Создания или получения до завершения. Документооборот
Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 - 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документацион- ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен-
дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .
См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.
Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов .
Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:
- прием и первичную обработку поступающих документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- порядок регистрации поступающих документов;
- порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
- порядок регистрации отправляемых документов;
- порядок отправки документов;
- порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
- порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
- учет и анализ объемов документооборота;
- организацию работы с документами в структурных подразделениях .
Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .
Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную - объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.
Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:
- увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;
- ущемление и игнорирование законных прав граждан;
- неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;
- издание документов, не обладающих юридической силой;
- срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
- отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц - прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;
- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
- отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.
Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.
Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.
Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.
- См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
- См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23-24.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.
Говоря о движении документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
ü прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
ü предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
ü регистрация документов;
ü организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
ü обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
От того насколько рационально организована работа с документами зависит скорость получения информации.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документооборот делится на составляющие части – документопотоки :
1. входящие (поступающие в организацию)
2. исходящие (отправляемые в другие организации)
3. внутренние (предназначенные для работы внутри организации)
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Каждый из 3-х потоков имеет особенности в СОСТАВЕ, ОБРАБОТКЕ, ДВИЖЕНИИ
По составу:
ü к входящим относятся
а) документы вышестоящих организаций (постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
б) документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
в) документы неподчиненных учреждений, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
г) обращения граждан (предложения, заявления, жалобы)
ü к исходящим относят информацию направляемую во внешний мир, главным образом, это ответные письма, излагающие просьбу, предложение или инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции
ü к внутренним относят документы, создаваемые внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
Маршрут движения документопотоков различен, причем наиболее сложный маршрут проходят входящие документы. Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. И здесь особенно важно правильно РАСПРЕДЕЛЯТЬ документы, чтобы выделить те, которые не рассматриваются руководителем, а сразу направляются в структурные подразделения. Раздаточный материал:
Схема движения входящих документов
На этапе исполнения со всеми документами ведется информационно-справочная работа.
Схема движения исходящих документов
Схема движения внутренних документов
Сравнить потоки документооборота и выявить особенности движения внутренних документов.
Выполнить Работу № 61 в РТД
ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ
1. Раскройте понятие «Документооборот», «организация документооборота», «документопоток».
2. Раскройте состав документопотока входящих документов.
3. Какой маршрут проходя входящие документы?
4. Раскройте состав документопотока исходящих документов.
5. Какой маршрут проходят исходящие документы
6. Раскройте состав документопотока внутренних документов.
7. Какой маршрут проходят внутренние документы?
Этапы
В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.
См. также
Ссылки
- Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»
- Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Wikimedia Foundation . 2010 .
Синонимы :Смотреть что такое "Документооборот" в других словарях:
Документооборот … Орфографический словарь-справочник
Документооборот - движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
Сущ., кол во синонимов: 1 оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… … Экономический словарь
Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;... Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… … Официальная терминология
Документооборот - (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации … Экономико-математический словарь
документооборот - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика
Процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив … Энциклопедический словарь экономики и права
документооборот - документообор от, а … Русский орфографический словарь
Книги
- Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учете , Семенихин В.В.. Важность организации документооборота в организации трудно переоценить, так как на нём основывается не только внешний контроль за организацией, но и система внутреннего учёта. В данной книге…
- Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте (+CD) , Касьянова Г. Ю.. В книге изложен методологический подход и даны практические рекомендации по документированию хозяйственных операций и организации документооборота. Все рекомендации даны с учетом требований…
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
План
2. Регистрация документов
3. Контроль исполнения документов
4. План работ по совершенствованию делопроизводства
1. Организация документооборота
Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
* документы, поступающие из других организаций (входящие);
* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
* первичную обработку; документ обработка дело фиксация
* предварительное рассмотрение;
* регистрацию; документ обработка фиксация
* рассмотрение руководством;
* передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
Направляемые на рассмотрение руководителю организации,
Направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
2. Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов необходима для решения следующих задач:
Учет количества документов;
Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
Обеспечение возможности ведения контроля исполнения
документов;
Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние -- в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
Индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/08-17, где
218 -- порядковый регистрационный номер;
08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
Название документа;
Дата документа;
Индекс документа;
Дата поступления документа (для входящих документов);
Индекс поступления документа (для входящих документов);
Заголовок документа или его краткое содержание;
Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
Срок исполнения;
Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа -- ответа);
Номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
* исполнители;
* расписка исполнителя в получении документа;
* ход исполнения;
* приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
* постановку документа на контроль;
* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
* проверку и регулирование хода исполнения;
* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
Формирование картотеки контролируемых документов;
Направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
Получение информации о ходе и результатах исполнения;
Запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
Снятие документов с контроля по указанию руководителей;
Формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:
* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;
* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;
* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.
4. План работ по совершенствованию делопроизводства
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
1. Документирование
1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
1.2 Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
1.3 Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.
1.4 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).
1.5 Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.
1.6 Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
2. Организация работы с документами
2.1 Изучение и анализ технологии работы с документами.
2.2 Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.
2.4 Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
2.5 Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.
2.6 Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.
2.7 Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
2.8 Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
2.9 Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
2.10 Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.
Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.
Секретарю необходимо:
Знать основные направления работы руководителя и фирмы;
Знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
Предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
Выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.
Список использованной литературы
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.
Секретарское дело - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Документооборот - это движение документов в ОВД с момента их подготовки или получения до завершения его исполнения. Организация документооборота, учета и исполнения документов. Формирование дел. Номенклатура дел. Контроль исполнения документов.
реферат , добавлен 03.07.2008
Делопроизводство на предприятии с полным циклом обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Документы для закрепления производственных отношений внутри предприятия и с другими организациями, требования к ним.
реферат , добавлен 15.05.2009
Делопроизводство это - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Обеспечение сохранности документной информации. Анализ документооборота предприятия. Методы учета, сокращения документооборота.
реферат , добавлен 28.06.2008
Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.
презентация , добавлен 11.10.2013
Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.
контрольная работа , добавлен 16.11.2009
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
реферат , добавлен 23.09.2010
Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 26.10.2011
Сущность понятия "документооборот". Прием и первичная обработка входящих и исходящих документов. Передача документов внутри организации. Макеты потоков документооборота. Организация рабочего места делопроизводителя. Основные группы условий труда.
контрольная работа , добавлен 02.04.2011
Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.
презентация , добавлен 02.07.2012
Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии. Регистрация документов, контроль их исполнения. Формирование дел и их систематизация. Анализ системы документационного обеспечения на примере учреждения медико-социальной экспертизы.
