2. Техническое документирование – документы которые отражают результат строительного и технического проектирования, конструирования, изготовление изделий, промышленные процессы.

Описание производства

Описание зданий и сооружений

Описание процессов труда

Описание результатов научных исследований

Описание явлений и процессов природы

Описание процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания

3. Фотографирование – совокупность процессов способов получения изображения на сверхчувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

4. Кинодокументирование – документ созданный кинематографическим способом.

5. Фонодокументирование – документ содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

6. Аудио-видео документирование – документ содержащий изображение и звуковую информацию.

7. Машинное документирование – документ набранный с помощью ЭВМ.

Средства документирования.

1. Простые – карандаш, ручка

2. Механические – аудио-видеотехника, диктофон.

3. Средства компьютерной техники

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1 Документированная информация………………………………………...5

1.1.Понятие и характеристика документированной информации………5

1.2.Свойства документированной информации………………………...10

Глава 2 Материальные носители информации …………………………………14

2.1.Понятие материальных носителей…………………………………...14

2.2.Классификация документов на современных материальных носителях………………………………………………………………….16

Глава 3 Характеристика современных материальных носителей информации……………………………………………………………..19

3.1.Бумажные носители информации…………………………………...19

3.2.Оптические (лазерные) носители информации…………………….23

3.3.Магнитные носители информации………………………………….25

3.4.Перфорированные носители информации………………………….27

3.5.Микрографические носители информации………………………....29

3.6.Фотографические носители информации…………………………...30

3.7.Материальные носители механической звукозаписи……………...31

Заключение…………………………………………………………………..........33

Список литературы ………………………………………………………............35

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация всё чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Документ, документированная информация-это зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носители и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому что менялись носители информации- сначала это были береста, папирусы, затем бумага, фотоплёнки(фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и другое.

Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документолистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

Целью курсовой работы является исследование характеристики современных материальных носителей документированной информации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

дать определение понятию «документированная информация»;

проанализировать свойства документированной информации;

рассмотреть документы на различных современных носителях информации, описать их типы и дать характеристику.

Глава1 ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1.1.Понятие и характеристика документированной информации

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутрен­нюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информаци­онных потребностей организации.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов 1 .

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскры­тии термина «документ»:

1 документ - материальный объект;

2 документ - носитель информации;

3 документ - документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Из легального термина «документированная информация (документ)», вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа , называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы мате­риализация и овеществление сведений.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа

Таким образом, понятие "документированная информация" отличается существенно от понятия ""информация". Феномен документированной информации заключается в двуединстве информации и материального носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель .

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

· зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства.

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.

Нормативное обеспечение

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация - это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово "документ" имеет латинские корни. В переводе оно означает "доказательство". В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово "документ" определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Теоретическая база

В любом документе присутствует 3 элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации.

Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение. Это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание при этом уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.

Особенности фиксации сведений

Документированная информация - это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.

Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.

В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.

Идентификация

Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация.

Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости в процессе изучения сведений устанавливается факт тождественности, совпадения данных.

Нормативное регулирование

Правовой режим документированной информации , порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.

Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, - это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.

Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 "О техрегулировании". Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.

Специфика идентификации

Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.

Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.

Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в федеральных законах или других нормативных актах.

Информационные ресурсы

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

• Правила документирования сведений.
• Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
• Категорию данных по уровню доступа к ним.
• Порядок обеспечения защиты информации.

Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.

Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие - крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.

Государственные информресурсы

РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.

Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.

Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.

Обязательный экземпляр как вид документированной информации

Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.

Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.

Получатели

Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:

• Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
• Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
• Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
• Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
• Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.

Это далеко не весь перечень получателей. Существуют также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и пр. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.

Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов.

Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.

Главная » Тгп » Документирование информации и информационные ресурсы. Документированная информация