Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной. Это обязательно для всех? Почему некоторые компании активно лоббируют переход на УПД? Как выглядит УПД
В России идёт активное внедрение универсального передаточного документа, призванного заменить привычные электронные счета-фактуры и товарные накладные. Что будет со старыми форматами? Что нужно знать компаниям при переходе на новый тип документов и какие преимущества это несёт для бизнеса? Рассказывает бизнес-аналитик Edisoft Алексей Порубов .
Расскажите про УПД в «двух словах». Что это за документ и для чего он нужен?
Универсальный передаточный документ или УПД - это новый формат бухгалтерского документа, совмещающий в себе свойства счёта-фактуры, товарной накладной и акта выполненных работ. Документ можно одновременно использовать для нескольких целей: отражения НДС, налога на прибыль и бухгалтерского учёта.
УПД помогает снизить издержки и трудозатраты при обработке информации, поскольку многие реквизиты в первичном документе и счёте-фактуре повторяются. Компании, которые используют УПД, могут оперировать только одним документом вместо двух-трёх. Кроме того, документ положительно влияет на сокращение рисков, связанных с расхождениями между накладной и счётом-фактурой.
В бумажном виде УПД существует уже несколько лет. В электронном виде документ начал внедряться с 2016 года. УПД обладает полной юридической значимостью и в ближайшее время полностью заменит устаревшие форматы электронных счетов-фактур, накладных и актов.
Это обязательно для всех? Почему некоторые компании активно лоббируют переход на УПД?
До 30 июня 2017 года можно продолжать использовать старые форматы электронных документов - счёт-фактуру, корректировочный счёт-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную. Они отменяются приказом ФНС от 24 марта 2016 г. N ММВ-7-15/155@. Применение универсального передаточного документа пока носит лишь рекомендательный характер. Но с 1 июля 2017 года электронный УПД станет обязательным для использования всеми организациями.
Многие компании начинают заранее готовиться к переходу на УПД, внедряя этот формат в своей практике. Это позволяет избежать возможных проблем с неготовностью организации и её партнёров к наступлению часа «Х». За несколько месяцев до начала обязательного применения УПД можно успеть приобрести необходимые опыт и навыки работы с документом, подготовить свою ИТ-инфраструктуру.
Для начала перехода какой-либо компании на УПД её контрагенты должны поддерживать работу с новым форматом и быть технически готовыми к работе с этим типом документа.
Как выглядит УПД?
Если обратиться к печатной форме документа УПД, то можно увидеть, что прежняя форма счёта-фактуры буквально встроена в документ и совсем не изменилась. В дополнение к тому, УПД содержит поля, относящиеся к первичному документу.
Ещё одной особенностью документа является факт его подписания сотрудником, ответственным за передачу товара/результата работы/услуги и за оформление факта хозяйственной жизни.
Электронный УПД содержит все те же данные, что обычно заполняются в первичных бухгалтерских документах. Различия видны лишь в техническом формате файлов и нюансах использования электронной подписи.
Электронный УПД может быть сформирован в трёх видах:
- С функцией счёта-фактуры. Такой УПД отражает факт хозяйственной деятельности и заменяет обычный счёт-фактуру
- С функцией накладной/акта. Здесь документ фиксирует переход товарно-материальных ценностей и служит заменой обычных накладных/актов
- С объединённой функцией как счёта-фактуры, так и накладной/акта. В этом случае документ заменяет сразу обе устаревшие формы.
Обмен электронными универсальными передаточными документами должен идти через провайдера электронного документооборота по полной аналогии с электронными счетами-фактурами и т. п. Этот процесс минимально отличается от привычного формата работы по ЭДО.
Как быть с электронными счетами-фактурами и накладными? Они отменяются?
В 2017 году устаревшие форматы документов законодательно потеряют силу и будут заменены на УПД.
Если компания обменивалась электронными документами через веб-решение, то отличия в порядке использования новых документом будут минимальными. Если использовалось интеграционное решение, то нужно заранее позаботиться о технической настройке, обратившись к провайдеру ЭДО.
Будет ли УПД стоить дороже ЭТОРГ и ЭСФ для пользователя?
Коммерческая часть работы с УПД не должна измениться в худшую сторону для пользователей систем электронного документооборота. Однако подробности следует уточнять у каждого из провайдеров.
Насколько сложно подключиться к обмену УПД? Есть ли «подводные камни» о которых полезно знать?
В целом, подключение к передаче УПД не должно вызвать каких-либо сложностей. Но важно понимать, что все случаи модернизации интеграционных решений для обмена УПД надо рассматривать индивидуально. Для этого компании следует подать оператору ЭДО заявку на подключение нового документа, после чего специалист по внедрению выяснит объём необходимых доработок или необходимость установки дополнительных модулей.
При работе через веб-среду у пользователя, как правило, уже имеются все средства для создания УПД как с нуля, так из документов типа «Заказ», «Уведомление об отгрузке» и «Уведомление о приёмке».
В ближайшее время организации и предприниматели смогут не только обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) друг с другом, но и передавать их в инспекцию. Приказ ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@* , которым утвержден формат документа, зарегистрирован в Минюсте 21.04.16 и вступит в силу с 7 мая.
Специалисты налоговой службы не раз сообщали, что истребуемые документы могут быть представлены в инспекцию в электронном виде через интернет только в том случае, если они изначально были составлены в соответствии с установленным форматом и переданы через систему для обмена электронными юридически значимыми документами (например, « »). Для самых распространенных документов (счета-фактуры, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи) форматы утверждены. Поэтому такие документы можно при необходимости переслать в инспекцию через систему для отправки отчетности (например, « »), не распечатывая на бумаге. А вот формата универсального передаточного документа, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, до сих не было. В связи с этим представлять в инспекцию УПД, составленный в электронном виде, приходится на бумажном носителе (см. « »). Согласно комментируемому приказу, в скором времени УПД можно будет направлять в ИФНС, не распечатывая на бумаге.
Новый формат документа можно будет использовать:
- как счет-фактуру;
- как первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции;
- как универсальный передаточный документы (УПД), который совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции.
Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@. УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции. УПД со статусом «1» заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную либо акт. УПД со статусом «2» заменяет собой только накладную либо акт. Подробнее об УПД см. « » и « ».
При этом в приказе оговорено, что электронные счета-фактуры можно будет создавать как по старому формату (утв. приказом ФНС от 04.03.15 № ММВ-7-6/93@), так и по новому (утв. приказом ФНС России от 24.03.16 №ММВ-7-15/155@) вплоть до 1 июля 2017 года. А прием налоговыми органами таких счетов-фактур должен быть обеспечен до 31.12.2020 года.
* Название приказа — «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».
Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.
Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно - электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.
Заказать
Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155 утвержден формат электронного УПД.
Подписать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько - по одной от каждого уполномоченного лица.
Электронный УПД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.
В Москве эдо электронный документооборот Диадок можно купить в компании Кодекс, оптравив заявку через форму обратной связи или по номеру телефона компании.
Модуль обработчик контур диадок для 1с 8.3 новый и старый можно скачать не нашем сайте бесплатно, оформив заявку в форме обратной связи.
Диадок электронный документооборот вход в систему на нашем сайте в правом верхнем углу сайта.
Универсальный передаточный документ применяется в документообороте Диадока, помогает уменьшить объем документооборота.
В бумажном варианте можно использовать вместо первичного документа, в электронном документообороте (ЭДО) – пакет «счет-фактура и первичный документ». Также можно воспользоваться сервисом Контур.Диадок - представляет собой систему эдо электронного документооборота, позволяющую обмениваться без копий на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными.
Бумажный документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер.
Эдо электронный удобен своей универсальностью и простотой в использовании. Применяется упд в электронном документообороте с 2013 года, с выходом письма от ФНС № ММВ-20-3/96. Возможна интеграция с одной из самых популярных программ учета — 1с и вести там документооборот через Диадок. Электронный документооборот возможен с помощью эдо документов, таких как, упд.
Оператор эдо – это компания, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными документами, и представлены на рынке несколькими компаниями, например, СКБ Контур, «КОРУС Консалтинг СНГ», «Такском» и «Тензор». Одна из самых удачных на российском рынке система электронного оборота – это Диадок, сочетающая в себе соотношение цены и качества.
Бесплатный документооборот по входящим документам, не нужно отправлять обратно документы, вместо этого на выходе один документ. При имеющейся электронной подписи, можно подключиться к системе документооборота Диадок. Цена исходящих документов варьируется в зависимости от тарифа. В программе документооборота Диадок документ упд имеет особенности формата, и может использоваться как ДОП или СЧФДОП
Диадок — это система для юридически значимого электронного документооборота между организациями, можно включить аутентификацию для входа в систему. Подписание договора в форме электронного документа» и можно получить подписанный контрагентом в течение пары секунд, и не ждать долго, что существенно облегчает ведение документооборота.
И возможно облегчение труда сотрудников если воспользоваться услугой электронный архив, и эта возможность ускорит работу и улучшит систему делопроизводства, поможет навести порядок и улучшит взаимодействие между службами.
Заказать Диадок
Применение УПД через электронный документооборот. Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)? Читайте об этом в нашей статье.
Вопрос: Уточните пжл., верно ли утверждение о том, что с 01.07.2017 при обмене первичными документами через электронный документооборот правомерно применять только УПД, и в случае внесения корректировок УКД и нельзя использовать счета-фактуры и соответственно КСФ при корректировках.
Ответ: Нет, это не так. Хотя в течение 2017 года в форму счета-фактуры (и корректировочного счета-фактуры соответственно) вносились изменения, а в электронный формат их представления - нет. Налоговая служба в письме от 25.10.2017 № ЕД-4-15/21592 указала, что отправлять электронные документы в старом формате возможно до того момента, когда ФНС заменит форматы новыми. Те данные, которых нет в электронном формате (например, «код товара»), укажите в свободных информационных полях.
Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).
Когда можно применять УКД
УКД можно оформить в двух случаях:
- если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);
- если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
УКД не применяется:
- для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Как исправить ошибки в УПД , указано в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 № ММВ-20-15/86 ;
- при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).
Каким способом можно выставить счет-фактуру
Счета-фактуры выставляют на бумаге или в электронном виде. Однако вторым способом может воспользоваться только тот продавец, который получит от вас согласие. Кроме того, ваши с контрагентом средства приема, обмена и обработки должны быть совместимы. Необходимо обеспечить их соответствие установленным форматам и порядкам. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 НК.
Выставляют и получают счета-фактуры в электронном виде в порядке , который утвержден
