Допускается ли факсимиле на первичных документах. На каких документах можно ставить факсимиле с подписью директора

С ейчас же предлагаем разобраться со вторым аспектом проблемы - определить перечень документов, на которых допустимо использовать факсимиле вместо собственноручной подписи без ущерба для юридической силы документа. Предлагаем начать рассмотрение с группы документов, подписываемых для заключения сделок.

Заключение сделки

Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (это зафиксировано в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ).

А в п. 1 ст. 160 ГК РФ говорится, что сделка должна быть подписана лицами, ее совершающими, или должным образом уполномоченными. Что это означает? Лицом, совершающим сделку, может быть физическое лицо, например, человек, покупающий недвижимость. А вот коммерческий директор, который подписывает этот же договор от лица инвестиционной компании, является уполномоченным этой организацией лицом. Отметим еще один важный момент: в п. 1 ст. 160 речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

А вот в п. 2 ст. 160 ГК РФ уже указывается на возможность использования факсимиле, но при определенных условиях: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон ».

Арбитражный процессуальный кодекс тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ).

Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки . Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле.

Здесь следует сделать оговорку. По общему правилу сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Эта письменная форма может быть реализована двумя способами (п. 2 ст. 434 ГК РФ):

• составлением одного документа, подписанного сторонами, либо
• обменом разными документами, каждый из которых подписан одной из сторон сделки. Эти документы стороны могут направлять друг другу почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связью, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Подписание договора «между присутствующими»

Сначала разберемся с договором, составленным как один документ, который подписан всеми сторонами. Такой способ заключения договора традиционно именуется «между присутствующими» и является самым распространенным:

• инициатор сделки направляет проект договора будущему контрагенту;
• в случае согласия заключить договор на предложенных условиях контрагент подписывает этот проект;
• после подписания обеими сторонами он приобретает статус заключенного договора.

Если договор составлен как один документ, то соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть в нем четко зафиксировано . Например, в договор можно включить следующее положение:

Пример 11

Свернуть Показать

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише).

Если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Возможность проставления поддельных подписей на договорах никто не отрицает. Но вот использование поддельных факсимиле , думаю, многих приведет в замешательство. Такие случаи вполне реальны, хотя и достаточно редки.

Для установления идентичности собственноручной подписи используется графологическая экспертиза. В отношении клише, воспроизводящего подпись, проводят идентификационную экспертизу, в рамках которой эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные.

Следовательно, в целях минимизации рисков руководство компании должно получить подтверждение того, что контрагент использует одни и те же факсимиле . Это особенно важно, если, например, к договору поставки будут подписываться факсимильной подписью спецификации, суммы по которым могут достигать нескольких миллионов. В этом случае можно рекомендовать:

• сам договор подписывать собственноручной подписью;
• включить в договор таблицу с образцами собственноручных подписей должностных лиц, уполномоченных для подписания дополнений, изменений, приложений к договору, и образцами оттисков их факсимиле (см. Пример 12). Это позволит подписывать факсимильной подписью все вышеуказанные документы, что значительно ускорит документооборот между компаниями.

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Для этих целей в договор можно включить следующее условие:

Пример 12

Свернуть Показать

Стороны договорились, что договор должен быть подписан собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного лица с каждой стороны, при подписании дополнений и изменений, включая спецификации к договору, стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи ­и факсимиле подписи в соответствии со следующими образцами:

Стороны договорились информировать друг друга в 3-дневный срок в случае утери факсимиле или замены его на новое по различным причинам с последующей подготовкой дополнительного соглашения.

Какой текст об использовании факсимильной подписи включить в договор, в каждом конкретном случае должна решать сама организация. Нужно оценить объем документов, подлежащих подписанию собственноручной подписью, и рисков при использовании факсимиле. Практика показывает, что организации чаще решаются применять факсимиле на договорах, заключаемых в массовом порядке, но сумма каждого из которых не столь значительна (например, договоры на оказание образовательных услуг). При заключении же многомиллионной сделки лучше использовать собственноручную подпись или предусмотреть в договоре образцы собственноручной подписи и оттиска факсимиле.

Заключение сделки «между отсутствующими»

Теперь рассмотрим второй способ заключения сделки - посредством обмена разными документами. Заключение сделки «между отсутствующими» предполагает не только пространственное удаление сторон друг от друга, но и разъединенность волеизъявления сторон во времени. В этом случае нас будут интересовать письма, которые на практике являются довольно распространенным способом документального оформления оферты (предложения заключить сделку, см. Пример 13) и акцепта (согласия на предложенные условия, см. Пример 14).

Подобный обмен письмами является заключением договора поставки асбеста на согласованных условиях, который обязателен для исполнения обеими сторонами. Поэтому подобные письма должны подписываться собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. Ведь в них отсутствует согласие на применение факсимиле.

Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке. Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки. Обращаем внимание читателей на то, что данные документы также должны быть подписаны собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица.

«Знал бы где упасть, соломки бы подстелил»

Очень часто случается так, что, получив договор, подписанный контр­агентом, ответственный исполнитель сдает его в службу делопроизводства для оперативного хранения. При этом сотрудникам службы делопроизводства следует внимательно проверять договор . Наличие подписей и печатей - это еще полдела. Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно «забить тревогу». Это значает, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным. Обнаружив такой изъян, о нем необходимо проинформировать юридическую службу компании.

Этот изъян могут заметить не только сотрудники вашей организации, но и, например, нотариус , который откажется заверить нотариальную копию такого договора .

Хотелось бы предупредить читателей еще об одной опасности, которая подстерегает их при использовании факсимиле при подписании договоров. Как уже отмечалось, факсимиле облегчает жизнь в том случае, когда нужно поставить подпись на документе во время отсутствия руководителя на рабочем месте. Но отсутствие отсутствию рознь. Дело в том, что руководитель может находиться на совещании в вышестоящей организации на другом конце города, а может просто уехать в отпуск.

Находясь в очередном отпуске, служебной командировке или на больничном, руководитель не может исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Поэтому использование факсимиле на договорах, дата подписания которых совпадает с очередным отпуском, служебной командировкой, временной нетрудоспособностью, может привести к непредсказуемым последствиям. Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, «подписанные» директором, находящимся в отпуске, довольно часто оспариваются. При этом такие договоры квалифицируются судами как «подписанные ненадлежащим лицом ­(неуполномоченным) лицом» .

Но здесь следует помнить о том, что Гражданский кодекс РФ (ст. 183) предусматривает возможность заключения сделки неуполномоченным лицом, если совершенные им действия впоследствии будут прямо одобрены уполномоченным лицом. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

Пример 15

Свернуть Показать

Договор поставки со стороны покупателя подписали при помощи факсимиле руководителя, находящегося в это время в больнице, по его устному распоряжению. Исполнением покупателем своих обязательств по данному договору может считаться оплата товара на расчетный счет поставщика или его фактическое получение по накладной.

Поэтому, проставляя факсимильную подпись руководителя на договоре, следует быть предельно осторожным и учитывать все возможные последствия.

Организационно-распорядительные документы

Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)...

Сейчас при оформлении организационно-распорядительных документов принято ссылаться на вышеуказанный ГОСТ Р 6.30-2003, который носит рекомендательный характер. Но мы вспомним еще два важных документа:

• Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения (ЕГСД);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

«Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения», одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 04.09.1973 г.

2.3.17. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписывающего документ… личная подпись и ее расшифровка…

Фрагмент документа

Свернуть Показать

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», одобренная коллегией Главархива СССР приказом № 33 от 25.05.1988 г.

2.3.1.11. В состав реквизита «подпись» входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка...

Как видите, в обоих документах используется термин «личная подпись». Но законодательство умалчивает, какая именно подпись считается личной. Фактически личная подпись может быть:

• собственноручной,
• факсимильной и
• цифровой.

Процитированные нами фрагменты ГОСТа Р 6.30-2003 и ЕГСД не содержат требований о заверении документов собственноручной подписью. А других документов, которые запрещали бы проставлять факсимильную подпись на организационно-распорядительной документации, нет!

Как уже отмечалось в первой части статьи, если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов , на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде .

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, автор статьи может сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов . В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующее положение:

Пример 16

Свернуть Показать

Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора.

Пример 17

Свернуть Показать

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Пример 18

Свернуть Показать

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

• специального соглашения (Пример 20) или
• двустороннего приказа (Пример 19).

Приведенные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах . Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом , ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

Еще одна тонкость, с которой вы можете столкнуться при использовании факсимиле. При направлении документов в госструктуры следует внимательно изучать полученные запросы и правила представления документов. Там могут быть свои ограничения.

Пример 21

Свернуть Показать

В Объявлении о проведении конкурсного отбора образовательных учреждений высшего профессионального образования, внедряющих инновационные образовательные программы (утв. Распоряжением Минобрнауки от 15.03.2006 г. № Р-5) сказано:

«Использование при подписании заявки на участие в конкурсе или ее страниц факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи ­не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет отклонение заявки».

Конечно, оговорить все возможные случаи использования факсимильной подписи при переписке в рамках одной статьи нереально. Но данные нами рекомендации помогут вам избежать самых распространенных ошибок.

Доверенности

Оформление доверенности позволяет одному лицу письменно уполномочить другое лицо на совершение определенных действий перед третьими лицами.

Доверенность от юридического лица выдается за подписью его руководителя (или иного компетентного лица) с приложением печати этой организации. Если доверенность оформляет физическое лицо, то печать на ней отсутствует.

На каждой доверенности присутствуют, как минимум, две подписи:

• того, кто доверяет, и
• того, кому доверяют.

Обе эти подписи в обязательном порядке должны быть собственноручными. Иначе доверенность будет признана недействительной.

Кадровые документы

В этой сфере «царствует» Трудовой кодекс РФ, который оперирует понятиями «подпись должностного лица», «подпись работника», но не углубляется в возможность использования факсимиле или цифровой подписи. И если их появление в гражданско-правовых отношениях только начинается, то в сфере трудовых отношений оно сейчас грозит признанием документов недействительными.

Поэтому дадим однозначный ответ о невозможности использования факсимиле на трудовых договорах и приложениях к ним, в трудовых книжках, а также в унифицированных формах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Первичные бухгалтерские документы

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, формы которых не утверждены постановлениями Госкомстата, должны иметь обязательный реквизит - личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления.

В первичных учетных документах, формы которых утверждены, предусмотрен реквизит «Подпись», который подразумевает оригинальный росчерк лица, ответственного за совершение хозяйственной операции.

Позиция фискальных органов относительно использования факсимиле на первичных бухгалтерских документах известна - они против! Это означает, что расходы, фигурирующие в таких документах, будут исключены ­из состава затрат предприятия, учитываемых при налогообложении прибыли.

Подтверждением позиции налогового ведомства является письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-9/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Оно запрещает использование факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые по­следствия. Позиция Минфина РФ озвучена в его письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404: он придерживается аналогичного мнения.

Но письма фискальных органов - это разъясняющие документы, они не являются нормативными. Здесь уместно вспомнить старую русскую ­поговорку: «Царские милости бояре через свое сито просеивают».

Дело в том, что Закон «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, что позволяет некоторым юристам рассматривать факсимильную подпись в качестве надлежащей. Поэтому есть отдельные примеры, когда отказ налоговых органов в признании первичного документа, подписанного факсимильной подписью, суд признавал неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 г. № А42-4217/2006). Но в большинстве случаев суды встают на сторону налоговых органов.

Поэтому в настоящий момент позиция фискальных органов является определяющей! И присутствие факсимильной подписи на полученном вами первичном бухгалтерском документе грозит вам большими проблемами.

Нельзя не вспомнить о счетах-фактурах . Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению и, следовательно, является документом налогового учета. Отношения в области налогообложения регулируются Налоговым кодексом РФ .

Дело в том, что объемы оформляемых счетов-фактур в отечественных организациях столь велики, что требование об их подписании руководителем организации и ее главным бухгалтером становится слабовыполнимым. Возможность использования на таких документах факсимиле фискальные органы отметают. Остается только один способ решения проблемы - издать доверенность или приказ, которым данная обязанность возлагается на других должностных лиц. В крупных организациях с большим объемом оформляемых счетов-фактур есть сотрудники, основное рабочее время которых занято подписанием этих документов.

Количество документов, постановка факсимиле на которые не вызывает сомнений, минимальное, а количество рисков - максимальное. Организация единого порядка работы с факсимиле требует подготовки большого количества документов, что может быть оправдано только в крупных компаниях. Поэтому, прочитав статью, каждый должен решить для себя вопрос о том, быть или не быть факсимиле в его организации. Но если вы все-таки решите использовать факсимиле, то желаем терпения и, конечно же, удачи в столь непростом и ответственном деле.

Сноски

Свернуть Показать

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле - клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009 ; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 ; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

• на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
• на бухгалтерской отчетности;
• на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
• на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ , и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 ; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ .

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке - вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33 , от 17.09.2009 № 03-07-09/48 , от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 , от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 ; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 . Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

В новых рыночных условиях бизнес вынужден экономить время, в связи с этим в фирмах с большим объёмом документооборота всё больше стали использовать факсимиле, использование которого доверяют определённым сотрудникам. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства.

Как следует из большого экономического словаря, факсимиле - (лат. facsimile - «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица .

Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи, факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие нигде не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160 как использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из данной статьи следует, что если партнёр согласен принять данный вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с простой подписью. Так же в договоре можно зафиксировать конкретные условия об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. Если данный порядок будет нарушен то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.

Используя выше изложенную статью ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Так же в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Использование факсимиле в первичной документации

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» первичные документы принимаются к учёту лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Налоговая служба даёт по вопросу применения факсимиле разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В данном письме сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Суды по данному вопросу делятся практически поровну.

Но 13 февраля 2009 года было вынесенное Определение ВАС РФ № ВАС-16068/08, в котором арбитражный суд РФ указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса.

Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счёте-фактуре, но и прямой запрет на неё не устанавливает. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в том числе, если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст.

Иными словами, факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Также ст. 67 Трудового кодекса РФ наложен запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель также издаёт приказы о приёме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Стоит так же отметить, что законодатель и судебная практика запрещает использование факсимиле на векселе. Так в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введённого в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.07.1997 № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ), но в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» допускает использование аналогов собственноручной подписи представителем Клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счёте, а также лицами, наделёнными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом чёрного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) чёрного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платёжному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

Области применения электронной подписи

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах.

1. Финансово-кредитные отношения (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 29 ноября 2001 г.

   № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04-908/пз «Об утверждении Требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в Федеральную службу по финансовым рынкам»).

2. Налоговые отношения, в том числе отчётность (Приказ ФНС от 13 июня 2006 г. «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» и др.).
3. Организация выборов (Федеральный закон от 10 января 2003 г. № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»).

Институт так называемых «удостоверяющих центров»

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» предусматривает использование электронной цифровой подписи при совершении гражданско-правовых сделок (ч. 2 ст. 1 №1-ФЗ), по причине малозначимости которых законодатель, очевидно, счёл возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам.

Организационно-правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с рассматриваемым законом установлена лишь в самом общем виде — юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ч. 1 ст. 8 № 1-ФЗ). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечению их сохранности не является основной.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учётные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом данной статьёй Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Статьёй 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Статья 313 НК РФ определяет налоговый учёт как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаю, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учёта могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом № 1-ФЗ.

Всем Вам прекрасно известно, что есть печати и штампы.

Штампы не присваивают бумагам силу, а печать придает документам юридическую силу. Факсимиле по смыслу ближе к печати, и юридическую силу такая подпись имеет. Но использование подобной подписи допускается только в некоторых случаях.

По сути, факсимиле представляет собой печать, с помощью которой ставится подпись руководителя.

Есть несколько случаев, когда необходимо использовать факсимиле:

• при большом количестве документов, которые ежедневно приходится подписывать;
• в отсутствие руководителя или при большой загруженности.

Среди преимуществ использования факсимиле необходимо отметить ускорение обработки документов на каком-то предприятии. Особенно актуально использование подобной печати тогда, когда руководитель часто отсутствует, но есть большие объемы работы, требующие подписи. Очень важно, чтобы данный вид подписи был изготовлен качественно, а подпись не получалась размазанной.

Если речь идет о сделках, то другая сторона должна быть готова принять факсимиле. В таком случае сделка будет иметь такую же силу, как и с обычной подписью. Надо добавить, что использование факсимиле и согласие с этим второй стороны отражается всегда в самом тексте договора. Но может быть заключено между партнерами и дополнительное соглашение.

Возможность использования факсимиле в бухгалтерских документах и налоговом кодексе никак не регламентируется. Но из обратных норм вытекает невозможность использования факсимиле в этих случаях. Нельзя использовать факсимиле, когда Вы подписываете документы, способные повлечь за собой какие-либо финансовые последствия. Речь идет о платежных поручениях, а также доверенности.

Надо сказать, что постоянно возникают спорные позиции относительно использования факсимиле. Специалисты налоговых служб ссылаются на то, что по принятым условиям необходимо подписывать финансовые документы именно руководителем. Надо понимать, что лишь гражданский кодекс предусматривает законность использования такой подписи, как факсимиле.

Есть соответствующая статья в кодексе, это статья 160. И в этой статье предусмотрено, что в тех случаях, когда другая сторона готова принять подобную подпись, то ее можно использовать в гражданско-правовых делах. Она будет иметь юридическую силу. Надо отметить, что количество подписей факсимиле, которое решает изготовить предприятие, неограниченно. Но руководитель сам решает, когда следует использовать подпись, и сколько должно быть клише. Риски, которые могут быть связаны с факсимиле, приравниваются к тем рискам, связанным с использованием печатей.

Директор может постановить, что в течение дня факсимиле будет храниться у ответственного лица. После окончания рабочего дня ответственное лицо передает факсимиле в сейф. Также может быть предусмотрено ведение журнала, в котором будет производиться учет выдачи, а также возврата факсимиле. В каких же случаях использование факсимиле возможно безо всяких условий и соглашений? К этим случаям можно отнести:

• письма благодарности;
• подтверждение оплаты по имеющемуся аккредитиву;
• результаты ЕГЭ;
• приглашения и грамоты;
• счета-фактуры;
• сертификаты, свидетельства и патенты.

Решать, где хранится факсимиле, кто его использует, должно начальство. Когда в компании подписи осуществляются с использованием факсимиле, то следует предусмотреть стандарты применения, а также список бумаг, где может использоваться факсимиле, кто из сотрудников может использовать факсимиле. И следует указать два условия:

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ.

Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица .

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Обязательные реквизиты печати ооо Кто выставляет счет фактуру

Факсимиле представляет собой воспроизведение оригинального графического изображения. В качестве него может выступать гравюра, чертеж, текст, рисунок, монограмма и так далее. Само слово происходит от латинского fac simile. В буквальном переводе оно значит "делай подобное".

Историческая справка

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи - фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Общие сведения

Факсимильные подписи на документах уже давно не считаются редкостью. В ряде случаев удобнее использовать именно такие, а не оригинальные элементы. Тем не менее, несмотря на достаточно широкое распространение, факсимильная подпись разрешена не на всех бумагах. Существует ряд ограничений, нарушение которых может повлечь достаточно серьезные последствия.

Факсимильная подпись: юридическая сила

В ГК присутствует только одно упоминание о рассматриваемом реквизите. В частности, в ст. 160, ч. 2 допускается, что при совершении сделок может применяться электронная, факсимильная подпись или иной аналог оригинальной, созданный средствами механического или другого копирования. Разрешено это в случаях, которые предусмотрены в законодательстве либо по соглашению сторон. В этих ситуациях факсимильная подпись имеет юридическую силу. Возможность ее применения должна, в свою очередь, закрепляться соответствующим соглашением. Только после его заключения факсимильная подпись на договоре может заменять оригинальную. В противном случае письменная форма при совершении сделки будет считаться не соблюденной по ст. 160 ГК.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Процесс совершения сделок

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Перед заключением договора, который будет удостоверен факсимильной подписью, следует составить соглашение о порядке применения этого реквизита. Каких-либо особенных сложностей в его оформлении на практике не возникает. В соглашении обычно пишут, что факсимильная подпись обладает такой же силой, что и оригинальная роспись уполномоченного лица. Стороны, таким образом, признают правомочность и законность бумаг, которые завизированы ею. Как выше было сказано, такой же пункт можно предусмотреть непосредственно в основном договоре. Последний вариант в последнее время более популярен. Кроме этого, целесообразно заранее предусмотреть, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Например, это могут быть заявки, промежуточные отчеты, заказы, информационные или гарантийные письма, справки, дополнительные соглашения и так далее. Следует также четко обозначить круг лиц, которые могут применять клише, сделать факсимильную подпись и приложить образцы оттисков.

Трудовой контракт

В ТК нет запрета либо ограничения на использование копии подписи. Однако возможность ее применения должна фиксироваться в локальных актах компании. В них также может приводиться перечень бумаг, на которых клише может заменять оригинал. Таким образом, копия на приказах, контракте, распоряжениях о переводе и прочих актах будет вполне законной.

Важный момент

С октября 2014-го года действует ФЗ №267. В соответствии с ним были внесены изменения в другой Закон, регламентировавший порядок обеспечения социальной защиты инвалидов по зрению. По действующим в настоящее время нормам, в ряде случаев указанные граждане могут заменять оригинал своей подписи факсимильной в банках. Тождественность клише и подлинника удостоверяется нотариусом и подтверждается соответствующим свидетельством.

Факсимильная подпись на первичных документах

Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.

Постановление ФАС по Московскому округу говорить о том, что соглашение, по которому клише может заменять оригинал, может последовать из конклюдентных действий. Отсутствие в договоре указания на возможность применять факсимиле без учета прочих обстоятельств, само по себе, не может выступать в качестве основания для признания подписанных таким образом накладных не обладающими юридической силой при наличии на них печати покупателя. Дополнительное подтверждение сделки дают акты сверки, в которых отражается задолженность за поставку. Все это говорит о том, что при подписании первичной документации с помощью факсимиле, существует риск возникновения спорных ситуаций.

Счет-фактура

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.

Запреты и разрешения

Законодательство не допускает применение факсимильной подписи на:

Вместе с этим, закон допускает использование факсимиле на:

• Поздравлениях, приглашениях, благодарственных письмах, прочих бумагах, которые не влекут финансовых последствий.
• Договорах, изменениях либо дополнениях к ним при условии, что возможность использования клише прописана в них или установлена соглашением сторон.

Приказ

Руководитель предприятия самостоятельно решает вопросы, касающиеся применения в документообороте факсимильной подписи. Если он сделает выбор в пользу клише, то это должно быть оформлено соответствующим актом - приказом. Он составляется обычно в произвольном виде. В своем распоряжении руководитель устанавливает перечень бумаг, на которых может проставляться факсимильная подпись, круг лиц, которые уполномочены визировать их таким образом. Целесообразно издать также специальную инструкцию, в которой будут освещены все важные моменты, касающиеся непосредственного применения клише, его хранения и уничтожения при необходимости.

Возможные проблемы

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише - заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию.

Особенности создания клише

Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.

Заключение

Из приведенной выше информации можно сделать вывод, что факсимильная подпись - достаточно удобное средство применения своего автографа для многих людей. Однако далеко не всегда замена оригинала является безопасной. Следует помнить, что ни в гражданском, ни в налоговом законодательствах порядок применения факсимильного воспроизведения не регламентируется. Тем не менее при соблюдении разъяснений и некоторых существующих требований можно существенно снизить риск. Так или иначе, эксперты рекомендуют перед подписанием каких-либо договоров или иных важных бумаг, составить предварительно соглашение, в котором обе стороны будут признавать клише правомерным. К нему следует приложить и образцы оттисков. Руководителям же предприятий необходимо отнестись со всем вниманием к составлению соответствующего приказа на своем предприятии, согласно которому будет осуществляться использование факсимильного воспроизведения подписи. Особе значение следует придать определению тех лиц, которые уполномочены визировать те или иные бумаги таким способом. При издании приказа о передаче таких возможностей какому-либо сотруднику необходимо оговорить и ответственность этого служащего при выявлении нарушений или превышении своих полномочий.
Не следует считать, что факсимильная подпись полностью заменяет оригинальную. Это далеко не так. Тем более закон устанавливает перечень бумаг, которые могут визироваться только собственноручно. При возникновении каких-либо споров главным аргументом в пользу использования факсимиле будет выступать обоюдное соглашение сторон или наличие соответствующего пункта в договоре. В противном случае судебная инстанция признает ее применение неправомерным, а бумагу - недействительной. До тех пор пока применение клише не будет строго регламентировано законом, использование оттиска лучше всего ограничить. В некоторых организациях бланки бумаг, не имеющих финансовую важность, визируются заранее. Например, это относится к благодарственным, деловым письмам, поздравлениям, объявлениям и так далее.

Главная » Дети » Допускается ли факсимиле на первичных документах. На каких документах можно ставить факсимиле с подписью директора