История возникновения делопроизводства. Основные этапы развития истории делопроизводства в россии

Источники и литература

Введение

Тема 1.

Тема 2. Делопроизводство в учреждениях централизованного Русского государства XVI-XVII вв. (приказное делопроизводство)

Тема 3. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в. (коллежское делопроизводство)

Тема 4. Делопроизводство в учреждениях России первой половины XIX в. (министерское делопроизводство)

Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России второй половины XIX – начала XX вв.

Тема 6. История государственного делопроизводства в 1917-1941 гг.

Тема 7. История государственного делопроизводства в 1945-2000 гг.

Тема 8. Основные проблемы делопроизводства на современном этапе

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Генеральный регламент, 1720 г. // Российское законодательство Х-ХХ вв. М., 1986. Т. 4.

Общее учреждение министерств, 1811 г. // Российское законодательство Х-ХХ вв. М., 1988. Т. 6.

Учреждение для управления губерний, 1775 г. // Российское законодательство Х-ХХ вв. М., 1987. Т. 5.

Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. М., 1991.

Сборник законодательных актов по делопроизводству, 1917-1970. М., 1973.

Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., 1997.

Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993.

Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве. М., 1961.

Лившиц Я.З. История делопроизводства в СССР. М., 1974.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М, 1956.

ВВЕДЕНИЕ

История делопроизводства – научная дисциплина, изучающая орга­низацию работы с документами в учреждениях, организациях и на пред­приятиях нашей страны в различные исторические эпохи.

Изучение истории делопроизводства в России необходимо для под­готовки квалифицированных специалистов в области документоведения. Не зная организации работы с документами в прошлом, трудно решать такие вопросы, как фондирование документов, их система­тизация, научное описание, публикация и др.

История делопроизводства тесно связана с целым комплексом истори­ческих дисциплин. Особую роль в этом комплексе играет «История государствен­ных учреждений (управления)». Без глубокого знания системы государст­венных учреждений в различные исторические периоды, истории отдель­ных учреждений, создающих документы и их организационных структур, специалисту-документоведу трудно разобраться в системах документирования и документации современных учреждении и организа­ций, правильно оценить роль и значение различных видов документов в процессе управления.

Знания в области истории делопроизводства также имеют важное значение для изучения таких специальных научных дисциплин, как архивное дело, археография, палеография, источниковедение, которые под своим углом зрения изу­чают документы и содержащуюся в них информацию.

В истории делопроизводства в России принято выделять несколько основных периодов: зарождение отечественного делопроизводства (делопроизводство в Древнерусском государстве); приказное делопроизводство XV-XVII вв.; коллежское делопроизводство XVIII в.; министерское делопроизводство XIX в.; советское государственное делопроизводство ХХ в.

Однако изучение древнейших этапов развития отечественного делопроизводства связано с рядом серьезных затруднений. Во-первых, малое количество сохранившихся источников не дает возможности реконструировать раннее делопроизводство даже в его основных чертах. Во-вторых, делопроизводство вплоть до рубежа XV-XVI вв. не образовывало стройной взаимосвязанной системы, а государство по-видимому еще не рассматривало его в качестве важнейшего средства управления. В-третьих, сам термин «делопроизводство» возник и вошел в управленческую практику довольно поздно, не ранее конца XVII – начала XVIII вв., причем означал он тогда не столько документирование и связанные с ним операции, сколько «произ­водство дел», т.е. решение конкретных вопросов, рассматриваемых в органах государственной власти. Собственно письменное оформление дел тогда носило наименование «письмоводства». Поэтому история делопроизводства в России занимается изучением того, что не имело собственного наименования на протяжении большей части своей истории.

Ключевой для делопроизводства термин «документ» также появляется очень поздно, только в первой четверти XVIII в. Причем, вплоть до начала ХХ века он являлся малоупотребительным, вместо него применялись такие тер­мины, как «бумага», «дело», «деловая бумага», или же перечислялись кон­кретные разновидности документов. И только в конце 20-х годов XX в. термин «деловая бумага» заменяется термином «служебный документ».

В настоящее время термин «делопроизводство» включает в себя два последовательных и взаимосвя­занных этапа: документирование и организацию работы с до­кументами . Под документированием понимаются все операции по составлению и оформлению документов, а именно: подготов­ка проекта документа, его согласование с заинтересованными должност­ными лицами, печатание документа, его утверждение и т. п. Под организацией работы с документами понимается организация документо­оборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения. Именно эти аспекты мы и будем рассматривать в историческом ракурсе в рамках нашего курса.

Делопроизводство в Древнерусском государстве

Вопрос о происхождении отечественного делопроизводства (т.е. прежде всего практики составления и оформления документов) неотделим от вопроса о возникновении самого Русского государства, нужды которого в документировании тех или иных аспектов своей деятельности и определяют саму необходимость в делопроизводстве. Как можно предполагать из сохранившихся источников, нужды эти проявились очень рано – при дипломатических сношениях Руси с Византийской империей в IX-X веках. Свиде­тельством этого служат, в частности, договоры киевских князей с Визан­тией: Олега – 911 г., Игоря – 945 г. Примечательно, что в обоих догово­рах упоминается о практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для купеческих кораблей. Отечественная культура составления документов в то время находилась под несомненным влиянием византийских правил и норм документирования, что, учитывая высочайший уровень бюрократического развития Византии, давало приемлемые образцы и ориентиры для развития собственных традиций.

Конкретные формы отечественного документирования в IX-X веках в связи с отсутствием письменных источников не могут быть достоверно реконструированы. Некоторым исследователям это даже дало повод к отрицанию наличия русского делопроизводства и даже самой русской письменности вплоть до крещения (т.е. до конца Х века). Однако неопровержимые факты (свидетельства иностранных путешественников, надписи на сосудах и деревянных замках, датируемые Х веком) говорят о наличии отечественной письменной традиции и в более раннее время.

Летописи сообщают, что в период правления Владимира I Святославовича в Киеве в самом начале XI века существовало некое учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. По-видимому, из выпускников этой школы отбирались и претенденты на должности судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. Археологические слои ряда северно-русских городов (Новгорода, Пскова, Витебска, Смоленска и др.), начиная с середины – второй половины XI века, содержат берестяные грамоты как массовый вид переписки рядового населения, что свидетельствует о широком развитии грамотности по крайней мере среди городского населения. В практическом плане высокий уровень грамотности населения приводил к ускоренному развитию и совершенствованию саму практику документирования.

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные (пожалование землей, селами или привилегиями), вкладные (завещание (вклад) недвижимого или движимого имущества в монастырь за помин души) и духовные (завещания) грамоты. Косвенные данные (берестяные грамоты, написанные от имени разных лиц, но одним почерком) позволяют говорить и о возможном наличии частной инициативы в области документирования – о существовании писцов-профессионалов, оформлявших за определенную плату различного рода письменные документы.

С развитием законодательных основ государства, примерно с XII-XIII веков, появляется большое видовое многообразие документов, в которых фиксируются конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные и закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи (при срочном найме работников); полные грамоты (при продаже в рабство); отпускные грамоты и т.д.

Постепенно устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания – чернописи и беловика . Устанавливаются такие элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии его хранения и использования как скрепы (подписи), печати , мосты (подписи на склейках). Зафиксированы и случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях. В этой связи выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Такие материалы вынимались уларным дьяком , который заведовал ларем где хранились документы, и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто счищались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

Общий объем документов этого периода определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей – булл , употребляющихся для скрепления официальных документов. Примерно столько же их было найдено позднее при проведении раскопок в Пскове. А если учесть, что раскопками затронуто менее полпроцента от общей территории этих городов, то общее их количество представляется весьма значительным.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, соборные храмы. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные (смоленские, немецкие и др.) дворы, а также монастыри, т.к. церковь обладала широкой юридической компетенцией.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков, и не случайно с XIV века термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство.

Практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент или пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или просто «телятиной». Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. Пергамент использовали почти исключительно для фиксации юридических актов и в качестве материала для рукописных книг. Частная переписка осуществлялась на бересте. Для кратких заметок или в качестве «школьной тетради» использовались навощенные дощечки – церы . На пергаменте писали кисточками или перьями, на бересте и церах – писалами (аналог древнеримских стилусов ).

С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями, в XIV веке стал использоваться полуустав , позволивший ускорить процесс письма за счет более плавных и округлых линий, выносных букв и сокращений отдельных слов. С XV века появляется скоропись (для административно-хозяйственных нужд) и вязь (в качестве декоративного элемента). Интересно, что скоропись была противопоставлена уставу и полууставу в функциональном плане. Устав и полуустав ассоциировались с традиционным книжным языком и письмом. Скоропись соотносилась с русской речевой стихией, канцелярскими документами и вообще всем мирским. Скоропись – профессионально-корпоративный признак. Ею пользовались писцы, подьячие, приказные и судебные чиновники, но далеко не все представители традиционной книжной культуры владели скорописью. Знание устава и полуустава не обеспечивало активного владения скорописью, как и наоборот. Каждому типу письма приходилось учиться отдельно. Причем, настоящей письменной культурой считалась та, которая была основана на уставной или полууставной системе письма, скорописная система не считалась атрибутом подлинной грамотности. Лишь в XVII – начале XVIII вв. деловой язык, близкий к живому разговорному начинает активно позиционироваться в качестве нового литературного языка.

Весьма интересна древнерусская манера самого письма. Вплоть до начала XVI столетия документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова и предложения. Из знаков препинания использовалась только точка, однако четкая логика в ее использовании не прослеживалась.

Т.о., несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о единой государственной системе определенных норм и правил еще не стоит. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе и от несанкционированного доступа и подделки.

Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, а значит и о том, что выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ

ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО РУССКОГО ГОСУДАРСТВА XVI–XVII вв.

(Приказное делопроизводство)

С образованием централизованного государства (т.е. с середины XV века), центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Зарождаются и развиваются высшие, центральные и местные органы государственной власти и управления.

Высшим государственным учреждением являлась Боярская дума . Она выросла из княжеской думы более раннего периода – эпизодически созывавшегося князем совещания из бояр и вольных слуг для решения различных вопросов государственного значения. Как постоянно действующий орган при великом князе, Боярская дума участвовала в обсуждении и решении всех вопросов – административных, хозяйственных, судебных, военных, внешнеполитических. Решения Боярской думы оформлялись ее приговорами по формуле: «царь указал и бояре приговорили». Это значит, что решения выносились от имени царя и Боярской думы и что последняя являлась высшим государственным органом с законодательными функциями.

Боярская дума опиралась в своей деятельности на центральные отраслевые органы государственного управления – приказы , являвшиеся исполнительными органами решений великого князя и Боярской думы. Приказы возникли из личных поручений великого князя, которые он давал (приказывал) в связи с теми или иными задачами государственного управления своим доверенным лицам – боярам и дьякам. Но выполнение поручения нередко усложнялось и принимало длительный характер. Поэтому лицо, получившее поручение, окружало себя дьяками, подьячими; между возникшим штатом служилых людей распределялись отдельные функции по выполнению поручений, зарождались структура, делопроизводство, и таким путем постепенно создавалось государственное учреждение – Приказ.

Система приказов выросла не сразу. Приказы начали возникать с середины XVI в. (Разрядный, Поместный, Посольский приказы) и создавались постепенно по мере усложнения государственной жизни. К концу XVII в. их насчитывалось уже около пятидесяти (с учетом исчезавших по мере исполнения своих функций приказов общее их количество по разным оценкам составляло от 40 до 90). К этому времени система приказов превратилась в центральный государственный аппарат, с помощью которого государство осуществляло свои функции.

На первых порах четкого принципа формирования приказов не было. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко одна и та же часть управления управлялась из разных учреждений, что приводило нередко к смешению ведомств и неразберихе в управлении ими. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно и принцип отраслевого управления, поэтому часть приказов являлась органами территориального управления (например, Сибирский приказ), а часть ведала отдельными отраслями (Посольский, Разбойный и т.д.).

Среди приказов были совсем небольшие, насчитывавшие всего несколько подьячих, например, Панафидный приказ, ведавший поминовение по усопшим особам царской крови, а рядом были учреждения с обширным штатом, например, Разрядный приказ, насчитывавший более четырехсот человек.

Государственное управление на местах (в городах и уездах) находилось в руках городовых воевод. В ведении воевод было все военное и гражданское (административное, финансовое, судебное и т.д.) управление городом и уездом. Свои функции воеводы должны были осуществлять «сообща», вместе с дьяками, через особое учреждение – приказную (съезжую) избу . Последняя являлась исполнительным органом всего местного управления, подчиненным воеводе.

Объем работы приказов все время возрастал. В связи с этим внутри приказов постепенно идет дифференциация функций управления и, как следствие, происходит рост служилой бюрократии – дьяков и подьячих, в руках которых и сосредоточивается весь процесс документирования деятельности приказов. Так возникает многочисленный слой служилых приказных людей, которые начинают играть все более важную роль в жизни государства.

Высшим слоем служилых приказных людей были судьи и дьяки. Судьи , назначаемые из числа бояр, обычно возглавляли приказы, а дьяки , вербовавшиеся из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян), были их «товарищами» (помощниками).

Дьяки играли особую роль в приказах. С расширением и усилением значения государственного управления роль дьяков необычайно возрастала, они составляли основу всего приказного управления. Могущество дьяков в государственном управлении объясняется тем, что в результате длительного сидения в приказах (часто пожизненного) дьяки становились незаменимыми знатоками всего государственного механизма и его делопроизводства. Это могущество дьяков приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество, которые трудно было искоренить.

Наиболее многочисленный слой приказных служилых людей составляли подьячие . Они делились на три статьи: «старые» (старшие) подьячие, подьячие «средней руки» (средние) и «молодшие» (младшие) подьячие.

Старые подьячие, как правило, заведовали структурными частями приказов – столами и повытьями , – на которые делились приказы в своем организационном построении. Средние и молодые подьячие работали под руководством старых подьячих. При этом, средние подьячие большей частью наводили справки в архиве приказа и составляли документы, а молодые подьячие были переписчиками. Современники писали о том, что подьячие трудились с утра до ночи. По словам голштинского посла А. Олеария, эту работу никогда не удавалось выполнить в присутственные часы. Случалось, дьяки привязывали нерадивых подьячих за ноги к скамьям, чтобы они не отлынивали от переписывания бумаг.

По вопросу о порядке решения дел в приказах в литературе существовало два противоположных мнения. Некоторые исследователи считали, что дела в приказах решались коллегиальным путем – судьей вместе с дьяками. Другие утверждали, что решение дел происходило единолично судьями. Однако сегодня утвердилось мнение, что в деятельности приказов одновременно были элементы и коллективного и единоличного решения дел: спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, неспорные (административные дела) – единолично судьей или дьяком.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было то, что оно в основном не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов.

При поступлении документов в приказ на них ставилась дата их поступления. Когда было нужно, дьяк делал на документе помету: «выписать», что означало навести справку. После этого документ поступал в соответствующий стол или повытье, где производилась подготовка дела к докладу дьяку (подбирался нужный материал по делу, составлялся проект ответного документа и т.д.). В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.

Проекты документов по указанию судьи или дьяка составлялись старыми подьячими, после чего дьяк «чернил» (исправлял) документ. Правленные документы, представлявшие черновики переписывались молодым подьячим набело, а черновик оставлялся в качестве отпуска (копии ответа). Выверенный с черновиком беловой экземпляр документа, как «справленный», удостоверялся подписью («справой») подьячего, сверявшего беловик с черновиком. «Справа» выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика с черновиком и не придавала еще юридическую силу документу; нужна была подпись или «припись» дьяка или судьи, которая свидетельствовала бы об ответственности за содержание «приписанного» документа и придавала бы ему юридическую силу.

В приказах текст документа писался на узких полосках бумаги (шири­ной 15-17 см) только на одной стороне, а оборотная сторона использова­лась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если доку­мент писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, подлинный столбец Со­борного Уложения 1649 г. имеет в длину 309 м), которая затем скатыва­лась в свиток. Место склеивания листов называлось «сставом» и по количеству таких «сставов» или склеек измерялась длина столбца (в столбце Соборного Уложения 959 склеек). Причем, если документ состоял из нескольких склеенных листов (т. е. «сставов»), то дьяк «приписывал» документ не в одном, а нескольких местах. Он проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне до­кумента по всем местам склеек листов. Причем проставлял её так, чтобы на месте каждой склейки помещался слог его имени и фамилии и чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов, например: «К сей выписи приказной избы подьячий Брошка Седов руку приложил».

Такой способ подписания документов в приказах имел известное практическое значение. Он обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Так, в случае утери какого-либо отдельного листа из свитка или намеренного его изъятия с целью замены другим, фальсифици­рованным, эта замена будет легко обнаружена, т. к. не будет доставать частей букв подписи. Кроме того, в случае расклейки свитка его можно вновь правильно склеить путем соединения частей букв на отдельных листах.

Свитки, как и отдельные документы, подклеивались в одну общую ленту, которая свертывалась в «столп» иди столбец. Столбцы, таким образом, представляли из себя комплексы документов, сгруппированных по каким-либо признакам – предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и другим. Среди столбцов можно встретить комплексы документов, имеющих характер дел, в которых отражается последовательное «производство» по тому или иному конкретному вопросу. Такие столбцы начинаются инициативным документом (челобитная, память и т.д.), за которым следуют другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). И заканчивались такие столбцы итоговым документом, содержащим решение данного дела. В то же время были столбцы, которые представляли собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Как свидетельствуют дошедшие до нас описи документов, такие столбцы часто складывались в лари и коробы в полном беспорядке.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма . Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Разли­чие между столбцом и книгой состоит прежде всего в форме. Книга могла быть легко превращена в столбец, и обратно, столбец – в книгу. В книгу писали такие документы, которые требовали постоянных обращений к ним (справок) для чего столбцы, особенно большие были неудобны. Этим и объясняется, что в приказах велись указные кни­ги, в которых записывались царские указы, для скорейшего нахождения нужного указа. В книжной форме существовали и документы, связанные с налоговой практикой, это преж­де всего писцовые, переписные, дозорные и приправочные книги. В приказах, в дворцовом ведомстве, в монастырях, в хозяйствах бояр ве­лись различные приходно-расходные книги, в которых записывался при­ход и расход различных товаров, материалов и денег. Кроме финансовой и учетной сферы, книги довольно широко применялись и в посольских де­лах. Ученые насчитывают огромное количество разновидностей книг, применяемых в делопроизводстве этого периода – более трехсот. Но книги и тетради все-таки не были характерны для делопроизводства приказов. Столбцовый способ документирования был доминирующим в приказном делопроизводстве и, несмотря на свои большие неудобства, он сохранялся до реформ Петра I.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, однако, внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод, грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Царю приказы представляли отписки или доклады , воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы , приказы между собой сносились памятями , обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных .

Одним из важнейших признаков официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...» или: «...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...», а затем существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...» (бояре, дворяне) или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...» (крестьяне, посадские).

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»), посадские люди и крестьяне – сиротами , жены, вдовы и дети – сиротами , духовные лица – богомольцами .

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...»

Если в приказах и местных учреждениях с делопроизводством была связана большая группа формирующегося чиновничества, то его резервами за пределами правительственных учреждений были так называемые площадные подьячие . Возникновение этого института, представлявшего зачаток русского нотариата, является свидетельством распространения документирования среди населения, фиксирующего ряд своих действий в письменной форме.

В допетровский период архивные материалы еще являлись составной частью текущего делопроизводства, поэтому вопросы хранения документов в это время является частью истории делопроизводства.

Наиболее важные материалы делопроизводства поступали в состав Московского великокняжеского архива. До нас дошла опись этих материалов 70-х годов ХVI в. В ней упоминается о 233 ящиках, ларях и коробах, в которых хранились документы и которые были пронумерованы. Сюда поступали документы Боярской думы, личной канцелярии царя и Посольского приказа. Здесь же хранились материалы справочного и подсобного характера: Коран, чертежи русских земель и городов, личная переписка князей и царей. Все документы архива были пронумерованы и описаны. В зависимости от значимости они помещались в специальные мешочки, а затем в ящики, лари, коробки. Материалы этого собрания сильно пострадали в период Смуты в начале XVII в.

Свои собрания важнейших материалов делопроизводства имелись и в крупных приказах. Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах.

В связи с бурным ростом органов местного управления в XVII веке, многие важнейшие документы стали создаваться и храниться в местных учреждениях. Создаются земские избы (судебные дела), приказные избы на местах (административные, военные, финансовые дела), где состав документов был весьма разнообразен и зачастую сохранился лучше чем в центре.

На протяжении XVI-XVII веков крупнейшие хранилища документов испытали несколько случаев массовой гибели документов, как правило, в результате пожаров. Таковы пожары 1547, 1571, 1626 годов, когда Москва выгорала почти полностью, включая и архивы. Поэтому документы, составленные ранее 1626 года и сохранившиеся до нашего времени – большая редкость. Помимо пожаров делопроизводственные материалы страдали и от весьма низкого качества писчего материала. Уже в XV веке дорогостоящий пергамент почти полностью вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, и только со второй половины XVII века начинают производить внутри страны. Первые бумажные «мельницы» не отличались ни масштабом производства, ни качеством конечного продукта. Только в XVIII веке после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России и сделать ее более-менее качественной. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги де­лало текст документов особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма использовались гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими считались перья, взятые из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII века принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ XVIII в.

(Коллежское делопроизводство)

Уже в начале XVIII в. стала очевидной экономическая, политическая, военная и культурная отсталость России. Для ее преодоления необходимы были регулярные связи России с более развитыми на тот момент европейскими государствами. А это было возможно лишь при условии наличия выхода к незамерзающим морским портам – основным связующим звеньям культурного и научного обмена того времени.

Борьба за выход к морю и последовавшие отсюда войны вызывали огромное напряжение экономических и военных сил. В этих условиях старый приказной государственный аппарат с Боярской думой во главе уже не отвечал новым требованиям и задачам Русского государства. Сложность социально-политической и экономической обстановки потребовала создания более прочного централизованного аппарата государственного управления, чем и занялся придя к власти молодой царь Петр I. В результате его активной преобразовательской деятельности уже в первой четверти XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений, со строгой регламентацией их деятельности, новыми формами делопроизводства, штатами чиновников, образовавших особую привилегированную касту бюрократии.

В результате административных реформ сначала утратила реальное значение, а потом и вовсе прекратила свое существование Боярская дума. Вместо нее высшим законосовещательным, административно-распорядительным, судебным и контрольным органом государства стал Правительствующий Сенат образованный указом Петра I от 22 февраля 1711 г.

Правительствующий Сенат состоял из равноправных сенаторов, назначаемых царем (с 1721 г. – императором) независимо от их происхождения. Деятельность Сената контролировалась генерал-прокурором Сената, должность которого была введена в 1722 г. Он занял в Сенате независимое положение и был ответственен только перед царем.

Главную роль в деятельности Сената играло присутствие – общее собрание сенаторов. На его заседаниях обсуждались и решались основные вопросы, подведомственные Сенату. Каждое решение требовало единогласия.

Делопроизводство Сената сосредоточивалось в канцелярии , которая делилась на столы . Во главе канцелярии стоял обер-секретарь Сената. С 1722 г. канцелярия была подчинена генерал-прокурору Сената, что впервые поставило делопроизводство под непосредственный контроль со стороны государства. Петром I было уделено много внимания устройству сенатской канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом – дьяками и подьячими, главным образом, – из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью “Секретно”, они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дело ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем и после регистрации, скрепленные государственной печатью, отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении – рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления – 100 руб., за два – вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

Коренным преобразованиям подвергся центральный аппарат государственного управления. Реорганизация шла по пути ликвидации приказов и создания новых центральных органов управления – коллегий .

Состав коллегий определился во время коллежской реформы 1718-1720 гг. В этот период вместо многочисленных приказов (их к этому времени насчитывалось около пятидесяти) было создано всего 12 коллегий. Каждая коллегия имела в Москве свою контору, т.е. филиал, обслуживающий учреждения второй столицы и нужды московского дворянства и купечества. Исключение – Вотчинная коллегия, находившаяся в Москве, имела свою контору в Петербурге.

Коллегии – это центральные распорядительные органы отраслевого управления, подчиненные царю и Сенату и руководившие местными государственными учреждениями. Их отличие от приказов состояло в том, что в них был коллегиальный порядок рассмотрения и решения вопросов. В этом Петр I видел гарантию более правильного решения вопросов. Он говорил: «все лучшее устроение через советы бывает».

Коллегии отличались от приказов также тем, что они имели единообразное внутреннее организационное построение, более четкое разграничение функций. В отличие от приказов деятельность коллегий была основана на строгой регламентации законами их правового положения, функций, обязанностей коллежских чинов, что придавало коллегиям более выраженный бюрократический характер.

Дополнением к реформам центрального управления стали реформы местного управления. В результате проведения двух губернских реформ 1708-1710 гг. и 1719-1720 гг. сложилась устойчивая система учреждений местного аппарата управления. Вся территория государства была разделена на губернии (вначале их было восемь). Во главе каждой губернии был поставлен губернатор, непосредственно подчинявшийся царю. Губернатор возглавлял губернскую канцелярию – орган губернского управления.

Губернии делились на провинции, возглавляемые воеводами и осуществлявшими управление через провинциальные канцелярии. Провинции стали основными административно-территориальными единицами с широкими полномочиями воевод. Воевода был обязан осуществлять надзор за всеми чиновниками провинции, контролировать исполнение всех указаний и предписаний, исходящих от императора, а также от вышестоящих учреждений, обеспечивать военную безопасность провинции, следить за исправным отправлением повинностей и подавлять всякие попытки классового сопротивления. Особое положение воевод и провинциальных канцелярий подчеркивалось тем, что они могли непосредственно сноситься с коллегиями и Сенатом, минуя губернские канцелярии.

Весь этот вновь созданный разветвленный аппарат управления потребовал упорядочения делопроизводства, разработки и внедрения системы норм, регулирующих постановку документирования в государственных учреждениях.

28 февраля 1720 г. был издан «Генеральный регламент» коллегий, по которому в коллегиях и других государственных учреждениях в законодательном порядке была определена новая организация делопроизводства. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий, подробно определял их состав и обязанности их членов. Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

В организационном плане аппарат коллегии делился на присутствие (общее собрание членов коллегии) и канцелярию .

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент коллегии назначался императором. Им же на основании представления Сената утверждался вице-президент. Остальные коллежские чины из состава присутствия коллегии назначались Сенатом.

Канцелярия коллегии обычно состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков (для письменных переводов), толмачей (для устных переводов) и вахмистра (сторожа коллегии).

Центральной фигурой в коллежской канцелярии был секретарь. На нем лежала ответственность за постановку делопроизводства в коллегии, подготовка дел к слушанию и доклад их на заседании присутствия, хранение печати коллегии. Секретарь должен был хорошо знать законы и в докладах по делам на заседании присутствия делать обязательные ссылки на соответствующее законодательство. От того, как подготовил секретарь дело к слушанию, на какие статьи закона сослался, как доложил содержание дела, – во многом зависел исход решения дела присутствием коллегии.

Заседания присутствия подлежали документированию. Для этого нотариус обязан был вести протокол заседания по установленной Генеральным регламентом форме. Вверху протокола проставлялась дата заседания – год, число, месяц. Затем указывались присутствующие на заседании члены, далее следовал текст протокола. Предусматривалось ведение пространных и кратких протоколов в зависимости от важности дел. Протокол заседания подписывался всеми членами присутствия, принимавшими участие в обсуждении вопросов.

На заседании присутствия в первую очередь должны были слушаться дела «государственные», и в первую очередь – «интересные» (т.е. связанные с интересами государственной казны), и только затем дела «приватные» (связанные с интересами частных лиц). Очередность слушания равных по значению дел определялась временем их поступления в коллегию. Для этого при «вступлении» документов секретарь должен был помечать на полученном документе (в правом верхнем углу) номер и дату его получения. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок – по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже при накоплении большого количества нерешенных дел сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Известно, что некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Решения по обсуждаемым вопросам выносились простым большинством голосов членов присутствия. В случае равенства голосов перевес получала сторона, имевшая голос президента коллегии. При этом весь ход обсуждения дела, решение по нему, а также особые мнения отдельных членов присутствия должны были подробно записываться в протокол заседания.

С особой тщательностью в Генеральном регламенте были разработаны вопросы регистрации документов «полученных» (входящих) и «отпущенных» (исходящих). Основная цель регистрации документов заключалась в их защите (от потери, кражи, фальсификации, подлога). Одновременно регистрационные журналы представляли систему справочного аппарата как для наведения справок о полученных и отправленных документах, так и для контроля исполнения документов.

Генеральным регламентом предусматривалась общая регистрация всех дел, рассматриваемых в коллегиях. Для этой цели коллежский регистратор вел журнал под названием «Повседневная записка». В этот журнал «по алфавиту, числу и месяцу» записывалось содержание всех получаемых и отправляемых дел с указанием упоминаемых в них имен, а также куда и кому эти дела направлены на исполнение. Все это делало Повседневную записку основным справочным пособием при наведении справок о всех делах, рассмотренных в коллегии, и для контроля за их исполнением.

Кроме того, целям контроля исполнения служили две «росписи», которые вел нотариус. В одну роспись вносились все дела, которые подлежали рассмотрению и исполнению в коллегии. В этой росписи перечислялись все дела, подлежащие слушанию на заседании присутствия, определялась последовательность их слушания, отмечалось, какие дела еще не рассмотрены («не вершены»), а также какие дела решены («вершены»), но не исполнены. Эта роспись во время заседания присутствия находилась на столе перед президентом коллегии. Отсюда название этой росписи – «настольный реестр вершенных, но не исполненных дел».

Другая роспись велась вершенным (решенным) и исполненным делам. В этой росписи секретарь канцелярии отмечал, кому из чиновников дело передавалось на исполнение после принятия решения на заседании присутствия.

Помимо Повседневной записки и росписей для учета входящих и исходящих документов в канцелярии велись также четыре книги, получившие общее название «регистратуры». Регистратура состояла из четырех книг: «А», «В», «С» и «D». В двух книгах – «А» и «В» – регистрировались исходящие документы. Две другие книги – «С» и «D» – служили для регистрации входящих документов.

В книгу «А» копиистом вносился полностью текст писем, реляций, докладов, посылаемых из коллегии на имя царя и Сената, с указанием «всех чинов», подписавших документ. В книге «В» записывались все остальные документы, которые отправлялись из коллегии всем другим учреждениям и отдельным лицам. Книга «В» велась аналогично книге «А». Записи в книгах велись в хронологической последовательности отправления документов; причем кратко указывалось название дел, что связывало эти книги регистратуры с журналом Повседневной записки.

Книга «С» представляла собой, во-первых, все указы и дела, полученные в течение года от царя и Сената и расположенные в хронологической последовательности, во-вторых, реестр к ним. Все это переплеталось вместе и приобретало форму книги.

В книгу «D» включались все остальные документы, полученные коллегией от других учреждений и отдельных лиц. Документы в книге располагались по провинциям и в хронологической последовательности; к ним также составлялся реестр, а затем все эти материалы, собранные за год, переплетались. В реестре книги «D» документы регистрировались в хронологической последовательности с указанием учреждений, откуда они были присланы. Благодаря этому необходимую справку о деле можно было получить и по книге «D», и по журналу Повседневной записки. Таким образом, журнал Повседневной записки представлял своеобразный указатель к книгам «регистратуры».

Столь большое количество регистрационных документов, к тому же дублирующих друг друга, и требовавших отвлечения значительных трудовых ресурсов и рабочего времени, несомненно отрицательно сказывалось на быстроте решения вопросов и вело ко все усугублявшейся волоките.

Большое внимание в Генеральном регламенте уделено порядку удостоверения документов. Документы, составленные на основании принятых решений, подписывались членами присутствия, оказавшимися в момент подписания налицо. Кроме того, на документах была обязательна «скрепа» (подпись) секретаря канцелярии. Скрепа свидетельствовала о правильности составления документа по форме и соответствии закону по содержанию.

Наиболее важные документы составлялись секретарем канцелярии, остальные, по указанию секретаря, – канцеляристами. Часть документов (дипломы, патенты) составлялась «по генеральным формулярам» (образцам). Документы, подготовленные канцеляристами, проверялись секретарем.

В специальной главе Генерального регламента устанавливался порядок пользования печатями. Для каждой коллегии предусматривалась своя печать с изображением государственного герба и указанием коллегии. Проставление печати на документах должно было производиться в присутствии двух свидетелей; одним из них мог быть вахмистр.

Генеральный регламент не оставил без внимания вопросы охраны государственной тайны. Так, пакеты с документами, полученными от царя или Сената, мог распечатывать только президент коллегии. Категорически запрещалось хранение кем бы то ни было служебных документов дома.

За серьезные должностные преступления, нарушения государственных интересов (хищение и подделка документов, преждевременное разглашение решений коллегии и тайны голосования, взяточничество) предусматривались строгие меры наказания как «вышним, так и нижним» чинам: смертная казнь, «вечная на галеры ссылка с вырезыванием ноздрей и с отнятием всего имения». За меньшие преступления назначались – временная ссылка на галеры, полная или частичная конфискация имущества, лишение чина или денежный штраф.

В делопроизводстве коллегий возникло много новых разновидностей документов, которых не знало делопроизводство в приказах. Кроме того, многие документы XVI-XVII вв. получили новые наименования. Толкование наименований таких документов дается как в самом тексте Генерального регламента, так и в особом списке иностранных слов, приложенном к регламенту.

Изменился состав документов, носящих законодательный характер Так, наиболее распространенный в XVI-XVII вв. вид документа – грамота – в XVIII в использовалась, главным образом, в сношениях с иностранными государствами. Внутри государства применялись, в основном, указы царя. Кроме того, появились другие виды документов законодательного характера – регламенты, уставы, инструкции (генеральные и партикулярные), приговоры и др.

Изменились названия и появилось много других видов документов, употреблявшихся в переписке центральных и местных учреждений XVIII в. Так, прежние наказные грамоты воеводам, заменили инструкции, место памятей заняли «промемории» и «требования», а место прежних отписок – реляции, рапорты, доношения, экзекуции (донесения об исполнении указов царя).

Жалованные грамоты Генеральным регламентом были переименованы в дипломы , причем жалованные грамоты на чин получили название патентов .

Наиболее употребительные в XVII в. просительские документы – челобитные – не изменили своего названия, но существенно изменилась форма их написания. Согласно указу Петра I от 1723 г. требовалось, чтобы титул царя указывался только один раз в начале челобитной, а сама просьба излагалась по пунктам. Это облегчало чтение и усвоение содержания челобитных, проставление указаний об исполнении (на полях против каждого пункта) и контроль исполнения.

В коллежском делопроизводстве наблюдаются определенные изменения и в формуляре документа: выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа, в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX веке.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

В делопроизводстве XVIII в., по сравнению с XVI-XVII вв., практиковалась более четкая группировка документов в первичные комплексы (дела) и их хранение.

Основную массу первичных комплексов составляли дела, рассматриваемые коллегиями в обычном порядке. В большинстве случаев в эти дела документы группировались по вопросам (предметно-вопросному признаку). Но нередко документы группировались в дела по корреспондентскому и географическому признакам. Применение географического признака при первичной группировке документов отчасти объясняется тем, что структурные подразделения канцелярий коллегий (столы и повытья ) ведали не только отдельными вопросами, но и теми или иными территориями государства. В связи с этим дела, сформированные в столах и повытьях, представляли документацию более или менее определенного содержания и относящуюся к определенной географической местности.

Отдельную группу документов коллегий составляли указы царя и Сената. Эта категория документов группировалась в дела отдельно от остальных документов, как правило, по номинальному, авторскому и хронологическому признакам. Такая группировка законодательных актов царя и Сената отчасти объясняется системой регистрации, введенной Генеральным регламентом, – наличием книги «С» регистратуры.

Генеральным регламентом было введено понятие об архивах и установлен порядок сдачи в них законченных производством дел. Эти вопросы нашли отражение в специальной (44-й) главе Генерального регламента, касающейся организации архивов при коллегиях. В ней предусматривалось создание трех категорий архивов: а) текущих архивов при канцеляриях коллегий и контор, в которых все документы и дела должны были храниться в течение трех лет; б) ведомственных архивов (архивов коллегий), в которые канцелярии должны были сдавать с «роспискою архивариусу» все документы и дела по истечении трех лет; в) государственных (исторических) архивов, куда всеми коллегиями должны были сдаваться «особые уставы, регламенты и все документы», нужные для справок (остались лишь в проекте).

При этом требовалось, чтобы дела сдавались в архивы в систематизированном виде и в сопровождении описей, к которым составлялись алфавиты личных имен.

Законодательство петровского времени и, прежде всего, Генеральный регламент, является важнейшим этапом в дальнейшей бюрократизации государственного аппарата и бюрократизации документирования его деятельности. Кульминационным пунктом развития этой бюрократизации явилось законодательное оформление правового положения дворянства и чиновной бюрократии «Табелем о рангах», введенным в действие в 1722 г. Согласно Табели о рангах всему составу государственных чиновников были присвоены чины и титулы, которые закрепляли чиновную иерархию Российской империи. Эти чины и титулы употреблялись вплоть до 1917 года и служили благотворной почвой для процветания «чинопочитания» в государственном аппарате царской России.

Табелем о рангах всего было установлено 14 классов чинов: от канцлера, действительного советника (1-й класс) до коллежского регистратора (14 класс). Чинам были присвоены общие титулы: «высокопревосходительство» (1 и 2 классов), «превосходительство» (3 и 4 классов), «высокородие» (5 класса), «высокоблагородие» (6, 7 и 8 классов), «благородие» (остальных классов).

Кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присваиваемые по должности («господин предводители дворянства», «господин губернатор» и т.п.). При обращении в письменной форме частные титулы соединялись с общими (например, «Его высокопревосходительству господину тайному советнику...»).

Второй вид частных титулов связывался с происхождением. Такими титулами были: князь, граф, барон, дворянин.

В последней четверти XVIII в. в России проводится коренная реорганизация местного аппарата управления. Уже в 60-х годах этот аппарат оказался недостаточно работоспособным. Губернские, провинциальные и воеводские канцелярии не справлялись с многочисленными распоряжениями Сената, коллегий и контор. Жалобы на волокиту и злоупотребления местной администрации являлись характерными для современников.

В 1775 г. Екатериной II был опубликован закон под названием «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи». Особенностью губернской реформы 1775 г. было перенесение центра тяжести управления с центральных органов власти на места с наделением главных должностных лиц местной администрации необычайно широкими полномочиями.

Результатом губернской реформы 1775 г. явилась ликвидация большинства коллегий, из которых были оставлены только три – Иностранных дел, Военная и Морская. Функции ликвидированных коллегий были распределены между новыми местными учреждениями и Сенатом.

«Учреждения для управления губерний» подробно определили не только место и функции новых присутственных мест, но и порядок делопроизводства в этих учреждениях, основанный на положениях Генерального регламента.

Особое внимание в «Учреждениях» уделено установлению иерархии «властей и мест» и определению порядка сношений между ними. Переписка между учреждениями превращается в своеобразный ритуал, который нужно было хорошо знать, чтобы занимать свое место в служилой бюрократии.

Для сношений «властей и мест» устанавливались определенные виды документов, в зависимости от положения учреждения в иерархической лестнице. Т.е. создавалась иерархия не только учреждений, но и документов.

Губернаторы получали от царя и Сената указы и представляли им рапорты и доношения . Всем учреждениям губернии губернаторы давали предложения и получали от них представления . С нижестоящими должностными лицами губернаторы сносились предписаниями и принимали от них рапорты и доношения . Точно таким же образом были выстроены сношения всех остальных местных и центральных органов власти и должностных лиц.

Таким образом, в видах документов и порядке сношений выражалась строгая субординация учреждений. Вышестоящие инстанции «указывали», нижестоящие «доносили» об исполнении указаний. Равные инстанции сносились между собой на паритетных началах – предложениями и сообщениями.

Аппарат местных учреждений XVIII в., так же как и в коллегиях, состоял из двух частей – присутствия и канцелярии . В состав присутствия губернских учреждений входили советники и асессоры, имевшие право подписания документов. Канцелярию возглавлял секретарь. Помимо него, в зависимости от объема работы местного учреждения, штат канцелярии состоял из чиновников: регистраторов, протоколистов, канцеляристов, писцов.

Порядок решения дел в учреждениях, созданных по реформе 1775 г., был в основном коллегиальным. Как и в коллегиях, дела рассматривались на заседаниях присутствия. Сам процесс подготовки и решения дел складывался из четырех этапов.

Первый этап – получение и регистрация документов. Все поступающие в учреждение документы должны были приниматься только в самом учреждении. На «входящем» документе председателем присутствия или старшим членом присутствия отмечалась дата получения документа, после чего он заносился в реестр входящих документов и докладной реестр. Зарегистрированные документы распределялись по соответствующим исполнителям и заносились в целях установления очередности слушания дел в настольный реестр. Секретарем канцелярии велась роспись решенных и нерешенных дел с указанием, где находятся эти дела.

После регистрации поступивших документов начинался второй этап – подготовка дел к слушанию на заседании присутствия. По делу собирались различного рода дополнительные материалы: справки, выписки из законов и т. д. После этого секретарем канцелярии составлялась докладная записка по данному делу. Докладная записка представляла собой краткое изложение данного дела по существу, а также ссылки на соответствующие статьи законов. В докладной записке указывался инициативный документ, на основании которого возбуждалось дело (указ, прошение, доношение и др.) и описывалось, со ссылкой на документы, все последующее производство по делу. В справках приводились текстуально или в сокращенной форме свидетельства, акты и другие доказательства. В ссылках указывались статьи законов и в необходимых случаях приводились выписки из них. Докладные записки скреплялись по листам подписью секретаря, несшим ответственность за точность записки и за соответствие ее формы закону. Составление докладной записки требовало большого умения. Она была документом, на основании которого обычно и решалось дело.

Подготовленное таким образом дело выносилось затем на заседание присутствия. Начинался третий этап в процессе решения дел – слушание и решение дела на заседании присутствия. Ход обсуждения и решение по делу документировались в журнале заседания присутствия, представлявшем из себя подробный протокол заседания присутствия. На основании протокола принятое решение формулировалось в виде «приговора» или «определительного решения», которые включались в состав рассматриваемого дела.

После этого наступал четвертый этап – исполнение дела. Оно заключалось в изготовлении исходящего документа. Исходящие документы записывались дословно в реестрах, которых было два: один реестр служил для регистрации рапортов, доношений, представлений, а другой для регистрации сообщений равным учреждениям, а также указов и предписаний подчиненным учреждениям и лицам. Журналы, протоколы и исходящие документы скреплялись подписью секретаря и подписывались всем составом членов присутствия. Каждое учреждение имело свою печать, которой, помимо подписей, удостоверялись документы.

В «Учреждениях для управления губерний» определяется и порядок ведения архивов в местных учреждениях. Архивы учреждений делились на текущий и окончательный . В текущем архиве хранились уставы, регламенты, инструкции и другие справочные материалы для постоянного пользования. В окончательный архив сдавались по описи законченные производством дела, а также документы, ненужные для текущей работы.

XVIII век в развитии делопроизводства характеризуется непрерывным нарастанием бюрократического начала со все усиливающейся ролью чиновничества, набиравшегося из дворян. Делопроизводство в учреждениях этого периода представляло детально регламентированный «обряд», сложности которого способствовала громоздкость государственного аппарата и его неповоротливость.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИИ ПЕРВОЙ ПОЛОВИНЫ XIX В.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения. Местные органы управления в этот период не претерпели серьезных изменений.

Для укрепления центрального аппарата управления в 1802 г. были созданы первые восемь министерств : военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, финансов, коммерции, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государст­венное казначейство. Одновременно с министерствами в 1802 г. был уч­режден Комитет министров – высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выхо­дящие за рамки компетенции одного министра и требующие совместного согласованного решения. Одновременно с этим была проведена и реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя так­же функцию надзора за правительственным аппаратом.

Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Колле­гиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: при министрах были созданы Советы министра , имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как единоначальникам исполнителям воли императора и определило делопроизводство министерств как исполни­тельное .

Окончательно единоличное министерское начало победило с изданием в январе 1811 г. «Общего учреждения министерств» – законодательного акта, определившего организационное устройство министерств, организа­цию делопроизводства в них и систему взаимоотношений с другими учре­ждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число ми­нистерств и произошли некоторые изменения в перераспределении функ­ций между ними.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие товарищ (замес­титель) министра. Министры и товарищи министров назначались импера­тором и были ответственны только перед ним. При министре действовал совещательный коллегиальный орган – совет мини­стра, он состоял из директоров департаментов. В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов.

Аппарат министерства состоял из департаментов, они дели­лись на отделения, отделения – на столы. Директора департаментов под­чинялись непосредственно министру, начальники отделений – директо­рам департаментов, а столоначальники – начальникам отделений.

При министре и в каждом департаменте существовала канцелярия. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента, канцелярии департаментов по своему внутреннему устройству были проще: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систе­му делопроизводства министерств и других государственных учреждений: от создания документов и до их хранения в архивах.

Весь процесс де­лопроизводства делился на следующие пять этапов :

1. порядок вступления дел;

2. движение дел, или собственно «производство»;

3. отправление дел (составление документов);

4. ревизия дел;

5. отчёты.

1. «Порядок вступления дел» определялся следующим образом. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали ука­зы и повеления верховной власти, переписка министра с другими минист­рами, губернаторами и с лицами равными по чину. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали также от­зывы на его предписания, жалобы на решения департаментов и секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими уч­реждениями и лицами, разного положения и подчиненными, представле­ния от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все дела по срокам исполнения делились на три кате­гории: текущие дела (т. е. дела, поступавшие на общих основаниях в соот­ветствии с установленным порядком); чрезвычайные дела (т.е. докумен­ты, которые нельзя было исполнить на основе действовавших правил и разрешение вопросов, затронутых в них, требовало «особенных, чрезвы­чайных» мер); и дела, не терпящие времени (т.е. срочные документы, чаше всего связанные с интересами казны). Естественно, что дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии; директору департамента – правитель дел канцелярии департамента. Эту стадию можно рассматривать как предварительное рассмотрение дела, которое не влекло за собой никаких решений, но определяло дальнейший ход документа в министерстве. На поступившем документе секретарь отмечал дату его поступления, а начальствующим должностным лицом (директором департамента или предсе­дателем присутствия) давалось указание об исполнении (т. е. резолюция): «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

Достаточно сложным был и процесс регистрации документов. Посту­пившие документы регистрировались на всех ступенях их движения – в канцелярии министерства, в департаменте, в отделении. Все поступающие документы записывались в журнале. В нем излагалось краткое содержание документа, указывался номер, учреждение или лицо, от которого поступил документ, дата поступления.

В канцелярии министра вёлся общий журнал для регистрации всех по­ступающих в нее документов. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свои частные журналы регистрации поступающих документов, в них вносились только те документы, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к компетенции департаментов.

Аналогично регистрировались документы, поступающие в департа­менты. После записи документов в общем журнале департамента они рас­пределялись по отделениям, где документы вновь подвергались процедуре регистрации. Всё это отрицательно сказывалось на оперативности решения дел, сроки исполнения которых были значительными (до 6 месяцев).

Регистрировались и все отправляемые документы. В канцелярии ми­нистра и в департаментах было по два журнала отправляемых документов: общий и частный . В общий журнал вносились все документы с «самым кратким означением их содержания», в частном журнале документы запи­сывались «во всем их пространстве (от слова до слова)».

2. Порядок движения , или собственно производство дел, также был строго регламентирован. Директор канцелярии министра рас­пределял документы по департаментам и докладывал о них министру. На документах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку «нужное». Эта надпись обязывала директора департамента на следующий день представить необходимые све­дения или исполнить документ. Такие документы записывались в «осо­бенный краткий реестр» канцелярии. Остальные документы распределя­лись директором канцелярии по отделениям и столам для исполнения их согласно резолюции министра.

Предписания министра и документы с надпи­сью «нужное» и «в собственные руки» немедленно представлялись дирек­тору. Другие документы пополнялись необходимыми сведениями и докла­дывались директору департамента начальниками отделений.

По документам, требовавшим разъяснения, составлялись за подписью начальника отделения и скрепою столоначальника записки. Записки, справки, сведения подписывались теми, «коими они были составлены».

По характеру исполнения исходящие из министерства документы делились на две группы: переписку министра и переписку департаментов. Переписку министра составляли объявления высочайших указов, представления в Государственный совет и Сенат, «сношения» с министра­ми, генерал-губернаторами, предписание департаментам, секретные доку­менты. Все остальные документы относились к переписке департаментов. Документы, составлявшие переписку министра, исполнялись в департа­ментах, скреплялись директором департамента и представлялись на под­пись министру. Секретные и не входящие в компетенции департаментов документы исполнялись в канцелярии министра.

Документы, относившиеся к переписке департаментов, исполнялись в отделениях, скреплялись начальниками отделений и представлялись на подпись директору. Начальник отделения мог подписывать документы, содержащие сообщения каких-либо сведений, запросы, справки. В этом случае на них должна была быть скрепа столоначальника.

3. Отправление дел, или порядок составления документов, сложившийся в учреждениях XIX в., подробно регламентировался законодательством. До 60-х годов XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он заключался в том, что в начале документа повторялась вся предшествующая ему переписка. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила на­звание «экстракта». Однако и в этом случае дела достигали огромных размеров.

Устанавливались определенные правила составления всех видов документов. В документе выделялись следующие составные части (употребляя современную терминологию – реквизиты): заглавие, содер­жание – «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, «особен­ные пометки, бланковые и конвертные надписи». Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. в делопроизводстве появляются бланки учреждений с угло­вым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланков включаются наименование министерства или ведомства, наименование учреждения и структурной части, от которой исходил документ, дата документа и его номер по журналу регистрации. Занимает свое обособленное место заго­ловок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на документ-запрос (прототип современного реквизита «Ссылка на номер и дату входящего документа). Вначале бланки писались от руки, а затем стали изготавливаться типографским способом. Применение типографских бланков намного ускорило процесс состав­ления документов.

Законами было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все канцелярское делопроизводство – переписка, журналы, реестры, записки и пр. – велось на простой бумаге. Прошения, жалобы и отзывы писались на гербо­вой бумаге. Она имела пять разновидностей цен («разборов»); чем выше была инстанция куда посылался документ, тем дороже для этого требова­лась гербовая бумага.

4. Ревизию дел, т.е. проверку исполнения документов в министерствах проводили директора департаментов и начальники отделе­ний; в губерниях – сам губернатор или начальники присутственных мест. Начальники отделений проверяли исполненные и неисполненные доку­менты по столам и давали сведения директору департамента. Директору департамента предписывалось законом каждый месяц проверку исполнен­ных и неисполненных документов по регистрационным журналам и на­стольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На осно­вании этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ре­визия дел предусматривала проверку хранения документов и дел, пра­вильности составления заголовков к делам, причин задержки в рассмотре­нии дел.

5. Отчеты представляли последнюю стадию в делопроизводстве по «Общему учреждению ми­нистерств». Законом устанавливалось три вида отче­тов: «отчёт в суммах», «отчёт в делах» и «отчёт в видах и предложениях». Отчёты в суммах представляли собой финансовые отчеты, отчеты в делах – это отчеты об основной деятельности министерств. «Отчёт в видах и пред­ложениях» являлся планом улучшения деятельности министерства, мини­стры обязывались ежегодно подавать их императору.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только её четкая законодательная регламентация, но и появление доста­точно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое распространение в этот период имели письмовники – сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII – начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Предназначались такие сборники самому широ­кому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.

Смена коллегий министерствами и, соответственно, коллегиального принципа управления принципом единоначалия, сопровождалась детальной регла­ментацией процесса делопроизводства законодательными нормами. В начале XIX в. возникают новые разновидности документов и для каждой из них устанавливаются правила их составления. Строжайшая регламента­ция составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов в первой половине XIX в., призванная упорядочить делопро­изводство на практике приводит к усилению волокиты и многолетнему путешествию документов по различным инстанциям, к резкой бюрократи­зации государственного аппарата царской России.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИИ

Важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.

Одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по до- кументационному обеспечению управления.

С этого времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970 — 1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документове- дения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75 , а также Альбом унифицированных форм документов и Методические указания по их применению.

Особое значение этой системы заключается в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», который также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Делопроизводство в современной России

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций ( , и др.). В большей части этих организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база , которая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.сайт/

Вопрос 1. История развития делопроизводства в России

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

1 . Возникновение делопроизводства в России

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получил определенное развитие один из аспектов делопроизводства, а именно - документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911г., 945г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.

Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначались места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в "Ларь Святой Троицы", придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в "вечевой избе" - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать "Великого Новгорода".

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17см.). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда и название данной технологии работы с документами - "столбцовое делопроизводство". Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовались уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.

Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Но это был период, когда постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. В этот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

2 . Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV века по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство.

Появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа:

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "черным" его, т.е. исправлял, а молодший подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 - 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3 . Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4 . Делопроизводство в России в XIX - XXI веках

4 .1 Система министерского делопроизводства

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII века президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

"Общее учреждение министерств" от 25 июня 1811 года стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил "предмет ведения государственных дел" министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все "письмоводство" (т.е. делопроизводство).

"Общим учреждением министерств" устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

§ порядок вступления дел;

§ движение их, или собственно так называемое производство;

§ отправление дел;

§ ревизия;

§ отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или "расположение обстоятельств дела", подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались "бланковые надписи": наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

4 .2 Развитие советского делопроизводства

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению "письмоводства", сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил.

В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой" и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне -- Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие "делопроизводство" именуют также термином "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

4 .3 Делопроизводство в современной России

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…".

Это положение развито в новейшем правовом акте - Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006г. №149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.

Вопрос 2. Организация работы инспектора отдела кадров

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Инспектор отдела кадров - это специалист службы работы с персоналом в различных компаниях и организациях. Диапазон решаемых им задач на предприятиях очень широк, но в основном эти специалисты занимаются ведением кадрового учёта и делопроизводством.

В настоящее время профессия инспектора по кадрам стала очень актуальной, в связи с появлением в России множества западных фирм, с которыми пришло понятие "корпоративной этики" и "корпоративной культуры". Кроме того, изменение законодательства в области труда также потребовало от учреждений самого разного уровня и масштаба наличия грамотного специалиста в области кадрового делопроизводства. Сама отрасль работы с персоналом сильно эволюционировала - появилось разделение на отделы кадров, отделы по работе с персоналом, отделы по найму персонала (рекрутинг), отделы по компенсациям и поощрениям, отделы развития персонала и прочие.

Инспектора по кадрам занимаются в основном кадровым делопроизводством, вопросами зачисления и увольнения из штата, отпусками. Уровень учреждения, а также его принадлежность к государственному или частному сектору определяют доходы кадровика.

Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

Приказами и распоряжениями руководства;

Должностной инструкцией инспектора отдела кадров (должностной инструкцией инспектора по кадрам).

Специалист по кадрам должен знать основы делопроизводства и управления, быть компетентным в юриспруденции, владеть современными методами работы с персоналом.

Преимущества профессии : размеренность труда, определенность основных обязанностей.

Ограничения профессии : повышенная ответственность, монотонность труда.

1 . Тип и класс профессии

Профессия инспектора отдела кадров относится к типу "Человек - Знак", она связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами. В ней требуются логические способности, умение сосредотачиваться, интерес к работе с информацией, развитое внимание и усидчивость.

Также она относится к типу "Человек - Человек", так как предполагает общение и контакты с людьми.

Профессия инспектора по кадрам относится к классу "исполнительских", так как связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям. Она требует организованности, исполнительности.

2 . Содержание деятельности

Основная деятельность инспектора по кадрам - работа по сопровождению персонала в организации, а также ведение делопроизводства.

Инспектор по кадрам обеспечивает прием, размещение и оформление принятых сотрудников, совместно с руководителями подразделений организует проведение их трудоустройства и работы по адаптации к производственной деятельности.

Инспектор по кадрам организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

Инспектор по кадрам организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. Ведет учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам. Также занимается подготовкой материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Инспектор по кадрам может заниматься подготовкой документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представление этих документов в органы социального обеспечения.

Инспектор по кадрам следит за обеспечением социальных гарантий трудящимся в области занятости, соблюдением порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

Инспектор по кадрам организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров.

3 . Требования к знаниям и умениям специалиста

Для успешного освоения профессии инспектора отдела кадров необходимы базовые знания по обществознанию, юридическим наукам.

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен знать :

Кадровое делопроизводство;

Трудовое законодательство;

Правила и внутренние нормативы кадровой деятельности в организации;

Основы документооборота и архивного дела, и т.п.;

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен уметь:

Работать с документами, нормативными актами;

Взаимодействовать с людьми;

Осуществлять процесс трудоустройства, увольнения, рассчитывать отпуска и т.п.

4 . Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Для успешной деятельности в качестве инспектора отдела кадров необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:

Способность к концентрации внимания;

Склонность к работе с информацией;

Склонность к работе в сфере общения;

Эмоциональная устойчивость.

5 . Условия труда

Инспектор отдела кадров может работать как самостоятельно, так и в коллективе, который может состоять из нескольких специалистов. Чаще всего представители данной профессии работают в помещениях. Это могут быть офисы компаний и организаций, либо даже домашние условия. Работа происходит преимущественно сидя, с использованием компьютера. Как правило, это спокойная деятельность, хотя и в работе инспектора отдела кадров могут периодически случаться командировки, разъезды или деловые встречи.

Инспектор отдела кадров имеет много ограничений в рамках своей деятельности. С одной стороны, он может принимать собственные решения при выполнении поставленных задач. С другой стороны, он часто ограничен требованиями и нормами своей профессии.

6 . Пути получения профессии

Базовым образованием для инспектора отдела кадров может служить юридическое, экономическое, педагогическое или психологическое профессиональное образование. Владея им, достаточно окончить специальные курсы по кадровому делопроизводству. Кроме того, во многих учебных заведениях существует специальность "специалиста по управлению персоналом". Для дальнейшего повышения квалификации специалистов существуют семинары и тренинги.

7 . Области применения профессии

Инспектора отдела кадров могут работать в таких организациях и сферах, как:

Предприятия и организации;

Государственный и коммерческий сектор;

Компании по аутсорсингу или аудиту кадровых услуг и т.п.;

8 . Перспективы карьерного роста

Инспектора отдела кадров могут специализироваться в конкретных сферах производства, бизнеса и прочей деятельности. Зачастую профессиональных рост инспектор отдела кадров связан с освоением новых приемов и способов кадрового делопроизводства, постоянным изучением новых норм, правил и основ трудового законодательства.

Также человек с профессией инспектора отдела кадров может осваивать смежные специализации, такие как: бухгалтер, юрист, менеджер по персоналу и т.п.

При этом профессия инспектора отдела кадров может предполагать и управленческий путь развития. В данном случае человек может начать руководить отделом кадров и выйти на уровень директора по персоналу.

В случае данного направления карьерного роста рекомендуется развивать управленческие умения, осваивать такие профессии, как: менеджер.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.

Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

3. Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII века. // Очерки русской культуры XVII века. - М.: Изд. МГУ, 2000 - Ч.2 - С.44 - 109.

4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.:Высшая Школа,2003.

5. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.

6.Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. - 427 с.

7. Павленко Н. И. Пётр Великий. - М.: Мысль, 2003 - С.536 - 637.

8. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.01 №197- ФЗ в ред. от 01.12.07.

9. Гражданский Кодекс РФ, Часть I от 30.11.94 в ред. от 01.02.08.

10. Авдеев. В.В. Управление персоналом: оптимизация командной работы. Реинжиниринговая технология: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2008

11. Берд П. Продай себя. Тактика совершенствования вашего имиджа.-Минск. Амалфея, 2006.

12. Воробьев Л.А. Основы управления производством: Учебное пособие. Л.А. Воробьев. - Мн.: НПЖ "Финансы. Учет. Аудит", 1997.

13. Комисарова Г.А. Управление человеческими ресурсами: Учебное пособие. - М.: Дело, 2003.

14. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия.- М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАУЭиУ, 2008.

15. Музыченко В. Управление персоналом. - М.: издательский центр "Академия", 2006. делопроизводство коллежский министерский инспектор

16. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

17. Федорова Н.В. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. - М.: КНОРУС, 2005.

18. Шапиро С.А. Управление человеческими ресурсами.- М.: ГроссМедиа, 2007.

Размещено на сайт

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа , добавлен 30.03.2016


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 15.01.2017


Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 08.10.2014


Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа , добавлен 18.02.2009


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Автоматизация делопроизводства в отделе кадров. Цели эффективности создания вычислительной системы. Разработка общего алгоритма функционирования системы и алгоритмов решения отдельных функциональных задач. Требования к рабочим местам пользователей ВС.

дипломная работа , добавлен 07.08.2012


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. КРАТКАЯ ИС ТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Определение делопроизводства по Г ОСТу 16487-83 (название ГОСТа). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления

делопроизводство унифицированный документация

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством, это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа - столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет - высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 - 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

1.2 Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88 (название ГОСТа). Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ - автоматизированная система управления.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

v Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

v Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

v Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

v Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

v Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

v Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

v Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

v Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке.Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

Размещено на Аllbest.ru

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 15.01.2017


Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа , добавлен 30.03.2016


Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.

лекция , добавлен 11.01.2011


Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа , добавлен 18.02.2009


Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 08.10.2014


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 25.05.2015


Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа , добавлен 10.02.2009


Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.

учебное пособие , добавлен 20.12.2010


Описания применения компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления. Характеристика делопроизводства Астраханской государственной консерватории. Анализ документопотоков, организации работы с документами.

;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое занятие № 2 ;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Тема: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Основные этапы развития истории делопроизводства в России.

Цель: Изучить основные этапы развития истории делопроизводства в России.

;font-family:"Times New Roman CYR";color:#000000" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое задание:

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития системы делопроизводства в дореволюционной России

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития делопроизводства в Советских учреждениях

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Период с " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVI " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVII " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. (Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.) Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">грамоты, указы и приговоры " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Боярской думы. Между собой приказы сообщались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">памятями " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отписки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитные.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; учетные данные заносили в книги: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">писцовые, дозорные, переписные " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сметных списков; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> судебная деятельность нашла отражение в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.(Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">2. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» (Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении своего чина подданейшее поступать имеют.), утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, " xml:lang="en-US" lang="en-US">D " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> равные инстанции посылали друг другу " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предложения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сообщения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. появляется новый вид документа — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">протокол. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитных, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> которые стали называть " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошения челобитчиковы. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для учета численного состава армии составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">штаты, табеля, списки, ведомости; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ход военных действий отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">дислокациях, диспозициях, предположениях " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для «сношений» с иностранными государствами пользовались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">нотами, меморандумами, письмами; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> дипломаты отправляли на родину " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">реляции, письма, депеши. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Судебная документация включила " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">допросы, клятвенные обещания, показания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> результат судебного разбирательства излагался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приговорах, определениях, выписках из журналов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Бухгалтерский учет отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">балансе — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">главной книге " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по- ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">\ " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«ревизских сказках», " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> на основании которых составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">губернские сводки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">формулярные (послужные) списки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">министерским.

Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение принципа иерархии означало последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> порядок вступления дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> движение их, или собственно так называемое производство;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отправление дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ревизию;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отчеты.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. (В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка министра;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ — министр или директор департамента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От императора министр получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">повеления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял ему " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доклады " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> (или " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки) " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Государственного совета — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">высочайше утвержденные мнения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Сената получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сенатские указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, рапорты, доношения; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Комитета министров — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">выписки из журналов заседаний, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Между собой министерства обменивались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношениями, сообщениями, официальными письмами. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты, доношения, представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Директор департамента мог направлять министру " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки (докладные записки), представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в департаменты других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненным — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в отделения других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">журналах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других — «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул не писали.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Характерно, что некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.,* вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.*, называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">телеграмм, телефонограмм.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">4. Государственное делопроизводство в советскую эпоху

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">С начала 1920-х годов государство патронировало это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки вопросов делопроизводства. (Подробнее о деятельности ИТУ и причинах его ликвидации см.: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">История " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. — М., 1974. - С. 105—113.) В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">законы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> его Президиум — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">постановления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> народные комиссары — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">решения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">распоряжения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> начальники управлений и отделов исполкомов — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

 создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения о кадрах канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> механизацию труда канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> унификацию и трафаретизацию служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> изучение в школах правил составления служебных документов;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,* ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)(С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов (В настоящее время они перерабатываются).

В советскую эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.

С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Главная » Понятия » История возникновения делопроизводства. Основные этапы развития истории делопроизводства в россии