Приказ о наделении полномочиями заместителя директора. Распоряжение безналичными денежными средствами

Глава компании вынужден фактически каждый день подписывать различные бумаги, начиная от накладных и заканчивая актами выполненных работ или приказами. Но как быть, если директор заболел, уехал в командировку или просто отсутствует на рабочем месте? В этом случае, чтобы не останавливать рабочий процесс, составляется приказ на ответственного работника, которым ему дается право подписи первичных и финансовых документов. В этой статье мы разберем, как правильно составить подобную бумагу, и приведем образец приказа о праве подписи документов за директора.

Введение

В системе делопроизводства существуют понятия первой и второй подписи. Первая подпись принадлежит директору - он имеет право подписывать любые документы, которые вращаются внутри компании или выходят за ее пределы. Вторая подпись обычно принадлежит главному бухгалтеру, если он имеется на предприятии. Если его нет, то подписывать бумаги имеет право только директор.

Чтобы изменить эту ситуацию, руководитель издает приказ по предприятию, предоставляя право подписывать бумаги другому лицу. Существует несколько причин для подобного решения:

1. В компанию поступает большой объем бумаг, на которые приходится отрываться руководителю.
2. Компания работает без выходных, тогда как руководитель - с понедельника по пятницу.
3. Компания работает круглосуточно, а руководитель имеет определенный график.
4. Руководитель уезжает в отпуск или длительную командировку.

Как правило, право на подпись дается не на “критические” бумаги, а на:

1. Договоры и приказы бытового толка.
2. Счета и фактуры.
3. Роспись на листах в кассовой книге.
4. Накладные и прочие отчетности.
5. Приходные и расходные бумаги.
6. Доверенности.

Кто получает право на подпись

Руководитель компании имеет право передать разрешение на подписывание бумаг только официальному сотруднику компании.

Внимание: нельзя делегировать право на подпись родственникам, супругам, друзьям и другим третьим лицам, не работающим в фирме - этим может заниматься только зарегистрированный сотрудник.

Как правило, данное право получают ответственные лица: исполнительные и коммерческие директора, менеджеры или другие ключевые сотрудники, хорошо разбирающиеся в функционировании компании.

Примечательно, что можно установить срок действия права на подпись. Это будет полезно, если вы не хотите передавать его навсегда, а, к примеру, на время командировки или отпуска. В этом случае составляется специальный приказ, в котором указывается, что делегирование осуществляется в срок с такого-то по такое-то число. Если числа не указываются, то считается, что приказ действует бессрочно или один год с момента подписания.

Как правильно делегировать полномочия

По сути, делегирование полномочий осуществляется классическим внутренним приказом, который должен оформляться согласно действующим на предприятии нормативам. В нем указываются реквизиты (название компании, номер приказа, дата), суть распоряжения с указанием того, кому передаются полномочия, а в конце ставится подпись руководителя. Приказ регистрируется в книге регистрации (если она имеется) и вступает в силу с момента подписания (или если в нем указаны даты - то с них).

Внимание: руководитель может делегировать право как первой, так и второй подписи, равно как и указывать сферу ее действия. Можно передать права как на конкретные типы документов (к примеру, накладные), так и на целые группы (к примеру, первичная документация).

Приказ можно условно разделить на две части:

1. Констатирующая. Это своеобразное введение, которое подводит к решению проблемы. Здесь указывается что-то в духе «с целью обеспечения своевременного документооборота» и пр.
2. Распорядительная. Здесь указывается сам приказ. В данной части прописывается ФИО и должность сотрудника, которые получают право подписанта, типы документов, которые можно подписывать, и срок делегирования полномочий. Последние пункты не обязательны: если их не будет, то приказ будет действовать на все бумаги и до окончания его действия.

В случае если перечень документов ограничивается, то в дополнении к приказу указывается их перечень. Также в дополнении необходимо привести образцы подписи главы компании и нового подписанта (и главбуха, если у него есть право подписи). Это делается для того, чтобы можно было понять, кто именно подписывал документ в будущем. Обычно все это выносится в приложения, а не указывается в приказе, в нем лишь указывается, что они имеются.

Образец составления

После того как мы рассмотрели все ключевые вопросы, давайте разберем, как именно составляется приказ о назначении коммерческого директора с правом подписи (образец для скачивания будет приведен в конце страницы). Выглядеть это будет примерно так:

“С целью обеспечения своевременного документооборота в компании “ООО Век” приказываю:

1. С 1 января 2018 года делегировать право подписания первичных документов за главу компании и главного бухгалтера коммерческому директору Свердлову Александру Николаевичу.


2. Юридическому консультанту Ерофеевой Зое Ивановне обеспечить оформление доверенности на право подписи первичных документов лицу, указанному в пункте 1 настоящего приказа, с конечным сроком действия до 1 марта 2018 года.
3. Ответственность за оформление первичной документации возложить на главного бухгалтера “ООО Век” Никифорову Марию Юрьевну.
4. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой”.

После этого ставится подпись руководителя с расшифровкой и дата подписания.

Послесловие

В оформлении приказа, равно как и делегировании права на подпись, нет ничего сложного - это стандартная процедура, которая проводится практически в каждой средней-крупной компании, ведь руководителю нужно тратить время на работу, а не на подпись бумажек, которые в определенный момент достигают критической массы. Единственное, что в крупных компаниях часто разделяют право первой и второй подписи.

Пример: у главбуха есть право второй подписи, у коммерческого директора - первой. Все документы подписывает коммерческий директор, но если его не будет на рабочем месте по какой-то причине, а бумагу нужно срочно подписать, чтобы запустить в дело, то главбух может это сделать.

Примечательно, что главбух имеет эту привилегию и без оформленного приказа по умолчанию. Также возможность расписываться в каких-то актах или накладных может быть у сотрудников, работающих по конкретным направлениям, и это отражается в их должностной инструкции (например, кладовщик может подписывать приходные накладные без привлечения гендира). Пример оформления приказа можно скачать по ссылке.

101biznesplan.ru

1. ПОЛНОМОЧИЯ ДЕЛЕГИРУЮТСЯ НА ПОСТОЯННОЙ ОСНОВЕ

1.1. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Шаг 1: закрепляем полномочия в должностной инструкции сотрудника. Обязанности и полномочия работника прописываются в его должностной инструкции. Поэтому если руководитель наделяет работника какими-либо обязанностями и полномочиями на постоянной основе или заместитель периодически выполняет работу руководителя на время его отсутствия, то в должностную инструкцию работника необходимо внести изменения (например, приказом) или утвердить новую редакцию должностной инструкции.

Если те или иные полномочия руководитель передает своим подчиненным непосредственно при приеме их на работу, то работник подписывает предложенную инструкцию уже с соответствующим пунктом. Изменения в должностную инструкцию можно внести двумя способами (на выбор):

Утвердить новую редакцию должностной инструкции;

Издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (Пример 1).

Шаг 2: ознакамливаем работника с приказом о внесении изменений в должностную инструкцию. Согласно п. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись. Для этого удобнее всего использовать «именной» лист ознакомления с локальными нормативными актами (Пример 2). Работник также может расписаться и в должностной инструкции.

Шаг 3: издаем приказ, чтобы закрепить распределение полномочий. Издать приказ о распределении обязанностей и полномочий особенно важно, если генеральный директор желает переложить ответственность на своих заместителей по тому или иному направлению деятельности. Например, сделать главного инженера ответственным за охрану труда или директора по персоналу - за квотирование рабочих мест (Пример 3).

Шаг 4: ознакамливаем работника с приказом под роспись. На основании ст. 68 ТК РФ необходимо ознакомить работника, которому делегируются полномочия, с приказом под роспись. Работник, например, может расписаться в приказе ниже подписи генерального директора:

1.2. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Если руководитель решает передать часть своих полномочий работнику, который уже работает в организации, то последний должен дать свое согласие. ТК РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы. В этом случае возможны два варианта:

Сотрудник дополнительную работу выполняет бесплатно;

За дополнительную работу придется платить.

• Вариант 1: работник выполняет дополнительную работу без оплаты

На практике руководители передают часть своих полномочий, то есть дополнительную работу, устно. Часто работники с этим соглашаются, не требуя оформления и доплаты. Такая безропотность может быть связана со страхом испортить отношения с начальством или с желанием работника освоить новые функции, накопить навыки и опыт для карьерного роста. Но перестраховаться все же стоит.

Поэтому даже при согласии работника выполнять дополнительную работу поручение такой работы лучше оформить. Достаточно просто дополнить должностную инструкцию соответствующим пунктом и ознакомить с ним работника под роспись.

Шаг 1: вносим изменения в должностную инструкцию. Как мы упоминали выше, чтобы внести изменение, нужно либо издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (см. Пример 1), либо утвердить новую редакцию должностной инструкции (Пример 4).

www.profiz.ru

Общество с ограниченной ответственностью

«Ярославские сыры»

152150 тел/ – 6-24-40

Юридический адрес: Ярославская область, г. Ростов ул. Ростовская, д. 5 Телефоны, Банковские реквизиты: Северный банк Сбербанка РФ г. Ярославль ИНH расч. /счет кор /счет

ПРИКАЗ № _____

г. Ростов «___»_______2006 г

«О делегировании полномочий

руководителям сыры»

В целях дальнейшего совершенствования организации управления сыры» (далее в тексте – Общество) и упорядочения процесса подписания документов, регулирования хозяйственной деятельности руководствуясь п.3 ст.9 Федерального закона от 01.01.01 г. «О бухгалтерском учёте»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить первому заместителю директора право подписи (утверждения) следующих документов:

— Договоры и в том числе кредитные, и иные необходимые документы, связанные с деятельностью Общества в размере не более _____________ рублей;

— Финансовые документы от имени Общества реестра платежей;

— Распоряжения, жалобы, ходатайства, заявления и все иные документы, необходимые для осуществления производственно-хозяйственной деятельности Общества;

— Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— Договоры на поставку сырья для предприятия;

— Договоры на реализацию готовой продукции;

— Акты на проведение взаиморасчётов на сумму, не превышающую _________ рублей;

— Акты на списание материальных ценностей за исключением основных средств;

— Акты технического состояния;

— Дополнительные инструкции, до руководителей подразделений включительно;

— Заявки и накладные на представительские расходы, дегустацию, анализы готовой продукции;

— Заявки на денежные средства в соответствии с бюджетом на сумму не более ___________ рублей;

— Доверенности для получения материальных ценностей в сторонних организациях;

— Командировочные удостоверения работников Общества;

— Путевые листы на автотранспорт выходящий вне наряда-приказания;

— Наряды-приказания на выезд автотранспорта.

Заместителю директора по экономике и финансам предоставить права подписи (Утверждения) следующих документов:

— Договоры о материальной ответственности;

— Гражданско-правовые РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕРґСЂСЏРґР° с физическими лицами;

— Акты выполненных работ по договорам с физическими лицами;

— Акты выполненных работ с юридическими лицами;

— Авансовые отчёты;

— Расчётно-платёжные ведомости на выдачу и перечисления заработной платы:

— Реестры на перечисления алиментов;

— Заявления на аванс;

— Заявления на оплату проезда;

— Приходные и расходные кассовые ордера;

— Расходные ордера;

— Доверенности на получение ТМЦ в сторонних организациях;

— Документы представляемые в налоговые органы, пенсионный фонд;

— Акты сверок с оборотами до _______________рублей за отчётный период;

— Материальные отчёты материально-ответственных лиц предприятия;

— Акты на представительские расходы;

— Табеля учёта рабочего времени рабочих и служащих Общества;

— Распоряжения по курируемым видам деятельности.

Заместителю директора по общим вопросам право подписи (Утверждения) следующих документов:

— Справки о среднем заработке работников Общества;

— Командировочные удостоверения, приказы о направлении работников в

командировку;

— Заверять выписки из распорядительных документов Общества;

— Постоянные пропуска рабочих и служащих Общества;

— Производственные характеристики на рабочих и служащих до

руководителей подразделений включительно;

— Графики несения службы контролёрами КПП Общества;

— Акты на оказания услуг СЃРІСЏР·Рё, сигнализация, охраны;

— Акты освидетельствования работников Общества на предмет состояния опьянения.

Начальнику отдела кадров предоставить право подписи:

— Заверять копии приказов по личному составу;

— Заверять копии трудовых книжек, документов об образовании, о повышении

квалификации, обучении на курсах работников Общества;

— Заверять копии свидетельства о рождении детей, о заключении и

расторжении брака;

— Заверять доверенности работников Общества на получение заработной

расторжении брака;

— Выдавать справки о месте и стаже работы работников Общества;

— Выписывать направления на прохождение медицинской комиссии;

— Подавать сведения о вакантных местах по Обществу;

— Подавать сведения в соответствующие органы о награждении и поощрении

работников Общества;

— Командировочные удостоверения сторонних организаций.

Главному инженеру Общества предоставить право подписи (Согласования)

— Документы по охране труда (протоколы проверки знаний, продление срока

действия удостоверений, акты осмотра технического состояния, инструкции

по технике безопасности;

— Графики работы подчинённых служб;

— Акты проверки противопожарного оборудования;

— Графики ремонтов оборудования;

— Акты и документы по природоохранной деятельности Общества;

— Отчётные документы по МЧС (отчётные документы по МОБ работе);

— Заявки на проведение ремонта оборудования, производственных помещений;

— Временных пропусков.

Заместителю директора по сбыту предоставить право подписи (Согласования):

— Временных пропусков;

— Товарных накладных на отпуск готовой продукции;

— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции;

— Счетов на отпуск готовой продукции.

Заместителю директора по транспорту предоставить право подписи:

— Временные пропуска;

— Графики работы дежурной машины, автобуса;

— Акты снятия остатков в баках ГСМ;

— Путевые листы на сторонний транспорт за выполненные услуги;

— Графики ремонта автотранспорта.

Начальнику отдела сбыта предоставить право подписи:

— Товарных накладных на отпуск продукции;

— Счетов на отпуск готовой продукции;

— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции.

Руководителю филиала сыры» ПГТ Борисоглебский:

— Должностные инструкции работников филиала;

— Табеля учёта рабочего времени;

— Графики работы рабочих и служащих;

— Документы по охране труда, противопожарной защиты;

— Графики ремонта оборудования;

— Временные пропуска;

— Акты выполненных работ сторонними организациями;

— Акты освидетельствования работников филиала на предмет состояния опьянения;

— Накладные на отпуск продукции и других материальных средств.

При отсутствии лица, наделённого правом подписи соответствующих документов, лицо на право подписи данных документов определяется приказом директора Общества. Вышеперечисленные документы при необходимости заверять соответствующей печатью Общества. Утвердить образцы подписей лиц, наделённых правом подписывать соответствующие документы, согласно Приложения №1 к настоящему Приказу. Право подписи (утверждения) следующих документов оставляю за собой:

— Документы по взаимодействию с органами власти, структурами федеральных ведомств, органами краевого и местного управления, институтами гражданского общества в регионе;

— Документы по реализации политики Общества в сфере общественных связей по формированию благоприятных внешних условий функционирования Общества;

— Документы, связанные с формированием и внедрением принципов и правил взаимодействия между отделами и службами Общества, координацией деятельности отделов и служб Общества, спорными вопросами между отделами и службами Общества;

— Документы, связанные с ключевыми вопросами дальнейшей реорганизации Общества;

— Документы, связанные с реализацией единой политики правого обеспечения деятельности Общества;

— Документы, связанные с реализацией системы внутреннего контроля финансово — хозяйственной деятельности, а также деятельности, связанной с выявлением, оценкой и управлением рисками.

Юрисконсульту подготовить на руководителей Общества

доверенности, приведённые в соответствие с настоящим приказом.

С момента издания настоящего приказа все ранее утверждённые локальные

нормативные документы в Обществе, которые входят в противоречие с

настоящим приказом отменить.

Начальнику канцелярии довести настоящий приказ до всех

заинтересованных лиц под роспись.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам

Директор

pandia.ru

Приказ о передаче полномочий - это распорядительный документ, составляемый от имени руководства организации, который содержит поручение, адресованное конкретному лицу, на выполнение функций руководителя, главного бухгалтера или иного должностного лица во время их отсутствия. Документ не имеет унифицированной формы и составляется ответственным за это сотрудником в произвольной форме на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А4.

Наиболее часто передаются полномочия руководителя, исполнение должностных обязанностей которого связанно с частыми, а иногда и длительными служебными командировками. Условно полномочия руководителя можно разделить на две категории:

• представление интересов предприятия (организации) перед третьими лицами;
• осуществление руководства самим предприятием.

Первая категория предусматривает гражданско-правовые (заключение сделок), налоговые (подпись различного вида отчетности), а также административные (ответственность за нарушение положений действующего законодательства) правоотношения. Вторая категория предполагает возникновение правоотношений в рамках внутренней деятельности организации. Следовательно, при передаче полномочий необходимо максимально полно рассмотреть все существенные моменты с целью минимизации возникновения проблем с решением жизненно важных вопросов. При этом руководитель, по сути своей, не теряет свои полномочия, они только дублируются лицом, уполномоченным на временное исполнение его должностных обязанностей.

Передача полномочий может быть, в последствие, оформлена совмещением должностей сотрудника или временным переводом на другую работу, который оформляется отдельным приказом в произвольной форме или с использованием унифицированной формы Т-5. Передача полномочий, касающихся ведения внешней деятельности предприятия, оформляется доверенностью на лицо, которому они передаются. Оформленный и подписанный приказ подписывается лицом, которое будет временно исполнять функции руководителя во время его отсутствия, а также доводится до всех сотрудников предприятия (организации).

doverus.ru

Делегирование полномочий

Делегирование полномочий в трудовой сфере означает передачу некоторых своих должностных функций другому работнику, который принимает на себя обязательство их выполнения и ответственность за результат. То есть, делегируя свои полномочия, руководитель предоставляет работникам некоторую свободу действий в решении вопросов управления подчиненным отделом или организацией в целом.

Как правило, на практике те или иные полномочия руководителя делегируются работникам, относящимся администрации предприятия: это заместители руководителя по различным вопросам, руководители более низкого ранга, начальники подразделений и т.п. В некоторых случаях возможность делегирования обязанностей руководителя может быть прописана в трудовом договоре с ним или в учредительных документах организации.

Поскольку список прав и обязанностей руководителя объемен, а его решения имеют значительные последствия для деятельности компании, передача полномочий руководителя должна быть тщательно продумана и оформлена надлежащим образом.

Как делегировать полномочия руководителя?

Существует два наиболее распространенных варианта передачи полномочий руководителя своим подчиненным. В первом варианте руководство компанией передается штатному заместителю. Во втором происходит передача полномочий руководителя одному из сотрудников организации.

Первый вариант значительно проще. Руководитель издает приказ о том, что его функции на определенный период переходят к заместителю. Руководство компанией в отсутствие руководителя - это одна из трудовых функций его заместителя, поэтому в таком случае заключения специального соглашения о делегировании полномочий не требуется.

Второй вариант немного сложнее. Делегирование полномочий возможно только с согласия работника, а факт передачи трудовых функций и их объем должны быть надлежащим образом оформлены документально. Для начала необходимо заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно указать его новые обязанности и изменения в оплате труда. Далее необходимо издать приказ, который назначает работника лицом, уполномоченным на исполнение функций руководителя, а также определяет круг его прав и обязанностей.

На практике при передаче полномочий принято оформлять еще и доверенность. На самом деле это не всегда необходимо. Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ доверенность выдается одним лицом другому лицу для осуществления представительства перед третьими лицами. То есть, оформление доверенности необходимо лишь в тех случаях, когда обязанности руководителя возлагаются на лицо, не являющееся работником организации, или когда работник наделяется полномочиями для совершения действий вне организации (например, должен представлять интересы компании в суде).

www.kdelo.ru

Приказ на отпуск генерального директора - образец и правила его составления мы разберем в этой публикации. Вы узнаете, на чье имя гендиректор пишет заявление, кто уполномочен завизировать приказ на его отпуск и как ему делегировать свои полномочия.

Как директору уйти в отпуск

Существует две схемы оформления отпуска гендиректора, и каждая из них имеет правовые нюансы:

• В уставе компании (или ее внутренних нормативных актах) может быть закреплено положение о том, что уход в отпуск руководитель должен согласовать с участниками (акционерами) на общем собрании. Тогда гендиректору необходимо написать заявление, в котором указывается, когда и на какой срок он запланировал отдых. Этот вопрос будет обсуждаться владельцами компании на общем собрании. Его участники и определят, кто будет замещать гендиректора в его отсутствие.
• Если же в регистрационных или внутрикорпоративных документах подобного требования нет, то гендиректор вправе сам распоряжаться своим отдыхом. Отпуск главы фирмы, как и рядовых сотрудников, должен быть включен в график отпусков. В таком случае в заявлении на отпуск нет необходимости.

С нашей точки зрения, предпочтителен второй вариант. Поясним почему.

Отпуск гендиректора — конечно, дело важное, однако не настолько, чтобы периодически инициировать по этому поводу собрание собственников, а ведь это не быстрая и не такая уж простая процедура. Чтобы оно состоялось, участникам собрания нужно достичь кворума (определенного количества голосов), найти время встретиться (а люди все, как правило, занятые), обсудить вопрос, составить протокол. А учитывая, что гендиректор — лицо ответственное, случайно не назначаемое и стоящее на страже соблюдения интересов фирмы, представить ситуацию, что он уйдет в отпуск в самый неподходящий момент, довольно трудно.

Поэтому для небольших фирм разумнее не усложнять процесс и не включать в устав формулировки, ограничивающие права руководителя в принятии решения о своем отпуске. А вот для крупных компаний строгая регламентация отпускной процедуры может быть оправданной.

Как составить приказ на отпуск гендиректора и кто его подписывает

Для оформления отпуска руководителя применяются те же формы приказов, что и для других работников. Общераспространенной является унифицированная форма Т-6, но вы можете разработать и свою.

О том, как оформляется приказ на бланке Т-6, читайте в наших материалах:

• «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск — образец и бланк» ;
• «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец» .

Остановимся на одном важном вопросе, который возникает у всех, кто впервые составляет подобный документ. Приказы на отпуск рядовых сотрудников подписывает гендиректор, а кто завизирует отпускной приказ на него самого? Возможны два варианта. Если решение об отдыхе гендиректора принимало общее собрание, приказ может подписать его председатель (или другой уполномоченный на эти действия). Если же решение принято директором самостоятельно, он сам визирует приказ (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), а также расписывается в поле «С приказом ознакомлен».

Образец приказа на отпуск гендиректора можно скачать здесь.

Гендиректор уходит в отпуск — как осуществить возложение обязанностей на другого сотрудника

Убывая в отпуск, гендиректор должен делегировать свои обязанности и полномочия кому-то другому, кто на время его отсутствия будет возглавлять компанию. Для этого оформляются следующие бумаги:

• Приказ о передаче обязанностей руководителя другому работнику. Унифицированного шаблона такого документа нет, поэтому составляют его в произвольной форме.

Образец такого приказа находится здесь.

• На работника, который будет временно замещать руководителя, оформляется доверенность (письмо Минфина РФ от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227).

О том, как это сделать, рассказано в статье «Доверенность от генерального директора на право подписи» .

• Возможны ситуации, когда потребуется заключение допсоглашения к трудовому договору, предусматривающее дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ), если замещающий работник будет совмещать должности.

Выполнять обязанности гендиректора может и главбух, подробности — в этой статье .

ВАЖНО! Если во время отсутствия гендиректора его функции выполняет заместитель, о совмещении должностей речи идти не может, поскольку замещение — его прямая обязанность. Безусловно, соответствующие положения должны быть зафиксированы в трудовом договоре с замом или должностной инструкции (письма Роструда от 24.05.2011 № 1412-6 и Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897).

Итоги

Приказ на отпуск гендиректора оформляется по тем же правилам, что и на обычного работника. Подписывать приказ может или сам руководитель, или лицо, уполномоченное на это действие. Уходя в отпуск, директор должен делегировать свои обязанности и полномочия.

Действует от имени организации без доверенности, в силу закрепления его полномочий в действующем законодательстве и в уставе организации. Эта должность уникальна. Человек, ее занимающий, по сути отвечает за всю деятельность компании. И естественно, когда Генералу необходимо отлучиться, на фирме случается небольшой катаклизм. Оснований отсутствия может быть много: очередной отпуск или длительная болезнь, командировка, исполнение государственных или общественных обязанностей, обучение и повышение квалификации и многое другое. Однако во всех этих случаях возникает необходимость поддержать работу организации. В настоящей статье мы покажем, как наиболее полно и с наименьшим ущербом для работы организации оформить передачу полномочий руководителя.

Что передаем?

Единоличный исполнительный орган (ЕИО) осуществляет текущее руководство организацией. Казалось бы, простое определение, но когда дело доходит до фактической передачи данных полномочий, возникает масса проблем и вопросов. Корень их в том, что полномочия генерального директора формулируются действующим законодательством по остаточному принципу, то есть на него возлагаются все иные обязанности, не возложенные законодательством или учредительными документами (когда это возможно) на общее собрание или совет директоров. В противовес этому передаваемые полномочия должны быть конкретизированы (четко обозначены). Главное следствие этого противоречия на практике - возникновение ситуаций, когда часть полномочий генеральный директор «забирает с собой» в отпуск, командировку, в больницу и т.п. То есть вдруг для подчиненных оказывается, что назначенный заместитель не может сделать то или иное действие, поскольку это особо не было оговорено при передаче дел.

Условно все полномочия можно разделить на два больших блока:

• представление интересов юридического лица перед третьими лицами,
• осуществление административно-хозяйственной власти в рамках самой организации.

В рамках первого блока руководитель представляет интересы компании во множестве самых различных правоотношений: заключает от имени организации сделки (гражданско-правовые отношения), подписывает налоговую отчетность (налоговые правоотношения), несет ответственность за нарушение действующего законодательства по широкому спектру вопросов (административные правоотношения) и др. Второй блок сводится к взаимоотношениям, возникающим в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. Передача полномочий «по объему» должна быть максимально полной, чтобы потом не возникло проблемы с подписанием «жизненно важного в данный момент» документа.

Но существует не только проблема «остаточных/забытых полномочий» , но и проблема «дублирования полномочий руководителя», которая сводится к простому вопросу: «А что же остается у руководителя при передаче полномочий?» Этот глобальный вопрос можно разложить на несколько более мелких:

Действующее законодательство не дает на эти вопросы однозначного ответа. В целом, опираясь на практику, в том числе и судебных споров, можно дать следующий ответ: делегируя полномочия по предоставлению интересов общества, генеральный директор не слагает с себя ни права, ни обязанности по представлению его интересов. Такая передача представляет собой «дублирование» функционала, а не его «передачу», причем происходит дублирование не только права принятия решения, но и ответственности за принятые решения (так, за административное нарушение будет привлечен к ответственности заместитель, который его допустил, а не генеральный директор, находящийся в отпуске; однако если такое ответственное лицо не было обозначено, ответственность с большой долей вероятности возложат на отсутствовавшего в этот момент руководителя).

Вместе с тем для самого общества не имеет значения, делегировались ли генеральным директором на период отсутствия полномочия кому-либо. Вне зависимости от смены «человеческого лица», выполняющего функции капитана, считается, что корабль без него плыть не может. Вот классический пример, иллюстрирующий эту позицию:

Судебная практика.

Определение ФАС Уральского округа от 01.11.2002 № Ф09-2808/02-ГК

Свернуть Показать

ООО «МВМ» пыталось обосновать пропуск срока на подачу кассационной жалобы тем, что генеральный директор сначала находился в длительной командировке, а затем проходил лечение за пределами региона. Но суд эти причины уважительными не посчитал.

Способы замещения:«штатный зам» или «халиф на час»?

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Если руководитель отсутствует часто, то наличие «дополнительного» сотрудника, выполняющего его обязанности в рамках своих должностных полномочий, повышает эффективность деятельности организации.

Заместитель «по случаю» хорош тем, что позволяет не только выбирать лицо, которое будет выполнять обязанности отсутствующего руководителя в каждом конкретном случае, но и перераспределять полномочия отсутствующего руководителя. Как правило, такое перераспределение идет по направлениям деятельности организации: заключать сделки поручается, например, руководителю сбытового подразделения, контролировать производство - главному инженеру, осуществление платежей - руководителю финансовой службы и т.д.

Штатное заместительство

Некоторые считают, что если обязанность замещения руководителя заложена в трудовую функцию (указана в трудом договоре или должностной инструкции), то такая нагрузка возможна без дополнительной оплаты: считается, что оплата такой работы уже включена в оклад штатного заместителя. Эта позиция во многом основана еще на советской практике, в частности, на разъяснениях Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965.

Свернуть Показать

Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

В вопросе доплаты штатным заместителям некоторые работодатели ссылаются на письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, в котором ведомство пришло к выводу, что доплачивать в таких ситуациях не надо. Вместе с тем напомним об определении Верховного Суда от 11.03.2003 № КАС03-25, где указано, что доплата положена. Суд указал, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем работы в период отсутствия руководителя намного больше, чем обычно. Поэтому труд заместителя в этот период не может оплачиваться в прежнем размере, даже если пункт об исполнении обязанностей руководителя содержится в его должностной инструкции.

Свернуть Показать

Хосаева Радмила , юрист ООО «Прогресс»

В неофициальных разъяснениях представители Минздравсоцразвития России (в частности, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Нина Ковязина) придерживаются позиции, что установление доплаты штатным заместителям за время исполнения обязанностей временно отсутствующего руководства остается на усмотрение работодателя. Дело в том, что часто в должностном окладе штатного заместителя заложена оплата труда за замещение начальника. Если же работодатель придет к выводу, что для поощрения работника выплата необходима, то никто его не будет за это наказывать.

Самый актуальный вопрос, который волнует работодателей в таких случаях, - каковы риски. Понесет ли организация или должностное лицо ответственность в случае прихода проверяющих? Если мы говорим о государственной инспекции труда и ответственности за нарушение ст. 5.27 КоАП РФ, то нет. Если вы решили доплатить работнику, то главное, чтобы документы были правильно оформлены, к тому же всегда можно сослаться на письмо Минздравсоцразвития РФ. Однако необходимо иметь в виду, что практика проверок госинспекций труда разнится. Известны случаи, когда они выдавали работодателям предписания с требованием произвести доплату по заработной плате работникам-заместителям за время, когда они выполняли обязанности начальства (см., например, решение Ленинского районного суда г. Тамбова от 12.11.2010 № 2-2913\2010).

Итак, доплата штатному заместителю возможна. Она может быть зафиксирована несколькими способами (в локальном нормативном акте, приказе, ПВТР и т.д.), но более логично фиксировать ее размер непосредственно в том документе, в котором указывается обязанность осуществлять замещение. Главным условием штатного замещения является согласие на него работника. Оно должно найти свое выражение в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему). Обязанность замещения на время отсутствия руководителя можно дополнительно продублировать в должностной инструкции заместителя.

Пример 1

Отражение штатного заместительства и доплаты за него в трудовом договоре

Свернуть Показать

Для третьих лиц особенно важно, что написано в доверенности - только по ее тексту они могут определить объем полномочий, предоставленных доверенному лицу. Здесь есть несколько «подводных камней». Дело в том, что в целом ряде законов особо указывается на необходимость наличия в доверенности конкретного полномочия. Для суда, например, важно обязательное указание в доверенности на возможность заключения мирового соглашения или признания иска. Даже «Почта России» в ряде случаев требует указания в доверенности специального полномочия - «получение заказных и ценных писем». А порой еще и прямо указывается на обязательность нотариального заверения доверенности (так, вне зависимости от объема полномочий нотариальная доверенность нужна для предоставления документов на регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним). Причем при отсутствии в доверенности требуемой формулировки делегированных прав и обязанностей или нотариальной формы может возникнуть ситуация, когда представителю организации просто откажут в сотрудничестве.

Результатом этого становится объемный текст доверенности (см. образец, оформленный на бланке организации, в Примере 7). В Примере 6 показано, как иначе можно оформить «шапку» доверенности, но в этом случае идентифицирующие организацию сведения (место ее нахождения, ИНН, ОГРН) перекочевывают в текст доверенности. В России может одновременно существовать несколько юридических лиц с идентичным наименованием, которых можно отличить друг от друга только по этим «паспортным данным» организации. Вот почему их наличие в доверенности необходимо.

Порядок прекращения доверенностей (с образцами необходимых документов) подробно описан в статье «Хранение доверенностей: технология и сроки » на стр. 12 журнала № 9’ 2011

При выдаче доверенности (как и при издании приказа) возникает серьезная проблема с определением срока ее действия. Если определить его в рамках планового времени отсутствия генерального директора, вполне возможна ситуация, когда полномочия по ней истекут до фактического возвращения руководителя. А

Распоряжение безналичными денежными средствами

Лицо, замещающее генерального директора, получает возможность распоряжения денежными средствами на расчетных счетах организации. Банк определяет лицо, обладающее данным правом, на основе пакета документов, однако «блокирующим» в нашем случае является карточка с образцами подписей (банковская карточка) .

Легче всего «обеспечить доступ» «штатным заместителям» - их изначально можно внести в карточку, предоставив право распоряжения денежными средствами компании, но в этом случае необходимо понимать, что такое право предоставлено «на все время» и не зависит от того, отсутствует ли генеральный директор. Регулирование полномочий при этом производится на уровне самой компании в локальных нормативных актах, но нужно понимать, что и . В этом случае в лучшем положении находятся клиенты банков, сотрудники которых вправе самостоятельно заверять подписи клиентов. В тех же банках, которые требуют нотариального удостоверения банковской карточки, клиенты могут испытать определенные неудобства, связанные с процедурой удостоверения их подписей.

Подготовкой и подачей временных банковских карточек обычно пренебрегают в тех случаях, когда в организации установлена электронная система работы со счетом (банк-клиент). Обычно в этой ситуации ограничиваются передачей электронных ключей. В реальности часто и этого не происходит, поскольку платежи осуществляют операционисты бухгалтерской или финансовой службы и по сути передаются права по контролю за их работой. Аналогично ситуация выглядит и с подачей отчетности в электронной форме (Пенсионный фонд, ФСС и т.д.). Подобная практика уже сложилась повсеместно, но надо понимать, что в этом случае «подписантом» электронного послания его получатели будут считать уже отбывшего в отпуск или командировку генерального директора.

В заключение хотелось бы сказать следующее. Да, действительно, в регулировании деятельности генерального директора, в том числе и при передаче его полномочий, существует целый ряд белых пятен. Поэтому главным принципом, которым должны руководствоваться все участники данных отношений, является добросовестность. Если все участники процесса разумно действовали в интересах организации, небольшие нарушения в порядке оформления документации могут быть легко исправлены, а в случае экстренных ситуаций - и объяснены как представителям государственных органов, так и суду.

Сноски

Свернуть Показать

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• акты;
• выписки;
• справки;
• товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• при помощи доверенности на подписание первички;
• утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

• персональные данные уполномоченного лица;
• наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
• в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата составления;
• наименование компании;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

• должность;
• Ф.И.О.;
• список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
• виза руководителя;
• образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Главная » Конституционное право » Приказ о наделении полномочиями заместителя директора. Распоряжение безналичными денежными средствами