Как составить приказ на выплату материальной помощи работнику? Приказ о выплате материальной помощи.

Материальная помощь – неоднозначный вид выплат , слабо регулируемый законодательством. Данное обстоятельство неизменно порождает множество вопросов по поводу порядка оформления, учета и налогообложения.

Назначение материальной поддержки

Прежде всего, необходимо определиться с назначением выплаты. Работодатель должен понять, что материальная помощь не является частью фонда оплаты труда . Ее нельзя отнести к премированию за заслуги работника, и потому она не должна оговариваться в положении об оплате труда. Материальная помощь относится к категории социальной поддержки работников .

Материальная помощь – это добровольное желание работодателя поддержать сотрудника, попавшего в тяжелые жизненные обстоятельства. Назначение ее может быть разным, но всегда индивидуальным . Обычно социальные гарантии в организации предусматривают участие руководства в случае:

смерти сотрудника;
смерти близкого члена семьи работника;
заключения брака для организации свадьбы;
рождения ребенка;
чрезвычайной ситуации (кража, стихийные бедствия);
лечения и оздоровления.

Материальная помощь по своему назначению бывает:

целевая;
нецелевая.

Выплаты, связанные с семейными обстоятельствами (смерть, свадьба, рождение), относятся к целевым . В свою очередь, выплаты, возникающие в результате чрезвычайной ситуации, относятся к нецелевой категории.

Документы и основания для составления

Материальная помощь должна включаться в:

коллективный договор;
трудовой договор;
локальный нормативный акт организации по социальным гарантиям сотрудников.

Если размеры и назначение финансового подспорья не оговорены в трудовом и коллективном договорах, то организация обязана разработать внутренний нормативный акт – положение о социальных гарантиях. Документ гарантирует работникам порядок назначения пособия и его размер.

Надо отметить, что материальная помощь не является обязанностью компании, поэтому руководство каждый раз принимает решение индивидуально по конкретному случаю.

Для этой цели в организации издается приказ на материальную помощь . Основанием для него служит принятый в компании нормативный акт или договор.

Перед изданием приказа работнику необходимо обратиться с просьбой к руководству об оказании содействия. Сотрудник пишет заявление в свободной форме, в котором указывает причину возникновения тяжелой денежной ситуации.

К заявлению сотруднику необходимо приложить копии документов , доказывающих возникновение обстоятельств, требующих финансового содействия. В случае погребения членов семьи – свидетельство о смерти, документ о подтверждении родства. В случае рождения ребенка – свидетельство о рождении.

Если речь идет о чрезвычайных ситуациях, то справку из органов контроля о потере имущества. При оплате свадебных расходов предоставляется свидетельство о браке.

Общие понятия и оформление

Материальная поддержка предоставляется сотруднику, попавшему в затруднительную ситуацию. Заострить внимание на этом обстоятельстве необходимо , так как на практике организация может выписывать материальную помощь всем сотрудникам в честь предстоящего праздника, например, к Новому году. На самом деле подобное подспорье носит неоднозначный характер . Встречаются случаи, когда судебные органы относили ее к разовым праздничным премиям.

Материальная поддержка может рассматриваться как дополнительное условие улучшения финансового положения работника . Именно так получила распространение материальная помощь к отпуску. Такой вид услуги является нецелевым , так как нет определенности, куда работник потратит полученные средства.

Работодатель может по своему желанию прийти на выручку работнику в любом положении, которое не подпадает под категорию чрезвычайности.

Если в организации не предусмотрено документальное оформление в договоре или положении о социальных гарантиях, то основанием служит резолюция начальства на заявлении работника . Подобный вид денежной помощи выплачивается исключительно за счет прибыли .

При получении заявления работника и копий доказательных документов работодатель сверяет основание и размер запрашиваемой суммы с нормативными актами, принятыми на предприятии. Если руководство принимает решение удовлетворить просьбу сотрудника, то отдел кадров пишет соответствующий приказ .

На основании приказа бухгалтерия организации, в свою очередь, проверив наличие всех необходимых документов, выдает деньги служащему через кассу или на банковскую карту .

При отражении материальной помощи в бухгалтерском учете принимаются различные проводки в зависимости от назначения и документальных оснований. Если поддержка закреплена в договорах и нормативном акте, предназначена для целевого решения затруднительной жизненной ситуации, то она отражается по кредиту счета 70 .

В случае отсутствия оказанной поддержки в нормативной документации суммы выплат начисляются по дебету 73 счета и кредиту 91 . Если помощь оказана бывшим работникам или родственникам умершего сотрудника, то она должна отразиться на дебете 76 счета и кредите 91 счета .

Материальная помощь включается в расчетный лист сотрудника , так как необходимо принять решение о порядке налогообложения.

При налогообложении НДФЛ материальной помощи необходимо учитывать понятие единовременности . Если материальная помощь выдается несколькими выплатами на основании одного и того же документа – она считается единовременной и не подлежит налогообложению в случае соблюдения законодательных рамок размера суммы.

Если в течение года работнику выплачивалась материальная помощь на разных основаниях, то не подлежит налогообложению только первая из них .

Размеры помощи на 2018 год

Работодатель может самостоятельно определять размер материальной помощи в нормативных актах. Однако, рекомендуется учитывать, что суммы до 4000 рублей , выплаченные в одном расчетном периоде, не подлежат налогообложению НДФЛ, страховыми взносами.

Если материальная помощь не прописана в нормативных актах , то до 4000 рублей она также может не облагаться налогами. При превышении установленного порога материальная помощь подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Законодатель считает, что налогообложению не подвергаются :

выплаты в качестве единовременного возмещения ущерба от стихийных бедствий или терактов;
по причине смерти члена семьи работника;
при рождении ребенка у сотрудника с условием, что размер выплат не превышает 50000 рублей.

Отдельно оговаривается материальная помощь по смерти членов семьи. Она не подлежит налогообложению, если это члены семьи первой очереди согласно Семейному кодексу Российской Федерации, то есть родители, супруги, дети.

В случае если умерший родственник был бабушкой, дедушкой, братом, сестрой, тетей, дядей и так далее, не облагаются только 4000 рублей .

Необходимые реквизиты

В приказе на материальную помощь в обязательном порядке должны быть указаны :

реквизиты организации (название, адрес, контакты);
документ-основание для оказания поддержки (положение о социальных гарантиях, договор);
причина оказания финансовой поддержки (тяжелая ситуация, возникшая у работника);
персональные данные получателя с указанием должности либо родства, если выдается на похороны умершего сотрудника;
срок выплаты;
подпись руководителя.

К приказу в обязательном порядке прилагаются заявление сотрудника и копии документов для подтверждения расходов в бухгалтерии предприятия.

Образец документа

Законодательно утвержденного образца составления приказа на материальную помощь не существует . Законодатель отдает предприятию право самостоятельно разработать форму документа. Единственное условие, чтобы приказ отвечал принципам делопроизводства . То есть приказ должен быть издан на фирменном бланке предприятия.

Фирменный бланк предполагает наличие :

полного и краткого названия организации;
адреса (юридический и почтовый);
контактных данных (телефон, электронная почта);
логотипа;
номера и даты документа.

В случае отсутствия в организации фирменного бланка, специалисту отдела кадров необходимо прописать все обязательные реквизиты в правом верхнем углу .

Приказ должен содержать номер и дату составления согласно журналу учета распоряжений по личному составу . После номера и даты следует наименование приказа «Об оказании материальной помощи сотруднику».

Далее описывается причина выплаты денежной поддержки. После слова «Приказываю» указываются размер, сроки выплаты, персональные данные получателя, реквизиты документа основания. Завершает приказ расшифровка должности, подписи руководителя и непосредственно росчерк.

Нередко работники предприятия нуждаются в материальной помощи, с чем они и обращаются к работодателю. Такая помощь облагается всеми необходимыми государственными отчислениями, если она не имеет веских оснований и является нецелевой.

Помощь на медицинские услуги является исключением и не подлежит налогообложению в любом случае, о чем следует предоставить документальное доказательство.

При выплате одноразовой социальной помощи любому руководителю не стоит пренебрегать изданием внутреннего нормативного акта, так как приказ дает возможность:

Указать вид материальной помощи, что может сыграть существенную роль при уплате ;
Является основанием для начисления средств бухгалтерией;
Является документом для вычитания налогов из работника и организации в зависимости от вида помощи и налогообложения;
Также необходим для определения правильной суммы для прочих вычитаний во внебюджетные организации.

Какие выплаты работодатель может выплачивать сотруднику помимо заработной платы – узнайте в этом видео:

Законодательные основы

В формирования документа необходимо опираться на:

Положения ТК РФ;
Коллективный договор;
Внутренние локальные акты;
Положение об оказании материальной помощи.

Кем составляется и подписывается документ

Изначально в качестве основания для издания приказа необходимо заявление работника с приложенными к нему соответствующими справками, которые легли в основу обращения к руководству, без официального обращения помощь выдана не будет.

Важно: также такие справки могут стать основанием для выдачи материальной помощи, необлагаемой налогом. вы узнаете, как правильно составить заявление на материальную помощь в связи с лечением.

В ответ на данное официальное заявление при утвердительном решении руководства, так как она не является обязательной, необходимо издать указ.

Решение нередко принимается посредством сбора акционеров или заседанием прочей комиссии, особенно если просьба касается внушительной суммы и расходования личных средств предприятия.

Обычно составлением подобной документации занимается секретарь, после чего документ обязательно должен подписать сам руководитель или уполномоченное на подобные действия лицо.

Основные составляющие документа

Документ не имеет утвержденной законодательством формы, однако он должен содержать все необходимые данные:

Шапка бумаги содержит:

Наименование и реквизиты фирмы;
ФИО руководителя;
Дату и место составления;
Порядковый номер.

Далее идет слово «Приказ» с основанием:

После чего указываются причины выдачи помощи со ссылкой на полученные от работника документы и заявление;
Указать необходимую сумму и дату выплаты;
Сведения о работнике, которому требуется материальная помощь;
Вариант выдачи средств – наличный или безналичный расчет. вы узнаете, как вернуть средства по безналичному расчету;
Указывается лицо, ответственное за проведение всего процесса.

После чего руководитель пописывается.
Ниже ставит свою подпись работник, фамилия которого указана в качестве ответственного лица.

Образец приказа о выплате материальной помощи. Фото: groupmedia-s.ru

Когда и каким образом выдается материальная помощь

Материальная помощь может быть выдана по любому случаю, если это одобрил руководитель, но в законодательных актах упоминаются только отдельные самые актуальные варианты выдачи средств:

На медицинское обслуживание по причине тяжелой болезни или полученной вне производства травмы, в таком случае к заявлению следует приложить справку из медицинского учреждения;
В случае смерти члена семьи работника или его самого, но в таком случае помощь выдают его родственникам, необходима копия свидетельства о смерти;
Рождение малыша – копия свидетельства о появлении в семье ребенка. Как правильно составить – узнайте по ссылке;
Получение серьезных убытков из-за чрезвычайных ситуаций, необходим документ, к примеру, акт об оценке повреждений капитального строения или прочие документы, такие как выписка из банка о действительно понесенных убытках;
Реконструкция и обновление жилья, тогда необходима справка о постановке на учет работника как лица, нуждающегося в подобном мероприятии;
Оздоровление дорогостоящее или за рубежом, так же как и в случае основного лечения необходима справка от врача, что работник действительно нуждается в оздоровлении

Размер подобных выплат

Важно: размер выплаты регулирует работодатель, он может удовлетворить просьбу, как в полном, так и в частичном объеме, все зависит от щедрости работодателя и состояния дел на производстве.

Однако существуют суммы, указанные законодателем:

Каждый работник, только что ставший родителем по любой причине – рождение ребенка, усыновление, опекунство имеет право на максимальную выплату в размере – 50 000 рублей за год, при этом данная сумма не облагается НДФЛ;
Согласно ст. 217 НК РФ при выплате материальной помощи работнику, которая составит доход менее 4 000 рублей, налог также не взимается;
Помощь нецелевого типа до 4 000 рублей, также является отличным вариантом выдачи средств, а если все оформить как подарок с договором дарения, то можно уложить в сумму 8 000 рублей;
Важно: если была оказана помощь без указания причины, налоговая может удержать штраф до 25% от размера неуплаченного налога, в то время как целевое назначение выплаты не подлегает взиманию налога.

Правила составления приказа

Для издания приказа можно использовать фирменный бланк предприятия, на котором уже имеет шапка в правом верхнем углу;
Формировать документ можно, как от руки, так при помощи компьютерного составления;
Документ обязательно должен содержать порядковый номер согласно внутреннему исчислению локальных актов и все необходимые данные;
В обязательном порядке кроме шапки, документ должен складываться из распорядительной части и заверительной;
Составляется приказ только после официального обращения работника или его родных;
Он обязательно должен содержать подпись ответственного лица после его ознакомлением с содержанием бумаги.

Пример приказа о выплате помощи при рождении ребенка. Фото: kurovskoe-auto.ru

Как не допустить ошибки

При написании заявления на материальную помощь следует понимать, что она будет выдана в день, указанный в приказе, так как нет ограничений по периоду ее выплаты.

Данные средства могут выплатить сотруднику в день выплаты зарплаты с внесением в ведомость или же в любой день по индивидуальному расходному ордеру. Все это подразумевает обязательное указание в приказе дату выплаты.

Кроме размера выплаты необходимо указать в документе источник средств, так как это играет важную роль для бухгалтерии в оформлении проводок и при уплате налогов.

При выдаче подарков по случаю праздников и прочих событий следует указывать сумму до 4 000 рублей, выше только при условии существования договора дарения.

К приказу по любому случаю на материальную помощь необходимо прикладывать справки и прочие документы, подтверждающие нужду работника в поддержке.

Заключение

Приказ о выдаче средств при острой нужде в них работника формируется в произвольном стиле или согласно внутренне разработанной форме на предприятии, но при этом следует помнить, что при его формировании важно вносит необходимые реквизиты, а также прикладывать соответствующую документацию, чтобы в дальнейшем избежать неоправданных расходов при уплате налогов и прочих отчислений.

Какие существуют разновидности материальной помощи работникам предприятия – смотрите тут:

" № 24/2010

Если компания выплачивает сотрудникам матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка, поощрение надо оформить приказом руководителя. Прямо об этом нигде не сказано, но чиновники из Минздравсоцразвития настаивают на наличии такого документа. С 1 января 2010 года суммы матпомощи не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И приказ подтвердит, что была выдана именно помощь по случаю рождения малыша.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Что касается содержания документа, то в нем все на усмотрение работодателя, но есть несколько важных моментов, которые лучше отразить в приказе.

От взносов и налога освобождена только матпомощь в размере не более 50 000 рублей. Причем лишь при условии, что деньги компания выдала в течение года после рождения или усыновления малыша (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Поэтому в качестве основания издания приказа необходимо написать заявление сотрудника с датой подачи, а также перечислить реквизиты подтверждающих документов: свидетельства о рождении или усыновлении ребенка. Стоит оговорить и крайний срок для выплаты.

Помощь можно выплатить любому из родителей малыша. А если и папа, и мама работают в компании, то заплатить можно обоим. Тогда у каждого будет право на льготу по НДФЛ и взносам в 50 000 рублей. При необходимости можно оформить один документ сразу на нескольких сотрудников.

Матпомощь при рождении ребенка – выплата единовременная. Поэтому и перечислять ее сотруднику следует одной суммой. В Минздравсоцразвития нам сообщили, что если компания выплатит деньги по частям, то на вторую и последующие части потребуется начислить взносы и НДФЛ. Даже если общая сумма матпомощи лимит в 50 000 рублей не превысит.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 10-к
О выплате материальной помощи по случаю рождения ребенка

В связи с рождением 1 июня 2010 года ребенка у менеджера отдела продаж ООО «Компания» Сидоровой Светланы Сергеевны, а также на основании пункта 2.3 Положения о выплате материальной помощи сотрудникам ООО «Компания», утвержденного приказом от 11.01.10 № 12-89,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить Сидоровой Светлане Сергеевне единовременную материальную помощь по случаю рождения ребенка в размере 40 000 рублей в срок до 5 июля 2010 года включительно.

2. Главному бухгалтеру Петровой Анне Петровне обеспечить начисление материальной помощи в соответствии с настоящим приказом.

Основание: заявление Сидоровой Светланы Сергеевны от 28.06.10 (вх. № 156), копия свидетельства о рождении ребенка от 01.06.10 № II-АГ 235689, выданного Черемушкинским отделом ЗАГС по г. Москве.

Одна из мер поддержки материнства в России – обязательная выплата единовременного пособия при рождении ребенка. Читайте, как правильно составить приказ об этой выплате, скачайте образец документа.

Читайте в нашей статье:

Как оформить приказ о выплате единовременного пособия при рождении ребенка

Приказ о единовременной выплате составляется по традициям организации, он не имеет обязательного унифицированного бланка. Тем не менее эти распоряжения очень распространены и выглядят примерно одинаково.

Пять ловушек, которые вас подстерегают,

Как и прочие документы по предприятию, приказ о единовременной выплате составляется на фирменном бланке и содержит номер, дату публикации и название.

Текст распоряжения состоит из двух частей. В первой, распорядительной, руководитель приказывает, чтобы бухгалтерия начислила, а кассир выплатил пособие. Помимо ФИО работника, которому выплачивается пособие, указываются его должность, структурное подразделение, дата рождения ребенка и его ФИО. Во второй части, дающей обоснование выплаты, необходимо перечислить документы, предоставленные сотрудником.

Какие документы нужны для оформления приказа

Не позднее чем в 6-месячный срок с момента рождения ребенка работник должен предоставить следующий пакет документов:

Свидетельство о рождении ребенка. Оно оформляется в любом удобном родителям органе ЗАГС, независимо от места прописки, либо в МФЦ.

Свидетельство о рождении надо получить в течение месяца с момента рождения, иначе на родителей будет наложен штраф.

Справка, подтверждающая факт родов по форме 24. Ее выдают одновременно со всем пакетом документов в роддоме и переоформляют в ЗАГСе при получении свидетельства о рождении. Если справка потеряна – необходимо обратиться снова в медицинское учреждение за дубликатом.
Справка, удостоверяющая, что второй родитель не получал единовременную выплату. Она выдается в бухгалтерии по месту работы или в соцзащите, если в семье есть безработный.

Кем подписывается приказ о выплате единовременного пособия при рождении ребенка

Приказ о выплате подтверждается печатью организации, а подписывается традиционно руководителем либо его замещающим сотрудником. Кроме этого, необходима подпись заявителя, подтверждающая ознакомление с документом.

12.07.2017, 20:44

Работник организации обратился с заявлением, в котором попросил оказать ему материальную помощь. Директор не против откликнуться на просьбу сотрудника. Поможем кадровому специалисту оформить приказ о выплате материальной помощи в связи со смертью родственника.

Решение об использовании чистой прибыли принимают акционеры

Учредители организации (участники и акционеры) могут направить часть чистой прибыли на выплату материальной помощи. Такое решение учредителей должно быть оформлено документально.

К сведению
Материальная помощь – это выплата, производимая организацией в пользу физических лиц. В том числе, сотрудников, их родственников и посторонних людей. Выплата материальной помощи может быть связана с трудной жизненной ситуацией, рождением ребенка, смертью члена семьи. Также матпомощь может быть выдана к отпуску, профессиональному празднику и т.д.

Если в организации один учредитель, то выделение части прибыли на выплату матпомощи оформляется решением единственного учредителя (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Если учредителей несколько, то нужно составить протокол общего собрания участников (акционеров) (ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Если решение о выплате принято, можно оформлять приказ

Если просьбу работника решено удовлетворить, то нужно выпустить приказ о выплате материальной помощи. Унифицированного бланка такого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Также вы можете образец приказа о выплате материальной помощи.

К сведению
В общем случае, материальная помощь облагается НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). Однако в некоторых ситуациях налог платить не нужно. Так, например, НДФЛ не взимается:
с матпомощи до 4000 рублей за год на одного сотрудника;
с материальной помощи в размере не более 50 000 руб. при рождении (усыновлении) ребенка;
с единовременной материальной помощи сотруднику или бывшему работнику-пенсионеру в связи со смертью родственника – члена семьи.

Главная » Тгп » Как составить приказ на выплату материальной помощи работнику? Приказ о выплате материальной помощи.