Известно, что работа с договорами на предприятии - задача не только юридического, но и прочих отделов предприятия. Ведь заключить договор недостаточно, его условия нужно еще и исполнить: к примеру, осуществить денежный перевод, организовать выполнение некоторых работ и так далее. Часто на предприятии складывается определенная практика составления, заключения и выполнения договоров , которая привычна и понятна всем отделам. С одной стороны, это хорошо, ведь все знают, что им делать. С другой стороны, если практика ошибочна, то могут возникнуть проблемы с ее реорганизацией .

В принципе, все понимают, что если работа с договорами построена верно и в согласии с текущим законодательством, то и проблем - особенно с дебиторскими и кредиторскими задолженностями - будет значительно меньше. Однако каждый отдел в целом и каждый работник в частности стремится минимизировать свою долю ответственности по сделке - что не может не влиять отрицательно. Так что любые изменения, увеличивающие эту долю, будут встречаться резкой критикой и отторжением.

Однако стоит понимать, что от слаженной работы всех отделов зависит успешность предприятия в целом . Это не тот момент, когда нужно прятаться от ответственности или спихивать ее на других. Следовательно, даже если введение нового порядка будет сложным и неоднозначным процессом, юристу все равно стоит приложить усилия. С чего же начать? Как определить, насколько эффективными будут перемены? Как примерно должны действовать различные отделы?

Юрист необходим при заключении любого договора

Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры - в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.

Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.

После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.

Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.

Что такое договор?

Итак, под словом «договор» понимается соглашение двух и более сторон. Это соглашение устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности сторон по отношению друг к другу. Под «согласованием договора» следует понимать предоставление текста договора в юридический отдел, также в бухгалтерию и в финансовый отдел. Только после того, как текст будет одобрен ими, его можно будет подписывать. Важно помнить, что речь идет о каждом договоре, заключаемом на предприятии - даже, казалось бы, незначительном. Любые изменения в договоре, равно как и различные дополнения, порой даже некоторые протоколы также должны согласовываться не только с юристами, но и с финансистами. Очевидно, что договор редко будет одобрен в первой же редакции: обязательно возникнут какие-либо предложения, примечания, некоторые указания и так далее. Все подобные отметки могут быть сделаны на «листе согласования» - заранее подготовленном бланке.

Форма листа согласования в целом произвольна, и предприятие может ввести собственную, учитывая свои обстоятельства . Опишем, однако, наиболее значимые реквизиты. Так, обязательно должно быть поле для указания предмета согласования: если один человек ведет речь о договоре, а второй - о дополнительном соглашении, то никакого толка из этого не выйдет. Следующий немаловажный реквизит - информация о контрагенте. Тут может быть указаны его наименование, место расположения или регистрации и так далее.

Следующая графа - данные об ответственном лице, которое представляет интересы предприятия. Можно указать (кроме фамилии и имени), в каком отделе он работает, кто его непосредственный начальник (можно даже требовать, чтобы начальник отдела расписывался в том, что осведомлен о заключающемся договоре), внутренний телефон и так далее. Следующие графы в листе согласования посвящаются датам: дата заполнения листа, дата передачи договора в данный отдел, дата возврата договора обратно исполнителю, срок , предоставленный отделу на ознакомление с договором и внесение поправок. Все это нужно для того, чтобы отделы не затягивали работу с договором без нужды. Наконец, потребуется выделить место для подписей начальников отделов.

Для чего нужен этот лист согласования, если компьютеры изобретены уже достаточно давно, да и пользоваться ими умеют даже уборщицы, не то что юристы-бухгалтеры? Казалось бы, если введена электронная документация, то и правки на листочках не имеют смысла. Однако на деле это не так. Во-первых, подавляющее большинство людей более внимательно читают распечатанные документы, в то время как электронные документы лишь бегло просматривают. Следовательно, вероятность пропустить что-то важное при «ручных» правках снижается. Во-вторых, техника легко выходит из строя - и общеизвестно, что происходит это в самый неподходящий момент.

То есть электронный вариант может не быть прислан, компьютер может внезапно зависнуть и так далее. В такой ситуации проще поставить отметки вручную и сосредоточиться на дальнейшей работе, чем дожидаться починки своенравного агрегата. В-третьих, введение такого листа позволяет лучше контролировать работу различных отделов. Вообще, наиболее эффективно для любого предприятия равное использование как электронных правок, так и правок на бумаге.

Отметим, что внедрение такого листа согласования позволяет снизить количество неоднозначно составленных договоров. Нередко менеджеры, заключающие договор, настолько торопятся с его подписанием, что не читают его с должным вниманием. Кроме того менеджер редко понимает тонкости юриспруденции или бухгалтерского учета - собственно, это не его дело - ввиду чего допускает грубые ошибки при составлении договора. В итоге оказывается, что они имел в виду одно, партнеры - совсем другое, а из текста договора следует вовсе третье. Лист согласования позволяет избежать подобных неприятных моментов.

Кроме листа согласования весьма эффективным может оказаться и техническое задание на договор. Как видно из названия, техническое задание - это бланк, в который вписывается основная информация о составляемом договоре. Все достаточно просто: менеджер указывает все значимые требования к договору, юристы на основании этого документа составляют необходимый договор. Требования излагаются в унифицированной форме, так что разночтения маловероятны. Так как они изложены достаточно полно, то и составление договора займет не так много времени, как могло бы. В итоге два отдела работают быстро и слажено - а вместе с ними и все предприятие.

Совершенно очевидно, что мало какой менеджер добровольно согласится брать на себя дополнительную нагрузку и заполнять техническое задание. Тем не менее введение в обиход технического задания на договор в перспективе позволяет менеджеру работать более эффективно.

Наиболее эффективно использование технического задания при составлении типовых договоров. Так, отдел менеджмента может подготовить техническое задание на те виды договоров, которые приходится составлять достаточно часто. В отведенных для этого графах будет указана цель составления такого договора, условия его использования, примерные сроки, в которые нужно уложиться. На основании требований юрист подготавливает примерный типовой договор, согласовывает его форму с прочими отделами. После того, как в текст были внесены все необходимые правки, документ передается руководителю предприятия. Наконец, полностью отредактированный и утвержденный типовой договор вносится в электронный архив, в раздел типовых договоров. Теперь любой менеджер может использовать этот типовой договор в своей работе.

Однако техническое задание может быть полезно и при составлении уникальных договоров.

Более того, благодаря такому бланку менеджер сможет связно изложить свои требования и пожелания, а юрист - понять и учесть их.

Какая информация должна быть указана в техническом задании? Опять же, зависит от конкретного предприятия. Однако основные реквизиты, по сути, типичны. Так, в техническом задании обязательно нужно указать, какого вида договор требуется: договор аренды, договор купли-продажи, договор на оказание услуг и так далее. Далее нужно будет указать, кто занимается этим договором, с указанием его телефона, полномочий и так далее. Следующие графы нужно посвятить собственно договору: банковские реквизиты предприятий, предмет договора, сумма договора и тому подобная информация. К слову, во избежание разночтений нужно указать, как рассчитывается эта сумма, в какой валюте она указывается, каков курс валюты на момент составления договора и так далее.

Обязанности сторон по договору должны быть расписаны особенно подробно и понятно . Так, обязательства и права каждой стороны нужно описать отдельно. В обязательном порядке нужно указать, в какие сроки должны быть исполнены обязательства каждой стороны, в каком месте это должно произойти. Нужно как можно более подробно расписать способ исполнения своих обязанностей каждой из сторон: какие действия должны быть произведены, в каком порядке, в какие сроки и так далее. Подробное изложение позволит избежать недопонимания между сторонами договора. Конечно же, нужно будет указать ответственность сторон в случае невыполнения обязательств, несоблюдения сроков и прочих накладок. Если существуют прочие условия договора, которые должны быть изложены, их можно указать в отдельной графе. Наконец, нужно будет указать срок действия договора. Еще раз повторимся, что каждое предприятие может разработать собственный бланк технического задания на договор и указать в нем те графы, которые актуальны для конкретного предприятия.

Впрочем, не стоит ожидать, что одно только введение бланка технического задания вызовет чудесную работоспособность всех отделов и сотрудников. На деле нередко оказывается, к примеру, что менеджеры испытывают немалые трудности с заполнением этих бланков. Например, они могут не понимать разницы между различными видами договора, или им может оказаться трудно определить предмет договора. Это конечно же не значит, что менеджеры недостаточно образованы - ведь даже сами юристы порой затрудняются сходу назвать вид и предмет договора. Да и по сути, данные определения находятся больше в сфере компетенции юриста, нежели менеджера. Однако это хорошо иллюстрирует, что составление и заключение договоров требует слаженной работы всех отделов. И техническое задание позволит менеджеру и юристу взаимодействовать наиболее тесно и эффективно - хотя бы потому, что все не вполне ясные моменты выявятся уже на этапе заполнения бланка технического задания.

Еще одна трудность, с которой можно столкнуться - самовольное внесение изменений в договор . Типовые договоры могут свободно использоваться любым менеджером, тексты находятся в свободном доступе. Так как договоры уже были согласованы и приняты всеми отделами, то нет нужды заново проверять и согласовывать заполненный типовой договор. Однако менеджер может посчитать, что некоторые положения типового договора не вполне согласуются с условиями определенной сделки - и попытается изменить условия договора. Так как договор типовой, то никто не будет требовать его проверки и согласования. И о самодеятельности менеджера может стать известно слишком поздно.

Получается, с одной стороны использование типовых договоров избавило юристов от повторяющейся и бессмысленной работы, однако дало им новую - заковыристую и крайне нестандартную. Для того, чтобы не допустить подобных казусов, на предприятии следует ввести некоторые меры безопасности. Простейший способ - предоставлять менеджерам только распечатанный текст договора. То есть все данные по конкретному договору будут вноситься вручную. Или можно передавать договор в виде электронного шаблона - менеджер сможет вбивать данные только в строго отведенные для этого графы. Наконец, можно использовать пароли и прочие средства защиты информации. Какие конкретно меры будут приняты зависит от условий конкретного предприятия.

Вообще, чем крупнее предприятие, чем более обширно ведется договорная деятельность, тем более подробно придется расписывать правила работы с договорами . Оно и понятно: если в фирме трудится один юрист, два бухгалтера и три менеджера, то им несложно согласовать свою деятельность, в том числе и по работе с договорами. Если же в каждом отделе трудится по нескольку десятков человек, да и сами отделы имеют сложную структуру, то согласовывать их придется извне - с помощью приказов, положений и рекомендаций.

Придется подробно описать не только порядок составления и согласования договора, но также сроки, отведенные каждому отделу для рассмотрения конкретного договора, порядок этого рассмотрения, порядок внесения замечаний и предложений, порядок подписания договора, порядок исполнения договора, порядок его расторжения и так далее. В ряде случаев бывает полезным введение методических рекомендаций для каждого сотрудника соответствующих отделов. Повторимся: для маленькой организации введение таких бумаг может быть бесполезной тратой ресурсов. Однако на крупном предприятии это становится необходимой мерой, позволяющей контролировать движение документов и избегать ненужных проблем. Задача юриста в том, чтобы определить подходящий для данных условий вариант.

§ нет контроля за сроками согласования договоров. нет ответственности за длительность согласований.

Никто не инициирует наказания. В результате менее 40% договоров заключаются с использованием публичных процедур, а средняя продолжительность этапа согласования и подписания договоров на комбинате составляет: купли-продажи — 15 дней, услуг/подряда – 27,5 дней.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? Протокол разногласий состоит: из преамбулы; содержания разногласий; указания согласованного сторонами редакции пункта; подписей сторон (Пример 2).

Кто составляет договора в организации

Предприятие заключает, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. 3.

Организация и ведение договорной работы: роль юриста

руководство организации не считает нужным внести изменения в локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования и иных документов;

такого акта в организации нет, и на предложение разработать проект документа и затем принять его руководство отреагировало решительным отказом;

в должностной инструкции юриста случаи, когда юрист не должен визировать проект договора, также не определены?

Поэтому необходимо учитывать, что российский предприниматель далеко не всегда обладает свободой выбора применимого права при заключении с иностранным контрагентом.

Исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий. Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

• Дополнительные условия;
• Предмет;
• Прочие условия договора.
• Преамбула (или вводная часть);

Преамбула (или вводная часть).

• Наименование (купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Кто должен составлять договоры

Практика показывает, что договоры в организациях составляются зачастую кем угодно: секретарем, бухгалтером, менеджерами и т.д.

Поэтому может быть это и банально, но составление договоров лучше всего поручить юристу, наделив его в этом направлении тремя функциями:

проведение юридической экспертизы проектов, предлагаемых к заключению контрагентами предприятия; при необходимости внесение в них изменений/дополнений для приведения договоров в соответствие с законодательством и интересами предприятия.

3. проведение юридической экспертизы изменений/дополнений в договор, предлагаемых (или вносимых) другими подразделениями (сотрудниками) организации.

Юридическая техника

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа?

Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.

Организация договорной работы и значение при этом деятельности юридической службы

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

• подготовку проекта договора;
• его согласование;
• заключение договора (подписание и заверение печатью);
• регистрацию (включая государственную регистрацию);
• учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
• формирование базы по документам контрагентов;
• организацию исполнения договоров;
• подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

• централизованный или
• децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

• конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
• отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• как правило, по количеству сторон;
• для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Стоимость и порядок осуществления расчетов.
• Особые условия договора.
• Ответственность сторон.
• Изменение, расторжение и прекращение договора.
• Конфиденциальность.
• Разрешение споров.
• Обстоятельства непреодолимой силы.
• Срок действия договора.
• Адреса и реквизиты сторон.
• Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

• документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
    • копии учредительных документов,
    • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
      • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
    • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
    • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
      • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
    • копия паспорта,
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
    • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
    • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

• проекта договора в электронной форме;
• документов, подготовленных контрагентом;
• листа согласования, содержащего следующую информацию:
  • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
  • визу ответственного исполнителя,
  • визы руководителей ответственного исполнителя,
  • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
  • наименование контрагента,
  • список визирующих,
  • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

    Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
  • обоснование целесообразности совершения сделки,
  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
  • сроки исполнения сделки,
  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

• юрист;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

• визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
  • название организации,
  • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
  • подпись соответствующего руководителя;
• прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

• лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
• лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

• генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
• специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
• разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

• наличии подписи;
• наличии виз необходимых лиц;
• при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

• регистрационный номер;
• дополнительный номер (номер контрагента);
• дата договора;
• наименование контрагента;
• предмет договора;
• срок действия;
• ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
• цена договора;
• наличие приложений;
• кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

• договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
• лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
• сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

• права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
• срока действия лицензии, доверенностей;
• адреса регистрации;
• соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

• договоры дарения;
• договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
• договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
• договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
• договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
• договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
• договоры о приватизации;
• договоры об экономических, научных и культурных связях;
• договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии - так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

• Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
• Предмет договора (контракта).
• Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
• Цена и общая стоимость.
• Порядок расчетов.
• Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
• Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
• Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
• Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
• Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
• Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
• Санкции за нарушения условий договора.
• Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
• Арбитраж и применимое право.
• Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
• Прочие условия и другие дополнительные разделы.
• Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора - что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия паспорта;

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание: когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.

Главная » Дети » Все под контролем: что надо знать про работу с договорами? Сто смк должностная инструкция специалиста по договорной работе. Учет документов контрагентов