Как правильно оформить конфиденциальные исходящие документы. Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 - индекс бухгалтерии, 15 - номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 - индекс отдела кадров, 14 - номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе "Корреспондент" указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу "Отметка об исполнении документа".

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Регистрация документа -- запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

§ учет документов;

§ контроль за их исполнением;

§ справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

§ письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

§ поздравительные письма и телеграммы;

§ приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

§ печатные издания (книги, брошюры, журналы);

§ пакеты с пометой "лично";

§ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

§ информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа -- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

§ журнальная;

§ карточная;

§ автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычнорегистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации -- это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Инструкция

При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления . Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.

В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер . Далее укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.

При поступлении любого заявления по необходимо заполнить входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале документа и конечную резолюцию по нему руководителя. Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.

Источники:

• как регистрируется документ
• Заявления, представляемые на государственную регистрацию

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Вам понадобится

• - компьютер с доступом в интернет;
• - браузер.

Инструкция

Запустите программу «СБ Входящие документы », чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер . Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.

Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.

Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

Видео по теме

Вам понадобится

• Журнал регистрации входящей корреспонденции,
• журнал регистрации исходящей корреспонденции,
• тетради объемом 96 листов,
• бланки организации,
• папки.

Инструкция

Регистрировать нужно всю входящую и исходящую корреспонденцию , причем, в день получения или отправки. Регистрации корреспонденция : почтовые отправления, электронные письма, факсы, врученные лично в руки послания. Важные электронные письма (входящие и исходящие) нужно распечатывать и регистрировать так же, как и остальные виды корреспонденции. Кроме того, необходимо регистрировать внутреннюю корреспонденцию : докладные записки, служебные записки, объяснительные, заявления, .

Для того, чтобы регистрировать корреспонденцию , заведите специальные регистрации. В зависимости от объемов корреспонденции того или иного вида, вы можете завести общие журналы входящей и исходящей корреспонденции, либо дополнительно разбить их по видам. Например, сделайте журнал для регистрации входящих и исходящих электронных писем. Вне зависимости от объемов корреспонденции, удобно сделать отдельный журнал для регистрации входящих и исходящих факсов.

Если у вас нет специального журнала регистрации корреспонденции, отпечатанного в типографии, возьмите обычную тетрадь, и разграфите ее. В журнале регистрации входящих писем укажите номер послания, дату получения, а также вид корреспонденции, если у вас общий журнал для всех видов посланий, от электронных до факсимильных. В отдельной графе опишите содержание письма. В соседнюю графу впишите резолюцию руководителя и фамилию того, кому передано для исполнения. На практике, если вопрос контролируется конкретным , многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой. Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа. Если руководитель поручил секретарю проконтролировать «исполнение» документа, то в отдельной графе красными ставится пометка о контроле (буква «К» или слово «контроль»). После завершения исполнения поручения, связанного с данным документом, поставьте отметку об исполнении, а также передаче письма «в дело» (укажите номер дела и дату его формирования).

Журнал регистрации корреспонденции нужен и для всех исходящих посланий. В журнале регистрации исходящих писем меньше граф, чем в журнале регистрации корреспонденции входящей. Также как и в журнале регистрации входящих писем, сделайте в журнале регистрации исходящих писем графу с порядковым номером письма, графу с датой, только уже отправления, с видом отправляемой корреспонденции (если нужно), с кратким содержанием послания, фамилией составителя документа (письма), а также графу с номером дела, куда была подшита копия послания.

По-особому следует регистрировать корреспонденцию , которую вы отправляете по . Регистрация писем, отправляемых почтой, производится на бланке . Лучше отправлять за один раз не более 7-10 писем. От руки или на компьютере, на бланке напишите дату отправки, ниже, для каждого отправляемого по почте письма, укажите порядковый номер записи, название организации, ее место нахождения (можно указать только город или область). Справа оставьте немного места. Сюда после получения на почте чека, нужно вписать из него номера почтовых отправлений (обычно 6-8 цифр). Ниже наименования организации для каждого отправления впишите номера и даты отправляемых документов, или иные реквизиты, позволяющие их идентифицировать. На почте этот список заверяется почтовой печатью. Подшивать его можно в отдельную папку или в папку, где хранятся исходящие письма.

Для регистрации каждого вида внутренней корреспонденции нужен отдельный журнал. В каждом журнале указывайте номер документа, его дату, фамилию составителя, краткое содержание, резолюцию руководителя, фамилию исполнителя, отметку о контроле, а также номер дела.

Обратите внимание

Полезный совет

Сейчас существуют системы электронного документооборота, которые позволяют экономить бумажные ресурсы, а также сокращать время поиска зарегистрированного документа. Кроме того, такие системы могут помочь немного разгрузить секретаря, так как регистрировать документы смогут все желающие сотрудники, на компьютере которых установлена данная программа. Если в вашем офисе устанавливают такую систему, позаботьтесь о том, чтобы сотрудники умели правильно регистрировать корреспонденцию, и не забывали этого делать.

Источники:

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• журнал входящих и исходящих документов

Нередко бывают ситуации, когда сотрудник написал заявление на увольнение, а затем передумал расторгать трудовой договор со своим работодателем. В этом случае у работника есть возможность отозвать свое заявление и отменить увольнение.

На увольнение.

Главной и единственной причиной для отзыва заявления на увольнение является желание работника трудиться дальше на своей работе.

Обратите внимание! Вы можете отозвать свое заявление на увольнение, даже если ваше начальство настоятельно рекомендовало вам уволиться по собственному желанию.

Образец отзыва заявления на увольнение

Строгих требований к форме отзыва заявления на увольнения нет. Такой документ составляется в свободной форме, но обязательно должен быть оформлен письменно, как и само заявление на увольнение. Образец отзыва заявления на увольнение может выглядеть следующим образом:

Руководителю ООО «____»

От ______ (ФИО и должность сотрудника)

Отзыв заявления на увольнение

Я __________ (ФИО и должность сотрудника) отзываю свое заявление на увольнение от «___» ________20__ года.

______ подпись сотрудника «____» ___________ 20__года

Когда можно подать отзыв на заявление об увольнении?

С отзывом заявления на увольнение работник может обратиться вплоть до последнего рабочего дня.

Обратите внимание! Если вы решили уволиться и перед увольнением взяли отпуск, то отозвать свое заявление можно только до начала отпуска.

Как подать отзыв заявления на увольнение?

Данный документ нужно передать своему руководителю или другому ответственному лицу под роспись с проставлением даты приема отзыва.

Если ваш отзыв заявления на увольнение не хотят принимать, то придется прибегнуть к услугам почты и направить его заказным письмом с уведомлением о вручении в адрес вашего работодателя.

Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем. Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление.

Из данного материала вы узнаете:

• правила составления журнала исходящих документов;
• как заполнять журнал регистрации исходящих документов;
• регистрация исходящих писем.

Правила составления журнала исходящих документов

1. Регистрационный номер присваивается исходящим письмам начиная с №1 с началом нового календарного года. Также регистрационный номер может содержать индекс дела, в которое будет помещена его копия в компании-отправителе (согласно с номенклатурой дел).
2. Датой письма считается дата его подписания. Ни в коем случае не стоит путать с датой составления. Оформляется дата в виде число/месяц/год.
3. Столбец «Адресат» содержит наименование и название компании-адресата и фактический адрес, на который было отправлено письмо. Если письмо было адресовано конкретному сотруднику, то необходимо указать его фамилию и инициалы (в некоторых случаях указывается и должность).
4. Краткое содержание содержит основные положении из отправленного письма. Если был отправлен пакет документов, то необходимо указать их перечень. Также в данном столбце может быть указан заголовок документа, свидетельствующий о его наименовании.
5. В качестве исполнителя указывается сотрудник, составивший и подготовивший к отправке письмо.
6. Зачастую многие делопроизводители используют дополнительные столбцы при ведении журнала регистрации исходящих документов . К примеру, в журнал может быть добавлена новая графа «Примечание», которая будет содержать необходимую информацию. В данном столбце можно указать дату отправки, способ отправки, количество листов в письме и т.д. Также вся эта информация может быть оформлена в отдельных столбцах под соответствующим названием.
7. Также дополнительный столбец «Куда помещено» в журнале исходящих писем поможет разобраться в том, куда была помещена копия отправленного письма. Как правило, в данной графе указывается номер дела.

Как заполнять журнал регистрации исходящих документов

Не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы. В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь. Как правило, для журнала используют альбомы и тетради формата А4.

• Обложка журнала должна содержать наименование (журнал регистрации исходящих документов), дату создания, печать организации и номер, присвоенный согласно номенклатуре организации. Также на обложке довольно часто указывают должность, фамилию и инициалы сотрудника, ответственного за его заполнение.
• Станицы журнала необходимо пронумеровать, при этом сшивать их и скреплять печатью нет необходимости. Нумерация необходима для того, чтобы убедиться в наличии всех листов.
• Процедура заполнения журнала регистрации осуществляется только после подписания ответственным лицом письма. До тех пор, пока в письме отсутствует реквизит «Подпись» смысл в его регистрации отсутствует, так как оно еще может меняться и заново переписываться.
• Необходимо понимать, что ежегодно необходимо заводить новый журнал для регистрации исходящих документов. Более того, журнал регистрации должен помещаться на архивное хранение на срок, установленный согласно типовым перечням.

Регистрация исходящих писем

Следует отметить, что регистрация исходящих писем может осуществляться различными способами, а не только с использованием журнала регистрации. Так, при большом объеме исходящих документов имеет смысл использовать для регистрации средства СЭД (системы электронного документооборота). Заполнение журнала или картотеки исходящих писем в электронном виде позволит сэкономить значительную часть времени, которое бы было потрачено на оформление журнала в рукописном варианте. При отсутствии в организации СЭД можно вести журнал регистрации с помощью таких программ, как Word или Excel.

Необходимо понимать, что журнал регистрации исходящих писем должен иметь такой же срок хранения, как и сами письма, зарегистрированные в нем. Как правило, срок их хранения не превышает 3-5 лет, однако, существуют исключения. Так, приказы по основной деятельности и кадровые документы имеют постоянный срок хранения, что подразумевает и наличие постоянного срока хранения у журнала регистрации.

Чтобы избежать путаницы и не хранить большое количество журналов в архиве, рекомендуем завести отдельный журнал регистрации для исходящих документов с постоянными сроками хранения. В данном журнале будут регистрироваться только те документы, срок хранения которых является постоянным. При этом необходимо сделать на журнале регистрации отметку, согласно которой будет понятно, для регистрации каких документов он предназначен.

Существует еще один способ ведения журналов регистрации исходящих писем. Его отличает наличие журналов регистрации для обособленных категорий документов. К примеру, исходящие документы могут быть распределены по группам, согласно их наименованию (договоры, благодарственные письма, бухгалтерская документация и т.д.). Для каждой из этих групп может быть оформлен отдельный журнал регистрации. Так, даже дальнейшее хранение документов по группам становится значительно удобнее, главное, не запутаться в изобилии журналов регистрации.

Вам понадобится

• - бланк организации;
• - компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
• - журнал регистрации исходящей документации.

Инструкция

Если вы – составитель

Подготовьте проект документа. Исходящие письма могут быть инициативными и ответными. В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу.

Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации. Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки». Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.

В верхнем левом углу напечатайте должность, инициалы и фамилию человека, которому предназначен документ, адрес организации или частного лица. Порядок указания сведений должен быть именно таким, например:
«Генеральному директору ООО «Волна»
И.И.Сидорову
Рабочая ул., д. 37, оф. 14,
Саратов, 109235».

Справа, под реквизитами вашей организации, расположите заголовок письма. Он должен быть коротким, четко отражающим содержание текста. Например: «О проведении плановой проверки санитарного состояния здания» или «О предоставлении сведений о , нуждающихся в ».

Начните основной текст с обращения к адресату и указания повода, по которому ему направляется данное письмо. Например: «Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о проведении 14 января 2011 года плановой проверки санитарного состояния арендуемого здания».

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя. После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации.

Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ. Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер.

Если вы – делопроизводитель

Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму.

Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный , действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется со следующими графами:
- дата;
- номер исходящего документа;
- адресат;
- краткое содержание (заголовок);
- составитель документа;
- примечание.

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма. У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа.

Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано. Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

Источники:

• Жизненный цикл исходящего документа
• как оформлять документы учреждения

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.
Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Инструкция

Во-первых, необходимо правильно установить "настройки групп пользователей".
Переходим в сайта, выбираем определённую группу, переходим в общие настройки и включаем пункт "Автоматическая замена ссылок url в тег leech". В этом случае при добавлении материалов или комментариев на сайте, ссылки будут преобразовываться во внутренние. Особенно полезна данная функция новостным и книжным сайтам.

Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия.

Все поступающие на регистрируются в специальном журнале входящей , документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу. Если содержит конкретные требования, носит какой-либо информационный характер, то он направляется с визой руководителя конкретному лицу, либо для , либо для сведения. При необходимости исполнения, руководитель, визируя документ, вправе установить срок для его исполнения, но не меньше, чем предписано самим документом. Исполнитель получает документ и расписывается в журнале входящей корреспонденции в его получении.

Как правило, вся документация подразделяется на документы внутреннего обращения и документы внешнего обращения, поэтому вводятся два журнала регистрации на входящие документы и два – на исходящие.

Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по , общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством.

Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения. Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Вам понадобится

• - КУДиР;
• - кассовая книга;
• - первичные документы;
• - кадровые документы.

Инструкция

Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.

Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется.

При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях - выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками. Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками строгой отчетности. В их числе те, кто оказывает бытовые услуги населению.

Для работы с клиентами ИП должен заключать договора с клиентами, а также оформлять закрывающие документы (акты выполненных работ, товарные накладные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон позволяет предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и услуг. При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату. Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель не является плательщиком НДС.

Еще одна группа документов, которую необходимо вести ИП, связана с кадровым учетом при привлечении наемных сотрудников. В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями. В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.

Обратите внимание

Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года.

Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования. Такими возможностями и функциями обладает SharePoint Server 2010.

Главная » Трудовое » Как правильно оформить конфиденциальные исходящие документы. Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно