Номенклатура дел – как формируется, примерный образец. Составление номенклатуры дел организации Номенклатура дел на год образец

Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры.

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
  2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
  3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
  2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
  3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
  4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела

Примечание

01. Планово-экономический отдел

Устав АО

Постоянно

Переходящее с 2017 года

Штатные расписания

Постоянно

Переходящее с 2017 года

02. Отдел кадров

Должностные инструкции

75 лет

Приказы по сотрудникам

75 лет

03. Бухгалтерия

3 года

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права?

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно. Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графа содержание
1 индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2 заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными (название вида «разные документы» – недопустимо)
3 количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4 срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5 в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .

Как оформлять заголовки дел

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Функциональное назначение номенклатуры дел

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

  1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
  2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
  3. Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

  4. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
  5. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

Составление номенклатуры дел: образец заполнения


В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 - будет означать: «04» - индекс отдела, «05» - номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел - это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Примерный вариант номенклатуры дел организации