Особенности делопроизводства органах исполнительной власти. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
- общим - касающимся основной деятельности компании,
- кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
- секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
- электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.
Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.
В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Образец Положения
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Печати и штампы
Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?
Понятие
Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.
Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.
При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.
Основы
Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом - следят за их движением.
Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.
Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.
В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.
Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.
Делопроизводство и документооборот
На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.
На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.
Этапы
Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:
- Выполнение проекта документа.
- Согласование.
- Подписание проекта.
- Присвоение даты и номера.
- Регистрация и исполнение.
- Доведение информации до исполнителей и контроль.
- Выполнение предписаний.
- Оформление и хранение.
- Уничтожение или перенос в архив.
По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.
Виды
Существуют и другие виды документооборота:
- Восходящий - от работников к начальству.
- Нисходящий - от руководителей к персоналу.
- Горизонтальный - с равными должностями.
Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.
Судебное делопроизводство
Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.
Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.
Работа секретаря
Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.
По форме и работе учреждение бывает:
- Централизованным - секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
- Децентрализованным - сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
- Смешанным.
Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.
Инструкция
Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.
Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.
Ведение делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.
Принципы кадрового делопроизводства
Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.
В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.
Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.
Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:
"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".
3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:
"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.".
4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Председатель Правительства Российской Федерации
В. Путин
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
II. Основные понятия
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти
12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.
18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.
21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.
25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
26. Федеральный орган исполнительной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.
28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.
30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение
Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
10. Наименование текста
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
О «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»
(статья, подготовленная для сборника методических документов, подготовленного Рязанским областным институтом развития образования в
Из приведённой сравнительной таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в Правилах отсутствует, поскольку не используется при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.
Причиной отсутствия в Правилах реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.
Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Но есть и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.
Привычный всем реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа». Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т. д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.
Правилами введены такие новые реквизиты, как «Должность лица, подписавшего документ», «Отметка о конфиденциальности». Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.
Реквизит «Отметка о конфиденциальности» - это также реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 (Р 6, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.
Раздел IV Правил «Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.
Раздел V Правил - «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти» - содержит положения, определяющие порядок хранения образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:
· Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
· Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
Таким образом, Правила обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.
Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура дел, как это предусмотрено нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.
Особое значение имеют положения Правил, определяющие особенности работы с электронными документами (раздел VI, п. 25 раздела IV). Правила содержат ряд принципиальных положений о работе с электронными документами, они следующие:
· Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
· В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.
· Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
· При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.
Пунктом 4 постановления Правительства РФ, утвердившим Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
В соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» организации должны определить и документально зафиксировать политику в области правления документами. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени.
Информирование об этой политике и ее применение на всех организационных уровнях обеспечивается созданием Инструкции по ведению делопроизводства или документационному обеспечению управления. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства или сотрудником, на которого возложена ответственность за ведение делопроизводства в данной организации. Она должна быть принята и одобрена на высшем уровне принятия управленческих решений и распространена во всей организации.
Следует также предусмотреть распределение ответственности за соблюдение данной инструкции. Инструкция должна разрабатываться на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом предприятия должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Инструкция по ведению делопроизводства, в которой отражается политика в области управления документацией, должна регулярно пересматриваться, отражать актуальные потребности деловой деятельности.
Новый национальный стандарт определяет: «Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, охранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)». Таким образом, Инструкция необходима, чтобы в организации была упорядочена работа по подготовке и оформлению документов, установлен единый порядок регистрации и контроля исполнения документов. Каждому из этих участков работы с документами посвящается отдельный раздел Инструкции. В качестве приложения к Инструкции разрабатываются табель и альбом форм документов, создаваемых в данной организации. Фактически разработка табеля и альбома форм документов, а также номенклатуры дел является выполнением рекомендаций, содержащихся в национальном стандарте ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами.
Общие требования». Согласно этим рекомендациям для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принять и выполнять комплексную программу управления документами, включающую перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы; какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать; состав метаданных, их структура и управление ими; требования к поиску, использованию и передаче документов, срокам их хранения и способам организации, делающим возможным их использование; оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации; обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий; соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации; обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде; обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока; определение и оценка возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
Все эти вопросы могут быть отражены в соответствующих графах табеля форм документов, разработанных в организации.
Для разработки альбома форм документов организации можно использовать приложения к данному изданию. Инструкцию по ведению делопроизводства разрабатывают на основе уже упоминавшихся документов: Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536, ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, Основных правил работы архивов организаций и других нормативных и методических документов. При составлении инструкции, разумеется, учитывают специфику своей организации (особенности структуры: наличие филиалов, форму собственности и порядок принятия решений). Например, Инструкция по делопроизводству в акционерном обществе разрабатывается с учетом требований Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. №03-33/пс.57
В инструкции по ведению делопроизводства должен быть отражен вопрос о форме работы с документами в данной организации. В зависимости от традиций, сложившихся в организации, ее оргструктуры и объема документооборота работа с документами может вестись в централизованной, децентрализованной или смешанной формах.
При централизованной форме работы с документами получение и отправка документов (включая электронные), их регистрация, контроль исполнения, формирование и хранение дел, ведение справочно-информационных картотек по документам, передача дел на архивное хранение осуществляются службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в данной организации. В структурных подразделениях исполнители хранят лишь рабочие документы или копии документов, законченных делопроизводством.
При децентрализованной форме работы с документами каждое структурное подразделение организации самостоятельно получает поступившие документы и отправляет исходящие (отправляемые), регистрирует документы и осуществляет контроль за их исполнением, формирует дела и обеспечивает их хранение, а затем передачу в архив. Смешанная форма работы с документами в различных комбинациях сочетает элементы обеих описанных выше организационных форм.
Термины, используемые в инструкции по ведению делопроизводства в организации, должны соответствовать ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения».
В инструкцию по делопроизводству включают следующие разделы.
1. Общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности ответственных за делопроизводство в организации и структурных подразделениях).
2. Подготовка и оформление документов (в этом разделе определяются требования к бланкам организации и к оформлению отдельных реквизитов документов, а также к подготовке и оформлению отдельных видов документов).
3. Организация документооборота и исполнения документов.
4. Контроль исполнения документов.
5. Формирование дел и хранение документов (в этом разделе необходимо учесть требования Основных правил работы архивов организаций, обязательно отразив специфику организации работы с документами на конкретном предприятии).
6. Ответственность в области управления документами.
Согласно ГОСТ 15489-1-2007 ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством рганизации, руководителями структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.
Назначение ответственных лиц может быть регламентировано распорядительным документом (например, приказом руководителя организации).
Раздел «Ответственность в области управления документами» должен включать следующие положения: - специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности; - ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации; - системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации; - все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
