Экспертная комиссия состоит из. Проведение экспертизы ценности документов

Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.

Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.

За строгим названием прячется всего лишь группа компетентных работников, которые помогут делопроизводителям установить сроки хранения дел. Цель работы экспертной комиссии очень проста: не хранить ненужные документы и случайно не избавиться от нужных. Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в Основных правилах работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Задачи и работа экспертной комиссии

На практике создание экспертной комиссии следует сразу же за созданием архива организации. Это получается само собой. Начав обрабатывать документы для хранения, секретарь или делопроизводитель неизбежно столкнется с вопросами, на которые не сможет ответить самостоятельно. Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год. Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет.

Таким образом, согласно Основным правилам работы архивов организаций, основной задачей экспертной комиссии является экспертиза ценности документов (ЭЦ), то есть изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится:

• при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
• при подготовке документов к архивному хранению;
• при выделении документов к уничтожению;
• при подготовке документов к передаче на хранение в архив организации с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации организации).

Для того чтобы помочь делопроизводителям во всех этих частных случаях, и создается экспертная комиссия организации (ЭК). В нее входят работники, компетентные в вопросах работы с документами, которые могут быть проверены государственными органами.

В первую очередь, это кадровое делопроизводство и бухгалтерия, во вторую – документы, касающиеся основной деятельности организации.

Из статьи специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в №6 2014 журнала вы узнаете, кто входит в экспертную комиссию, какие задачи перед ней стоят, как ее создать и как документировать работу экспертной комиссии.

Экспертная комиссия очень нужна организации, потому что контроль за хранением дел со стороны ее участников сводит к минимуму риск раньше времени избавиться от важных и еще актуальных документов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

План

Введение

1. Экспертиза ценности документов

2. Критерии оценки документов

3. Проведение экспертизы документов

4. Экспертные комиссии

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное либо практическое значение. А весомая их часть несёт в себе информацию разового характера. После её использования в оперативных целях такие документы теряют значение, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие сохраняют свою значимость в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие бесценные сведения, следовательно они должны храниться постоянно.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка для дальнейшего хранения или использования. Она включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного сроков хранения.

Цель данного вопроса - классификация документов в зависимости от ценности, раскрытие сущности их экспертизы, получение сведений об органах, её осуществляющих.

1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется заключенной в них информацией. Отсюда, назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить ей государство, общество, науку либо отдельных граждан.

В обобщенном виде, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

* отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

* отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

* выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

* установление или изменение сроков хранения документов.

2. Критерии оценки документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности и целостности. А основными критериями их оценки являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Оценка происхождения. Устанавливает роль и место организации-составителя в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Оценка внешних особенностей документа - юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния.

Рассмотрим данные критерии подробно.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.

В процессе деятельности общества формируется огромное количество учреждений, организаций и предприятий. Это органы власти, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые компании, исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные либо другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется их значимостью в системе управления, науки, народного хозяйства и прочих отраслях. Поэтому, отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Также для архивов представляют научный интерес документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников.

2. Значимость содержания документов.

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную, нужную лишь для текущей работы роль. К первой группе относится организационно-распорядительная документация учреждения либо вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (оперативная, бухгалтерская отчетность) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов.

Данный критерий для экспертизы является важнейшим. В истории общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Войны, революции, реконструкция народного хозяйства. При оценке документов, созданных в такие периоды, ключевую роль приобретает и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов.

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Копии же должны быть заверены, иметь номер и дату. Работникам службы делопроизводства необходимо своевременно оформлять копии документов, особенно постоянного хранения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическая сила.

Главным образом, ей обладают правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии надлежащих реквизитов.

6. Дублетность.

Эта позиция играет большую роль в связи с широким распространением дублетных документов - размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе либо при помощи иной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего звена находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном), такое дублирование в масштабах Архивного фонда страны представляется целесообразным.

7. Поглощенность содержания.

Критерий применяется при экспертизе плановой либо отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, квартальных - годовыми, или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения. Следовательно, на государственное хранение отбирается сводный документ, отражающий содержание первичных.

8. Физическое состояние документа.

Используется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. При существовании экземпляра-копии его присоединяют к испорченному оригиналу.

3. Проведение экспертизы ценности документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводится отбор документов на постоянное или временное хранение, а также для уничтожения. Осуществляет его персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива, и данная процедура предполагает анализ фактического содержания находящихся в деле документов не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра. После чего определяется их научная либо практическая ценность с соответствующими сроками хранения.

Если в делах обнаруживаются документы одновременно постоянного и временного хранения, они подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от хранимых временно.

А кроме полистного просмотра, экспертиза проводится на основе номенклатур дел и перечней документов - систематизированных списков категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. В результате такой работы образуются четыре группы документов:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив, хранясь централизованно службой документационного обеспечения, и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Осуществляется оно после утверждения описей на дела постоянного хранения с разрешения архивного учреждения. Оформляется актами, а порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения под грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Наиболее же полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень, где существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых обозначены отметкой «ЭПК», просматриваются особо тщательно. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. А окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивной службы.

4 . Экспертные комиссии

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств и ведомств, центральных органов общественных организаций действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем и оказанием методической помощи подведомственным организациям.

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают директивы организационно-методического характера.

Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а в работе ЦЭК также участвует представитель архивного органа.

Общий порядок организации их деятельности определен «Основными правилами работы ведомственных архивов» с «Примерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и должно руководствоваться конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.

Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

* организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

* подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

* рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

* организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах»).

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла решение об:

* одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

* изменении сроков хранения документов;

* одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

* установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности экспертной комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.

Заключение

С расцветом компьютерной эры всё больше организаций стало переходить на безбумажный документооборот. Полностью, обретая возможность сэкономить как значительные площади, ранее занимаемые архивохранилищами, так и на порядок время делопроизводства. Ведь при таком подходе документы выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных, контролирующих органов либо деловых партнеров.

Но в этой связи встает вопрос об организации экспертизы электронных документов. Если технология хранения их бумажных аналогов уже отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то здесь делопроизводство зачастую осуществляется стихийно. А неупорядоченное архивирование вызывает значительные затраты времени на поиск нужной документации; нередки случаи её потери. И тем не менее, автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на их выделение к уничтожению. Надо лишь научиться пользоваться прогрессивными методами делопроизводства. За ними будущее.

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практич. пособие / М. И. Басаков.- М: ИКЦ «МарТ» 2003.- 384 с.

2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: 2-е изд. испр. / М. В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2002.- 288 с.

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документация обеспечения управления) - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интер-синтез, 1999.- 320 с.

Подобные документы

Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Назначение экспертных комиссий. Основные группы документов с различными сроками хранения.

дипломная работа , добавлен 19.03.2011


Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.

реферат , добавлен 12.10.2014


Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.

реферат , добавлен 03.07.2008


Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.

контрольная работа , добавлен 14.11.2008


Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.

реферат , добавлен 20.09.2010


Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела. Организация работы по экспертизе ценности документов. Система экспертных служб. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения. Ответственность за незаконное уничтожение документов в организациях.

контрольная работа , добавлен 01.06.2009


Принципы, критерии (происхождения, содержания, внешних особенностей) и этапы проведения (определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив) экспертизы ценности документов. Правила составления сопроводительного письма.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010


Бланки: понятие, способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды протоколов. Порядок проведения экспертизы ценности документов, критерии их оценки.

контрольная работа , добавлен 13.02.2013


История развития российской теории экспертизы ценности. Порядок и организация проведения экспертизы ценности документов. Особенности архивного хранения документов. Методика и критерии оценки ценности документов. Технология отбора документов на хранение.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.

Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.

После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:

• экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
• формирование и подготовку дел для архивного хранения;
• составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
• передачу дел в архив компании;
• утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями. Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.

Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность. В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет. Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях. К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.

Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.

Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства. В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:

• стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
• действующего в области архивного дела законодательства;
• номенклатуры дел.

Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.

Управленческие документы подразделяют на несколько групп:

• освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
• необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
• данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.

На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.

Экспертная комиссия

Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).

В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.

И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.

Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.

Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.

В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).

Основные функции экспертной комиссии:

• организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:

1. ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
2. одобрение (утверждение):

• проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
• подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
• актов об утилизации документов;

Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.

Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем голосования (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЭК являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Оформление результатов экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 3), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 4) и по личному составу (приложение 5). ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Такая работа проводится в организации на постоянной основе. Она заключается в рассмотрении документов для установления сроков их хранения. Грамотная экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов и в соответствии с нормативно-методическими требованиями:

Человеку, который несведущ в архивном деле, все вышеизложенное покажется довольно сложным заданием. На самом же деле с поставленной задачей не так сложно справиться, как кажется. Итак, обо всем по порядку.

При этом происходит использование номенклатуры дел фирмы за соответствующий год, типовых и ведомственных (если такие существуют) перечней документов с обязательным указанием их сроков хранения, а также другие нормативные документы, относящиеся к архивному делу.

На практике это означает следующее. Например, в архиве фирмы происходит обработка документов, которые находились на постоянном хранении, по личному составу за 2013 год. После просмотра номенклатуры дел, намечаются интересующие дела, определяется их местонахождение в том или ином структурном подразделении. Затем происходит сбор из данных отделов и намеченных дел постоянного хранения по личному составу за 2013 год. После отбора в установленном порядке дела передаются в архив. Специалист в архиве проводит научно-техническую обработку данных дел, что происходит в соответствии с нормативными требованиями формирования и оформления дел. Оставшиеся документы за 2013 год остаются на полках до окончания сроков хранения или до потери практического значения. Параллельно в структурных подразделениях отбираются для уничтожения дела с истекшими сроками хранения.

При отборе документов возможна переформировка дела. Такое необходимо, например, в результате неправильного формирования дел текущего делопроизводства. Это может быть помещение в дело документов с разными сроками хранения (постоянных и временных). Помимо этого, из дел постоянного хранения необходимо изъять черновики, дублетные копии, неоформленные, а также те документы, у которых есть отметка «ЭПК». Их также могли ошибочно отнести к категории дел постоянного срока хранения. К примеру, в перечне указан срок «3 года ЭПК». Частично документы такого дела могут иметь постоянный срок хранения как имеющие научно-историческое значение, другие же должны храниться в течение 3-х лет.

Стоит обратить внимание, что организации, которые не передают свою документацию в государственные или муниципальные архивы, могут заменять «постоянный» срок хранения на «10 лет» в соответствии с типовым перечнем. Может быть выбран и больший срок. В том числе и такой вариант как «до ликвидации организации». То есть, подобные организации не должны иметь документы постоянного хранения.

В таком случае разрешено частичное оформление дел. Не проводится пересистематизация и нумерация листов, дела не подшиваются в твердую обложку. Также необязателен лист-заверитель. Таким образом, разрешается хранить документы в папках, в которые помещены документы текущего делопроизводства, а также не производить дополнительные действия по оформлению дел. Но такие послабления не относятся к обработке дел по личному составу. Обычно срок их хранения составляет 75 лет, и обрабатываются они в установленном порядке.

В соответствии с существующими требованиями отбор дел необходимо производить исключительно с полистным просмотром. На практике это требование может и не соблюдаться. Это очень трудоемко, да и не всегда оправдано. В особенности, если документы отобраны для уничтожения, и они не имеют никакого практического значения. Дела, которые необходимо подшить в твердую обложку для постоянного или долговременного хранения, отбирают строго с полистным просмотром.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются с составлением архивных описей дел и .

Главная » Корпоративное » Экспертная комиссия состоит из. Проведение экспертизы ценности документов