Когда подавать сзв м. Как заполнить и сдать новую ежемесячную отчетность в пфр

С 2016 года работодатели должны ежемесячно сдавать отчётность в ПФР за работников по новой форме СЗВ-М (Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Этот вид отчётности предназначен для контроля за уплатой пенсии работающим пенсионерам. Но при этом форма сдаётся абсолютно по каждому работнику.

Её необходимо сдавать ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Сроки сдачи за 2017 год выглядят следующим образом:

• Декабрь 2017 - С 1 по 15 января 2018
• Январь 2018 - С 1 по 15 февраля 2018
• Февраль 2018 - С 1 по 15 марта 2018
• Март 2018 - С 1 по 16 апреля 2018
• Апрель 2018 - С 1 по 15 мая 2018
• Май 2018 - С 1 по 15 июня 2018
• Июнь 2018 - С 1 по 16 июля 2018
• Июль 2018 - С 1 по 15 августа 2018
• Август 2018 - С 1 по 17 сентября 2018
• Сентябрь 2018 - С 1 по 15 октября 2018
• Октябрь 2018 - С 1 по 15 ноября 2018
• Ноябрь 2018 - С 1 по 17 декабря 2018
• Декабрь 2018 - С 1 по 15 января 2019

Штраф за не несдачу отчётности – 500 рублей (за каждого работника).

Штраф за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей (1 документ).

Кто конкретно сдаёт эту форму? Эту отчётность сдают те, кто стоит на учёте в Пенсионном фонде в качестве работодателя. Работодателем организация (в том числе иностранная, работающая в РФ) или ИП становится, когда с физ. лицом заключён хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (ГПХ). Немаловажно помнить, что:

1) Если сотрудник был принят на работу в последний день отчётного месяца – его тоже нужно включать в СЗВ-М.

2) Также в отчёт включаются те, кто находится в отпуске без содержания или по уходу за ребёнком при условии, что с этими лицами продолжает действовать заключённый ранее трудовой договор.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: если есть работники, но зарплата за отчётный месяц никому не выплачивалась, форму СЗВ-М всё равно нужно подать. В разделе 4 самой формы (мелким шрифтом) указано, что в неё включаются сотрудники с которыми в отчётном месяце заключены, продолжают действовать или были прекращены:

• трудовые договоры; , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Нулевая форма СЗВ-М

Для ИП: если нет работников, не было заключённых в отчётном месяце трудовых договоров (или ГПХ) – значит, ничего сдавать не надо, никаких «нулёвок».

Для организаций (юр. лица): Письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856 позволяет не сдавать форму СЗВ-М на учредителя при наличии 2-х условий:

1) Организация не ведёт деятельность, а также не производятся какие-либо выплаты учредителю;

2) Учредитель исполняет функции руководителя, но при этом с ним не заключён трудовой договор или договор гражданско-правового характера;

То же самое касается председателя кооператива и товарищества (избран на должность общим собранием, трудовой или гражданско-правовой договор с ним не заключён).

Хотя надо сказать, некоторые сдают так называемую «нулевую» форму, т.е. без указания в таблице застрахованных лиц вообще. В каких-то регионах в таком виде принимают отчёт, а в иных просят всё же внести в него данные по учредителю(ям).

ВАЖНО: в Алтайском и Белгородском отделениях ФНС требуют обязательно сдавать нулевую отчётность.

В каком виде сдавать отчётность

Если по среднесписочной численности работников у вас числится:

1) 25 и менее работников – сдаём на бумаге (или можно по желанию в электронном формате).

2) Более 25 работников – строго в электронном виде с использованием электр. подписи.

Если нарушен этот порядок, и вы сдали в бумажном формате вместо электронного – штраф 200 руб.

Нет ИНН – что делать?

В соответствии с федеральным законом от 01.05.2016 № 136-ФЗ в форме СЗВ-М разрешается не указывать ИНН. В законе дана формулировка, что ИНН указывается «при наличии». Тут может быть 2 ситуации:

1) Работнику в принципе раньше не был присвоен ИНН. Тогда сдайте форму СЗВ-М без указания ИНН такого работника (оставьте графу пустой), никаких штрафов за это не будет. Сотрудник потом самостоятельно может получить ИНН в налоговой, если захочет. Однако налоговики советуют, чтобы в дальнейшем в отчёте СЗВ-М всё таки ИНН присутствовал по каждому работнику, т.к. с 2017 года контроль за страховыми взносами хотят переложить на плечи ФНС.

2) Работник не помнит свой ИНН. Узнать его можно на сайте налоговой nalog.ru, далее разделы «ВСЕ СЕРВИСЫ» - «УЗНАЙ ИНН», затем остаётся ввести паспортные данные сотрудника. Если таким способом ИНН не находится, значит, сотрудник его не получал.

Отсутствует СНИЛС

Лицо, впервые в жизни приступающее к работе, может не иметь СНИЛС. В этом случае у вас, как у работодателя, появляется обязанность оформить страховое свидетельство этому работнику в течение 2 недель с даты заключения договора (п. 9 «Инструкция…», утверждённая приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Если к моменту заполнения формы СЗВ-М страховое свидетельство нового сотрудника ещё не получено, тогда данные этого работника включите в отчёт без указания СНИЛС. Но, т.к. в электронной форме данный документ с пустым СНИЛС не пройдёт, то необходимо написать письмо в ПФР с объяснением причин отсутствия СНИЛС. Лишь потом, когда будет «на руках» СНИЛС, заполните новый лист формы по этому сотруднику с пометкой «дополняющая» в графе «3. Тип формы».

Примечание : если у работника недавно сменилась фамилия, и он ещё не успел поменять СНИЛС, то форму СЗВ-М заполняйте по старым данным. Образец заполнения формы СЗВ-М Комментарии по заполнению

Код по ОКУД. В других документах это поле не заполняют. Но лучше уточнить в ФНС.

Код по ОКПО. Указан в письме из Росстата, полученном при регистрации. Также можно узнать на ОКПО.ru.

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Вы после регистрации должны были получить почтовым отправлением письмо, в котором этот номер написан. Также можно его можно узнать по ИНН, позвонив в налоговую.
• Краткое наименование. ООО «Фантик» или ИП Сергеев П.П.
• ИНН и КПП. Последний реквизит заполняют только организации (юрлица).

Раздел 2. Крестиком в окошке отмечаем отчетный период и календарный год.

Раздел 3. Крестиком в окошке указываем тип формы: исходная, дополняющая или отменяющая.

Раздел 4. Отражаются данные о работниках, получивших в отчетном периоде выплаты (в рамках трудовых, гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг). ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и вразброс - это на ваше усмотрение.В конце ставится подпись руководителя с указанием должности, расшифровка подписи, дата подписания и печать (ИП ставят при наличии).

Если в сданной форме допущены ошибки

1) Если вы уже сдали отчёт и при этом вовремя заметили, что были допущены ошибки, нужно заполнить новый лист точно также (с ошибками), но в графе «3. Тип формы» указать «отменяющая». Вместе с этим листом заполнить ещё один новый, но уже правильно заполненный, и в графе Тип формы» указать «дополняющая».

2) Если кого-то из работников забыли внести в отчётность, тогда оформляете новый лист, включаете туда только «забытых» сотрудников, а в графе «3. Тип формы» указываете «дополняющая».

ВНИМАНИЕ: Пенсионным фондом была разработана программа для проверки отчётности в ПФР (в частности, формы СЗВ-М), представляемой в электронном виде. То есть до отправки формы в фонд её можно предварительно проверить на предмет ошибок.

Некоммерческие (НКО) и общественные организации без работников – сдавать ли СЗВ-М?

Если в НКО, общественных организациях отсутствуют лица, состоящие в трудовых отношениях, тогда нужно сдать отчёт СЗВ-М со сведениями по их руководителям (председателям). Данная позиция была выражена на сайте Пенсионного фонда:

Также подобный комментарий ФСС дал в своём Письме № 02-09-05/06-06-4615 от 14.03.2016, в ответе на вопрос №8. Речь там шла о председателе правления СНТ, вот отрывок:

«…В соответствии со статьей 17 ТК РФ трудовые отношения в результате избрания на должность возникают, если избрание на должность предполагает выполнение работником определенной трудовой функции.

Таким образом, поскольку статьей 23 Закона N 66-ФЗ на председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возложено выполнение определенных функций на этой выборной должности, то его деятельность можно отнести к трудовой деятельности физического лица.

В этой связи выплаты, начисленные председателю правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в частности СНТ, за выполнение трудовых обязанностей, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».

Надо ли выдавать форму на руки работнику

Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ обязывает при увольнении работников (или с прекращением гражданско-правового договора ) выдавать им на руки форму СЗВ-М, а также раздел 3 расчета по страховым взносам (данные их персонифицированного учета). Эти документы могут пригодиться сотруднику для подтверждения страхового стажа при назначении пенсии. Надо сказать, что за невыполнение данной обязанности никаких штрафов законом не предусмотрено, но всё же лучше этим не злоупотреблять.

Не надо выдавать работнику «полноценный» отчёт с данными по всем сотрудникам в компании, это нарушение закона «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Выдаваемая форма должна содержать сведения только по увольняемому работнику. Отчёт выдаётся по всем месяцам, которые проработал у вас данный сотрудник, например, если он трудился 8 месяцев, то на руки должен получить 8 отчётов СЗВ-М по каждому месяцу.

Вышеупомянутый Закон также обязывает получить от увольняемого лица письменное подтверждение передачи ему сведений персонифицированного учета (форма СЗВ-М и раздел 3 из расчёта по страховым взносам). Подтверждение составляется в произвольной форме (скачать ):

Также можно завести «Журнал учета переданных сведений застрахованному лицу при увольнении» (тоже в произвольном формате).

Какие сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году? Какой календарь для бухгалтера в отношении отчетов СЗВ-М применять в 2018 году? Какие точные даты, после которых отчеты будут сданным с нарушением срока? Приведем удобную таблицу со сроками сдачи СЗВ-М в 2018 году организациями и индивидуальными предпринимателями.

Кто должен сдавать отчеты СЗВ-М в 2018 году?

В 2018 году передавать в ПФР ежемесячные отчеты СЗВ-М должны все работодатели:

• организации и их обособленные подразделения;
• ИП, а также адвокаты, частные детективы и нотариусы.

В отчет следует заносить данные о всех сотрудниках, выполняющих работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

ВАЖНО

Не имеет никакого значения: вела организация фактическую деятельность в 2018 году или нет, были выплаты сотрудникам в отчетном месяце или нет. При наличии работников отчеты нужно сдавать.

Однако ИП, адвокаты, частные детективы и нотариусы, не имеющие наемных сотрудников, СЗВ-М не сдают. Поскольку они не считаются работодателями.

Сроки сдачи отчетов в 2018 году: таблица

Данные по форме СЗВ-М направляйте в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если же срок сдачи в 2018 году попадает на выходной или праздник, то можно сдать отчетность в ближайший рабочий день (Письме ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). С учетом необходимых переносов мы подготовили единую таблицу со сроками сдачи СЗВ-М в 2018 году:

В поле «Отчетный период» СЗВ-М укажите код месяца, за который подаете расчет:

Год, за который отчитываетесь, укажите в поле «Календарный год». Например, при подаче в 2018 году отчета за январь 2018 года в этом поле поставьте «2018».

Способ сдачи отчетов в 2018 году

В 2018 году действует такое правило: если в отчет СЗВ-М за очередной месяц включено 25 или более «физиков», то страхователь (организация ил ИП) обязан передать отчетность через Интернет в качестве электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если же в отчете меньше 25 человек, то допускается представление «бумажного» отчета (абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом для электронных и бумажных СЗВ-М сроки представления СЗВ-М в 2018 года одинаковы. Сведения нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (вне зависимо от способа сдачи).

Нарушение сроков: ответственность

Что будет за нарушение сроков сдачи СЗВ-М в 2018 году? Предусмотрены ли штрафы за непредставление ежемесячной отчетности в срок до 15 числа, следующего за отчетными месяцами?
Да, ответственность предусмотрена. За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений в составе отчета СЗВ-М к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Соответственно, если опоздать со сдачей СЗВ-М, допустим, за февраль 2018 года хотя бы на один день, а в отчете числится 85 человек, то штраф за опоздание составит 42 500 рублей (85 × 500).

Также существует штраф за нарушение порядка представления сведений – 1000 рублей (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). То есть, если в 2018 году нарушить способ сдачи СЗВ-М и представить, к примеру, вместо электронного файла бумажный отчет, то проверяющие из ПФР могут дополнительно оштрафовать организацию или ИП.

Сроки корректировки отчетов в 2018 году

• «исхд» (исходная) – впервые подаваемый отчет;
• «доп» (дополняющая) – отчет, который позволяет дополнить ранее сданные и принятые сведения;
• «отмн» (отменяющая) – если нужно отменить ранее неверно поданные сведения.

С исходными формами СЗВ-М (первичными) все понятно. В 2018 году их нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако в законодательстве ничего не прописано про сроки сдачи дополняющих или отменяющих форм. Но в какие же сроки тогда уточнять отчеты СЗВ-М? Попробуем разобраться на примере.

Пример.

СЗВ-М за февраль 2018 года организация сдала 12 марта 2018 года. Однако 19 марта 2018 года бухгалтер самостоятельно выявил, что в отчет ошибочно не попал один человек, который в конце февраля 2018 года был принял на работу по трудовому договору. В связи с этим 20 марта 2018 года бухгалтер сдал в ПФР отчет СЗВ-М с типом «доп» и дополнил уже сданный отчет информацией в принятом работнике.

Заметим, что никаких ограничений по срокам сдачи дополняющих и отменяющих СЗВ-М в законодательстве нет. То есть, бухгалтер может подавать уточняющие и отменяющие сведения в любой момент, когда посчитает нужным. Однако рекомендуем учитывать важные моменты, связанные возможным наступлением ответственности.

Какие последствия при уточнении СЗВ-М могут быть

Как мы уже сказали, за несвоевременное представление исходной (первичной) СЗВ-М установлена ответственность в виде штрафа: 500 рублей за каждого работника, о котором не представлена информация. Такой же штраф предусмотрен за представление неполных и (или) недостоверных сведений (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Заметим, что некоторые территориальные подразделения ПФР полагают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М страхователи обязаны сдавать не позднее установленного срока представления отчетности за отчетный период. Если представить отчетность позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика», по которому сведения были недостоверными. Так сообщает, в частности, ОПФР по Тверской области на сайте ПФР .

Вернемся к нашему примеру, когда бухгалтер подал дополняющую форму 20 марта 2018 года, то есть уже после наступления срока представления сведений за февраль 2018 года (после 15 марта 2018 года). По логике представителей ПФР, страхователь в данном случае должен быть оштрафован на сумму 500 рублей. Но почему? Ведь бухгалтер самостоятельно обнаружил ошибку и предпринял меры к ее исправлению. Территориальный орган ПФР никакой ошибки или недостоверности не выявлял. Почему же тогда за такие действия страхователя должны привлекать к ответственности? Официальных пояснений от ПФР по этому поводу нет. Однако, по нашему мнению, чтобы избежать споров с территориальными органами ПФР, имеет смысл сдавать уточняющие или отменяющие отчеты СЗВ-М лучше до наступления срока сдачи отчетов за текущий месяц. То есть, к примеру, февральский отчет СЗВ-М 2018 году лучше уточнить не позднее 15 марта 2018 года.

С минувшего года для страхователей (ИП с работниками и организациям) нужно представлять отчет СЗВ-М. Для оперативного выявления работающих пенсионеров, усиления контроля и ограничения им индексации страховых выплат была введена дополнительная отчетность.

Форма отчета

Новая форма СЗВ-М содержит в себе сведения о застрахованных лицах.

М - месяц, что означает: отчетные данные включаются за один месяц. В них содержится минимальная информация, которую представляют в местную службу Пенсионного фонда.

Форма СЗВ-М подается с апреля 2016 года.

Скачать для просмотра и печати:

Образец заполнения формы СЗВ-М:

СЗВ-М - кто должен сдавать

Отчетность предназначена для работодателей, которые зарегистрированы в пенсионных органах службе в этом качестве. Организации становятся работодателями при заключении хотя бы одного трудового или гражданского соглашения с работником.

Отчет СЗВ-М заполняется руководителем предприятия, так как информация предоставляется на сотрудников, доступ к ней имеет ответственный за заполнение документа.

Внимание! Форма СЗВ-М предоставляется частными предпринимателями и предприятиями за персонал, облагаемый страховыми взносами.

Когда не нужно сдавать отчетность

Отчетность не должна подаваться, если:

1. Отсутствует финансово-хозяйственная деятельность.
2. Нет персонала, работающего по трудовому, гражданско-правовому, лицензионному соглашению.

Основание - наличие соглашений, по которым происходит начисление страховых взносов.

Учитываются работники, находящиеся в отпуске:

• декретном;
• по уходу за ребенком;
• без содержания.

Отсутствие наемного персонала и, соответственно, договоров означает, что указанная форма не подается.

В каком виде сдавать

В отчет заносятся данные, касающиеся всех работников (независимо от возрастной категории и права на пенсию):

• личные данные;
• номера индивидуального, лицевого счетов, ИНН.

При среднесписочной численности кадров свыше 25 человек, отчет предоставляется в электронном варианте и с электронной подписью. Совет! Для сдачи отчетности можно воспользоваться сервером «Контур. Отчет ПФ».

При численности персонала до 25 сотрудников, форму можно сдать лично (сопроводить копией на электронном носителе).

При нарушении порядка сдачи документа присуждается штраф в 200 рублей.

Оформление отчета в 2018 году

Форма СЗВ-М утверждена правлением ПФР, ее сдают в новом формате с апреля 2018 года. В отчетность включены лица, имеющие соглашения с апреля 2016 года.

Обратите внимание! В случае подачи сведений, предусмотренных СЗВ-М в старом формате, отчет не будет принят.

Нарушение срока сдачи, предоставление недостоверной информации предусматривает штрафные санкции в 500 рублей за каждого сотрудника, включенного в отчет. При наличии большого количества людей штрафная сумма будет значительной.

Заполнение отчета

Крайний срок подачи отчета - 15 число последующего месяца. Страхователь имеет право представлять отчетность до окончания текущего отчетного времени. Пенсионная служба обязана принять ее.

Важно! Если при сдаче отчета ранее текущего месяца и до его окончания будет принят новый сотрудник и будут отсутствовать сведения о нем, это будет расцениваться как нарушение.

При выпадении времени сдачи документа на выходной или праздничный день, его переносят на ближайший день работы. Должностные лица могут быть дополнительно подвергнуты штрафу в 300-500 рублей за несвоевременную сдачу документа.

Заполнение бланка

Инструкции по заполнению бланка нет. Основные указания присутствуют в самом документе.

1. Данные страхователя. Указываются:
   • наименование компании;
   • регистрационный номер в пенсионной службе;
   • ИНН и КПП
2. Месяц для отчета. В этом разделе вписывают месяц подачи отчета,
3. Вид формы:
   • исходный - содержит первичную отчетность;
   • дополняющий - подают при неполных сведениях в исходном документе, на лиц, сведения про которых не были внесены в отчет;
   • отменяющий бланк представляют при наличии ошибочной информации в исходной форме.
4. Информация о застрахованных сотрудниках. Данные заносятся в таблицу. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН.

Посмотрите видео о ежемесячной отчетности в ПФР

Расшифровка семантики букв «СЗВ-М»

Буквенное сочетание «СЗВ-М» не имеет конкретной узаконенной расшифровки. Принято считать, что таково условное обозначение вида унифицированной отчетности, по которой страхователь отчитывается ПФР. Условное обозначение нашло свое отображение в надлежащей инструкции по заполнению формы. Собственно сам документ именуется как «Сведения о застрахованных лицах».

Характеристику «СЗВ-М» определяет буквенное, установленное стандартом обозначение, код. Исходя из этого, можно выделить следующую трактовку букв в данном сочетании:

1. «В» - подразумевает, что данные отчета передаются в ПФР, т. е. они «входящие». К слову, в кодировке исходящих от фонда документов имеется «И».
2. «М» - отображает отчетный период, т. е. указывает на помесячную сдачу отчета.

Формат отчетного документа с данным условным обозначением вводился постановлением № 83п от 01.02.2016. Отчитываться по этой форме обязаны все категории страхователей, у которых имеются работники. В их числе: организации со своими подразделениями, ИП, а также лица, занимающиеся частной практикой по части адвокатуры, нотариата и т. д.

Важный фактор - документальное оформление трудовых отношений. Т. е. организация может не вести деятельность, но при наличии хотя бы одного оформленного работника должна подавать «нулевой» отчет ПФР. Характер договора роли не играет. Это может трудовой либо гражданско-правовой договор. Сам факт заключения подобных соглашений свидетельствует об оформлении трудовых отношений.

К примеру, если с единственным директором (учредителем) оформлено трудовое соглашение, ему выплачивают зарплату, то СЗВ-М составляется и сдается. В то же время фонд должен будет принять за ноябрьский период текущего года отчет, в котором отображен один директор, но с ним не заключался договор.

Актуальный бланк СЗВ-М - это страница Его структура включает 4 позиции. Три из них - рядовая часть документа, а четвертая представляет собой таблицу. Настоящий формат одинаково действителен для электронного и бумажного варианта отчета.

Основные составляющие бланка - сведения о застрахованных лицах, период, за который страхователь отчитывается, и реквизиты обязанного лица. Документ может принимать следующие формы:

• исходная (версия первого отчета, сдаваемого за конкретный период первый раз);
• дополняющая (версия уточняющего отчета, дополняется и сдается после первого документа);
• отменяющая (версия отчета, которая представляется с целью аннулирования ранее поданных сведений).

Исходная форма документа сдается по месту регистрации до 15 числа месяца, следующего сразу после отчетного. Этот последний срок сдачи отчетности утвержден ФЗ №27 и действует с 2017 года. К примеру, за ноябрьский период СЗВ-М сдается до 15 декабря. За последний месяц 2017 года декабрь страхователи отчитываться будут до 15 января следующего года.

Дополняющая и отменяющая версии носят уточняющий характер, посему ограничений по срокам их сдачи не имеется. Бухгалтер самостоятельно решает, когда возникает необходимость в их подаче. Следует принять во внимание, что сдача документа после указанного выше 15 числа может повлечь за собой привлечение к административной ответственности.

Крайний срок подачи СЗВ-М с 2018 года не изменится. Так, за январский период уже нового года отчет страхователям нужно будет сдать до 15 февраля.

С 2017 года наниматель обязан будет выдать работнику копию СЗВ-М по требованию либо при его увольнении. В стандартном случае копия данного документа по обращению выдается за 5 дней. При увольнении ее отдают в день расторжения договора либо на дату увольнения. Следует принять во внимание, что наниматель должен выдать не копию всей формы, а лишь выписку по конкретному увольняемому (обратившемуся) человеку.

Особенности составления СЗВ-М

Порядок заполнения формы, как в электронном виде, так и на бумажном бланке, одинаков. Сведения вносятся по всем позициям, требования к оформлению не отличаются. Позиции 1.2,3 заполняются в обязательном порядке. Страхователь руководствуется следующими правилами:

1. Позиция »1» включает реквизиты страхователя (ИНН из 10 цифр, КПП из 9 цифр, название кратко, № регистрации в ПФР). КПП предприниматели не указывают.
2. Позиция «22» определяет отчетный месяц календарного года. В позицию вписывается цифровое значение месяца: 01 - январский период либо 02 - февральский и т. д. сообразно приведенному в позиции списку значений.
3. Код подаваемой формы прописывается в зависимости от типа формы отчета: «ИСХД» (для исходной), «ДОП» (для дополнительной), «ОТМ» (для отменяющей). Пояснения по обозначениям указаны в рассматриваемой позиции формы.
4. Позиция «4» содержит информацию по инициалам в именительном падеже, СНИЛС, ИНН каждого застрахованного лица, с которым заключался трудовой либо ГП договор. ИНН страхователь записывает только, если у него есть информация о нем. Также не пишется отчество, если оно отсутствует.

Визирует составленный документ глава организации либо ИП. Обязательно указывается его должность, подпись расшифровывается. Не допускается визирование отчета представителем.

Рядом вписывается дата составления в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Печать ставится при наличии. Сдавать готовую отчетность страхователь должен сам.

Способы подачи СЗВ-М: преимущества и недостатки

Страхователь обязан представить электронный вариант отчетности, если у него работает больше 25 человек. Если численность работающих составляет менее 25 человек, отчет подается на бумаге. В зависимости от этого выбирается приемлемый способ доставки, сдачи СЗВ-М.

Каждый способ по-своему хорош. Единственное ограничение, которое встает перед обязанным лицом, - численность работников. Так, формировать и сдавать электронную версию отчетности тогда, когда у него работает до 25 человек, не допустимо. Это будет нарушением. Соответственно и способ сдачи посредством ТКС здесь не подойдет.

И наоборот. При числе работников более 25 человек, страхователь не вправе выбрать отправку отчета на бумажном носителе посредством почтового отделения. Это будет правонарушение, за которое его накажут финансовыми санкциями.

Распространенные ошибки при составлении СЗВ-М

Большая часть ошибок при составлении формы связана именно с правильностью ее оформления, внесения полных и точных сведений. Совершенные ошибки могут быть незначительными, тогда СЭВ-М принимается фондом без их корректировки. В остальных случаях ПФР принимает отчет полностью либо частично, но обязывает страхователя исправлять имеющиеся погрешности и давать уже уточненные сведения.

Если отчет не принят, это значит, что в бланке найдены серьезные ошибки (неверный ИНН, отчетный период и др.). Тогда все ошибки исправляются, отчет сдается заново.

Включать в надлежащие позиции нужно данные тех застрахованных граждан, с которыми оформлен договор (трудовой либо ГПХ) и действие его в отчетном месяце отмечается хотя бы днем. При этом наличие начислений, выплат и удержание общеобязательных взносов по ним за этот же период не обязательно.

Если допущены грубые ошибки и фонд не принял отчетность, то, не исключено, что в отношении страхователя будут применять финансовые санкции. Стандартно за ошибку (одну либо несколько) по одному работнику ПФР вправе взыскать 500 руб.

Ответственность за не сдачу и нарушение сроков подачи СЗВ-М

Нарушение установленных сроков и порядка сдачи СЗВ-М, сдача неполной отчетности либо указание в ней ложных сведений признается правонарушением. Страхователя как нарушителя в подобных случаях привлекают к ответственности на основании ФЗ № 27, ст. 17. В качестве наказания к виновному применяют штрафные санкции.

При получении требования об уплате штрафа страхователь обязан в течение 10 последующих дней заплатить сумму по санкции. Если он этого не сделает либо заплатит частично, ПФР вправе осуществить взыскание через суд.

Перечисленные финансовые санкции могут списываться ввиду их безнадежности. ПФР идет на это тогда, когда взыскать деньги невозможно по причинам юридической, экономической, социальной направленности.

Страхователя не наказывают за правонарушение, если на момент принятия решения о привлечении к ответственности прошло 3 года (из-за срока давности). К этому времени юридические последствия прекращаются.

Пример 1. Образец составления СЭВ-М за ноябрьский период

ООО «Проект» составляет СЗВ-М за ноябрьский период текущего года. В него страхователю следует включить сведения по двум работающим у него застрахованным гражданам. Оба трудятся на основании трудового соглашения. В таблицу страхователь вносит данные по Григорьеву Валентину Петровичу (только СНИЛС, т. к. по ИНН информации нет). По второму работнику Петровской Галине Семеновне вносятся все данные.

В первой позиции записываются реквизиты ООО «Проект» (№ в ПФР, ИНН, кратко название, КПП). Отчитывается компания за ноябрь, следовательно, в надлежащей позиции по периоду вписывается «11». Далее указывается «ИСХД», т. к. отчет сдается впервые.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Обязаны ли сдавать СЗВ-М некоммерческие организации без работников?

Подавать не нужно при наличии следующих обстоятельств: в НКО нет застрахованных работающих граждан, с и. о. председателя некоммерческой структуры (товарищества, общества) не оформлен договор ГПХ (либо трудовое соглашение).

Это ежемесячная отчетность, которая сдается организациями и ИП с работниками: в отношении физлиц, работающих по трудовому договору, СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам.

Новые требования к СЗВ-М с 1 октября 2018 года

С 1 октября Инструкция по персучету действует в новой редакции (утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н ). Самое важное изменение – отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет. Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф.

Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М. Например, если не включили в отчет одного или нескольких человек. Фонд и сейчас считает, что это не ошибка, которую можно исправить без санкций, и штрафует как за несвоевременно предоставленные сведения. Новая редакция Инструкции по персучету подтверждает правомерность такого штрафа.

Без штрафа можно исправить только ошибки в уже принятых сведениях. Например, в Ф. И. О., СНИЛС и т. п. Страхователь в таком случае вправе уточнить сведения сам или по требованию фонда в течение пяти рабочих дней, и это освободит от штрафа за ошибку (п. 39 Инструкции). Но если вы забыли подать сведения на физика, то это уже не представленные вовремя сведения на это застрахованное лицо. Это теперь уточнили в Инструкции. За каждого «забытого» застрахованного фонд оштрафует на 500 руб.

Чтобы избежать штрафов, представляйте отчеты заранее и контролируйте получение квитанции о приеме. Безопаснее представлять отчеты заранее, например, за пять рабочих дней до установленного срока сдачи. Если обнаружите, что забыли подать сведения на физика, в запасе будет время, чтобы без штрафа дополнить отчет.

к меню

Кто и куда должен сдавать отчетность ежемесячную отчетность в ПФ РФ

ПФР в письме от 27.07.16 № ЛЧ-08-19/10581 сообщает, что отчетность сдается организациями и ИП с работниками:

• в отношении физлиц, работающих по трудовому договору , СЗВ-М необходимо представлять вне зависимости от фактического осуществления выплат в их пользу, а также вне зависимости от уплаты страховых взносов по таким работникам;
• в отношении застрахованных лиц, работающих по гражданско-правовым договорам , СЗВ-М представляется при условии начисления страховых взносов на вознаграждения, выплачиваемые по таким договорам;
• при отсутствии застрахованных лиц , с которыми заключен трудовой договор или гражданско-правовой договор, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, СЗВ-М сдавать не нужно.

Представлять отчетность необходимо в подразделение Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

к меню

Состав ежемесячной отчетности ЕМО в Пенсионный фонд

На каждого работника нужно ежемесячно передавать следующие сведения по форме СЗВ-М:

1) Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета (СНИЛС);

Знаете, какая самая частая ошибка в Расчете по страховым взносам и в СЗВ-М, из-за которой не примут отчеты? Неверные СНИЛС сотрудников. Ошибкой посчитают даже верное значение кода в отчете, если с данными ФНС или фонда оно расходится.

2) фамилию, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика ().

Сведения представляются, в том числе, о лицах, которые заключили договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

ФИО и СНИЛС работников указываются также в подразделе 6.1 раздела 6 расчета ЕРСВ в налоговую (см. « »). Также с апреля 2017 года эти сведения, а также ИНН сотрудников потребуется сообщать дополнительно. Пенсионный фонд должен разработать форму нового ежегодного отчета .

Форма СЗВ-М ежемесячной отчетности в ПФР

Бланк отчета СЗВ-М, который работодатели должны будут представлять в Пенсионный фонд каждый месяц, утвержден Постановлением ПФР РФ от 01.02.2016 № 83п.

Напомним, что в этой отчетности работодателям нужно будет указать ФИО всех застрахованных лиц, а также их СНИЛС и ИНН (включая лиц, работающих по ГПД, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы).

Пример заполнения ежемесячной отчетности СЗВ-М

к меню

Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПРФ 2019 СЗВ-М

Сведения на работников в 2017 г. нужно сдавать не позднее 15 числа месяца , следующего за отчетным месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Примечание : В 2016 году был срок - не позднее 10 числа. Если срок сдачи отчетности выпадает на нерабочий день, то этот срок переносится на ближайший рабочий день.

к меню

Способ сдачи ежемесячной отчетности

Если сведения за предшествующий месяц представляются на 25 и более работающих застрахованных лиц (включая тех работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера), то страхователь должен сдать , подписанного электронной подписью. Если же сведения подаются менее чем на 25 человек, то отчитаться можно «на бумаге» (абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-М можно сдать на бумаге

Если не успеваете сдать СЗВ-М из-за трудностей с приемкой электронных отчетов в отделении ПФР или если никак не удается отправить отчет электронно (возвращается с ошибкой или у вас вдруг отключили Интернет), есть возможность сдать этот отчет на бумаге. Вы можете так поступить только , если в Вашей организации менее 25 сотрудников.

к меню

Штраф за несообщение сведений о работниках в ежемесячной отчетности

Наказание за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ ). Таким образом, любое опоздание с отчетностью может повлечь для страхователя серьезные санкции. Так, если отчет будет сдан позже срока хотя бы на один день, а у страхователя работает 50 человек, то размер штрафа составит 25 000 рублей (50 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника в форме СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Проверяющие из ПФР будут взыскивать новые штрафы в порядке, аналогичном тому, который прописан в ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ. То есть в случае невыполнения страхователем требования об уплате штрафа чиновники смогут принять решение о взыскании задолженности за счет средств на его банковских счетах или иного имущества.

Дополняющая СЗВ-М сдана с опозданием на год, но до того, как ПФР узнал об ошибке: правомерен ли штраф?

Если организация представила дополняющую форму СЗВ-М по «забытым» физлицам после срока сдачи отчетности, но до того, как Пенсионный фонд обнаружил ошибку (до составления акта проверки), то финансовые санкции к такому страхователю не применяются. Об этом напомнил Верховный суд РФ в определении от 08.02.19 № 301-КГ18-24864 .

к меню

Как заполнять отчет формы СЗВ-М в различных ситуациях: совместители, декретницы, директор-учредитель

к меню

Как заполнять сведения в отчетности для ПФР по собственникам организации

Главное правило – сведения персучета заполняют только на людей, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Директор считает застрахованным лицом.

ПФР отчетность ежемесячно: Сложные вопросы в заполнении формы СЗВ-М 2019

На кого конкретно страхователи должны представлять ежемесячную отчетность?

В соответствии с разделом 4 Сведений по форме СЗВ-М в названной форме указываются данные о застрахованных лицах – работниках страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие договоры:

• трудовые договоры (в том числе по совместительству);
• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таким образом, для решения вопроса о представлении либо непредставлении на конкретное застрахованное лицо ежемесячной отчетности необходимо исходить из следующего:

1. какой договор заключен между работодателем и застрахованным лицом (вид договора);
2. действовал ли данный договор в отчетном периоде – месяце (Сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению, если в отчетном периоде соответствующий договор действовал как минимум 1 день);
3. не имеет значения, производились ли в отчетном периоде начисление и выплата заработной платы (вознаграждения) по данному договору и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Нужно ли представлять ежемесячную отчетность форму СЗВ-М на работников, которые находятся в отпуске без сохранения заработной платы?

Как указано в разделе 4 данной формы, работодателю следует отражать сведения о застрахованных лицах, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые или гражданско-правовые договоры. Список допустимых услуг (работ), выполняемых по договорам гражданско-правового характера, также указан в начале четвертого раздела.

Таким образом, в форме СЗВ-М нет никакого исключения для работников в отпуске без содержания. Значит, отчитываться нужно и по сотрудникам, которые взяли отпуск без сохранения зарплаты.

к меню

НУЛЕВАЯ СЗВ-М, сдавать если в штате нет сотрудников?

Отчетность в ПФР обязаны представлять все работодатели-страхователи. Организации являются страхователями в соответствии со ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Вновь созданные организации в обязательном порядке встают на учет в ПФР в качестве работодателя. Поэтому отчитываются они независимо от наличия наемных работников (п. 2, 8 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п).

Действующее законодательство не предусматривает освобождения от исполнения данной обязанности даже в том случае, если в отчетном периоде отсутствовал объект обложения страховыми взносами, т. е. выплат и вознаграждений в пользу физических лиц не было.

Кроме того, у организации есть как минимум один работник - нанятый директор, который является застрахованным лицом. Следовательно, в СЗВ-М нужно показывать данные по руководителю, даже если зарплата не начислялась или деятельность не велась. Некоторые отделения ПФР считают, что основанием для представления СЗВ-М служит наличие трудового договора. Если с директором-единственным учредителем договор не заключен, значит и сдавать отчет не нужно. Чтобы избежать споров, лучше уточнить порядок действия в отношении единственного работника - директора в своем отделении Фонда.

C 01.08.2016г. отменяется представление «нулевой» формы СЗВ-М в связи с разъяснениями Минтруда России

При отсутствии заключенных с работниками трудовых договоров либо договоров гражданско-правового характера, в том числе с руководителем организации, являющимся единственным участником (учредителем), членом организации, собственником их имущества, форма СЗВ-М не представляется (с учетом позиции Минтруда, изложенной в письме от 07.07.2016 №21-3/10/В-4587).

Примечание : Письмо Пенсионного фонда от 13.07.16 № ЛЧ-08-26/9856 .

Сдача СЗВ-М на единственного директора-учредителя пустой фирмы - обязательна!

Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ с отчетности за март 2018 года. Хотя логики в этом абсолютно никакой нет, но умом чиновников не понять.

Примечание .

Главная » Понятия » Когда подавать сзв м. Как заполнить и сдать новую ежемесячную отчетность в пфр