Передача дел при увольнении работника. Приказ по основной деятельности об организации приема-передачи дел и документации в связи с увольнением работника (образец заполнения)

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия . Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю. В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ .
3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
3. Проводится инвентаризация.
4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.

Цели следующие:

• гарантия непрерывности рабочего процесса;
• возможность показать предстоящий объем работы;
• оценить текущее состояние дел;
• установление границ ответственности.

На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».

Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:

• стороны;
• сроки;
• предмет.

Образец плана передачи дел при увольнении

Кого касается

Участников обычно двое: увольняющийся сотрудник и вновь принятый. Бывают исключения. Если замена не найдена, то принимать дела будет любой работник, назначенный приказом руководителя.

На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы. Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала. Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Чем регламентируется

Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.

Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.

Когда специалист уходит с работы, наступает время составить приказ о передаче дел при увольнении . Распоряжение нужно, чтобы выяснить зону ответственности и избежать утраты важных сведений.

Зачем издается распоряжение?

Образец приказа.

Официально подтверждается, что полномочия приняты от работника, который решил уволиться либо уйти в отпуск. Ведь должностные инструкции и трудовой контракт лишь в общих чертах показывают, какие обязанности должен выполнять работник. Акт помогает определить истинный объем обязанностей. Приказ о передаче дел при уходе в отпуск и увольнении подтверждает, что специалист передал свои документы и всю необходимую для работы информацию.

Шесть основных причин для составления акта:

1. Избежать перерывов трудового процесса.
2. Не допустить недоразумений, связанных с поиском документов и важной информации.
3. Наладить контроль над надлежащим выполнением обязанностей специалиста, который покинул свое рабочее место.
4. Выяснить, какое количество обязанностей возлагается на нового сотрудника.
5. Зафиксировать количество переданных документов.
6. Разграничить ответственность между специалистами.

Существует несколько случаев, когда обязательно издается такое распоряжение и осуществляется передача дел в связи с увольнением. Но полномочия можно делегировать не только при уходе с должности.

Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий.

Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.

Для каких сотрудников необходимо оформить распоряжение

Образец приёма полномочий.

Существуют должности, где обязательно нужно оформить документ о приеме полномочий у увольняющегося работника.

Документальное оформление необходимо:

1. Когда уходит руководитель компании. Директор – это человек, который владеет правом первой подписи. У него в руках информация, от которой зависит работа организации, печать. Поэтому в день увольнения нужно обязательно принять у него дела и составить акт.
2. При смене главного бухгалтера обязательно нужно проверить передаваемые дела. Он несет ответственность за сохранность бухгалтерской отчетности.
3. Если освобождается от должности специалист отдела кадров, тоже нужно заполнить бланк. Руководство кадрового отдела и остальные сотрудники отвечают за сохранность кадровой документации.
4. Если увольняется кассир или другое материально ответственное лицо.

Распоряжение нужно составить до даты освобождения работника от должности.

Алгоритм составления приказа

Отсутствует правовой акт, определяющий форму приказа. Поэтому в организации нужно издать внутренний акт и утвердить форму бланка.

Пример изданного приказа.

Образец документа.

В образце приказа о передаче дел нужно указать:

1. Дату и место составления.
2. Основание для издания.
3. Должность, ФИО ответственных.
4. Иные важные моменты.
5. В завершение руководитель ставит подпись, заверяет печатью.

Нюансы, зависящие от должности увольняющегося

Увольнение директора

Старый и новый руководитель подписывают акт приемки. Документ конкретизирует состояние дел компании, содержит перечень делегируемых полномочий. Руководитель, который покидает свой пост, ставит подпись под приказом.

Увольнение начальника отдела

Руководитель отдела владеет необходимой информацией о работе подчиненных. Поэтому рекомендуется создать специальную комиссию для приемки дел у начальника отдела, а также других лиц, осуществляющих руководство бизнесом.

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате Word

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Акт

Приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов и сведений по текущему состоянию дел

Комиссия в составе:

Председателя - зам.директора по кадрам Ивановой В.В.,

членов комиссии: аудитора ООО Аудит ПБ Минецкого В.И. гл. инженера Матушкина И.И. начальника ИТО Дмитрусева В.В. зам.гл. бухгалтера Юрьевой Т.А.

в связи с (увольнением. принятием. иными причинами)

увольнением гл.бухгалтера Сафроновой И.А.и принятием на должность гл.бухгалтера Анисимова С.С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Анисимовым С.С. приняты. а Сафроновой И.А. переданы

информационные базы: 1С 7.7 Бухгалтерия, 1С 8.1 УПП, Контур, расчеты в формате “EXCEL ”17 файлов, письма в формате “WORD ”- 41файл. Информационные базы и иные данные записаны на диск формата DVD - R по состоянию на 24 июля 2007 года. На данном диске стоят подписи членов комиссии и подписи передающего и принимающего лиц.

иные активы: печать организации Для финансовых документов, штампы Погашено, Принято от ________199_г., чековая книжка с неиспользованными чеками № БН9662317 по №БН9662325, пластиковые карты бывших работников Чурова, Ишмухаметова, топливные пластиковые карты №№3909801000000005647, 3909801000000005638, 3909801000000005635, ключи от двух сейфов, находящихся в кабинете гл.бухгалтера в количестве четырех штук;ключи от сейфа, находящегося в кабинете бухгалтерия в количестве одной штуки, ключи от кабинета гл.бухгалтера в количестве двух штук;не снятые с учета в ИНФС (и неиспользуемые ККМ) в количестве двух штук.

сведения по текущему состоянию дел: отчетность за 1полугодие 2007 года сдана, но регламентированный бухгалтерский баланс за 1 полугодие 2007 года в программе 1С 8.1 УПП имеет расхождение между активом и пассивом на 353 тыс. руб. выручка по отчету о прибылях и убытках за данный период не соответствует сумме облагаемого оботора и налога в декларациях по НДС за 1 и 2 квартал (при отсутствии необлагаемых операций) на 10871 тыс.руб. (в форме №2 больше);данные отчета движения денежных средств за 1полугодие 2007 не соответствуют с реальными остатками и оборотами на начало и конец периода.

При этом отчетность сдавалась через Контур с помощью ручных корректировок. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие 2007 года соответствует с данными программы1С 8.1 УПП только по четырем показателям (касса, банк, задолженность по заработной плате в балансах и выручка по отчету о прибылях и убытках).

Инвентаризация с октября 2006 года проводились в части учета материалов, однако они не были отражены в учете по причине отказа всех подотчетных лиц от подписи (всвязи с несогласием с входными остатками, отраженными в бухгалтерии).

Иные инвентаризации в период 2006-2007 годов не проводились.

При сверке аудитором остатков по расчетным счетам с выписками банка было обнаружено, что эти данные не соответствуют на сумму 827 руб. с мая 2007года (т.е.,по выпискам банка сумма меньше).

Также имеются без ответа зарегистрированные секретарем письма ИФНС, статистики, ПФ и ФСС тринадцать требований о разъяснений расхождений по формам отчетности,

Также не закончены акты сверки расчетов с основным контрагентом ОАО БратскГэсСтрой по причине расхождений в 2006 и 2007 годах около 217 тыс.руб.

Гл.бухгалтер Сафронова И.А. рекомендует предоставить уточненные декларации за 1 квартал и 2 квартал по НДС, прибыли, имуществу всвязи с нахождением ею ошибок. Расчет приложен к настоящему акту. Остальная отчетность сдана полностью и в сроки. Рекомендуется пользоваться календарем бухгалтера.

Примечания: гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила что ей неизвестно, где находится любая техническая и регистрационная документация на все ККМ, а так же на любые основные средства организации, т.к. при принятии должности ею в марте 2006 года никем акт передачи должности не составлялся. При этом, при принятии должности ею уже никакая отчетность а программе 1С 8.1 УПП не имела взаимоувязки и организация постоянно имела штрафы за нарушения бухгалтерского и налогового учетов. По поводу нахождения в сейфе пластиковых карт бывших работников гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила, что они были в сейфе, когда она впервые приступила к работе и более ничего пояснить не может. По факту хранения топливных пластиковых карт в сейфе у главного бухгалтера, было также пояснено, что их учет с момента внедрения в 2007 году обязан был вести зав.гаражом. Всего этих карт было 20 штук, но в настоящий момент достоверно определить их реальное количество и местонахождение невозможно, т.к. завгар утверждает, что у него (и у водителей) их 12 штук.

Председатель комиссии: Иванова В.В.

передача дел

Свиток: Главбух принимает дела

ГЛАВБУХ ПРИНИМАЕТ ДЕЛА: АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Каждый главный бухгалтер волнуется перед выходом на новое место работы. Ведь предстоит оперативно включиться в деятельность организации, установить отношения с руководством и коллективом. Но сначала нужно принять дела у прежнего главного бухгалтера. Хорошо, если он еще работает, а то нередко бывает, что к моменту прихода нового главного бухгалтера его предшественник уже уволился.

Процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующим законодательством не регламентирована. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причем делается это после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Хотя указанный документ принят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон N 129-ФЗ). Ведь в ст. 19 Закона N 129-ФЗ говорится, что нормативные акты по бухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного Закона, действуют в части, не противоречащей ему.

Как происходит передача дел

На практике возможно несколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный для нового главного бухгалтера - принять дела непосредственно у прежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новый главные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Понятно, что у организации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтер не возражает, работодатель может принять его сначала на другую вакантную должность, например на должность заместителя или первого заместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнего руководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Примечание. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (п. 1 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Другой вариант - нового работника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, а уходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести на какую-то иную должность, например на должность заместителя финансового директора.

К сожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки. Скорее всего, новый главный бухгалтер вряд ли согласится числиться заместителем главного бухгалтера, даже временно. А уходящий главный бухгалтер, переведенный на должность заместителя финансового директора, вполне может передумать увольняться. Так что использовать предложенные варианты оформления можно, только если ни одна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на место уходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудников бухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением не возникает. Более того, процедура передачи дел значительно упрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком с руководством, коллективом, контрагентами организации и наверняка сам вел какие-то участки учета. Поэтому вникнуть в работу ему, скорее всего, будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему со стороны.

Нередко к моменту увольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают. Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будет принимать у него дела?

В подобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника, который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера) будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником, например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовый директор. Кроме того, руководитель организации вправе возложить обязанности главного бухгалтера на себя. Соответственно принять дела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник, назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера, либо сам директор.

Примечание. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации (п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Примечание. По каким основаниям работодатель вправе уволить главного бухгалтера

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником. Трудовой договор с ним может быть заключен на определенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, как правило, прекращается в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовой договор с главным бухгалтером, как срочный, так и заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, что и трудовые договоры с другими работниками. Эти основания перечислены в ст. ст. 77 - 81, 83 и 84 ТК РФ.

Кроме того, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще по двум особым основаниям:

В случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);

Смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков.

Ответ на вопрос, что следует понимать под сменой собственника имущества организации, содержится в п. 32 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. Итак, смена собственника имущества организации представляет собой переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам). Причем уволить руководящего работника или главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ можно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Так, указанных работников нельзя уволить при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника ее имущества.

Более того, изменение состава участников (акционеров) общества не является основанием для расторжения трудового договора согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ. Дело в том, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственного общества, а также произведенного и приобретенного обществом в процессе деятельности, является само общество. Его участники в силу абз. 2 п. 2 ст. 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении данного юридического лица. Значит, при изменении состава участников (акционеров) хозяйственного общества собственником имущества по-прежнему остается само общество, то есть смены собственника имущества не происходит.

Еще одна возможная ситуация - увольнение главного бухгалтера малого предприятия, который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтером в организации. В этом случае принять дела должен также руководитель организации, поскольку именно он несет ответственность <1>за организацию бухгалтерского учета в компании и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

<1>Об ответственности главного бухгалтера читайте в статье За что можно привлечь к ответственности главного бухгалтера // РНК, 2009, N 7. - Примеч. ред.

Вне зависимости от конкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главному бухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

Назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел и лиц, ответственных за это;

Инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации;

Собственно передача дел, в том числе передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел);

Оформление акта приема-передачи дел.

Примечание. Максимальная продолжительность испытательного срока для главного бухгалтера - шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Приказ о приеме-передаче дел

Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

Лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Примечание. В приказе о передаче дел можно предусмотреть, что в случае совместной работы нового и прежнего главных бухгалтеров все банковские, кассовые и иные расчетные документы оформляются только по согласованию с новым главным бухгалтером.

Срок, в течение которого дела должны быть переданы новому главному бухгалтеру или другому ответственному лицу, определяется в зависимости от объема работы, но не может превышать двух недель. Ведь главный бухгалтер, как и любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Что касается даты, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период, ее обычно устанавливают исходя из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это необходимо, чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего дела. Так, если главный бухгалтер увольняется в апреле 2009 г. в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за I квартал 2009 г. а новый главный бухгалтер несет ответственность за отражение в учете хозяйственных операций, осуществленных после 31 марта 2009 г. и представление отчетности начиная с апреля 2009 г. а также за II квартал и полугодие.

Примечание. Должностные обязанности главного бухгалтера и требования к его квалификации изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Руководитель организации вправе создать специальную комиссию по приему-передаче дел. Это необходимо, если во время передачи дел были, например, выявлены серьезные нарушения в работе бухгалтерии. В состав комиссии обычно включаются работники бухгалтерии (заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир или бухгалтеры, отвечающие за ведение конкретных участков учета, например за расчет заработной платы), а также сотрудники иных подразделений организации (заведующий складом, начальник производства, главный технолог и т.п.), материально ответственные лица. При смене главного бухгалтера в филиале или обособленном подразделении компании к работе такой комиссии целесообразно привлечь главного бухгалтера головной организации.

Создание комиссии по приему-передаче дел оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. В этом документе следует оговорить полномочия и регламент работы данной комиссии.

Кроме того, чтобы оценить реальное состояние дел в бухгалтерии, директор имеет право пригласить аудиторов. Естественно, этот вариант позволяет выявить и исправить ошибки, допущенные ранее в бухгалтерском учете и при исчислении или уплате налогов. Таким образом, новый главный бухгалтер сможет начать работу как бы с чистого листа, то есть он будет уверен, что в предыдущих периодах нет каких-либо ошибок и неточностей. Однако привлечение аудиторов потребует, во-первых, дополнительных финансовых затрат, а во-вторых, более длительного времени на прием-передачу дел. Несмотря на названные факторы, рекомендуем все-таки обратиться к помощи аудиторов, если на момент передачи дел в компании уже несколько лет не было налоговых проверок.

Инвентаризация имущества и обязательств

Провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера обычно бывает невозможно. Подобная процедура не предусмотрена действующим законодательством, а ее проведение, скорее всего, потребует значительных трудовых и временных затрат. Но, с другой стороны, инвентаризация является надежным способом контроля и проверки. Поэтому рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. Напомним лишь те из них, которые могут иметь отношение к увольнению главного бухгалтера:

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Примечание. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Как правило, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом. Поэтому проводить инвентаризацию имущества организации при его увольнении не обязательно.

Вместе с тем в трудовом договоре с главным бухгалтером может быть установлена его материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба (абз. 10 ст. 243 ТК РФ). Например, полную материальную ответственность возлагают на главного бухгалтера малого предприятия, выполняющего и обязанности кассира. В подобной ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации наличных денежных средств оформляются актом по форме N ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности составляется инвентаризационная опись по форме N ИНВ-16 <2>.

<2>Формы N N ИНВ-15 и ИНВ-16 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Отметим, что инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Кроме того, в процессе передачи дел целесообразно также сверить расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Прием-передача дел

Прием-передача дел заключается в непосредственной передаче прежним главным бухгалтером первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и других документов.

Обратите внимание! Нужно ли уведомить налоговую инспекцию

Из всех должностных лиц организации в ЕГРЮЛ содержатся сведения только об одном из них - имеющем право действовать от имени юридического лица без доверенности. Согласно Федеральным законам от 26.12.1995 N 208-ФЗ Об акционерных обществах и от 08.02.1998 N 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью таким правом, как правило, обладает единоличный исполнительный орган общества - директор, генеральный директор, президент и др. Организация обязана своевременно уведомлять регистрирующие (налоговые) органы о смене указанного лица и об изменении сведений о нем. Основание - п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Главный бухгалтер не относится к лицам, действующим от имени организации без доверенности. Более того, в Налоговом кодексе не содержится требование о представлении в налоговые органы сведений о главном бухгалтере. Значит, и сообщать в налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера компания не обязана.

Несмотря на это, многие налоговые инспекции все-таки требуют извещать их об увольнении главного бухгалтера и приеме (переводе) на эту должность нового (другого) сотрудника. Ведь сведения о главном бухгалтере они заносят в свою базу данных по налогоплательщикам. Следовательно, получить на руки документы в налоговой инспекции (акты сверки по расчетам с бюджетом, решения, уведомления, требования), не предъявляя доверенности от организации, сможет только то лицо, которое указано в базе данных как главный бухгалтер. Кроме того, главный бухгалтер подписывает отчетность и налоговые декларации. Поэтому во избежание ненужных разногласий с налоговой инспекцией рекомендуем поставить ее в известность о том, что в организации сменился главный бухгалтер. Сделать это можно, направив в налоговую инспекцию письмо, составленное в произвольной форме. К нему нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера, заверенную руководителем организации. В письме следует указать фамилию, имя, отчество (полностью) нового главного бухгалтера, его паспортные данные и ИНН (при наличии), а также дату вступления в должность.

На дату, которая установлена в приказе (распоряжении) о приеме-передаче дел, должны быть завершены учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи, распечатаны регистры бухгалтерского и налогового учета, составлена и представлена в налоговые органы бухгалтерская и налоговая отчетность. Первичная документация за этот период должна быть подшита в папки (дела) согласно номенклатуре дел, применяемой в организации, а документы за прошлые отчетные периоды должны быть прошиты (переплетены) и сданы на хранение.

Примечание. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел и журналов (книг) регистрации, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

По общему правилу, установленному в ст. 17 Закона N 129-ФЗ, организации обязаны хранить <3>первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и годовые налоговые декларации необходимо сохранять не менее десяти лет.

<3>Подробнее о том, как правильно хранить и уничтожать налоговые и бухгалтерские документы, читайте в статье Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов // РНК, 2009, N 6. - Примеч. ред.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года, предшествующих году вынесения решения о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Следовательно, для целей налогового учета организация обязана сохранять документы, относящиеся к проверяемому периоду. Как правило, это те же первичные документы, которые служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер, принимая дела от предшественника, должен убедиться в наличии первичных документов, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и иных документов, необходимых для расчета налогов и отражения операций в бухгалтерском учете. Особое внимание следует уделить книгам покупок и книгам продаж за истекшие налоговые периоды, а также журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Примечание. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, передаются книги и журналы регистрации, которые ведутся в организации, например журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), кассовые книги (форма N КО-4 <4>), журналы кассира-операциониста (форма N КМ-4 <5>), книга выдачи доверенностей, журнал регистрации путевых листов.

<4>Формы N N КО-3 и КО-4 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

<5>Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Если функции кассира выполняет главный бухгалтер (например, на малом предприятии), прежний главный бухгалтер обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Примечание. Не забудьте переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати!

Допустим, в ходе передачи дел выяснилось, что какие-то из документов или журналов (книг) отсутствуют либо утеряны. Новый главный бухгалтер должен уведомить об этом руководителя организации, а также указать недостающие документы в акте приема-передачи дел. Если речь идет о журнале (книге), его следует завести в тот день, когда данное нарушение было выявлено.

Проверка состояния учета и отчетности

Очевидно, что каждый главный бухгалтер, приступающий к обязанностям на новом месте работы, заинтересован в тщательной проверке состояния бухгалтерского и налогового учета в организации, а также в оценке достоверности отчетности, представленной за прошедшие периоды. Конечно, новому главному бухгалтеру проще, если для такой проверки компания пригласит аудиторов. Но если это невозможно, проверять учет и отчетность ему придется самостоятельно либо с помощью сотрудников бухгалтерии и других отделов организации. На что при этом нужно обратить внимание?

Буква закона. Требования, предъявляемые к учетной политике организации

Принимая дела, главный бухгалтер обязан проверить, отвечает ли учетная политика, принятая в компании, требованиям, установленным в п. 6 ПБУ 1/2008. Учетная политика любой организации должна обеспечивать:

Полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

Своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

Большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

Рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Примечание. С 1 июля 2009 г. учредительный договор будет исключен из числа учредительных документов общества с ограниченной ответственностью.

Кроме того, целесообразно ознакомиться с протоколами собраний учредителей (акционеров) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельством о государственной регистрации, свидетельствами о постановке на учет в налоговом органе, документами о регистрации контрольно-кассовой техники. Указанная документация позволит получить представление о структуре компании, составе учредителей (участников, акционеров), количестве и местонахождении обособленных подразделений, если таковые имеются.

Затем следует разобраться в распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, системе документооборота, применяемой в организации, и в порядке обмена информацией между подразделениями (особенно при наличии филиалов).

Далее необходимо удостовериться в наличии приказов об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Отметим, что организация не обязана утверждать такой приказ на каждый календарный год. Ведь предполагается, что учетная политика, принятая компанией, применяется последовательно от одного отчетного года к другому (п. 5 ПБУ 1/2008 и ст. 313 НК РФ). В случае необходимости в учетную политику вносятся изменения, которые оформляются отдельным приказом.

Примечание. Ежегодное утверждение учетной политики не противоречит действующему законодательству.

Новому главному бухгалтеру нужно внимательно изучить содержание приказа (приказов) об учетной политике, выяснить, какие методы (способы) учета использовались ранее и применяются сейчас. На основании положений учетной политики бухгалтер проверяет, соблюдались ли на практике принципы, прописанные в данном документе, правильно ли отражены хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в организации использовались неунифицированные формы первичных документов, необходимо проверить, были ли они утверждены надлежащим образом. Напомним, что документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, и утверждаться приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике организации.

Далее следует ознакомиться со списками лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и счетов-фактур, а также списками подотчетных лиц организации. Скорее всего, новый главный бухгалтер будет включен в указанные списки, поэтому они должны быть своевременно скорректированы. Напомним, что список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

После этого проводится проверка бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды за истекшие периоды. При первом ознакомлении с отчетностью целесообразно удостовериться в ее наличии и проверить, соблюдались ли сроки представления.

Допустим, организация работает уже много лет, объем отчетности достаточно велик. В подобной ситуации рекомендуем провести хотя бы выборочную проверку. Причем следует подробно изучить отчетность за три последних календарных года и за текущий год, то есть за периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить.

Примечание. В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Если в организации проводились налоговые или аудиторские проверки, новому главному бухгалтеру полезно ознакомиться с актами налоговых проверок, решениями, вынесенными по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок, и аудиторскими заключениями за последние три года. Нужно также посмотреть акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами и, как уже говорилось, обязательно сверить с ними платежи на текущую дату.

К сожалению, принимая дела, новый главный бухгалтер вряд ли успеет полностью проверить бухгалтерский и налоговый учет организации. Поэтому особое внимание рекомендуем обратить на операции текущего года. Ведь по большинству налогов (налог на прибыль, ЕСН, налог на имущество) налоговым периодом является календарный год. Значит, новому главному бухгалтеру придется подавать налоговые декларации в целом за год, то есть и за те периоды, когда он еще не работал в организации.

Минфин России недавно разъяснил, что главного бухгалтера нельзя привлечь ни к административной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, ни к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов, если эти нарушения были допущены его предшественником (Письмо от 23.10.2008 N 03-02-08/20). В подтверждение данной позиции приведены следующие аргументы. В п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 N 64). Очевидно, что новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него.

Примечание. За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Новому главному бухгалтеру следует также поинтересоваться, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами. Возможно, что и к самой организации кто-то предъявил претензии.

Составление акта приема-передачи дел

Заключительный этап передачи дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру - оформление акта приема-передачи. В нем указывают все существенные моменты, характеризующие состояние дел в бухгалтерии на дату передачи. Если в ходе передачи дел были выявлены ошибки либо обнаружено, что какие-то документы отсутствуют, необходимо отразить это в акте приема-передачи, а ошибки исправить и при необходимости представить уточненные налоговые декларации. Порядок внесения изменений в налоговые декларации изложен в ст. 81 НК РФ.

Допустим, новый руководитель бухгалтерии успел лишь выборочно ознакомиться с документами, бухгалтерскими и налоговыми регистрами. Однако он выявил многочисленные недочеты или даже нарушения в ведении бухучета или расчете налогов. В этом случае главный бухгалтер может порекомендовать руководству провести аудиторскую проверку.

Поскольку порядок приема-передачи дел не регламентирован нормативными документами и форма акта приема-передачи дел не утверждена, его составляют в произвольной форме. Образец акта приведен на рисунке (см. с. 52 - 53). В нем, в частности, отражаются:

Фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;

Наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;

Наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;

Серии и номера неиспользованных банковских чеков;

Наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Образец акта приема-передачи документов

Утверждаю

Генеральный директор

ООО Сахалин

Лампочкин

--------- (В.В. Лампочкин)

Акт приема-передачи

документов ООО Сахалин

В соответствии с приказом от 13.04.2009 N 48-к в период с 15 по 28

апреля 2009 г. Иванова Инна Павловна, главный бухгалтер, передала, а

2009 г. исполняющая обязанности главного бухгалтера), приняла круглую

печать и угловой фирменный штамп ООО Сахалин, четыре банковские чековые

книжки (неиспользованные чеки с N АВ 6660013 по N АВ 6660020), а также

следующие документы ООО Сахалин:

N Наименование документов (дел, папок) Количество

Документы, хранящиеся в бухгалтерии ООО Сахалин

1 Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского 1 папка

учета и налогообложения на 2006 - 2009 гг.

2 Должностные инструкции работников бухгалтерии 1 папка

3 Бухгалтерская, налоговая (налоговые декларации и 4 папки

расчеты) и статистическая отчетность за 2006 - 2008 гг.

и за I квартал 2009 г.

4 Отчетность в ПФР (документы персонифицированного учета) 4 папки

и ФСС РФ (расчетные ведомости и другие документы) за

2006 - 2008 гг. и за I квартал 2009 г.

5 Документы по камеральным и выездным налоговым проверкам, 1 папка

проверкам внебюджетных фондов за 2006 - 2009 гг.

6 Акты сверок с бюджетом и внебюджетными фондами за 2006 - 2 папки

7 Инвентаризационные описи и акты, акты сверок с 3 папки

контрагентами за 2006 - 2009 гг.

Бланки: Приказ о приеме-передаче дел

15.06.2006 № 56 ОК

О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

В связи с увольнением главного бухгалтера Глушко Д.П. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителя главного бухгалтера Усову Лидию Петровну назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 1 июля 2006 г.

2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников организации в составе:

Куликов Н.П. - заместитель директора;

Жур Е.Я. - бухгалтер;

Смирнов В.Р. - юрист.

3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии (прилагается).

4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Усовой Л.П. осуществить в период с 16 июня 2006 г. по 30 июня 2006 г. приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел.

5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.

Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм . Однако на практике приём - передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти . А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником , о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

• создаётся комиссия по передаче дел;
• проверяются кадровые документы;
• составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана . В приказе нужно отразить:

• для чего нужна комиссия;
• её состав;
• задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут .

В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек :

• ФИО работника;
• серия и номер книжки (и вкладыша);
• наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

• о невостребованных трудовых;
• о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь .

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не
оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь . Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются . Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Приказ о передаче дел при увольнении директора образец

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.

Как правильно заполняется приказ о передаче дел при увольнении главного бухгалтера по образцу?

Процесс увольнения главбуха в трудовом законодательстве отдельно не рассматривается, что обозначает на практике применение законодательных актов, действующих в отношении обычных сотрудников.

Как составить приказ о передаче дел при увольнении?

Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий. Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.

77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия. На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.

Приказ по основной деятельности об организации приема-передачи дел и документации в связи с увольнением работника (образец заполнения)

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А.М.

Онлайн журнал для бухгалтера

Для организации передачи дел руководитель должен издать специальный приказ, касающийся смены бухгалтера.

Перед изданием приказа логично подумать над созданием передаточной комиссии. Ведь в самом приказе лучше показать состав комиссии, под чьим контролем которой будет проходить прием-передача «бухгалтерских» дел.

Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении

Особенности заполнения приказа о передаче дел Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному: Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным. Особенности заполнения приказа о передаче дел Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации.

Но полномочия можно делегировать не только при уходе с должности. Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий. Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.

Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел — процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы — в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее — ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика — наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера — провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы «рассказать» о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, — это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности «задерживать» увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя — по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих «атрибутов власти» не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут «сосуществовать» два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы «войти в роль», оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин «подсказывает» другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо «двоевластие». Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель — единоличный исполнительный орган, у него не может быть «равного». Значит, один генеральный директор — лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д., то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный.

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

по основной деятельности N 20

Об организации приема-передачи дел

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В., Бариновой М. Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.2010) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно — за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 — 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

по основной деятельности N 5

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля 2012 г. кладовщика склада Смирнова И. П.

1. Произвести 15 июля 2012 г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО «Мир».

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель — коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

И. П. Смирнов ____ июля 2012 г.

В. И. Корнилов ____ июля 2012 г.

В. А. Орлов ____ июля 2012 г.

А. Н. Воронин ____ июля 2012 г.

Н. С. Валуева ____ июля 2012 г.

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация — когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. 2011. N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. 2010. N 10.

Акт приема передачи при смене директора образец

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций.

Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет.

Руководитель является материально – ответственным лицом.

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация.

Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций. Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия.

Лица с правом подписи

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах.

Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Как любой человек, они могут быть: на больничном листе, в отпуске, командировке и отсутствовать по другим причинам.

По согласованию с главным бухгалтером, директором обычно утверждается перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов.

Оформляется право подписи:

• приказом, если уполномоченные лица являются работниками этого предприятия.

В приказе указывается занимаемая должность работников, полностью фамилия, имя, отчество и дата с которой им предоставляется право подписывать финансовые и другие документы от лица руководителя;

• генеральной доверенностью, заверенной нотариально.

Доверенность на право подписи может быть передана лицу, которое не связано трудовыми отношениями с данным предприятием.

Действительной доверенность считается лишь выданная генеральным директором либо учредителем данной организации.

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия.

Что делать, если меняются должностные лица

При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа.

К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица.

Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

В том случае, когда вакансия остается свободной, по приказу назначается сотрудник предприятия, который примет документы до назначения на должность нового руководителя.

Если есть возможность пригласить независимого аудитора – это будет лучшим решением вопроса, что не помешает в последующем при проверке контролирующими органами.

Если новый директор будет назначен позже, назначенный по приказу для приема документов сотрудник предприятия также по акту передаст хранящиеся у него документы.

Когда увольняется главный бухгалтер, все дела и документы также по акту передачи имеет право принять непосредственно руководитель предприятия.

Утвержденной формы проведения самой процедуры передачи дел нет.

Производится она произвольно, но должна быть оформлено письменно.

Акт составляется обычно в двух экземплярах.

Один экземпляр остается на предприятие для нового руководителя, второй отдается бывшему директору на руки.

Бывшему руководителю акт нужен для того, чтобы в случае возникновения в последующем претензий по поводу документации, ним сданной не возникало никаких вопросов и разногласий.

Если в процессе инвентаризации или передачи документов выявляются нарушения, это фиксируется документально в акте и должностное лицо пишет объяснительную записку по факту недочетов и замечаний.

В том случае, когда обнаружено, что документов или материальных ценностей, которые числились на руководителе, и он за них материально отвечает не достает, то есть, просто нет в наличии, ставятся в известность правоохранительные органы и далее передача документации происходит в присутствии их представителя, включенного в комиссию.

При выявленных существенных нарушениях к ответственности не может быть привлечен вновь назначенный руководитель или главный бухгалтер.

По закону отвечать будет директор, во время руководства которого были допущены нарушения.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приема – передачи дел при смене должностных лиц условно делится на три части.

1. Вводная часть.

В ней указывается место и время, когда проводится процесс передачи документации.

Полное название предприятия (организации, учреждения, фирмы, сообщества).

Фамилия, имя, отчество, учредителя или председателя комиссии, и ее членов с наименованием занимаемых должностей.

2. Описательная часть.

Здесь перечисляются все документы, которые передаются с указанием количества листов каждого вида документа.

3. Заключительная часть.

Содержит указание всех выявленных недочетов, нарушений, перечисление недостающих документов.

После текстовой части перечисляются фамилии всех присутствующих при передаче документов членов комиссии во главе с ее председателем, ставятся их подписи и закрепляются печатью организации.

В том случае, если документы передается непосредственно вновь назначенному руководителю, ставятся подписи бывшего и нового директора (или главного бухгалтера, когда меняется бухгалтер).

На подписи ставят печать предприятия.

Образец:

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

при смене директора

В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2016 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И. А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р.,

комиссия в составе:

Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

юрисконсульт Дубров П.Н.

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А.,

вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено:

Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
4. Оригиналы лицензий (5л.);
5. Печать организации (1шт.);
6. Штамп (1шт.);
7. Бланки (500 экз.);
8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
9. Оргтехника (1 компьютер).

Председатель комиссии: подпись Беляева И.П.

Члены комиссии: подпись Шевелева И.А.

подпись Дубров П.Н.

Присутствовали: подпись Мальцев И. А.

подпись Волков И.Р.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В течение трех дней после того, как произошли изменения и один из должностных лиц (директор, главный бухгалтер) уволились, а на их место пришли новые ответственные лица, необходимо заявить в ФНС о произошедших изменениях руководящего состава предприятия для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц.

С 2014 года документы принимаются как от прежнего руководителя, так и от нового.

Документы можно направить по почте заказным письмом, либо в электронном виде, через нотариуса.

В результате новый руководитель получит выписку из реестра ЕГРЮЛ и свидетельство о внесенных изменениях.

Прежде всего, необходимо уведомить банк, в котором открыт расчетный счет организации.

В банк представляют следующие документы:

• свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
• выписку из единого реестра;
• протокол о назначении нового директора собранием учредителей или приказ о вступлении в должность руководителя предприятия;

В некоторых случаях банки требуют дополнительные документы:

• устав предприятия;
• ИНН и другие.

На основании поданных документов и образца подписи вступившего в должность руководителя (главного бухгалтера) заверяется банковская карточка с подписью нового директора.

Уведомлять иные государственные организации и фонды нет необходимости.

Здесь на помощь приходит всемирная сеть Интернета.

Информация о смене руководителя поступает электронной почтой, посредством службы одного окна.

> «>

Главное событие

Главная » » Распоряжения администрации » 2017 » О Порядке передачи дел при смене директора муниципального унитарного предприятия Руднянского городского поселения Во исполнение Федеральных законов «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» №161-ФЗ от 14 ноября 2002 года и «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 марта 2011 года №33-н, - руководствуясь Уставом Р уднянского городского поселения:

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена директора – это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации. Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г.

В данном законе сказано:

«При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей»

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

Приказ о передаче дел при увольнении

Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении.

Как его составить и что указать, расскажем в статье. Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют.

Передача дел генеральным директором при увольнении

Главный бухгалтер вправе уволиться с работы по собственному желанию в общем порядке, предусмотренном ст.

80 ТК РФ. При увольнении по собственному желанию он должен предупредить об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При этом порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера законодательно не определен. Поэтому работодатель вправе установить такой порядок своим локальным нормативным актом (ст.

Незнание или неправильное оформление процедуры увольнения руководителя организации может привести к серьезным проблемам вплоть до парализации работы предприятия. В частности, руководитель, считающий себя несправедливо уволенным, либо уволенный без соблюдения порядка передачи дел, может удерживать у себя документы и печать организации, что приведет к невозможности осуществления платежей, сдачи отчетности и т.

Акт приема-передачи документов

Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени.

Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость. Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта.

Смена директора в ООО: пошаговая инструкция 2017 года

Директор – это единоличный исполнительный орган, который действует от имени общества в и его интересах. Сведения о действующем директоре публикуются в ЕГРЮЛ, и при заключении любых сделок контрагенты обязаны проверить полномочия конкретного лица.

При смене руководителя необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и внести изменения в ЕГРЮЛ. Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор.

Увольнение генерального директора по собственному желанию: порядок оформления

1. 7 поводов для увольнения генерального директора
2. Какие выплаты положены руководителю после увольнения
3. Как уволиться генеральному директору, если он единственный учредитель
4. Как оформить увольнение генерального директора

Генеральный Директор является точно таким же работником, как и все остальные сотрудники.

Как уволить директора ООО

Руководитель ООО – это единоличный исполнительный орган, который управляет текущей деятельностью общества.

Называться должность руководителя может по-разному, но самое привычное ее наименование – «генеральный директор» или просто «директор». Директор действует от имени организации без доверенности, однако не обладает полной свободой, т.к.

подотчетен учредителям общества. С одной стороны, директор является работодателем для работников своей организации, с другой – наемным работником, от действий или бездействия которого во многом зависит экономический успех нанявшей его компании.

Главная » Финансовое » Передача дел при увольнении работника. Приказ по основной деятельности об организации приема-передачи дел и документации в связи с увольнением работника (образец заполнения)