Ответственность за хранение документов. Последствия неправильного хранения электронных документов

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу - это хранение электронных документов. О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.

Если товар покупателя должен рассматриваться как основной элемент в результате смешивания, покупатель и мы соглашаемся с тем, что покупатель назначает нам пропорциональное совместное владение в этом случае; Настоящим мы принимаем перевод. Покупатель сохраняет наше единственное или совладельство с недвижимостью для нас. 5 Если клиент сохраняет сохраненные товары как неотъемлемую часть имущества третьей стороны, клиент настоящим передает претензии третьей стороне или стороне, к которой он относится Вознаграждение равно стоимости товаров, подлежащих удержанию титула плюс 20% страховой премии со всеми дополнительными правами, в том числе по предоставлению нам ипотечного кредита с приоритетом над остатком.

Ответственность в цифрах из законодательства

За неправильное хранение некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность, и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

Мы принимаем это задание. 6 Если зарезервированные товары устанавливаются клиентом как неотъемлемая часть их собственного имущества, клиент настоящим присваивает претензии, связанные с коммерческой продажей имущества или имущественных прав в размере стоимости зарезервированных товаров плюс 20% надбавки за безопасность Вспомогательные права и ранжируются впереди остальных. Мы принимаем задание7. В случае доступа третьих лиц к зарезервированным товарам, в частности изъятиям, покупатель укажет на нашу собственность и немедленно сообщит нам, чтобы мы могли отстаивать наши права собственности.

Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.
Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц - от 100 000 до 200 000 руб.
Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

Дни с даты выставления счета без вычета, бесплатно, оплачиваются в каждом случае нам. В таких случаях, а также ухудшении кредитных клиентов обстоятельств, мы имеем право требовать предоплаты за дальнейшее выполнение поставок. Сроки доставки и услуг. 1 Что касается крайнего срока поставок и услуг, то преимущественную силу имеет только наше письменное подтверждение заказа в последней версии.

Соблюдение сроков требует своевременного поступления всех, поставляемого заказчик, необходимые согласования, высвобождает, своевременная осветления и утверждение планов, соблюдение согласованных условий оплаты и другие обязательствами. Это также применяется, если обстоятельства возникают у наших поставщиков, особенно в случае несостоятельности нашего субподрядчика. Вышеупомянутые обстоятельства не отвечают за нас, даже если они возникают во время уже существующего дефолта. Обязательство клиента своевременно оплатить согласованную покупную цену остается неизменным.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ;
Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах" ;
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" .

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов , совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же, именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид.

1. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

То же самое относится, если покупатель имеет право в результате задержки в доставке груза, приходящаяся на нас, чтобы сделать прекращение его заинтересованность в дальнейшем выполнении договора. В этом случае наша ответственность ограничивается предсказуемым, обычно происходящих повреждений, если задержка поставки не из-за ошибки нашего умышленного нарушения договора, и может быть отнесено к нам, если наши представители или агенты. 7 Точно так же мы несем ответственность за несвоевременную доставку в соответствии с положениями законодательства, если это связанно с умышленным или небрежным нарушением договора, где вино приходящееся на наши представитель или агентов.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Если приобретенный товар является подвижным предметом, который обычно используется в зданиях в соответствии с его назначением, применяются также положения закона. За ущерб, которые не охватываются пунктом 1 и которые основаны на умысла или грубой небрежности или злого умысла со стороны нас, наших законных представителей или наших агентов, мы несем ответственность в соответствии с положениями законодательства. В этом случае, однако, ответственность за ущерб ограничивается обозримой, как правило, произошедшим ущерб, если мы не действовали, наши законные представители или наши доверенные лица намеренно.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете» , ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов. Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года , но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 .

Это не применимо в случае нас, наших законных представителей или заместителей агентов, которые могут нанести вред жизни, конечностям или здоровью, или если мы, наши законные представители действовали умышленно или грубо небрежно, или если наши простые заместители действуют действенно умышленно. производство по чертежам заказчика, мы несем ответственность только за соблюдение чертежа. 10 В случае допущения консалтинговых и строительных задач мы несем ответственность только с явным письменным соглашением.

Собственность на инструменты, светильники, чертежи и документы

Следующие условия распространяются на поставки и услуги лицам, действующим при заключении договора в ходе их коммерческой или независимой профессиональной деятельности, а также юридическим лицам в соответствии с публичным правом или специальным фондом публичного права. Поставки и услуги предоставляются исключительно нашим общим условиям доставки и оплаты, которые покупатель принимает после получения нашего подтверждения заказа, самое позднее, после принятия заказанных товаров. Отклоняющиеся условия покупки заказчика также не являются содержанием договора приемки заказа. Заказы, вспомогательные соглашения, изменения и другие соглашения действуют только с нашим письменным подтверждением. Информация и иллюстрации, содержащиеся в брошюрах и каталогах, являются стандартными аппроксимациями, если они прямо не обозначены нами как обязательные. Они не являются гарантиями. Это обязательство начинается с получения документов в первый раз и заканчивается через 36 месяцев после окончания деловых отношений. Обязательство не распространяется на документы и знания, которые обычно известны или которые уже были известны клиенту при получении, не будучи обязательными к тайне или впоследствии передаются третьей стороной, имеющей право на передачу или клиентом, без использования нашей тайны Документы или знания, которые необходимо разработать. Кроме того, это обязательство не распространяется на документы и знания, которые должны быть раскрыты в связи с юридическими обязательствами или распоряжениями суда или органа. Инструменты и устройства, созданные для производства поковок, остаются - независимо от расчета себестоимости - нашего имущества, а также чертежей или технических документов, предоставленных клиенту о поставляемых товарах или их изготовлении.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2. В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения считается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Если не оговорено иное, производственные затраты на образцы и производственное оборудование будут выставляться отдельно от товаров, которые должны быть поставлены. Это также относится к производственному оборудованию, которое необходимо заменить из-за износа. Расходы на содержание и надлежащее хранение, а также риск повреждения или уничтожения средств производства несет нас. Если покупатель прекращает или прекращает сотрудничество в течение производственного времени образцов или производственного оборудования, все производственные издержки, понесенные до этого, будут нести его. Производственное оборудование может быть выпущено, если достигнуто взаимосогласованное соглашение, и покупатель полностью выполнил свои договорные обязательства. Мы бесплатно сохраняем производственные средства через три года после последней поставки заказчику. Затем мы просим клиента письменно прокомментировать в течение шести недель для дальнейшего использования. Наша обязанность хранить концы, если никаких заявлений не сделано, или новый порядок не установлен в течение этих шести недель. Если покупателю требуется более длительный срок хранения, чем три года, мы имеем право потребовать затраты на хранение. Производственное оборудование, связанное с клиентом, может использоваться нами только для сторонних поставок с предварительного письменного согласия клиента. Сумма счета должна быть немедленно без каких-либо вычетов. . Если не оговорено иное, наши цены указаны в евро, исключая упаковку, фрахт, почтовые расходы и страхование.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекут занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Налог на добавленную стоимость взимается дополнительно в каждом действительном размере. Если иное прямо не согласовано, наши счета-фактуры будут выплачиваться полностью в течение 30 дней с даты выставления счета. Мы неоспоримо поставили товар частично дефектный, покупатель, тем не менее обязан внести плату за дефектную часть, если частичная поставка не имеет никакого интереса к нему. В случае неисполнения платежа мы можем прекратить выполнение наших обязательств до получения платежей после письменного уведомления клиенту. Переводные векселя и чеки принимаются только после согласования и только за счет исполнения и при условии, что они будут дисконтированы. Дисконтные сборы будут взиматься с даты оплаты суммы счета. Исключена гарантия правильного представления векселя и выставления счета протеста. Если после заключения контракта существенный риск нашего требования к платежу из-за отсутствия эффективности клиента можно увидеть, мы можем отказаться от услуги и определить покупателя в разумный срок, в течение которого он должен заплатить поезд за поездку против доставки или безопасности. В случае отказа заказчика или безуспешного срока мы имеем право выйти из договора и потребовать возмещение убытков. Решающим для соблюдения даты поставки или срока поставки является уведомление о готовности к отправке или готовности к сбору. Срок поставки продлевается надлежащим образом, если применяются обстоятельства, указанные в пункте 15. Определенное нами количество доставки допустимо для расчета. Наша продукция поставляется в соответствии с требованиями заказчика как в одноразовой, так и в многоразовой упаковке, как в соответствии с Постановлением об упаковке. Одноразовая упаковка, такая как деревянные ящики, коробки и т.д. Оплачивается по стоимости и не возвращается. Подвижные и решетчатые поддоны, поддоны с креплениями и крышками, контейнерами и кассетами остаются нашей собственностью и должны быть возвращены на место доставки без каких-либо затрат для нас. В противном случае мы вправе отправлять их по собственному выбору или хранить их за счет и риск клиента. Мы также имеем право на последнее, если взятая нами пересылка не может быть выполнена без нашей вины. В случае отсутствия специального соглашения мы выберем транспортные средства и транспортный маршрут, разрешены частичные поставки. При передаче на железную дорогу, экспедитор или перевозчик или в начале хранения, но самое позднее, когда вы покидаете завод или склад, риск передается клиенту, даже если мы приняли поставку. Если мы можем предвидеть, что товар не может быть доставлен в течение срока поставки, мы информируем об этом клиента и сообщим ему о причинах этого и, если возможно, даем ожидаемую дату поставки. Если поставка задерживается из-за обстоятельств, перечисленных в Разделе 14, или посредством действия или бездействия клиента, предоставляется разумное продление срока поставки. Покупатель имеет право выйти из договора, если мы несем ответственность за несоблюдение даты поставки, и он сделал нам разумный льготный период без успеха. Мы оставляем за собой право собственности на поставляемый товар до исполнения всех требований, связанных с деловыми отношениями с клиентом; В этом случае все поставки считаются согласованной операцией доставки. Для текущих счетов зарезервированное свойство считается ценной бумагой для нашего требования к балансу. Клиент имеет право продавать поставленные товары в ходе обычной хозяйственной деятельности, если мы не отменим это разрешение. Однако он не может ни залога, ни сдачи зарезервированных товаров в качестве обеспечения. Он обязан обеспечить наши права в случае кредитной перепродажи зарезервированных товаров. Чтобы заявить о сохранении правового титула, отказ от договора не требуется, если клиент не является потребителем. Все претензии и права, возникающие в результате продажи или любой сдачи товаров, на которые мы имеем право на имущественные права, назначаются покупателем в качестве обеспечения. Настоящим мы принимаем задание. Любая обработка или обработка зарезервированных товаров всегда является ответственностью заказчика. Если зарезервированные товары обрабатываются или неразрывно смешиваются с другими объектами, не принадлежащими нам, мы будем приобретать совместное владение новым объектом пропорционально стоимости счета-фактуры зарезервированных товаров другим обрабатываемым или смешанным объектам во время обработки или смешивания. Если наши товары объединены с другими движимыми объектами, чтобы сформировать единый товар или неразрывно смешиваться, а другой предмет должен рассматриваться как основной элемент, заказчик назначает нам пропорциональное совместное владение, поскольку основной элемент принадлежит ему. Клиент имеет собственность или совместное владение для нас. То же самое относится к веществу, полученному в результате обработки или комбинации или смешивания в отношении зарезервированных товаров. Покупатель должен немедленно сообщить нам о мерах исполнения третьих лиц в зарезервированных товарах, в претензиях, присвоенных нам или в других ценных бумагах, и передать документы, необходимые для вмешательства. Это также относится к любому другому виду обесценения. В случае нарушения обязательств клиентом, в частности в случае невыполнения обязательств по оплате, мы вправе отменить договор в отношении поставленного товара после безуспешного истечения разумного срока, установленного для покупателя. Законодательные положения о несостоятельности крайнего срока остаются без изменений. Кстати, мы имеем право расторгнуть договор, если заявление об открытии производства по делу о несостоятельности будет подано в отношении активов заказной стороны. Состояние товара зависит исключительно от согласованных технических инструкций по доставке. Если нам приходится доставлять по чертежам, спецификациям, образцам и т.д. покупателя, это предполагает риск пригодности для предполагаемого использования. Решающим для контрактного состояния товара является время передачи риска в соответствии с номером. Для материальных дефектов, которые являются результатом неподходящего или ненадлежащего использования, неправильной сборки или ввода в эксплуатацию заказчиком или третьими лицами, обычного износа, неисправности или небрежного обращения, мы так же мало, как для последствия ненадлежащего и без нашего согласия вносили изменения или ремонт клиента или третьих лиц. То же самое относится к дефектам, которые незначительно уменьшают стоимость или пригодность товаров. Претензии на дефекты истекают через 12 месяцев. Это не применяется, если закон требует более длительных периодов. Если согласование товара или первоначальная проверка образцов были согласованы, жалоба на дефекты, которые покупатель мог установить при тщательном принятии или первоначальной проверке образцов, исключается. У нас есть возможность определить дефект. Потребованные товары должны быть немедленно возвращены нам по запросу; Мы принимаем транспортные расходы, если жалоба оправдана. Возмещение расходов исключается, если расходы увеличиваются, потому что товар был перемещен в другое место после нашей доставки, если это не соответствует предполагаемому использованию товаров. Требования юридического обращения покупателя к нам существуют только в той степени, в которой покупатель не заключил каких-либо соглашений со своим покупателем, которые выходят за рамки юридических требований о дефектах. В отношении требований, предъявляемых к регрессу, применяется последнее предложение последнего пункта 13. Мы несем ответственность в соответствии с положениями Закона об ответственности за продукцию, а также в случаях невозможности и невозможности. Кроме того, мы несем ответственность за ущерб в соответствии с правовыми положениями в случаях намерений, грубой небрежности, допущения о гарантии и в случае нанесения ущерба жизни, конечностям или здоровью, за которые мы несем ответственность. Во всех других случаях ответственности требования об ущербе в связи с нарушением обязательства, вытекающего из договорных отношений, а также вследствие несанкционированных действий, исключаются, так что мы не несем ответственности за упущенную выгоду или другие финансовые потери клиента. Поскольку наша ответственность исключена или ограничена на основе вышеуказанных положений, это также относится к личной ответственности наших сотрудников, сотрудников, сотрудников, представителей и заместителей агентов.

Мы имеем право присваивать претензии из наших деловых отношений.
Частичные поставки разрешены в разумной степени.
Они будут оплачиваться отдельно.
Через неделю после начала хранения товары считаются доставленными.
Клиент обязан вернуть поставленный товар.

Форс-мажорные обстоятельства, трудовые споры, беспорядки, официальные меры, отсутствие поставок от наших поставщиков и другие непредвиденные, неизбежные и серьезные события освобождают контрактных партнеров от их обязанности выполнять в течение всего времени нарушения и степени их воздействия.

3. Если документы неправильно хранились или не соблюдены были сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст. 126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи разберем конкретные советы, что сделать для сохранности электронных документов. При этом речь пойдет не о документах со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а в основном о документах, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний. Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов» .

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же все-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;
электронную подпись, поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;
служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);
метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что электронная подпись не будет соответствовать телу документа. Если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.
Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись - он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.
Отсутствие архива служебных документов не так уж страшно, но при необходимости выгрузить их из одного архива удобнее, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.
Метаданные позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номеру и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.
Кроме обычного хранения, нужно настроить резервное копирование всех данных, поскольку носители информации недолговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно подтверждение действительности электронной подписи. Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе еще и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами

Еще одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов - это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу. Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу. Метаданные к копиям помогут быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле, и в какой коробе находятся оригиналы.

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;
отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;
удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы;
составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;
выгрузка документов с электронными подписями;
составление описей к выгружаемым документам;
разделение прав доступа на документы или на виды документов;
возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;
возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом. Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее. Главное, что нужно предпринять с самого начала - это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете», который регламентирует правила хранения бухгалтерских документов. Однако это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы правильно определить порядок и сроки хранения финансовой документации, важно также учитывать требования архивного и налогового законодательства, а также возможные санкции КоАП, наступающие в результате несоблюдения правил хранения и уничтожения документов.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права, поскольку управление бухгалтерскими документами связано как с налоговым законодательством, так и частными положениями архивного закона Российской Федерации. Среди основных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить:

Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.

Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.;

Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. « и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн» , который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 г.

Не стоит забывать о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, однако эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (см. ст. 29). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, содержится аналогичное требование.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет . Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов. Данная норма должна быть соблюдена индивидуальными предпринимателями , применяющими упрощенную систему налогообложения, если другие сроки хранения документов не предусмотрены российским законодательством.

Юридические лица (открытые и закрытые акционерные общества) должны обеспечить сохранность документов, которые образуются в их деятельности, согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. Для обществ с ограниченной ответственностью такое требование установлено Федеральным законом от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», к архивным документам относятся все документов безотносительно к виду носителя (см. ст. 5). Таким образом, архивный сотрудник (или бухгалтер) обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов .

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов.

Способы хранения бухгалтерских документов

Для того чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов - в своем архиве или на территории специализированно архивной компании.

Организация собственного архива

В том случае если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то согласно законодательству под архив необходимо выделить отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), а также системами безопасности и климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В обратном случае важнейшие документы организации рискуют выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.

В целях предотвращения рисков несанкционированного доступа на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах, на входе можно установить металлическую дверь.

Номенклатура дел - это то, что позволит сэкономить сотрудникам организации время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, должна храниться непосредственно в архиве организации.

Внимание! Не допускается выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан, если на то есть разрешение главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг представлен сервис внеофисного хранения документов, при котором функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. В отличие от собственного архива, который, как правило, находится в запущенном состоянии, профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием с соблюдением всех требований архивного законодательства.

К внеофисному хранению документов обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). Но, пожалуй, главное преимущество, которое делает внеофисное хранение более предпочтительным для самого бухгалтера, - это снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (поиск, копирование и т.п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов во многом определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки или визита налоговой инспекции организация понесет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит .

Ответственность за невыполнение требований к хранению бухгалтерских документов может быть как административной, так и налоговой. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб. может быть назначен за несоблюдение архивных требований (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а за грубое нарушение правил бухгалтерского учета, если по причине отсутствия документов в конечном итоге было искажено содержание бухгалтерской отчетности, предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц от 2000 до 3000 руб. (см. ст. 15.11 КоАП).

В ситуациях, когда бухгалтерскиедокументы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора.

Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов . Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты.

Предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации компании (негосударственной организации) необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Следует отметить, что, если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке. В акте должны присутствовать все реквизиты, признанные обязательными Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Общая процедура уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Внимание! Документы могут быть уничтожены только при условии проведения за указанный период инвентаризации. В том случае если период не был обревизован, проводить уничтожение нельзя. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов, целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут составлены согласно требованиям архивного законодательства.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения, равно как и их утрата, влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Главная » Трудовое » Ответственность за хранение документов. Последствия неправильного хранения электронных документов