Особенности составления и оформления распорядительных и организационных документов.

План

1. Приказы: понятие и виды.

2. Оформление приказа.

3. Составление и оформление распоряжений.

4. Практические действия оформления и выдачи копий документов.

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;

выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;

обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:

Инициирование издания приказа или распоряжения..

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Подготовка проекта приказа или распоряжения.

Согласование проекта документа.

Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Подписание приказа или распоряжения.

Регистрация приказа или распоряжения.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

по поручению руководства предприятия;

по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;

текущая документация организации;

документы, поступающие из других организаций;

архивные документы;

публикации в периодической печати;

научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Наименование реквизита

Момент оформления реквизита

Издание документа

1.1 наименование организации оформлять не надо, присутствует на бланке

1.2 наименование вида документа оформлять не надо, присутствует на бланке

1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке

1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа

1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа

1.6 заголовок к тексту оформляется при подготовке проекта документа

1.7 текст документа оформляется при подготовке проекта документа

1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) полностью оформляются во время согласования проекта документа

1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа

1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1 отметка о контроле оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело

3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье.

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;

параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;

параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;

2 группа согласующих – руководитель исполнителя;

3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;

4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;

5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.

Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.

Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.

Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.

Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.

Проект документа не может потеряться в процессе согласования.

Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Помощь: Составление и оформление распоряжений

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.

Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей деятельности решения. Совет Министров РБ (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций в городах, Премьер-министр РБ) единолично издают распоряжения.

Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. В частности, Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 определен порядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ. Согласно этим нормативным правовым актам председателем облисполкома может быть издано распоряжение, в котором будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента РБ и постановления Правительства РБ, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п.

Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.

Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).

Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.

Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения формулируется по тем же правилам, что и заголовок приказа, например:

«Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности»;

«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;

«Об утверждении структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома».

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

«В соответствии с указаниями…»;

«В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности…»;

«В целях выполнения плана выпуска продукции…».

Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

Начальника отдела по архивам и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по структуре и штатной численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2006.

При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается опускать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения указываются в дательном падеже.

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:

1. Утвердить структуру и штатную численность комитетов и управлений Минского горисполкома.

2. Председателям комитетов подготовить и представить на утверждение штатные расписания до 15.06.2006.

Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, пояснения о порядке и правилах составления. Правила оформления таких документов. (10+)

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, пример. Правильное составление. Правила оформления

Правильное оформление распорядительных документов упрощает их исполнение и создает порядок в делах. Используя приведенные рекомендации по написанию приказа, решения, поручения, распоряжения, Вы подготовите качественный документ.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Может ли один приказ, регламентирующий взаимодействие двух организаций, подписы ваться двумя генеральными директорами этих организаций? Другими словами: вместо ПРИКАЗЫВАЮ стоит слово ПРИКАЗЫВАЕМ и в конце подписи директоров. Спасибо

В современном мире наемная работа – настоящая основа экономики многих стран. Если относительно деятельности малых компаний все обстоит предельно просто, то вот в организациях с разветвленной системой правоотношений у работников могут возникнуть трудности с правильным той или иной документации. В сегодняшнем материале наш ресурс облегчит жизнь сотруднику подобной организации, а именно – ее генеральному директору, обучив его всем азам и тонкостям составления распорядительных документов.

Генерального директора – это документ-сообщение, направленный в адрес сотрудников и содержащий какое-либо предписание к ним. Последнее, к слову, может касаться как оперативных работ, связанных с управлением предприятия, так и более долгосрочных или узкоспециализированных целей. С учетом постановки и срочности выдвигаемого распоряжения выделяют следующие виды данного документа:

• устный
• телефонограмма
• письменный

Если с первыми видами распоряжений разобраться не столь сложно, то относительно письменной формации документа нередко возникают вопросы, которые детально рассмотрены ниже.

Отметим, что письменное распоряжение генерального директора необходимо в любом случае, когда суть задаваемых сотрудникам целей довольно существенна и значима для организации. Учитывая данный нюанс, при составлении подобной бумаги просто недопустимо неопределенное, расплывчатое и неточное обозначение задачи. Важно понимать, что во многом от того, как распоряжение воспримут сотрудники, будет осуществляться достижение целей, указанных в нем.

Максимально эффективно воздействовать на адресатов распоряжения генеральный директор может несложным образом, а именно – грамотной постановкой задачи или их комплекса. Чтобы провести обозначение целей в документе именно так, необходимо:

• Во-первых, определиться с тем, на какое время или до достижения каких результатов будет ставиться задача. Данный крайне важно упомянуть в распоряжении.
• Во-вторых, доступно и четко обозначить задачу, а также действия, исполнение которых со стороны работников гарантирует достижения поставленных целей.
• В-третьих, в части распоряжения, где рассматривается постановка конкретной задачи, обязательно нужно делать отсылки к внутренним нормативным актам предприятия, объясняющие сотрудникам организации, почему они должны достичь поставленных целей.

Структура документа

Теперь, когда с базовыми и правилами постановки задач в распорядительных документах все понятно, важно обратиться к наиважнейшему моменту в составлении таких бумаг – рассмотрению их структуры.

Отметим, что никакие законодательные акты в РФ и странах СНГ порядок оформления распоряжения гендиректоров или иных полномочных лиц предприятия не регламентируют. Из этого следует крайне простой вывод: распорядительный документ составляется руководителем в свободной форме.

Несмотря на это, важно понимать, что структура распоряжения должна быть спроецирована правильно, то есть таким образом, чтобы его адресаты быстро уловили всю суть направленной им бумаги и преступили к достижению поставленных задач. Как показывает практика, наиболее удачная структура распорядительной бумаги от директора выглядит так:

• на самом верху – регистрационные идентификаторы данного документа (номер, место составления, дата издания и вступления в силу, область действия, наименование лица, его издающего и т.п.)
• чуть ниже, по центру или с левой стороны – главный заголовок, отражающий общую суть распоряжения
• опять ниже, по всей ширине листа – основное (постановка целей, даты, в которые ожидается их исполнение, отсылки к нормативным актам предприятия и т.п.)
• в самом низу документа, в левом углу – подпись генерального директора (печать, расшифровка, если подобный порядок принят на предприятие), подписи и отметки о согласовании, ознакомлении с распоряжением со стороны лиц, отмеченных в распоряжении в качестве ответственных за что-либо, и информация об исполнителях распоряжения

Зачастую распорядительная документация составляется на листе формата А4 или фирменном бланке организации, после чего распространяется по предприятию удобным для создателя способом. В тексте документа нежелательно наличие оскорблений в чью-либо сторону, нецензурной брани, помарок и ошибок. Вся информация в распоряжении должна быть доступная к пониманию, отражена грамотно и лаконично.

Каких-либо дополнительных требований по структуре и содержанию распоряжения гендиректора выделить, пожалуй, не получится, поэтому при составлении данного документа настоятельно рекомендуем придерживаться положений, описанных выше.

Тонкости оформления распоряжения гендиректора

Резюмировав материал из предыдущего пункта статьи, можно констатировать – особых сложностей в составлении и грамотном оформлении распорядительной документации от лица директора нет. Однако отметить наиболее значимые тонкости создания документа подобного рода будет не лишним, что сейчас и будет проделано:

Образец

В завершение сегодняшней статьи давайте рассмотрим распоряжения генерального директора, который вкупе с представленной выше информацией можно и даже нужно использовать при составлении документов подобного рода. Итак, пример следующий:

Сотрудникам ООО «Брол» от генерального директора – Петрова Павла Ивановича,

О поднятии темпов производства на нашем предприятии

В связи с упадком в темпах производства, по сравнению с предыдущими периодами деятельности организации, руководствуясь нормативными актами ООО «Брол»,
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести пересмотр показателей производства за последний полугодовалый период времени.
2. Преподнести мне письменно оформленный пересмотр.

С данным приказом ознакомить управляющего отдела кадров – Игошкина Дмитрия Мстиславовича, для дальнейшего распространения документа внутри организации до его адресатов. Результаты по достижению поставленных задач должны быть предоставлены исполнителями распоряжения не позднее 12 марта 2017 года, иначе к ним будет применена , рассмотренная в нормативных актах нашей организации.

Издал данное распоряжение генеральный директор ООО «Брол» — «ПОДПИСЬ» «ПЕЧАТЬ».

Исполнитель:

• глава производственного отдела – Иванова Марта Владимировна, служебный телефон: 12-1-12.

Только четкая и доступная регламентация распоряжения от генерального директора способна правильно замотивировать сотрудников организации на достижение конкретных задач, поэтому игнорировать составления данной бумаги не стоит. В противном случае распорядительный документ получится «слабым для понимания» и на должную мотивацию среди его адресатов надеяться будет очень опрометчиво.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Руководителя

Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
(ООО «Лишайник»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мурманск

О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

Директор Д.В. Факел

Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

Евгения Полоса

О назначении ответственных лиц

ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Приказ

от 22 октября 2012 г. N 125

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

По предприятию

Как правильно составить распоряжение

Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.

В некоторых случаях, форма распоряжения может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.

В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.

Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.

Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.

При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.

О проведении инвентаризации

Распоряжение о проведении инвентаризации. Форма N 29-НП
Госкомнефтепродукт ________________ Форма N 29-НП
________________________ управление
_________________________ нефтебаза Утверждено
Госкомнефтепродуктом СССР
15 августа 1985 г. N 06/21-8-446

РАСПОРЯЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
N ________ ОТ "___"____________ 19__ Г.

Для проведения инвентаризации в _________________________________
(наименование предприятия)

у материально ответственного(ных) лица(лиц) __________________________
(фамилия, имя, отчество)

назначается инвентаризационная комиссия в составе:
1. председателя _________________________________________________

2. членов комиссии ______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)

Инвентаризации подлежат _________________________________________
(указать, какие ценности,

______________________________________________________________________
расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно ____________________________
(дата, часы начала)

и окончить ___________________________________________________________
Причина инвентаризации __________________________________________
(указывается: контрольная, смена

______________________________________________________________________
материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с
действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.
Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию __________________ не
позднее ________ час "___"_________ 19__ г.

Руководитель ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

О создании комиссии

Образец приказа о создании комиссии

Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.

Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.

Главная » Гражданское право » Распоряжение генерального директора образец. Приказы в организации: виды и особенности оформления