Утерян больничный лист как получить дубликат. Если работодатель потерял больничный — что делать? Какие нужны документы
С 2009 года, после внесения изменений в Федеральный закон об обязательном социальном страховании (ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.), все пособия по временной нетрудоспособности, а также некоторые другие виды социальных пособий выплачиваются исключительно из средств Фонда социального страхования (ФСС). Естественно, делается это только после предоставления специального документа, подтверждающего наступления страхового случая.
В настоящий момент таким документом является «Лист временной нетрудоспособности», порядок выдачи и оформления которого регулируется Приказом Министерства здравоохранения РФ № 624н, изданным 29 июня 2011 года. К сожалению, нередко случаются ситуации, когда по той или иной причине лист нетрудоспособности теряется. Так как же получить пособие, если временная нетрудоспособность имела место, а вот документ, подтверждающий это, отсутствует?
Если лист нетрудоспособности был потерян самим работником
Если потеря документа случилась ещё до его сдачи в бухгалтерию предприятия, то по закону сотрудник имеет право получить его дубликат листа нетрудоспособности. Правда сделать это так просто, как хотелось бы.
Дело в том, что в Письме ФСС № 14-03-18/15-12956, от 28.10.2011 года, которое было издано специально, чтобы разъяснить некоторые моменты оформления больничных, написано: «В строке «дубликат W» листка нетрудоспособности проставляется отметка "V" в случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом и председателем врачебной комиссии ». В результате некоторые медучреждения стали трактовать это положение так - дубликат больничного может быть выдан только в том случае, если оригинал был утрачен самим лечебным учреждением.
К счастью в том же пункте Письма указано, то при заполнении графы «дубликат W» уполномоченные лица должны руководствоваться уже не действующими сейчас старыми Правилами, утверждёнными Минздравсоцразвитием Приказом № 514 ещё в 2007 году. В пункте 63 старых Правил указывается, что при утере больничного оформлять дубликат должен лечащий врач и председатель врачебной комиссии. То есть они должны именно оформлять документ, а не терять его.
Что касается процедуры выдачи дубликата, то официально она не прописана. Практика показывает, что для получения документа работник должен подать в лечебное учреждение письменный запрос о выдаче дубликата листа нетрудоспособности и приложить к нему справку с места работы о том, что выданный ранее больничный лист в компанию не предоставлялся и оплачен, соответственно, не был.
Обычно, письменного запроса и справки с места работы достаточно для выдачи дубликата без каких-либо осложнений и вопросов со стороны лечебного учреждения.
Если лист нетрудоспособности был потерян на предприятии уже послы выплаты пособия работнику
На первый взгляд эта ситуация кажется практически безвыходной - при отсутствии больничного листа или его дубликата ФСС категорически отказывается возмещать расходы предприятия на оплату пособия по временной нетрудоспособности. Для обоснования своей позиции ведомство даже выпустило специальное информационное Письмо № 15-03-11/12-7761 от 17 июля 2013 г.
В Письме сказано, что основанием для возмещения выплаченных работнику сумм может стать либо сам лист нетрудоспособности, либо его дубликат. Никакие другие документы основанием для выплат быть не могут. Кроме того, в Письме особо подчёркнуто, что дубликат может быть выдан только в том случае, если оригинал больничного листа работник ещё не предоставлял в бухгалтерию своего предприятия.
Впрочем, у предприятия всё-таки есть шанс вернуть выплаченные средства, но для этого придётся обратиться в суд и предоставить очень вескую причину утраты документов. Например, если лист нетрудоспособности был утрачен вследствие пожара, наводнения, кражи или каких-либо других форс-мажорных обстоятельств. В этом случае предприятие должно создать специальную комиссию по расследованию происшедшего.
Если комиссия сможет сформировать документальное подтверждение наступления тех или иных форс-мажорных обстоятельств (справки из МЧС, МВД, коммунальных, пожарных служб и т.д.), то руководитель компании имеет право направить в медучреждение письменный запрос о выдаче дубликата, а затем, в случае отказа медиков или ФСС, обратиться в суд для отстаивания своей позиции. Прецеденты, когда суд выносил решение в пользу предприятия, уже были.
Произвести расчет зароботной платы , и другие виды расчетов любой сложности, Вы сможете в бухгалтерской фирме "Омега".
Оформление дубликата больничного при утере работником в 2019 году осуществляется, как и в прежние годы, на основании Закона № 255-ФЗ . Выдача копии предусмотрена в различных ситуациях: утеря, ошибки, исправления, порча. Порядок замены бланка, дополнительные документы, которые могут потребоваться, разрешенные и недопустимые ошибки подробно описаны в этом обзоре.
Какой бланк изначально подлежит замене
Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ. Часть 5 статьи 13 говорит:
"Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе...".
На место работы сотрудник должен принести оригинал документа .
Правила его заполнения четко регламентированы и установлены "Порядком выдачи листков нетрудоспособности" (утв. Приказом № 624-н от 29.06.2011 ). Бюллетень делится на две части, верхняя заполняется медицинским работником, нижняя – работодателем. Запрещены любые исправления в части документа, заполняемого врачом. Также не допускаются ошибки. То есть должен быть выдан дубликат больничного при исправлении мед организацией в основном документе. При этом старый бланк признается недействительным (п.56 Порядка ).
Внимание ! Ошибки, допущенные работодателем, разрешено исправлять. При этом неверная запись зачеркивается, на оборотней стороне делается правильная запись с пометкой "Исправленному верить", заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Что делать, чтобы получить дубликат больничного листа
Не все знают, как получить дубликат листа взамен испорченного . Здесь все в целом просто и понятно. Работник должен подойти в медицинскую организацию, которая выписала первичный документ, и написать заявление . Также необходимо предъявить паспорт .
Отдельной формы для дубликата не предусмотрено. Он вписывается на том же бланке, что и первичный документ, с соответствующей пометкой.
Период нетрудоспособности указывается одной строкой. Заполнять записи о промежуточном продлении, как это делается в первичном документе, не требуется. В поле "Дата выдачи" проставляется фактическая дата оформления дубликата.
Испорченный больничный необходимо вернуть в поликлинику.
В каких случаях выдается дубликат листка нетрудоспособности
Он оформляется в следующих ситуациях:
- утеря первичного документа работником;
- ошибка врача при заполнении бланка;
- при наличии исправлений в документе;
- бланк заполнен не по инструкции (п. 56 Порядка );
- больничный лист поврежден работником.
Ошибки , которые часто встречаются в оформлении больничных:
- неверные ФИО;
- неправильно указанная дата рождения;
- неправильно указаны периоды болезни и т.д.
Внимание ! Технические помарки не считаются ошибками, выписка другого больничного не требуется.
К таким недочетам относят:
- выход отдельных символов за границы поля;
- лишние пробелы;
- прописные, а не заглавные буквы;
Максимальный период болезни по одному листку нетрудоспособности составляет 30 календарных дней. Если месяц истек, а человек продолжает болеть, по решению врачебной комиссии больничный продлевается и выписывается новый документ, который является продолжением предыдущего. В новом бланке в поле "Продолжение листка нетрудоспособности" указывается номер первого больничного .
При длительном лечении в продолжении второго листка может выписываться третий и далее.
Нужно ли менять все больничные листы при порче одного? Нет, оформление дубликата для продолжения листка нетрудоспособности не требуется – меняется только бланк, в котором была допущена ошибка.
Что делать, если потерял больничный лист
Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.
Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации.
Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ :
"Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания".
Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:
- потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
- потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.
Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем . В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются подтверждающие документы государственных органов. Например:
- Акт от пожарников - при возникновении возгорания.
- Справка из МЧС - при стихийных бедствиях.
- Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
- Акт коммунальных служб - при затоплении помещения.
Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.
Если потеря документа произошла в результате халатного отношения , восстановить больничный можно, только если он еще не был учтен бухгалтерией, и по нему не выплачивалось пособие. Для этого в больницу должен обратиться работник, на которого был оформлен больничный. Это самый надежный способ. Если дубликат запросит работодатель, медицинское учреждение может отказать ему в выдаче повторного бланка, т.к. в существующем Порядке такая возможность не предусмотрена.
В случаях, когда пособие уже было выплачено, работодатель также не сможет получить дубликат. ФСС не будет возмещать организации денежные средства, выплаченные работнику. Такую позицию подтверждает Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 . Сумму выплаченного пособия необходимо списать на расходы организации или удержать с виновного лица.
Образец заявления на выдачу листка нетрудоспособности
Заявление пишется в произвольной форме . Указывается причина выдачи дубликата, если это не утеря документа, обязательно сдается оригинал испорченного бланка. Раньше при обращении гражданином за дубликатом, медицинская организация требовала предъявить справку от работодателя о том, что пособие не было выплачено.
Сейчас процедуру упростили, но прямого запрета на запрос справки нет.
При утере больничного работодателем, в связи с форс-мажорными обстоятельствами, заявление пишется на фирменном бланке компании, в котором должны содержаться реквизиты предприятия. Документ составляется в свободной форме на имя главного врача медицинского учреждения, которое выдало больничный.
Образец заполнения заявления на выдачу листка нетрудоспособности поможет правильно заполнить форму, которая позволит получить копию больничного.
Справка о выдаче дубликата листка нетрудоспособности
Некоторые пациенты, считают, что дубликат больничного сопровождается справкой. Закон не предусматривает выдачу справок при оформлении дубликата. Единственное исключение - длительная болезнь, в течение которой выдано несколько листков нетрудоспособности. Это связано с тем, что каждый бланк имеет собственный уникальный номер . При восстановлении документа изменится и номер больничного, который должен быть указан в продолжении.
Также для многих работников важно знать, как быстро выдадут дубликат больничного листа? Чтобы не менять все бланки, выдается справка, подтверждающая факт замены документа. Об этом говорится в п.3 Письма ФСС от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956 :
"В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен с испорченного листка снимается копия , в которой медицинская организация указывает № нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинской организацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием № заменяемого листка нетрудоспособности".
Социальные пособия, включая выплаты по причине временной нетрудоспособностью гражданина, обеспечиваются за счет ресурсов ФСС (ФЗ № 255. 29.12.2006). Получение компенсации производится при документальном подтверждении имевшего место страхового случая в виде , оформление и выдача которого регламентируются приказом министерства здравоохранения РФ № 624 (29.06.2011). Разрешение ситуаций при утере документа о нетрудоспособности также определено законодательно.
Действия при утере больничного работником
Медицинская организация выдает гражданину бюллетень в день его закрытия или в день обращения работника за ним. При этом право на получение причитающегося по нему пособия распространяется на срок до 6 месяцев после выздоровления (ФЗ № 255, 29.12.2006).
Поэтому в случае потери документа до его передачи в бухгалтерию работодателя гражданин вправе направиться в медицинское учреждение с заявлением на получение дубликата. Он оформляется комиссией в составе лечащего врача, руководителя медицинской комиссии лечебного учреждения, сотрудника регистратуры.
При заполнении нового бланка с учетом письма ФСС РФ № 14-03-11/15-16055 (23.12.2011):
- Обязательно отмечается (символом «V») строка со словом «дубликат».
- Датой выдачи указывается день выписки (повторного оформления).
- Период для оплаты компенсации указывается одной записью, даже если в потерянном варианте данный период был представлен несколькими записями с разными интервалами времени.
- Для маркировки повторно выдаваемого акта допускается использование особого штампа медучреждения.
Дубликат является подтверждением, равнозначным основному листку нетрудоспособности (утраченному). Оплата за весь период болезни будет произведена по заменяющему документу по общим правилам в полном объеме.
Кстати! До недавнего времени для оформления заменяющего документа требовалось предоставление справки с места занятости, подтверждающей, что выплаты по страховой ситуации не производились. Несмотря на необязательность в настоящее время предъявления указанной справки, в медучреждении могут ее запросить, так как прямого запрета на требование подобного подтверждения нет.
Потеря больничного листа по вине работодателя
При утрате работодателем документа о нетрудоспособности сотрудника специальная комиссия, созданная по приказу руководителя организации, выносит решение по ситуации.
Если причиной потери или порчи акта признаны непредвиденные обстоятельства в виде наводнения, пожара, иных стихийных или производственных бедствий, то для передачи в медицинское учреждение составляется протокол с описанием случившейся ситуации. С указанным документом и собственным паспортом работник обращается к лечащему врачу за дубликатом подтверждения нетрудоспособности.
Если бюллетень потерян на предприятии, работник получает полагающуюся сумму выплаты на основании предоставленного заменяющего бланка (дубликата) в случае, если бюллетень не был учтен бухгалтерией (письмо ФСС № 15-03-11/12-7761, 17.07.2013).
Новый бланк взамен принятого на учет и после этого утерянного работодателем не выдается. По законодательству заменяющий бюллетень выписывается при обнаружении в нем ошибочных записей или при утере его самим работником, но не в ситуации обнаружения проблем с документом у работодателя.
Подтверждающие справки из лечебных учреждений не являются финансовыми документами, поэтому не могут приниматься в качестве подтверждения расходов по социальному страхованию (ФЗ № 165 от 16.07.1999, письмо ФСС № 15-03-11/12-7761).
Получение дубликата больничного листа доступно только самому работнику и только до того момента, когда бухгалтерией предприятия будет проведено оприходование в учете акта о нетрудоспособности. После данной процедуры замена листа не выдается, так как ФСС не примет эти расходы и не проведет их компенсацию.
С учетом правил организации в стране архивного дела первичные документы должны быть сохранены в течение не менее 5-летнего срока после отчетного годового периода (ФЗ № 402, 06.12.2011). При обнаружении в ходе проверки, проводимой ФСС, отсутствия по уважительной причине листов нетрудоспособности расходы по их оплате не учитываются.
Чтобы избежать подозрений в намеренной потере работодателем больничных листов для отказа в выплате пособия, от принимающего бланк сотрудника можно потребовать с указанием должности, даты и его собственноручной подписи. При наличии расписки провинившийся сотрудник и работодатель могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 192, ст. 236 ТК РФ).
Кстати! Судебная практика показывает, что возмещение пособий возможно при отсутствии оригинала или дубликата больничного листа. Определением ВС РФ № 305-КГ16-17521 (28.12.2016) была подтверждена невозможность выдачи замены акта при утере работодателем и правомерность начисления выплаты при предъявлении некоторых документов, в числе которых могут быть письма медучреждения (с указанием реквизитов бланка утраченного экземпляра, данных гражданина, информации о заболевании) и копии корешков выданных листов нетрудоспособности.
Утрата документа медицинским учреждением
Потеря бланка больничного по вине сотрудников медицинских учреждений не может стать причиной опровержения факта наступления у гражданина страховой ситуации.
Учреждение обязано выполнить требование, предъявляемое гражданином при обращении с заявлением на выдачу дубликата. Возможно, понадобится предъявление подтверждения с места прохождения комиссии.
В случае, когда медицинский работник испортил бланк, производится повторная выдача акта с соблюдением следующих требований по заполнению (приказ МЗ РФ № 624, 29.06.2011):
- Допускается использование для написания текста гелевой, перьевой или капиллярной ручки, но не шариковой.
- Цвет используемых чернил разрешается только черный.
- Записи выполняются печатными буквами на русском языке, использование латинских букв допускается в наименовании организации-работодателя.
- Текст при написании не должен выходить за границы специально предусмотренных мест (ячеек).
- При наличии ошибок лист считается испорченным и подлежит замене (на новый).
К листку нетрудоспособности прикладывается расчет пособия, производимый страхователем на отдельном листе.
Работа с электронным бланком больничного листа
В качестве эксперимента с 2014 года в ряде субъектов РФ стали выдаваться листы нетрудоспособности в электронном формате. Положительно зарекомендовавший себя проект с осени 2015 года распространился на многие регионы страны, а с июля 2017 года электронный документооборот планируется внедрить повсеместно в РФ.
После указанной даты бумажные носители в течение некоторого времени еще будут использоваться параллельно с электронными вариантами.
Цель использования электронного подтверждения нетрудоспособности гражданина прежняя – подтвердить для работодателя состояние здоровья работника для возможности компенсации недополученного заработка. Отличие только в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронную базу данных с первого дня обращения пациента в клинику.
После закрытия больничного документа информация по каналам связи передается в отделения ФСС и по месту работы пациента.
Преимущества
К числу положительных сторон нововведения относится то обстоятельство, что отпадает необходимость беспокоиться о сохранности ценной бумаги. Сам работник не будет тратить время на получение бумажного экземпляра, с его стороны исключается вероятность случайной потери или порчи больничного.
Оформленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе бюллетень не может потеряться. По нему не возникнут ситуации для выдачи дубликата, так как доступ к электронной версии есть у лечащего врача, отделения ФСС и бухгалтерии работодателя.
Существуют преимущества и для работодателя – нет необходимости обслуживать реальный архив и хранить длительное время бумажные носители информации, отсутствует возможность случайной или специальной потери (порчи) документа.
Законом будут определены четкие сроки, в течение которых предприятие должно оплатить пособие сотруднику. Отслеживание исполнения нормативных требований становится доступно отделениям ФСС. Поэтому после введения новой формы взаимодействия сторон задержек по оплате больничных листов быть не должно.
Кстати! На начальном этапе выдача справок по нетрудоспособности в электронном формате предполагается по согласию гражданина. Оба варианта больничного (бумажный, цифровой) имеют равную юридическую силу и действительны для предъявления в любую организацию.
